cms-journal
Nr. 28
Februar 2006
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»Web kann jeder« – Redaktionssysteme in der Verwaltung

Katrin Lányi
lanyi@cms.hu-berlin.de

Abstract

Die Entwicklung der Webseitengestaltung hat eine neue Qualität erreicht. Anfangs war die Gestaltung nur wenigen HTML-Kundigen vorbehalten. Später kamen die WYSIWYG-Editoren, die den Kreis der Redakteure ausweiteten. Seit dem Einzug der Redaktionssysteme ist praktisch niemand mehr ausgeschlossen und es ist endlich Zeit, wieder über Inhalte nachzudenken. Der Artikel stellt die Konsequenzen der Einführung eines universitätsweiten Content-Management-Systems dar.

Die Anzahl der vorhandenen Webseiten ist in den letzten Jahren stark gestiegen. Der Haupt-Webserver der HU (http://www.hu-berlin.de) beherbergt derzeit um die 139000 HTML- und 2900 PDF-Dateien, der Institutsserver (http://www2.hu-berlin.de) bietet 381 Einrichtungen Speicherplatz, darunter einzelnen Fachgebieten, aber auch kompletten Instituten wie denen der Psychologie und der Chemie. Neu hinzugekommen sind zwei Server für das Redaktionssystem Zope bzw. das darauf aufbauende Plone. Derzeit existieren ca. 45 Zope/Plone-Instanzen. Das ist viel, wenn man bedenkt, dass Plone an der HU erst seit einem knappen Jahr im Einsatz ist und je Institut mittlerweile nur noch eine Instanz angelegt wird, in die sich die Fachgebiete einordnen. (Nicht mitgezählt wurden die vielen, vielen über Skripte dynamisch erzeugten Webseiten, die Inhalte aus Datenbanken widerspiegeln.)

Einen eigenen Webauftritt anzubieten, gehört mittlerweile für jede Einrichtung, ob zum wissenschaftlichen Bereich oder zur Verwaltung gehörend, zum guten Ton – entsprechend hoch ist die Anzahl der mehr oder weniger gut geschulten Webredakteure. Das sind meist Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit wenig technischer Vorbildung und eigentlich ganz anderen Aufgaben.


»Webseiten erstellen kann jeder«

Der Wildwuchs der letzten Jahre war kaum noch zu ertragen: Jeder, der die Buchstaben HTML schon einmal gehört hatte, konnte und sollte Inhalte ins Netz stellen. Nach der Qualität des erstellten Codes wurde nicht gefragt. Diejenigen, die ihre Kenntnisse vor 10 Jahren erworben hatten, nahmen oft die Modernisierungen dieser Sprache gar nicht zur Kenntnis. Dass Webseiten zu erstellen heutzutage viel mehr ist, als ein paar HTML-Tags zu beherrschen, ist noch nicht allen klar. So sind die Bereiche, die für die Außendarstellung ihrer Einrichtung zuständig sind, fast überall chronisch unterbesetzt. Vertretungsregelungen werden gar nicht oder nur sporadisch getroffen. Gearbeitet wird hauptsächlich mit WYSIWYG-Editoren, deren erzeugter Code unkontrolliert ins Web gestellt wird. Aber was sollten Redakteure daran auch kontrollieren können?

Inhaltsverzeichnis

»Webseiten erstellen kann...

Fokus Quellcode...

Unterstützung durch Redak...

Das neue Content-Managem...

Ergebnisse...

Ausblick...


Fokus Quellcode

Im Jahre 2003 wurde das Corporate Design der Universität eingeführt. Das änderte an der technischen Gestaltung der Webseiten wenig. Zwar gab es jetzt mehr einander ähnliche Seiten als zuvor, wodurch dieses Layout erzeugt wurde, spielte jedoch kaum eine Rolle.

Die Einstellung zum Quellcode änderte sich jedoch grundlegend mit dem Aufkommen der Diskussion zum Thema »Barrierefreiheit«. Die angedrohten Sanktionen ließen erstmals das Bewusstsein einer Verantwortlichkeit für die Lesbarkeit der fabrizierten Seiten unter verschiedenen Bedingungen wie Browsern, Betriebssystemen, Vorlesegeräten etc. erwachen.

Heute sind die Schulungen zur Webseitengestaltung wieder gut besucht, Workshops zur Umsetzung der Anforderungen an modernes HTML finden wieder statt, nachdem sie lange wegen Besuchermangels ausgefallen sind. Die Verordnung zur Schaffung barrierefreier Webseiten (BITV) hat die Einstellung zur Technologie verändert – obgleich sie für Berliner Hochschulen noch nicht einmal bindend ist.

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Unterstützung durch Redaktionssysteme

Der Wunsch nach inhaltlich reichen und technisch sauberen Webseiten hat aber auch dazu geführt, dass für die Redakteure von Webseiten deutlich bessere Werkzeuge zur Verfügung gestellt werden mussten. Zunächst entstand eine Vielzahl kleinerer Redaktionssysteme. Sie waren zumeist in PHP geschrieben und dienten der Erfassung jeweils einer Art von Objekten wie Pressemitteilungen, News, Gremienprotokollen u. ä.

Im Jahre 2004 wurde dann »Zope« eingeführt. Zope ist ein Applikationsserver auf Open-Source-Basis, mit dessen Hilfe man (als Administrator) Management-Oberflächen für Webauftritte entwickeln kann. Studentische Mitarbeiter/ innen und Azubis schufen im Computer- und Medienservice Erfassungs- und Rechercheoberflächen für Verwaltungsprozesse, die es ermöglichten, Inhalte ohne HTML-Kenntnisse einzupflegen.

Zu dieser Zeit entstand der Webauftritt der Abteilung für Personal und Personalentwicklung (Personalabteilung), siehe Abbildung 1. Um den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dort ein bequemes Einpflegen der Inhalte und den späteren Nutzern der Site bestmögliche Navigation zu ermöglichen, wurde im Rahmen einer Arbeitsgruppe viel Aufwand in die Vorbereitung des Auftritts gesteckt.

Abb. 1: »Die Homepage der Personalabteilung«

So wurden folgende Kriterien festgelegt:

  • Die Erfassung der Inhalte erfolgt möglichst strukturiert, weil eine gute Verschlagwortung Anzeige und Suche optimal gestalten lässt. In separaten Katalogen werden deshalb erfasst:
    • Themen (Jedem Thema können bei der Erfassung zuvor erfasste externe Links und Vordrucke sowie Schlagworte zugeordnet werden.),
    • Links zu externen Seiten,
    • Vordrucke,
    • Aufgaben (Jeder Aufgabe können bei der Erfassung die zugehörigen Mitarbeiter/innen zugeordnet werden.),
    • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und
    • Stellenausschreibungen.
  • Für die Recherche werden den Nutzern verschiedene Möglichkeiten angeboten. Zur Verfügung stehen:
    • eine automatisch generierte A-Z-Themenliste (ein Thema kann dabei unter mehreren Stichworten erscheinen),
    • eine alphabetische Personen-Übersicht,
    • eine automatisch generierte Übersicht über die letzten Änderungen,
    • eine Linksammlung, die alle erfassten Links zu externen Seiten in einer Übersicht bündelt,
    • die ausgefeilte Suche nach Stellenausschreibungen und
    • eine Volltextsuche.
  • Bereits existierende Systeme werden nahtlos eingebettet:
    • Die Anbindung an das Personalverzeichnis im ZIS (Zentrales Informationssystem der HU, http://www.hu-berlin.de/zis) erfolgt derart, dass im Zope-Katalog lediglich die laufende Nummer der gewünschten Person erfasst wird. Alle Daten (Name, Vorname, E-Mail, Rufnummer etc.) werden direkt aus dem ZIS ausgelesen.
    • Das Corporate Design der HU wird berücksichtigt.
  • Zur Navigation erscheint eine automatisch erstellte »Brotkrumennavigation« am Seitenfuß.
  • Um Lesern die Möglichkeit zu geben, sich über Änderungen an wichtigen Seiten informieren lassen zu können, wird der URL-Minder (http://appel.rz.hu-berlin.de/urlmind/) an geeigneten Stellen platziert.
Abb. 2: »HU-Informationen im Web«

»Ich finde den Internetauftritt der Personalabteilung insgesamt wirklich gelungen.

Besonders gefällt mir das Angebot unter ›Themen A bis Z‹. Die dort enthaltenen Schlagworte sind gut ausgewählt, kurz und knapp (aber verständlich) beschrieben, Links verweisen auf weiterführende Dokumente, wo erforderlich, sind direkte Ansprechpartner genannt.

Positiv ist auch, dass sich viele Formulare auf der Homepage finden lassen. Leider ist die Suche für den Nutzer, der nur hin und wieder einen Vordruck sucht, nicht optimal gelöst. Ähnliches gilt für das Navigieren durch die Linksammlung.

Ich wünsche mir, dass es gelingt, das Informationsangebot immer aktuell zu halten.«

Christl Katzung, Verwaltungsleiterin Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät II

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Das neue Content-Management-System »Plone«

Mit der Einführung der Zope-Erweiterung »Plone« Anfang 2005 breitete sich der Einsatz des zentralen Redaktionssystems auf andere Bereiche der Uni aus. Plone ist ein auf Zope-Basis entwickeltes, flexibles und intuitiv bedienbares Content-Management-System, das von uns so bearbeitet wurde, dass es den Anforderungen des Corporate Designs der Universität gerecht wird.

Auch der Leitungs- und Verwaltungsbereich der Universität hat sich sehr schnell mit Plone angefreundet. Bis zum Quartalsende werden die meisten Webseiten des zentralen Angebots auf Plone umgestellt sein. Die Sites von Studien- und Forschungsabteilung sind bereits seit einigen Wochen online, am Relaunch der Abteilung Internationales wurde bis Mitte Februar gefeilt, das Angebot der Personalabteilung soll im März umziehen und die Haushaltsabteilung, die bisher noch keinen eigenen Webauftritt hatte, hat sich eben erst einen Plone-Ordner anlegen lassen.

Insgesamt wurden im letzten Jahr knapp 40 Plone-Instanzen angelegt, wobei eine Instanz entweder den Auftritt einer Fakultät oder den eines Institutes beherbergt. Je eine weitere gibt es für Fachschaften und für größere Konferenzen. Die Seiten der zentralen Verwaltung liegen gemeinsam in einer Instanz, siehe http://zope.hu-berlin.de (später auch http://www.hu-berlin.de).

Die Zugriffsrechte sind natürlich so differenziert gesetzt, dass jeder nur Zugriff auf den Bereich hat, den er auch tatsächlich verantwortet.

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Ergebnisse

Die Einführung von Zope bzw. Plone hatte für den Universitätsleitungs- und -verwaltungsbereich folgende wesentliche Auswirkungen:

  • Die einfache Art der Inhaltspflege ohne HTML-Kenntnisse macht die Bereiche unabhängiger von technischer Betreuung. Das schlug sich sofort in einem wesentlich höheren Aktualitäts- und Vollständigkeitsgrad der abgelegten Dokumente nieder. Beispiel: Die Liste der Amtlichen Mitteilungsblätter wurde früher sehr sporadisch, in der Regel zweimal jährlich, gepflegt. Heute erscheint jedes erstellte Dokument zeitnah und vollständig im Web.
  • Der kostenaufwändige Druck der Broschüre »HU-Informationen« wurde eingestellt. Das Dokument wird jetzt im Web unter der Adresse http://www.hu-info.hu-berlin.de veröffentlicht (siehe Abbildung 2). Das Personal wird per E-Mail über das Erscheinen einer neuen Ausgabe informiert.
  • Zu beobachten ist eine breite Streuung der Zuständigkeiten. Statt eines Webmasters gibt es nun differenziertere Verantwortlichkeiten für Webseiten und oft sogar Vertretungsregelungen.
  • Sicherheitstechnisch bedenkliche FTP-Zugänge von Verwaltungsbereichen auf die Rechner im Computer- und Medienservice wurden abgeschafft. Damit entfallen aufwändige Firewall-Sonderregelungen.

»Der Webauftritt der Abt. für Personal und Personalentwicklung ist sehr gut gelungen. Er ist sehr übersichtlich gestaltet und beinhaltet nahezu alle wichtigen Informationen. Er ist eine große Hilfe bei der täglichen Arbeit.

Ich finde jetzt ohne lange zu suchen im Gegensatz zu früher:

a) alle zuständigen Ansprechpartner, egal ob ich den Namen kenne oder nicht.

b) zahlreiche Vordrucke nach Themengebieten sortiert

c) Informationen zu speziellen Sachfragen.«

Barbara Woess, Verwaltungsleiterin, Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät


Ausblick

Plone ist nunmehr seit einem knappen Jahr im Einsatz. Seit dieser Zeit wurden so viele Instanzen angelegt, so viele Inhalte transferiert, so viele Templates angelegt, dass uns manchmal die Luft wegblieb. Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, an dem manche Komponenten überarbeitet werden müssen, um sie zukunftsfähig zu machen.

  1. An erster Stelle steht dabei das »Load Balancing«, also die Lastverteilung auf mehrere Maschinen. Um die Auslieferungsgeschwindigkeit der Plone-Seiten zu erhöhen, werden wir die Zope-Datenbank von der Plone-Oberfläche trennen und auf separaten Rechnern ablegen. Das hat den Vorteil, dass die eine Gruppe der Maschinen nur noch die Daten verwalten muss. Sie benötigt also viel Festplattenspeicher und natürlich schnelle Festplatten. Die andere Gruppe der Rechner kümmert sich um die Darstellung der Daten. Sie benötigt also viel Rechenleistung, um die Daten zügig ausliefern zu können. Nachzulesen ist das Ganze unter dem Stichwort ZEO auf der Website http://dzug.org/.
  2. Für sehr wichtig erachten wir auch die Weiterentwicklung der Komponente des Corporate Designs, die das Kommunikationsdesign im WWW betrifft. Wer sich verschiedene Webseiten der HU ansieht, wird feststellen, dass es keine Einheitlichkeit hinsichtlich der Verwendung von Pfeilen, Gedankenstrichen, Farben, Linkauszeichnungen, Überschriftenstufen, Fußzeilen und auch Navigationsbegriffen gibt. Diese Problematik hängt eng mit der Frage der Usability im Web zusammen. Die Arbeitsgruppe HU-WWW wird in diesem Jahr gemeinsam mit dem An-Institut Artop Untersuchungen dazu durchführen und Vorschläge für Standards machen.
  3. Auch die bereits vorhandenen Templates verdienen einen gründlichen Relaunch. Nicht ganz zu Unrecht – wenn auch nicht immer freundlich – haben uns einige Nutzer darauf hingewiesen, dass sie überflüssige Scrollbalken und unerwünschte Tabellen erzeugen. Alle modernen und veralteten Browser (an mehreren Stellen der Universität gibt es noch Netscape 4.79) unter einen Hut zu bringen, ist eben nicht immer einfach. Inzwischen sind die meisten Probleme, insbesondere die Anpassung an den nicht CSS-konformen Internet Explorer, jedoch gelöst.
  4. Im Zuge der Exzellenzinitiative der Universitäten wurde das Schlagwort »Internationalisierung« wieder verstärkt thematisiert. Der Einsatz von Plone bietet beste Voraussetzungen zur Adaption weiterer Sprachen. Die Schwierigkeiten liegen hier vielmehr auf der organisatorischen Ebene: Welche Sprachen werden gewählt? Welche Seiten sollen übersetzt werden? Wie kann ein Änderungsdienst organisiert werden? Wie wird deutlich gemacht, dass rechtlich gesehen nur die deutsche Seite verbindlich ist? Wie kann sichergestellt werden, dass überall der gleiche Stil, der gleiche Wortschatz verwendet wird? Mit all diesen Fragen werden wir uns in diesem Jahr auseinander setzen müssen.
  5. Mit der Integration vorhandener Systeme möchten wir gern noch einen Schritt weiter gehen. Wie von vielen Einrichtungen gewünscht, wird es zu Beginn des neuen Semesters ein Portlet für die Auflistung der zugehörigen Moodle-Kurse geben. Weitere einzubindende Inhalte sind dann die Projekte der Forschungsdatenbank und die Veranstaltungen aus dem Vorlesungsverzeichnis.

Und was dann, wenn alle Seiten nach Plone transferiert wurden? Wie geht es inhaltlich weiter?

Ein Schwerpunkt dieses Jahres wird der Ausbau des Portalgedankens sein. Unter einem Portal versteht man dabei zum einen eine Zusammenführung von Inhalten unter einer gemeinsamen Oberfläche, die physisch nicht unbedingt einen gemeinsamen Platz haben, inhaltlich aber so miteinander verknüpft werden können, dass für bestimmte Zielgruppen ein Mehrwert entsteht. Ein Beispiel dafür ist das Presse-Portal, siehe Abbildung 3 (http://zope.hu-berlin.de/presse/).

Abb. 3: »Das Presse-Portal«

Zum anderen ist ein Portal auch eine desktopähnliche Oberfläche, auf der jeder die Inhalte anordnet, die ihn am ehesten interessieren. Für diesen Fall ist eine Personalisierung erforderlich, die es ermöglicht, die getroffene Auswahl für die nächsten Besuche der Website aufzubewahren.

Ein weiterer Punkt muss die Verfeinerung der Suche über die Inhalte der Universitätswebseiten werden. Ein Begriff wie »Deep Web« macht deutlich, dass große Informationsbereiche von heutigen Suchmaschinen noch nicht erfasst werden können. Die Technologien des »Semantic Webs« wiederum sollen die vorhandenen Informationen inhaltlich enger miteinander verknüpfen und damit besser auffindbar machen.

Wir werden an gleicher Stelle über technologische Fortschritte berichten.

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