Unter dem Begriff „Kollaboratives Arbeiten“ versteht man Projekte, die Ergebnisse aufgrund der aktiven Zusammenarbeit mehrerer Arbeitsgruppenmitglieder hervorbringen. Im Internet können das beispielsweise gemeinsam erstellte Programmsysteme oder Enzyklopädien sein. Seit einigen Monaten beschäftigt sich eine HU-weite Arbeitsgruppe mit diesem Thema. Welche Lösungsansätze Plone auf diesem Terrain bietet, beschreibt der folgende Artikel.
Vor gut einem Jahr hat sich an der HU ein Arbeitskreis gebildet, der die IT-basierten Möglichkeiten zur Unterstützung wissenschaftlicher Arbeitsgruppen untersucht. Hier geht es nicht vorrangig um Plone, um ehrlich zu sein, Plone fiel anfangs kaum als Stichwort, sondern allgemein um Werkzeuge, die das gemeinsame Bearbeiten von Inhalten durch weltweit agierende Arbeitsgruppen unterstützen können.
Dieser Artikel soll deshalb einmal die Möglichkeiten aufzeigen, die das universitätsweit verfügbare Content Management System diesbezüglich bietet. Die Ausführungen beziehen sich dabei in erster Linie auf die Plone-Version 2.5.
Abb. 1: Darstellung eines Plone-Folders im Windows Explorer
Dateiaustausch
Plone bietet mehr Möglichkeiten, Dateien miteinander auszutauschen, als direkt über die Plone-Oberfläche ersichtlich wird. Wie viele andere Systeme lässt sich die WebDAV-Schnittstelle sehr gut nutzen, um mehrere Dateien in Stapelverarbeitung hochzuladen. WebDAV ist ein Protokoll zum Dateitransfer, das auf dem http-Protokoll aufsetzt und damit fast überall verfügbar ist. Es ermöglicht den Transfer von Dateien, unterstützt aber auch das gemeinsame Bearbeiten, indem es Objekte sperrt, wenn sie gerade von anderen geöffnet wurden und automatisch wieder freigibt, wenn die Bearbeitung beendet wurde.
Es gibt mittlerweile viele Werkzeuge, die WebDAV unterstützen, zweieinhalb seien hier genannt:
Der Windows Explorer
Um den Windows Explorer unter Windows XP, SP2 zum WebDAV-Zugriff zu befähigen, muss man einmalig auf seinem PC mit Administratorrechten folgende Schritte durchführen:
- auf Start • Ausführen klicken
- webfldrs.msi eingeben und mit „OK“ bestätigen
- „Select reinstall mode“-Button klicken
- alle Checkboxen außer der zweiten („Reinstall only if file is missing“) anwählen und mit „OK“ bestätigen
- „Reinstall“ wählen
- PC neu booten (Unter Service Pack 3 sind diese Vorbereitungen nicht mehr erforderlich.)
Danach kann man sich sein Verzeichnis in einer Plone-Instanz als Laufwerk zuweisen. Gehen Sie dazu im Explorer auf „Netzwerkumgebung“ und wählen Sie den Menüpunkt „Netzwerkressource hinzufügen“. Geben Sie einfach die gewünschte Adresse ein, z.B. „https://www. hu-berlin.de/test/“ (bitte https und den Slash am Ende des Pfades beachten!). Ab dann verhält sich das Plone-Verzeichnis genauso wie jeder andere Ordner unter Windows. Dieser Weg ist besonders gut geeignet für den Upload von Bildern und Binärdateien, aus denen Plone dann Slideshows, Folderansichten u. Ä. generiert. Im Prinzip kann Plone mit Hilfe dieses Verfahrens als Dokumentenablagesystem genutzt werden.
Der Enfold Desktop Client
Es gibt auch ein Werkzeug, mit dem Sie unter Windows mit Windows-Explorer-Feeling Plone-Funktionalitäten ausführen können, d. h. den Status ändern, Zugriffs-rechte bearbeiten und Offline arbeiten können: den „Enfold Desktop Client“. Leider ist die zugehörige Serversoftware recht teuer, so dass ein breiter Einsatz wahrscheinlich nicht möglich sein wird. Wer dennoch testen möchte, kann sich Zugangsdaten auf der folgenden Seite abholen: http://www.veit-schiele.de/ dienstleistungen/technische-dokumentation/ plone-nutzerhandbuch/webdav
Iterate
Verwiesen werden soll an dieser Stelle auch auf das Produkt Iterate. Es ermöglicht Redakteuren, Arbeitskopien einer Plone-Seite zu erstellen, bei gleichzeitiger Sperrung des Originaldokumentes zum Schreiben durch andere Benutzer und erneuter Entsperrung nach Freigabe durch den Autor. Leider ist derzeit keine stabile Version dieses Produktes verfügbar, so dass es für den Masseneinsatz noch nicht zur Verfügung gestellt werden kann.
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Arbeiten mit externen Editoren
Wer große Dokumente bearbeiten muss, ist oft nicht von der Arbeit mit dem kleinen Textfeld in Plone begeistert. Eine Lösung kann die Arbeit mit externen Editoren sein: für Word-Dokumente WinWord, für PDF-Dateien Acrobat, für HTML-Dokumente Dreamweaver etc.
Abb. 2: Die Arbeit mit dem externen Editor erlauben
Um seine Arbeitsumgebung einzurichten, geht man wie folgt vor:
- Einloggen in Plone und das zu bearbeitende Dokument anzeigen lassen,
- In der Fußzeile den Punkt „Meine Einstellungen“ wählen Benutzereinstellungen Häkchen setzen bei „Externen Editor erlauben“
Abb. 3: Zur Bearbeitung mit externem Editor den Stift anklicken
Ab sofort erscheint im Bearbeitungsmodus am Fuß der Seite ein kleiner Stift. Beim Anklicken wird gefragt, mit welcher Anwendung, die natürlich auf dem PC installiert sein muss, das Dokument geöffnet werden soll. In der gewählten Umgebung können Sie dann die Seite wesentlich komfortabler bearbeiten. Beim Abspeichern wird das Dokument auf den Server zurückgeschrieben und in der Zwischenzeit durch WebDAV vor weiteren Zugriffen geschützt.
Auf jeden Fall sollte man sich zusätzlich den Zope External Editor installieren1, der es ermöglicht, den einzelnen Content-Typen von Plone unterschiedliche Softwarepakete, sog. Helper-Applikationen, zur Bearbeitung zuzuweisen,z. B. Photoshop zu Bildern oder Dreamweaver zu HTML-Seiten.
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Plone als Wiki
Abb. 4 Wiki-Schreibweise für einen Link
Plone stellt nun auch einen Inhaltstypen „Wicked doc“ zur Verfügung, der die Wiki-Schreibweise beim Verlinken unterstützt. Um ihn in Ihrer Instanz verfügbar zu machen, muss einmalig vom Instanzadministrator das Plone-Produkt „wicked“ installiert werden. Sie können ab dann ein sogenanntes „Wicked doc“ hinzufügen, in dem Sie statt eines echten Links einfach schreiben können: ((Titel des zu verlinkenden Objektes))
Terminverwaltung und Terminaustausch
Abb. 5: Terminkalenderdarstellung eines Ordners
Plone bietet neben normalen Dokumenten auch den Objekttypen „Termin“ an. Die erfassten Objekte dieses Typs lassen sich in Kalenderform präsentieren.Und: Die erfassten Termine lassen sich über die iCal-Schnittstelle mit anderen Kalendern austauschen. Dazu exportiert man zunächst entweder einen konkreten Termin oder alle Termine eines Monats über den Menüpunkt „Export“.
Die Export-Datei *.ics kann ohne Zwischenschritt mit der lokalen Kalenderanwendung geöffnet werden. Die gewählten Termine werden importiert und mit der Markierung „vorläufig“ versehen. Dadurch sind sie gut von den nicht über Plone erfassten Terminen zu unterscheiden.
Abb. 6: Im- und Export-Button zum Terminaustausch
Abb. 7: Import von Terminen im Kalender der Oracle Collaboration Suite
Auch umgekehrt funktioniert dieser Weg: Im HU-Kalender (Oracle Collaboration Suite) erfasste Termine können mit einer Zeiteinschränkung als iCalendar-Datei exportiert und anschließend in Plone importiert werden. Natürlich bieten auch viele andere Kalender diese Funktionalität.
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Arbeiten mit Kommentierungen und Referenzen
Kommentare zulassen
Für die Arbeit in verteilten Arbeitsgruppen ist es wichtig, sich gegenseitig Kommentare zu den erstellten Inhalten zukommen zu lassen. Gut geeignet ist dafür die Kommentierungsfunktion in Plone.
Abb. 8: Kommentierungen erlauben
Unter allen Objekten finden Sie im Bearbeitungsmodus die Möglichkeit zur Auswahl „Diskussion erlauben“ mit den Wahlmöglichkeiten „Erlaubt“ und „Verboten“. Standardmäßig ist in fast allen Instanzen die Option „Verboten“ gesetzt. Wenn Sie an dieser Stelle den Default-wert überschreiben und „Erlaubt“ wählen, steht Besuchern dieser Seite die Option „Kommentieren“ zur Verfügung.
Abb. 9: Ansicht einer Seite, auf der das Kommentieren erlaubt ist
Sicher ist dies keine Option, die unter jedem Dokument stehen sollte, aber sie eignet sich dazu, partiell eine Kommunikation mit dem Leser anzuregen und ihn um Feedback zu bitten.
Referenzen einfügen
Wenn Sie sich auf ein anderes Plone-Objekt beziehen möchten, können Sie eine Referenz darauf angeben.
Abb. 10: Eine Referenz einfügen
Bei der Ansicht der Seite erscheint dann die Option „siehe auch“ mit dem von Ihnen referenzierten Link.
Abb. 11: Ansicht eines Dokumentes mit Referenz
Der Personal Workplace
Abb. 12: Der Personal Workplace
Die TU München hat im letzten Jahr den „Personal Workplace“ eingeführt. Er bietet die Möglichkeit, sich innerhalb von Plone eine eigene Arbeitsoberfläche zu gestalten, bevorzugte Informations- und Bearbeitungsfenster nach eigenem Geschmack anzuordnen und zu sortieren. Er benutzt moderne Technologien wie RSS und Gadgets, um Informationsangebote zu vernetzen. Anders als in München, haben an der HU nur verhältnismäßig wenige Mitarbeiter(innen) und Studierende bisher gar keinen Zugriff auf Plone. Deshalb haben wir uns entschieden, zwar ebenfalls einen personalisierbaren Arbeitsplatz einzuführen, allerdings außerhalb von Plone, auf der Basis von Liferay Portal. Derzeit laufen die Arbeiten zur Vorbereitung der Einführung dieser Software. Dazu gehört zum einen die Anpassung an das Corporate Design der Universität, zum anderen die Integration wichtiger Dienste wie Alfresco, ein Dokumentenverwaltungssystem, wie es bisher an der HU sonst nicht zur Verfügung steht.
Die Liste der hier vorgestellten Produkte und Technologien ist natürlich nicht vollständig. Sie wird deshalb online2 fortgeschrieben werden müssen. Gern nehme ich dazu Ihre Ergänzungen entgegen.