CMS Journal
Nr. 35
März 2012
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Weitere Artikel aus dem cms-Journal Nr. 35 finden Sie auf dem edoc-Server der Humboldt-Universität zu Berlin unter http://edoc.hu-berlin.de/cmsj/35
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Kollaboratives Arbeiten an der HU

Katrin Lányi I lanyi@cms.hu-berlin.de

Andreas Vollmer I andreas.vollmer@cms.hu-berlin.de

Keywords

Kollaboratives Arbeiten, Collaboration, Zusammenarbeit, Wikis, Blogs

Abstract

Der CMS bietet zahlreiche HU-eigene Dienste an, die für die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen nützlich sind. Eine neue Diensteübersicht stellt alle Angebote in Kurzdarstellungen vor. Der Beitrag geht auf die Planungen zu neuen Angeboten zum kollaborativen Arbeiten ein, insbesondere auf die konkreten Neuerungen zu Wikis und Blogs.


Online zusammenarbeiten, aber womit?

Teamarbeit wird in allen Bereichen der Universität großgeschrieben – kein Wunder, dass das Thema Collaboration bzw. kollaboratives Arbeiten in Diskussionen des Computer- und Medienservice um die Weiterentwicklung seines Dienstespektrums eine große Rolle spielt. Dabei ist der Gegenstand sehr umfassend und schwer einzugrenzen, denn die Anforderungen sind vielfältig und gehen stark auseinander. Mit der Unterstützung des kollaborativen Arbeitens durch digitale Werkzeuge (vorzugsweise webbasiert) befasst sich eine Arbeitsgruppe des Computer- und Medienservice, die versucht, die verschiedenen Sichten und Lösungswege zusammenzubringen.

Es geht nicht zuletzt darum, die Inhalte und Daten im Hause zu behalten und nicht auf fremden Servern abzulegen, sei es aus Gründen der Vertraulichkeit, die in globalen Netzwerken nicht gewährleistet ist, oder auch der Verfügbarkeit, falls externe Anbieter ihre Dienstleistung mal abschalten. Nicht selten sind es sensible Daten wie noch nicht publizierte Forschungsergebnisse oder innovative Forschungsvorhaben, die Gegenstand der gemeinsamen Arbeit sind. Solche Daten gehören nicht in kommerziell betriebene Blogs oder Kalender auf fremden Servern. Was aber tun, wenn es noch kein ebenbürtiges universitätsinternes Werkzeug für Arbeitsgruppen gibt?

Inhaltsverzeichnis

Online zusammenarbeiten, ...

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HU-Wiki und HU-Blog...

Und der ganze Rest ......

Literatur...


Mehr Übersicht

Mit den spezialisierten und integrierten Angeboten von globalen Konzernen zu konkurrieren, fällt allen Hochschulen schwer. Die verschiedenen Google-Produkte und sogenannten Cloud-Dienste etwa lassen sich nicht einfach nachbauen. Das ist ein Wettbewerb, den die Internet-Riesen mit großem wirtschaftlichen Einsatz untereinander führen oder Unternehmen mit einem speziellen Produktgedanken vorwärtstreiben wie etwa Dropbox. Man kann sich jedoch genauer ansehen, welche speziellen Anforderungen die wissenschaftliche Arbeit stellt und für welche Komponenten es freie Möglichkeiten gibt, die sich miteinander verbinden lassen.

Die CMS-Arbeitsgruppe hat das vorhandene breite Dienstespektrum unter dieser Fragestellung gesichtet und geordnet. Gleichzeitig wurde sie 2011 im Rahmen einer Förderung der Medienkommission des Akademischen Senats durch zwei studentische Hilfskräfte unterstützt. In dieser Zeit hat sich einiges bewegt. Seit Juli 2011 sind für die Zusammenarbeit geeignete Dienste in einer Übersicht zusammengefasst, wobei jeder Dienst nach einem einheitlichen Schema kurz und übersichtlich skizziert ist: Beschreibung, Vorteile, Einschränkungen, Voraussetzungen (Abb. 1).

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Abb. 1: Interaktive Übersicht über die Dienste des CMS zum kollaborativen Arbeiten (http://www.cms.hu-berlin.de/dl/collaboration/diensteuebersicht/)

Am Anfang standen Interviews, in denen Arbeitsgruppen an der HU exemplarisch nach ihren Bedürfnissen in Bezug auf die Unterstützung durch technische Werkzeuge befragt wurden. Nahezu alle Gruppen wünschten sich ein Wiki, einen eigenen Blog und eine gemeinsame Dateiablage, auf die auch per Webclient zugegriffen werden kann. Außerdem wurde häufig ein Werkzeug gesucht, mit dem man Dokumente über das Web gemeinsam bearbeiten kann. Zentrale Angebote, bei denen dies auf Servern der HU geschehen konnte, gab es bisher nicht. Alle Werkzeuge sollten außerdem auf einem Arbeits-Desktop für die Arbeitsgruppe sichtbar sein. Eine solche Portal-Software gab es bislang nur in Ansätzen und auch jetzt, nach Ablauf der Förderung durch die Medienkommission, ist sie noch ausbaufähig.

In den Befragungen der Arbeitsgruppen wurde auch deutlich, dass die bereits vorhandenen Dienste nicht hinreichend bekannt sind. Beschreibungen dazu gibt es zwar im Webauftritt des CMS, aber die Fülle der Texte und teilweise auch deren Unverständlichkeit für Nicht-IT-Fachleute führen dazu, dass Dienste nicht als sinnvoll erkannt und damit nicht genutzt werden. Um dem entgegenzuwirken, entstand also eine interaktive Diensteübersicht, in der die Dienste kurz beschrieben und verschiedenen Kategorien zugeordnet wurden. Auch Angebote, die noch getestet werden (wie z. B. der HU-Chat), sind aufgenommen. Die Übersicht sollte leicht verständlich und übersichtlich eine Antwort geben können auf die Frage: Welcher vom CMS angebotene Dienst unterstützt mich in meiner Aufgabenstellung?

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HU-Wiki und HU-Blog

Der häufige Wunsch nach Wiki und Blog entspricht der Vielzahl von Wiki- und Blog-Installationen verschiedener Art, die Nutzer auf dem Institutswebserver WWW2 selbst eingerichtet haben. Nicht selten sind die Programmversionen veraltet oder es werden sicherheitstechnisch (mittlerweile) kritische Erweiterungen verwendet. Einrichtung, Betrieb und Pflege der Software brauchen Know-how und Aufmerksamkeit, die oft vorübergehend sind, befristet durch das Auslaufen einer Drittmittelförderung oder das Ausscheiden von versierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Die Alternative zu den vielen dezentralen und selbstverwalteten Einzelinstallationen ist eine zentrale Installation, auf der beliebig viele einzelne Instanzen angelegt werden können. Im Fachjargon heißt das dann „Farm“, nur dass kein Kleinvieh, sondern Wikis und Blogs gezogen werden. 2011 wurden jeweils eine Blogfarm und eine Wikifarm eingerichtet, deren Programmgrundlage vom CMS gepflegt und aktuell gehalten wird. Dabei handelt es sich zunächst um einen Testbetrieb, bis Nachfrage und Aufwand besser abzusehen und die Voraussetzungen für einen dauerhaften Produktivbetrieb geklärt sind. Wir haben uns für die Produkte entschieden, die am häufigsten auf WWW2 installiert wurden: WordPress und MediaWiki. Dies hat zudem den Vorteil, dass bei diesen weit verbreiteten Produkten ein reibungsloser Import und Export von Inhalten aus anderen WordPress- bzw. MediaWiki-Installationen möglich ist.

Eine Arbeitsgruppe kann nun einen Blog oder ein Wiki oder auch beides erhalten, ohne über Kenntnisse zu Installation und Betrieb zu verfügen und braucht sich nur um ihre Inhalte zu kümmern. Mittelfristig ist dann vorgesehen, auch die bereits vorhandenen Blogs und Wikis in die zentralen Farmen zu überführen.

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Und der ganze Rest ...

Dienste, die für Arbeitsgruppen sinnvoll sind, können nun über ein gemeinsames Formular beantragt werden. Auch Dienste, die künftig hinzukommen oder die man erst später benötigt, können jederzeit für die Arbeitsgruppe angefordert werden. Für den Anfang besteht das Repertoire aus Blog, Wiki, gemeinsamem HU-Oracle-Kalender, Arbeitsgruppen-Mailingliste, Moodle-Kurs, Webseiten in Plone oder auf WWW2.

Zurzeit arbeitet die CMS-Arbeitsgruppe daran, auch eine gemeinsame Dateiablage und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten umzusetzen. Der gegenwärtig eingesetzte Kalender, der von der Herstellerfirma Oracle nicht weiterentwickelt wird, soll in absehbarer Zeit abgelöst werden von einem Kalender, der sich auch für Arbeitsgruppen eignet. Neue Dienste werden dann sowohl in die Beschreibungen der Diensteübersicht aufgenommen als auch im Webformular ergänzt.

Die vom CMS bereitgestellten Dienste sind auf Wunsch anschließend über einen Arbeitsgruppen-Desktop im HU-Portal erreichbar: http://portal.hu-berlin.de. Jeder Desktop lässt sich durch weitere Programmfenster (Portlets) ergänzen. Alle Dienste sind natürlich unter HU-Adressen verfügbar, beispielsweise blog.hu-berlin.de/<meinearbeitsgruppe>.

Kurse zur Einführung finden Sie u. a. im Programm der Beruflichen Weiterbildung, sonst wenden Sie sich auch gerne an den Web-Support (web-support@cms.hu-berlin.de) mit Anregungen und Nachfragen. Kollaboratives Arbeiten ist vielfältig und der CMS versucht, jeweils gute Lösungen zu finden.

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