cms-journal
Nr. 28
Februar 2006
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Überlegungen zur IT-Strategie der Verwaltung

Doris Natusch
natusch@cms.hu-belin.de

Abstract

Informationstechnologien sollen die Verwaltungsprozesse immer besser unterstützen. Mit der weiter fortschreitenden IT-Unterstützung wächst jedoch auch die Abhängigkeit der Verwaltung von der IT. Mit dieser und mit weiteren Fragen befasst sich der Artikel. Ausgehend vom erreichten Stand werden die absehbaren IT-Entwicklungen in der Verwaltung in Form von Thesen dargestellt und Vorschläge zum weiteren Vorgehen gemacht.

Der Einsatz von Informationstechnologien in der Verwaltung wird neben der Aufwandssenkung und der Reduzierung von Routinetätigkeit immer stärker mit der Zielrichtung vorangebracht, die Qualität des Verwaltungshandelns zu verbessern. Es stehen Ziele im Vordergrund wie

  • die Erhöhung von Kundenservice und Kundennähe,
  • die Verbesserung der Kommunikationsmöglichkeiten,
  • die Bereitstellung von abgestimmten Informationen für Entscheidungsträger oder
  • das Angebot neuartiger Services, die ohne den IT-Einsatz nicht mehr möglich wären.

Die Ziele der Verwaltung immer besser mit Hilfe moderner Informationstechnologien zu unterstützen, ist die Herausforderung der nächsten Zeit. Im IT-Bereich hat die Innovationsgeschwindigkeit enorm zugenommen und es gilt als sicher, dass sich dieser Trend fortsetzen wird. Sowohl in der Vernetzungs- und Sicherheitstechnik, den Client-Server-Technologien als auch bei den anwendernahen IT-Systemen sind große Fortschritte erzielt worden. Diese Fortschritte lassen auch den Verwaltungsbereich nicht unbeeinflusst und müssen ihren Niederschlag in einem abgestimmten IT-Versorgungskonzept finden.


Rückschau

Die Konzipierung der IT-Versorgung der Verwaltung und der Aufbau des Verwaltungsnetzes werden seit über 10 Jahren systematisch betrieben. Wesentliche Voraussetzungen hierfür waren die regelmäßige Erarbeitung einer IT-Konzeption für die Universitätsverwaltung und der Beschluss der Universitätsleitung, eine Organisationsstruktur zur Durchsetzung und Fortschreibung der IT-Konzeption für die Universitätsverwaltung aufzubauen. Es wurde ebenfalls beschlossen, jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter der Verwaltung mit einem vernetzten PC auszustatten und ihnen den Zugang zum Universitätsnetz und zum Internet zu ermöglichen. Dieses Vorhaben wurde inzwischen umgesetzt. Das Verwaltungsnetz hat nahezu seine endgültige Ausbaustufe erreicht. Mittlerweile gehören ca. 550 PCs und 45 Produktionsserver zum »Maschinenpark« der Verwaltung und es sind ca. 80 fachspezifische, überwiegend netzbasierte IT-Systeme und IT-Dienstleistungen in Nutzung.

Die Kernpunkte der bisherigen IT-Strategie lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  • die Ziel- und Prioritätensetzung beim IT-Einsatzes in der Verwaltung durch die Steuerungsgruppe »Verwaltungsnetz« in enger Abstimmung mit der Universitätsleitung,
  • die weitestgehende Durchsetzung einer einheitlichen IT-Ausstattung in der Verwaltung,
  • die Orientierung auf die Softwarepalette der HIS GmbH Hannover,
  • das zentrale Betreuungs- und Servicekonzept, getragen durch die Abteilung »DV in der Verwaltung« des Computer- und Medienservice,
  • die Durchsetzung eines hohen, den sich ändernden Anforderungen angepassten, Sicherheitsstandards,
  • die Einbettung der technischen Veränderungen in organisatorische Hilfestellungen und Regelungen, wie z. B. Dienstvereinbarungen u. ä. und
  • die Umsetzung von IT-Vorhaben durch anteilig aus Anwendern und IT-Spezialisten bestehenden Projektgruppen.

Was hat sich bewährt?

Wenn man einen Blick auf den bisher zurückgelegten Weg wirft, kommt man fast automatisch zu den RZ-Mitteilungen Nr. 23 vom Mai 2002 (http://edoc.hu-berlin.de/cms-journal/23/), in denen unter der Überschrift »Computereinsatz in der Verwaltung« ein aktuelles Bild vom Stand der IT-Nutzung in der Verwaltung gegeben wurde. Einige der damals beschriebenen Technologien und Systeme sind in der Verwaltung etabliert bzw. in die Produktion übergeben worden, wie z. B. die Abwicklung unserer Gehaltsberechnung über einen Application Service Provider. Auch das seit nahezu 10 Jahren in Produktion befindliche Firewallsystem hat sich in seinen Grundfunktionen bewährt und wird nun den sich ständig weiterentwickelnden Anforderungen angepasst. Andere damals aufgegriffene neue Technologien, z. B. der Einsatz von multimedialen Techniken wie Spracherkennungs- und Videokonferenz-Systeme, sind nicht wie erwartet angenommen worden.

Auch wenn man nur eine kurze Zeitspanne zurückschaut, stellt man fest, dass sich vieles zum Positiven geändert, sich das Gesamtkonzept bewährt hat und der eingeschlagene Weg des systematischen Ausbaus der IT-Unterstützung der Verwaltung richtig war. Hier beispielhaft einige Zugewinne, auf die die Verwaltung nicht mehr verzichten wird:

  • Für die Personalabteilung ist die Verschlüsselung ihrer E-Mails mit sensiblem Inhalt eine Selbstverständlichkeit geworden.
  • Abteilungsleiter der Verwaltung setzen außerhalb des besonders geschützten Verwaltungsnetzes Notebooks mit Smartcard-basierter Festplattenverschlüsselung ein.
  • Für die Verwaltungsdaten in den Bereichen Haushalt, Personal und Student wurden die funktional verbesserten GX-Systeme der HIS GmbH Hannover eingeführt.
  • Das Career Center sowie die Zentraleinrichtungen Hochschulsport und Sprachenzentrum bieten ihre Veranstaltungen mit Hilfe von Internet-basierten Anmeldesystemen an.
  • An der HU arbeiten ca. 350 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ein Großteil davon aus der Verwaltung, mit einem zentral vorgehaltenen Kalenderserversystem.
  • Der Aufbau des Windows-Netzwerkes für die Verwaltung nimmt Konturen an, erste Nutzergruppen arbeiten inzwischen auf einem PC mit einer aktuellen XP-Installation und greifen auf ihre Windows-Netzlaufwerke zu.
  • Die Internet-Präsentation der Verwaltungsabteilungen und damit ihr Serviceangebot haben sich deutlich verbessert, nicht zuletzt durch Content-Management-Systeme, die den eigenständigen Aufbau und die Pflege des Internet-Angebotes gestatten.
  • Nahezu alle Prüfungsämter in den Fakultäten greifen über gesicherte Netzverbindungen auf die zentrale Studierenden- und Prüfungsdatenbank zu.

Welche typischen Entwicklungen gab es?

Unter dem Titel »Aufhebung von Verwaltungsgrenzen« fand im Mai 2005 in Braunschweig eine von der DFN-Nutzergruppe »Hochschulverwaltung« organisierte Tagung statt. Dieses Motto – so unscharf es auch sein mag – macht doch deutlich, in welche Richtung sich der Einsatz von Informationstechnologien in der Verwaltung entwickeln wird. Verwaltungsprozesse werden einerseits stärker in die gesamtuniversitären Prozesse integriert und verlangen andererseits eine immer stärkere Einbettung der IT-Prozesse.

Während vor etwa 10 Jahren damit begonnen wurde, für die Verwaltung eigene, vom Universitätsnetz und dem Internet abgeschottete Netze aufzubauen, wurden einige Jahre später durch Firewalls geschützte Netzbereiche eingeführt, die einen nahezu ungehinderten Zugang der Verwaltung zu den universitätsweit angebotenen IT-Services gestatten. Wenig später wurde das World Wide Web als Instrument der Verwaltung »entdeckt«. Die Verwaltung nutzte die Web-Technologien verstärkt zur Rationalisierung ihrer eigenen Prozesse und zur Verbesserung ihres Serviceangebotes, z. B. durch die Bereitstellung elektronischer Formulare. Die folgende Zeit war durch die Suche nach Technologien gekennzeichnet, die die Grenzen zwischen zentraler und dezentraler Verwaltung überbrücken helfen sollten. Der Einsatz von Virtual Privat Network (VPN) und damit die sichere (verschlüsselte und authentifizierte) Anbindung der dezentralen Verwaltungsbereiche an die zentralen Verwaltungsdatenbestände war das geeignete technologische Mittel.

Die hier genannten, zum Teil nacheinander eingeführten Technologien haben sich bewährt und werden in immer höherer Verflechtung in der Verwaltung eingesetzt.

Inhaltsverzeichnis

Rückschau...

IT-Entwicklungen bzw. neu...

IT-Strategie als Prozess:...


IT-Entwicklungen bzw. neue Ansätze

Um den Blick zurück wieder in die Gegenwart und Zukunft zu lenken: Es sollte die Gelegenheit genutzt werden, einige Schwerpunkte neu zu setzen, Richtungen neu zu justieren, um für die aktuellen Anforderungen der Verwaltung mit Hilfe neuer technologischer Konzepte noch besser gewappnet zu sein. Hier einige Entwicklungsrichtungen und Ansätze, auf die sich in Zukunft die IT für die Verwaltung konzentrieren wird:

  • die Verbreitung von Selfservice-Technologien,
  • eine hohe Integration von Daten und Anwendungen,
  • die wachsende Bedeutung eines universitätseinheitlichen Identitätsmanagements,
  • die Entwicklung neuer Konzepte für IT-Sicherheit und Mobilität und
  • die hohe Verfügbarkeit von IT-Basisdiensten.

Weitere zukunftsbezogene Themen sind:

  • der Aufbau von personalisierten und problembezogenen Portalen,
  • die zunehmende Verbreitung von Open Source,
  • die verstärkte Einführung von Web-basierten Anwendungen,
  • die Nutzung von Controlling-Systemen als Entscheidungsinstrument,
  • der steigende Bedarf an prozessorientierten Groupware- und Workflow-Systemen und
  • die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen.

Einige der hier aufgeführten Themen werden in gesonderten Beiträgen des CMS-Journals aufgegriffen. Auf einige wenige wird nachfolgend in Form von Thesen eingegangen.

Verbreitung von Selfservice-Technologien

Selfservice-, Selbstbedienungs- oder Online-Funktionen werden im Bankenbereich seit geraumer Zeit angeboten, in den Alltag einer Universität gelangten sie jedoch erst in jüngster Zeit. Das liegt zum Teil daran, dass die zentralen Softwaresysteme, wie das System zur Studierendendatenverwaltung oder auch das Haushaltssystem, derartige Schnittstellen aus Sicherheitsgründen nicht angeboten haben und Eigenentwicklungen viel zu aufwändig gewesen wären. Zum anderen bestanden auch in der Verwaltung selbst Vorbehalte gegenüber derartigen Technologien, hieße das doch, dass der Nutzer einen Teil seiner Daten direkt in ein Verwaltungsdatensystem eingibt und man damit die »Grenzen der Verwaltung aufhebt«. Inzwischen sind an der HU große Anstrengungen unternommen worden, erste Selfservice-Funktionen einzuführen. So wird Anfang 2006 an der HU erstmals die Möglichkeit einer Internet-basierten Prüfungsanmeldung angeboten. In diesem Heft wird im Artikel »Prüfungsanmeldung per Internet – wie geht denn das?« näher darauf eingegangen. Welche weiteren Möglichkeiten und Chancen im Einsatz von Selfservice-Funktionen liegen, soll an wenigen Beispielen verdeutlicht werden: Mit der Bewerbung zum Studium über ein Internet-Portal könnte der Erfassungsaufwand (bei derzeit 29 000 Anträgen auf 2500 Studienplätze) auf die Überprüfung der Anträge reduziert werden. Die Änderung ausgewählter persönlicher Daten – wie z. B. die Änderung der Adresse durch den Studenten selbst – wird möglich. Nicht zuletzt ist das Interesse im Haushaltsbereich groß, mit Hilfe von Selfservice-Funktionen den Bearbeitern in den Fakultäten »ihre« Haushaltsdaten tagesaktuell zur Verfügung zu stellen.

Integration von Daten und Anwendungen

Es wird wohl immer eine Vision bleiben, die innerhalb eines Fachgebietes vorhandenen Daten durchgängig und nur einmal zu erfassen, alle Funktionen und IT-Systeme aufeinander abzustimmen, ein neues IT-System erst einzuführen, wenn von zentraler Stelle, z. B. einem CIO (Chief Information Officer), alle Rahmenbedingungen der Einführung geklärt sind. Die Aufzählung solcher Wunschvorstellungen ließe sich weiter fortsetzen bzw. es ließen sich auch Softwarelösungen von Firmen finden, die dies versprechen. Unabhängig davon gibt es aktuelle, fachlich sehr anspruchsvolle Konzepte der Integration von Daten und Anwendungen, die für die Verwaltung in nächster Zeit von Interesse sein könnten. Sie werden in der Regel unter dem Begriff der Enterprise Application Integration (EAI) zusammengefasst. Im Unterschied zu anderen Integrationstechniken, wie der funktions- oder datenbezogenen Integration, werden beim EAI-Einsatz die einzelnen IT-Systeme nicht verändert, sondern die funktionalen Schnittstellen mit Hilfe sog. Adaptoren verbunden. EAI kann beispielsweise die Grundlage für personalisierte Portale und Serviceorientierte Architekturen (SOA) bilden. Neben den eher zukunftsbezogenen Technologien stehen einige aktuelle Problemlösungen unmittelbar an. So wird an der HU ein Großteil der Verwaltungsdatenbestände mittels der Softwarepalette der HIS GmbH Hannover gepflegt. Es besteht gegenüber den HIS-Systemen ein wachsender Bedarf an standardisierten Datenexport- und Datenimport-Schnittstellen, an Schnittstellen zu anderen Anbietern wie z. B. Lernmanagement- und Content-Management-Systemen sowie an einer weitgehenden Integration angrenzender Module über eine gemeinsam genutzte Datenbank.

Universitätseinheitliches Identitätsmanagement

Das zweifelsfreie Feststellen der Identität einer Person und das Verwalten der Rollen, die sie bei der Nutzung von Informationen und Dienstleistungen wahrnimmt, sind wesentliche Voraussetzungen für das Funktionieren von IT-Systemen und IT-Dienstleistungen. An einer Universität berühren Probleme des Identitätsmanagements sowohl Studierende, Lehrende und Verwaltungspersonal als auch Alumni oder gelegentliche Nutzer von IT-Diensten aus anderen Hochschulen. Unabhängig davon, ob z. B. eine E-Mailbox, Wireless LAN oder der elektronische Kalender genutzt werden oder die Anmeldung an einem E-Learning-System gewünscht wird bzw. eine Bibliothek genutzt werden soll, muss zunächst die Identität einer Person festgestellt und es müssen ihre Rechte, bezogen auf den jeweiligen IT-Dienst, überprüft werden.

Die Identität einer Person, z. B. »ist Mitarbeiter oder ist Student der HU«, kann nur durch die Abteilungen der Verwaltung, die für die Erfassung und Pflege der Personendaten verantwortlich sind, zweifelsfrei festgestellt und aktuell ausgewiesen werden. Es ist möglicherweise unumgänglich, die Feststellung und die Bestätigung der Identität einer Person in organisatorischen und rechtlichen Regelungen zu manifestieren. Es werden Verfahren benötigt, über die jede Person Änderungen der persönlichen Daten zeitnah mitteilen kann. Und es wird letztlich die Frage beantwortet werden müssen, ob sich die HU einen elektronischen Ausweis für Mitarbeiter und Studierende leisten kann und will.

IT-Sicherheit und Mobilität

Mobilität impliziert heute den drahtlosen und auch den drahtgebundenen Zugang zu Netzinfrastrukturen und betrifft Notebooks, Tablet-PCs, PDAs, Handhelds und Mobiltelefone gleichermaßen. Die neuen Techniken der mobilen Datenkommunikation halten erweiterte Möglichkeiten bereit, auf die auch die Verwaltung künftig nicht mehr verzichten wird. Beispiele hierfür sind der ortsunabhängige Zugriff auf Adressen, E-Mails, Termine/Aufgaben und die ständige Kommunikationsmöglichkeit. Neben dem zuverlässigen Betrieb solcher Techniken, der Passfähigkeit und dem problemlosen Datenaustausch, spielt die angemessene Sicherheit der Systeme und Daten eine immer wichtiger werdende Rolle.

Das jetzige Sicherheitskonzept für die Verwaltung gestattet derzeit nur die eingeschränkte Nutzung von mobilen Techniken. So ist es derzeit z. B. nicht möglich, Notebooks im Firewall-geschützten Netzbereich der Verwaltung und gleichzeitig auch im Internet zu benutzen, da die Sicherheitsrisiken gegenwärtig nicht beherrscht werden können. Ein infiziertes Notebook reicht aus, um ein Netzwerk »auszuhebeln«. Es muss nach Technologien gesucht werden, mit deren Hilfe auch ein entfernter PC oder ein Notebook sicher auf das Universitätsnetz sowie auf Verwaltungsdaten zugreifen kann. Der Einsatz von VPN-Technologien ist sicherlich weniger geeignet. Hier sind Softwaresysteme nötig, die das externe Endgerät umfassend schützen und gleichzeitig einen sicheren Zugang zu den IT-Anwendungen der HU ermöglichen. Für eine derartige Lösung sind allerdings zusätzliche finanzielle und personelle Ressourcen einzuplanen.

Verfügbarkeit von IT-Basisdiensten

Neben der IT-Sicherheit spielt die Verfügbarkeit der IT-Basisdienste für die Verwaltung eine zunehmende Rolle. Führt doch der Ausfall eines technischen Dienstes wie z. B. dem Maildienst zu ernsthaften Störungen im Verwaltungshandeln. Um dem gerecht zu werden, werden immer mehr IT-Basisdienste zentral und auf Basis hochverfügbarer, redundanter Servertechnik bereitgehalten. Vor etwa 10 Jahren wurde für die Verwaltung der HU der überwiegende Teil der IT-Basisdienste wie z. B. Mail- und Web-Serversysteme separat, d. h. parallel zu den zentralen HU-Diensten, zur Verfügung gestellt und betreut. Das war zum Teil den fehlenden sicherheitstechnischen Möglichkeiten geschuldet. Inzwischen wird stärker auf die gemeinsame Nutzung der IT-Basisdienste, auch durch die Verwaltung, orientiert. Es sei denn, zwingende Gründe, die z. B. den zusätzlichen Schutz einer IT-Anwendung durch ein Firewallsystem verlangen, sprechen dagegen. So werden beispielsweise Kalender-, Mail-, Web- und Archivierungsdienst bewusst aus dem durch die Firewall geschützten Netzbereich ausgegliedert und die zentral angebotenen IT-Basisdienste mitgenutzt. Allerdings wird den höheren Sicherheitsanforderungen der Verwaltung Rechnung getragen, indem die E-Mails der Verwaltung verschlüsselt übertragen und ausgetauscht werden können und die Daten der Verwaltung auf dem Robotersystem des Tivoli Storage Managers verschlüsselt archiviert werden.

Die neuen technischen Möglichkeiten gestatten es inzwischen, bei der Einführung neuer IT-Basisdienste eine universitätsübergreifende Nutzung von Anfang an stärker in den Mittelpunkt zu rücken.

Inhaltsverzeichnis

Rückschau...

IT-Entwicklungen bzw. neu...

IT-Strategie als Prozess:...


IT-Strategie als Prozess: Vorschläge zum weiteren Vorgehen

Die hier aufgezeigten Thesen sind sicherlich subjektiv, mit zum Teil unterschiedlichen Zielrichtungen. Eines sollte jedoch deutlich geworden sein: Die Abhängigkeit der Verwaltung von IT hat sich enorm erhöht. Dass die Verwaltung ohne IT fast nicht mehr funktioniert, war beispielsweise spürbar, als das Firewallsystem durch einen Stromschaden nicht mehr funktionierte und für einen Tag keine Verbindung zum Internet möglich war. Es sollte auch deutlich geworden sein, dass nicht nur die Anzahl der IT-Services und Anwendungen wächst, sondern auch deren Kopplung über Schnittstellen. Letztendlich ist zu überlegen, wie man diesen neuen Herausforderungen – auch durch eine Überarbeitung der IT-Strategie der Verwaltung – begegnen kann.

Ein Strategiepapier kann nicht nur ein für einen bestimmten Zeitraum aufgestellter unveränderlicher Plan sein, sondern es unterliegt einem Prozess von Herstellen, Genehmigen, Umsetzen und Anpassen. So ist auch die IT-Strategie der Verwaltung ein »lebendiges« Papier, das regelmäßig mit den äußeren organisatorischen und technischen Anforderungen abgeglichen und mit der Gesamtstrategie der HU harmonisiert werden sollte. Im Folgenden werden erste Vorschläge zum weiteren Handeln gemacht.

Die IT-Strategie mit der aktuellen Gesamtstrategie abstimmen

Es ist nahezu eine Binsenwahrheit, dass die IT-Strategie der Gesamtstrategie eines Unternehmens oder einer Behörde folgen soll. An der HU ist dies grundsätzlich geregelt und funktioniert auch gut. Die immer tiefere Einbettung von IT in die Verwaltungsprozesse verlangt jedoch eine regelmäßigere Rückkopplung zwischen der Gesamtstrategie für die Universitätsverwaltung und der IT-Strategie. So sollten möglichst rasch die aktuellen strategischen Themen der Verwaltung bestimmt und den IT-Spezialisten die Prioritäten bei der Umsetzung dieser strategischen Themen vorgegeben werden.

Die Kernpunkte der gegenwärtigen IT-Strategie überprüfen

Die zu Beginn des Artikels kurz skizzierten Kernpunkte der gegenwärtigen IT-Strategie sollten näher untersucht und Konsequenzen für die weitere Entwicklung gezogen werden. Augenmerk ist u. a. auf folgende Punkte zu richten:

  • Die Anzahl der IT-Dienste und IT-Anwendungen der Verwaltung ist von 14 im Jahre 1995 auf ca. 80 im Jahre 2005 gestiegen. Das für die Betreuung zuständige IT-Personal hat sich jedoch nicht adäquat verändert. Unter diesem Blickwinkel ist das zentrale Betreuungs- und Servicekonzept neu zu durchdenken und ggf. nach neuen organisatorischen und technologischen Möglichkeiten zu suchen.
  • Die Einführung neuer, die gesamte Universität betreffender IT-Lösungen sollte insgesamt eine höhere Priorität als bisher erhalten und durch eine befristete Anschubunterstützung gestärkt werden. Ohne eine zusätzliche Unterstützung wäre beispielsweise die seit längerem geforderte Einführung von Online-Prüfungsanmeldungen nicht möglich gewesen. Die immer wieder zurückgestellte Einführung eines universitätsweiten Dokument-Management-Systems sollte an dieser Stelle nicht unerwähnt bleiben.

Die Effizienz der IT-Infrastruktur stärker beachten

In den letzten Jahren stand die Entwicklung bzw. Einführung neuer IT-Anwendungen im Brennpunkt des Interesses. So hat sich – wie bereits erwähnt – die Anzahl der IT-Services und IT-Anwendungen in der Verwaltung fast versechsfacht. Die wesentliche Rolle der IT-Infrastruktur – deren Funktionieren ein K.o.-Kriterium für die IT-Anwendungen darstellt – tritt nur dann zutage, wenn eine Netzverbindung nicht funktioniert oder ein Server defekt ist. Bei den Überlegungen zur IT-Strategie sollten die IT-Infrastruktur und Fragen nach der Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit der Basisdienste noch stärker in den Mittelpunkt rücken. Denn nur wenn die Infrastruktur funktioniert, kann man das Vertrauen in die IT insgesamt erhalten.

Die IT-Kenntnisse fördern

Die Integration von IT in die Verwaltungsprozesse erfordert mehr IT-Wissen vor Ort. So pflegen immer mehr Verwaltungsabteilungen ihr Dienstleistungsangebot gegenüber der Universität mit Hilfe eines Content-Management-Systems selbständig und ohne zentrale Unterstützung. Andere Abteilungen betreuen Fachdatenbanken und tragen hierfür auch die Verantwortung (abgesehen von einer technischen Grundbetreuung durch den Computer- und Medienservice). Im Gegenzug wird auch von den IT-Fachleuten immer mehr Fachwissen verlangt. Haben sich doch in den letzten Jahren die technologischen Prozesse in ihrer Kompliziertheit, Komplexität und in ihrem Mengengerüst vervielfacht. Die IT-bezogene Weiterbildung hat mit diesen neuen Anforderungen nicht genügend Schritt gehalten. Es erscheint daher dringend geboten, das Weiterbildungsangebot sowohl für die Verwaltung als auch für die IT-Fachleute auszubauen und die entsprechenden Kapazitäten bereitzuhalten.

Abschließend bleibt nur noch die Bemerkung, dass die Anpassung und Weiterentwicklung der IT-Strategie eine der wesentlichen Aufgaben der Verwaltung sein wird.

Abb. 1: Die Skizze stellt das Verwaltungsnetz als Bestandteil des Universitätsnetzes dar und gibt einen Überblick über die zentralen Datenbestände und Dienste.

Der vorstehende Artikel schildert sehr ausführlich und detailgenau die Entwicklung der Anwendung der Informationstechnik und von dazugehöriger Software in den zentralen und auch dezentralen Verwaltungsbereichen der Humboldt-Universität zu Berlin.

Als Mitglied des Präsidiums der Universität und Vorsitzender der Steuerungsgruppe »Verwaltungsnetz«, die das zentrale Steuerungsgremium der IT-Anwendung für den gesamten nichtmedizinischen Bereich der Universität darstellt, kann ich einschätzen, dass die geschilderten Entwicklungen und auch die teilweise visionären Tendenzen der künftigen Entwicklungen exakt den realen Stand der Diskussion und der tatsächlichen Gegebenheiten an der Humboldt-Universität zu Berlin entsprechen.

Die Steuerungsgruppe »Verwaltungsnetz«, und das war in früheren Ausgaben des CMS-Journals nachzulesen, ist auf der einen Seite ein eigenständiges Entscheidungsgremium, wenn es sich um kurzfristig zu lösende, vorrangig täglich auftretende Entscheidungen handelt; auf der anderen Seite werden in dieser Gruppe aber auch längerfristige und damit strategische Entscheidungen und Entwicklungslinien erarbeitet, die dann im Präsidium der Universität zu entscheiden sind. An beiden Stellen treten dabei häufig Differenzen zwischen dem Wünschenswerten und dem Machbaren auf.

Während sich die Entwicklung der IT-Technik rasant weiterentwickelt, wachsen zugleich die Wünsche nach dem sinnvollen Einsatz dieser Technik in den Verwaltungsbereichen. Es ist durchaus nachvollziehbar, dass Entscheidungsträger der Universität gern immer mit dem Modernsten ausgerüstet sein möchten, um beispielsweise aus aller Welt zu jeder Tages- und Nachtzeit mit dieser mobilen Technik auf die in den Datenbanken und anderen DV-Systemen vorhandenen Daten zugreifen zu können. Dies stößt jedoch gegenwärtig und sicher auch in absehbarer Zeit noch an zweierlei Grenzen. Erstens ist diese Technik, die dazu benötigt wird, kostenintensiv, oder deutlicher ausgedrückt, teuer. Die zunehmend abnehmenden Zuschüsse des Landes Berlin an die Humboldt-Universität zu Berlin begrenzen dementsprechend deutlich die Beschaffungsmöglichkeiten. Zum anderen, das hat D. Natusch auch dargelegt, sind Verwaltungsdaten häufig sehr sensibel, und sie dürfen nur von den autorisierten Personen eingesehen oder bearbeitet werden. Um dieser Sensibilität zu entsprechen, muss der Zugang zu diesen Daten über eine Firewall erfolgen. Demzufolge kann ein direkter Zugang über das Internet beim gegenwärtigen Stand der eingesetzten Sicherheitstechnologien nicht zugelassen werden. Hier beißt sich Wünschenswertes mit dem Machbaren, was allzu oft auf Unverständnis stößt.

An dieser Stelle kommt der »Steuerungsgruppe Verwaltungsnetz« und ihrem Vorsitzenden auch eine vermittelnde und aufklärende Rolle zu, die nicht immer zu ihrer/ seiner Beliebtheit beiträgt.

Trotzdem bleibe ich bei früher bereits publizierten Einschätzungen, dass sich die Arbeit der Steuerungsgruppe bewährt hat, und wir deshalb diese auch zielorientiert weiterführen werden.

Ich möchte diese Gelegenheit nicht verstreichen lassen, ohne der Abteilung DV in der Verwaltung des Computer- und Medienservice der Humboldt-Universität zu Berlin und speziell ihrer Leiterin, Frau Doris Natusch, den herzlichen Dank des Präsidiums für die geleistete Arbeit auszusprechen.

Dr. Frank Eveslage
Vizepräsident für Haushalt, Personal und Technik und Vorsitzender der Steuerungsgruppe »Verwaltungsnetz«

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