Institutional Repositories

Der grüne Weg zu Open Access ist der, den Autoren und wissenschaftliche Institutionen auf vergleichsweise einfache Art und Weise beschreiten können, indem sie so genannte Institutional Repositories aufbauen. Dies ist auch der Weg, den der edoc-Server der Humboldt-Universität zu Berlin gehen wird.

Bevor jedoch die geplante Umsetzung des edoc-Servers als Institutional Repository der HU beschrieben wird, soll zunächst erst einmal ein kurzer Überblick über weltweite Realisierungen gegeben werden. Die genaue Zahl der existierenden Institutional Repositories lässt sich nur schwer ermitteln. 437 Dokumenten- und Publikationsserver haben sich in dem durch die Universität Southampton betriebenen eprint-Registry als Institutional Archive [1] registrieren lassen. Darunter finden sich auch eine ganze Reihe deutscher Dokumenten- und Publikationsserver, die vor allem digitale Dissertationen sammeln und bereitstellen.

Die Tendenz ist steigend, besonders in den letzten vier Jahren, seit der Budapest Open Access Initiative [2].

Weitere Auflistungen von Institutional Repositories finden sich z. B. bei SHERPA für Großbritannien [9] mit 39 als Institutional Repositories gezählten Servern, beim Open Citation Projekt [16] und bei der Open Archives Initiative [17], die zurzeit 292 OAI-kompatible Repositories auflistet. Das im Aufbau befindliche Directory of Open Access Repositories (DOAR) [10] wird diese Register sicherlich strukturierter erfassen und so bessere Aussagen über die Verbreitung von Institutional und Central Self-Archiving ermöglichen.

In einer kürzlich von SURF [5] durchgeführten Umfrage wird herausgestellt, dass aufgrund der Unterschiede, die die einzelnen Länder in Bezug auf das Melden und das Verständnis von Institutional Repository haben, kaum ein genauer Überblick zu gewinnen ist. Auch differiert die Entwicklungssituation in den einzelnen Ländern sehr stark, von der Existenz eines einzigen Institutional Repository (z. B. in Finnland) bis hin zu ca. 100 (in Deutschland). Auch der Umfang der gesammelten Dokumente und deren Spektrum ist sehr unterschiedlich. Mit der aktiven Sammlung von bereits in Zeitschriften erschienenen wissenschaftlichen Artikeln hat sich kaum ein Land bisher flächendeckend beschäftigt. Eine Ausnahme bilden hier die Niederlande, die in dem Projekt Cream of Science [6] 200 ihrer renommiertesten Wissenschaftler dafür gewonnen haben, ihre Artikel nachträglich Open Access zu stellen. Damit sind derzeit 25 000 Publikationen niederländischer Wissenschaftler frei verfügbar.

Historie und Entwicklung

Seit 1997 wird der Dokumenten- und Publikationsserver auf- und ausgebaut. Er war bisher in erster Linie darauf ausgerichtet, an der Humboldt-Universität entstandene Publikationen, vor allem Dissertationen und Habilitationsschriften, als digitale Publikationen bereitzustellen und sie weltweit verfügbar und recherchierbar zu machen. Mit diesem Anspruch steht er in einer Reihe mit den Dokumenten- und Publikationsservern, die in Deutschland, aber auch weltweit in den letzten zehn Jahren entstanden sind [24].

Seit Januar 2001 befindet sich der Dokumenten- und Publikationsserver im Routinebetrieb und wird mit Stammpersonal beider Betreibereinrichtungen (CMS und UB) betreut. Dies geschieht seit März 2002 in Form einer gemeinsamen Arbeitsgruppe, die auch die entsprechenden Entwicklungsprojekte koordiniert.

Der edoc-Server heute

Was 1997 als Entwicklungsprojekt begann, ist inzwischen zu einem etablierten Service, der Dienstleistung Elektronisches Publizieren (AG EPUB), geworden, die gemeinsam vom Computer- und Medienservice und von der Universitätsbibliothek allen Angehörigen der Humboldt-Universität angeboten wird. Dieser Service wird ständig erweitert und die technologische Basis des edoc-Servers an internationale Entwicklungen angepasst. Dies geschieht vorrangig in durch DFG, DFN-Verein, BMBF, EU und UNESCO drittmittelfinanzierten Entwicklungsprojekten. Dadurch bietet der Dokumenten- und Publikationsserver heute eine Vielzahl von Diensten, in dem er navigieren, suchen und auch zusätzliche Dienste, wie z. B. Proprint, den Print-on-Demand-Service, in Anspruch nehmen kann. Über den edoc-Server erhalten Autoren und Herausgeber sowohl technische Hilfestellungen für die Aufbereitung ihrer Publikationsvorhaben als digitale Publikation als auch Hilfe bei der praktischen Umsetzung.

Abb. 2: Der Dokumenten- und Publikationsserver (edoc-Server) der Humboldt-Universität zu Berlin: http://edoc.hu-berlin.de/

Welche Vorteile bietet eine Publikation auf dem edoc-Server schon heute?

Neben den klassischen buchartigen Veröffentlichungen befinden sich auch Reihen, wie die Rezensionszeitschrift Historische Literatur oder das Historische Forum und elektronische Zeitschriften wie das cms-journal, kunsttexte oder Stochastic Programming e-Print Series (SPEPS), auf dem edoc-Server. Digitale Konferenzbände, wie die der ETD 2003, der EUNIS 2001 oder der »Tagungsreihe über die spätmittelalterliche Wallfahrt«, werden über den edoc-Server angeboten und darüber auch für den Proprint-Dienst bereitgestellt.

Insgesamt befinden sich aktuell ca. 2260 wissenschaftliche Dokumente in digitaler Form auf dem Dokumenten- und Publikationsserver der Humboldt-Universität zu Berlin:

Der edoc-Server ist Teil der universitären Informationsinfrastruktur mit dem Objektmanager mneme, dem Lernmanagementsystem moodle und mit der digitale Bibliotheksportal. Das System mneme wurde zur Verwaltung digitaler Ressourcen, auch von Bildern, Videos und Audiodokumenten, eingerichtet.

Das Lernmanagementsystem moodle ermöglicht die Bereitstellung und Organisation digitaler Lehrinhalte und Kurse.

Das digitale Bibliotheksportal, über die Metalib-Software realisiert, ist der zentrale Rechercheeinstieg zum Auffinden der in der Bibliothek vorhandenen Bücher und Zeitschriften sowie der von der Universitätsbibliothek verwalteten kostenpflichtigen und freien digitalen Ressourcen.

edoc-Server als Institutional Repository

Ziel der Weiterentwicklung des edoc-Servers zu einem Institutional Repository ist es, neben der durch das DINI-Zertifikat garantierten technologischen und organisatorischen Qualität des Servers die Umsetzung des Open-Access-Gedankens an der Humboldt-Universität durch Bereitstellung einer technischen Schnittstelle für Autoren zu unterstützen.

Daher wird derzeit ein Bereich auf dem edoc-Server eingerichtet, der den grünen Weg zu Open Access praktisch umsetzbar machen soll. Diesen Teil kann man im Sinne der oben genannten Definition als den des Institutional Repository bezeichnen. In diesem Bereich wird von den Autoren nicht verlangt, dass sie Dokumentvorlagen nutzen oder spezielle Formatierungsregeln einhalten. Er zeichnet sich dadurch aus, dass jeder Wissenschaftler der Humboldt-Universität seine wissenschaftlichen Artikel, die entweder bei einer Zeitschrift eingereicht oder bereits publiziert wurden, einfach und umkompliziert auf den edoc-Server übertragen kann.

Dazu ruft er eine spezielle Übertragungsseite auf dem edoc-Server auf, gibt dort die notwendigen beschreibenden Daten, die Metadaten, ein und überträgt seinen Artikel im PDF- oder HTML-Format.

Nach einer Konsistenzüberprüfung der Daten wird das Dokument freigeschaltet und ist über den edoc-Server abrufbar.

Neu eingebrachte Publikationen erscheinen dann in einer separat generierten Neuerscheinungsliste. Sie sind außerdem nach international anerkannten Klassifikationssystemen navigierbar (z. B. der Dewey Decimal Classification (DDC)) und wie die anderen Publikationen des edoc-Servers weltweit über die OAI-Schnittstelle auffindbar. Da der edoc-Server aufgrund seiner internationalen Verlinkung einen höheren Stellenwert bei Google besitzt, bekommen auch die darüber veröffentlichten Dokumente in den bei einer Google-Suche generierten Ergebnislisten eine höhere Plazierung.

Langfristig gilt es, ständig die über den edoc-Server angebotenen Dienste zu erweitern und attraktive Dienste an die Wissenschaftler zu realisieren. So z. B. Zitationsanalysen über eine Kooperation mit Diensten wie CiteSeer [24].Aber auch Neuerscheinungslisten und Arbeitsbereiche zur Verwaltung von Publikationen zählen dazu. Die Generierung von Publikationslisten und deren Export als BibTeX-, Endnote- oder Reference-Manager-Dateien bzw. zum direkten Einbau in die Webseite der Autoren wäre ebenso ein attraktives Angebot.

Wir bieten interessierten Instituten bei der Umsetzung ihrer Publikationsvorhaben eine Zusammenarbeit an und suchen Pilotpartner zur Realisierung einzelner Publikationsreihen.

edoc-Service für Open Access

Natürlich treten immer wieder Fragen zum Bereitstellen bereits veröffentlichter wissenschaftlicher Artikel auf. Zu diesem Zweck stellt die AG EPUB eine Informationsseite bereit, die zu den verschiedenen Fragestellungen Auskunft gibt und in die internationale und aktuelle Informationsquellen, z. B. Copyright-Bedingungen von Verlagen, integriert werden.

Um möglichst eine Vielzahl von Wissenschaftler für das Open-Access-Publizieren fit zu machen, bieten wir eine Anschubunterstützung an. Dabei werden Autoren bei der Bereitstellung ihrer Publikationen dadurch unterstützt, dass sie ihre Dokumente nicht allein, sondern mit Hilfe eines Mitarbeiters in entsprechende Formen bringen können. Sollte ein Artikel bisher nur als Papierversion vorliegen, wird bei der Digitalisierung geholfen. Sollte der Autor keine Möglichkeit haben, sein Dokument nach PDF oder HTML zu konvertieren, übernimmt die AG EPUB gern diesen Dienst.

Wenn der Autor nicht wissen sollte, ob und unter welchen Bedingungen sein Verleger eine weitere Online-Veröffentlichung zulässt, dann recherchiert die AG EPUB dies und stellt dem Autor ggf. entsprechende Formulare, Beispielbriefe und Erklärungen zur Verfügung, mit denen sich der Autor an seinen Verlag wenden kann.

Technische Infrastruktur

Die Basis für das erfolgreiche Beschreiten des grünen Weges zu Open Access ist das Bereitstellen einer Technologie, die es Autoren ermöglicht, auf möglichst unkomplizierte Art und Weise ihre Dokumente in einem vorhandenen Format (z. B. PDF oder HTML) zu speichern, Metadaten einzufügen und das Dokument einer inhaltlichen Kategorie zuzuordnen, wie im Abschnitt Der edoc-Server als Institutional Repository beschrieben.

Um dies gewährleisten zu können, wird derzeit an einer Erweiterung der aktuellen Policy des Dokumenten- und Publikationsservers gearbeitet. Sie ist um die Aussage zu ergänzen, dass jedes Mitglied der Humboldt-Universität zu Berlin seine wissenschaftlichen Artikel und Bücher über den edoc-Server veröffentlichen oder auch zweitveröffentlichen darf. Die Einhaltung von Urheber- und Verwertungsrechten Dritter liegt dabei in der Verantwortung der Autoren oder der Herausgeber der elektronischen Dokumente.

In einer ersten Version soll es möglich sein, Dokumente auf den Server zu laden und mit Metadaten zu versehen. In einer weiteren Version ist die Realisierung weiterer Funktionalitäten zur Autorenunterstützung geplant.

Wissensvermittlung

Das Wissen um die Gründe und Möglichkeiten, die ein Open-Access-Publizieren für die Wissenschaft darstellt, ist noch zu wenig verbreitet.

Daher wird die AG EPUB zum Ersten, Informationen zu Open-Access-Rahmenbedingungen und -Fragen sowie Musterverträge und Musterargumentationen bereitstellen. Zum Zweiten wird sie bei kritischen Problemlagen als erster Ansprechpartner für Verlage fungieren und den Wissenschaftlern diese Aufgabe abnehmen. Zum Dritten unterstützt die AG EPUB die Universitätsleitung aktiv bei der Organisation und Durchführung von Informationsveranstaltungen in den Fakultäten und Instituten, um über Open Access und Implikationen sowie Konsequenzen aufzuklären.

Aktives Sammeln von Publikationen

Am Beispiel von Cream Of Science ¹ [6], CERN² [13] und DEADALUS³ [12] zeigen sich bereits einige in der Praxis erprobte Strategien, die sich auch an der HU durchsetzen lassen.

Dazu gehört in erster Linie eine aktive Open-Access-Politik der AG EPUB, die damit beginnt, dass die Wissenschaftler, die bereits Artikel auf ihren lokalen Homepages veröffentlicht haben, direkt angesprochen werden. Sie sollen motiviert werden, diese Artikel in das Institutional Repository der Humboldt-Universität einzustellen. Die Erfahrung aus anderen Projekten zeigt, dass die effizienteste Vorgehensweise hierbei die ist, dass Mitarbeiter der Arbeitsgruppe EPUB nach Zustimmung der Autoren deren Artikel in den grünen Bereich des edoc-Servers einbringen. Für die Überprüfung der Copyright-Bedingungen steht als erste Informationsquelle die SHERPA-Liste [9] zur Verfügung, in der die Lizenzbestimmungen und rechtlichen Regelungen vieler Zeitschriften und Verlage in Bezug auf eine Zweitveröffentlichung im Sinne des Self-Archiving aufgelistet sind. Sollte ein Verlag hier nicht vertreten sein, muss er von Fall zu Fall direkt angesprochen werden.

Ein weiterer Ansatz ist der, anhand der SHERPA-Liste die Journale nach Publikationen von HU-Angehörigen zu filtern, die eine Open-Access-Veröffentlichung zulassen. Diese Artikel werden dann mit Zustimmung der Autoren auf den edoc-Server übernommen. Finden kann man sie zum Beispiel, indem man die an der Humboldt-Universität vorhandenen elektronischen Datenbanken der UB wie Medline und/oder Web Of Science benutzt. Alternativ dazu können Veröffentlichungen von Autoren der Humboldt-Universität auch in Open-Access-Journalen gefunden werden. Diese sind über das Directory of Open Access Journals (DOAJ) [23] erreichbar.

Was hat die Humboldt-Universität von der Unterstützung der Green Road?

Obwohl heftig darüber diskutiert wird, ob das zusätzliche Verfügbarmachen von bereits in wissenschaftlichen Zeitschriften erschienenen und damit einem Peer-Review-Prozess unterzogenen Artikeln auf einem Institutional Repository sinnvoll ist, (vgl. [4] und [5]), halten wir, die AG EPUB, dies für die Humboldt-Universität für eine wichtige Aufgabe. Die Humboldt-Universität kann so die Ergebnisse ihrer wissenschaftlichen Arbeit besser präsentieren und damit die eigene Außenwirkung stärker und positiver zu gestalten. Auch wenn wir nicht gleich alle von Wissenschaftlern der HU publizierten Materialien auf diesem Wege präsentieren können, so ist die Präsentation des Wenigen bereits der erste Schritt. Andere Wege zu Open Access gehen davon aus, daß die einzig richtige Möglichkeit wäre, um aus der Zeitschriftenkrise heraus zu kommen, die wäre die Wissenschaftler nur noch in Open-Access-Zeitschriften publizieren zu lassen.