CMS Journal
Nr. 35
März 2012
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Citavi, EndNote, Zotero & Co. effektiv(er) einsetzen Bibliotheken bieten umfangreiche Serviceangebote für die Literaturverwaltung

Matti Stöhr I matti.stoehr@online.de

Keywords

Literaturverwaltungsprogramm, Citavi, EndNote, Zotero, LOTSE

Abstract

Der folgende Artikel stellt die Vielfalt bibliothekarischer Dienstleistungsangebote für die persönliche Literaturverwaltung vor, welche Endnutzerinnen und Endnutzer von entsprechender Software mit Gewinn für die eigene wissenschaftliche Arbeit wahrnehmen können. Am Beispiel der Aktivitäten der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin werden konkrete, aktuelle und geplante Services beschrieben.


Grundlagen - ein Überblick

Die Tätigkeit der Literaturverwaltung lässt sich als möglichst effiziente Organisation von Literaturinformationen aller Art – unabhängig vom Trägermedium und Publikationsform – an einem zentralen Ort beschreiben. Sie ist dabei ein Mittel zur Begleitung von literaturgestützten Erkenntnis- bzw. Wissensprozessen und stellt dabei eine essentielle Handlung beim wissenschaftlichen Arbeiten bzw. Publizieren dar.

Wie der Kölner Bibliotheks- und Informationswissenschaftler Matthias Nagelschmidt treffend feststellt, ist die Literaturverwaltung nicht isoliert, sondern als eine selbstverständliche Teilaufgabe im „Kontext der Informationszirkulation“ zu betrachten.[1] (Vgl. Abb. 1)

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Abb. 1: "Literaturverwaltung im Kontext der Informationszirkulation"

Dass zur Unterstützung dieser Tätigkeit mittlerweile eine Reihe unterschiedlichster Softwarelösungen existieren, ist grundsätzlich bekannt und wurde unter anderem bereits in einem Beitrag einer früheren Ausgabe des CMS-Journals thematisiert.[2] Die Nutzung von Literaturverwaltungsprogrammen wird angesichts wachsender Funktionsmöglichkeiten und Anwendungsszenarien, etwa durch entsprechende Applikationen für mobile Endgeräte oder durch Einbindung von Literaturverwaltungsfunktionen in verschiedenste Webportale, immer attraktiver. Ein weiterer Grund dafür ist – nicht zuletzt vor dem Hintergrund des zunehmenden Aufkommens elektronischer Publikationen – die wachsende Verfügbarkeit und Nachnutzbarkeit bibliographischer Daten aus den unterschiedlichsten Datenquellen. Gleichzeitig ist ein Unterstützungsbedarf bei (potentiellen) Anwenderinnen und Anwender erkennbar, die zuvorderst die richtige Programmauswahl treffen und die Software schließlich für sich effektiv einsetzen möchten. Insbesondere wissenschaftliche Bibliotheken agieren hier verstärkt mit Serviceaktivitäten für Literaturverwaltung. Die Vielfalt des bibliothekarischen Unterstützungsangebots zur Effektivierung der softwaregestützten Literaturarbeit ist unverkennbar und hat bereits eine fundierte Analyse erfahren.[3] Auf Grundlage dieser seien nun Aspekte eines Dienstleistungsportfolios zur Literaturverwaltung in einer Universitätsbibliothek an einigen konkreten Beispielen aus der Humboldt-Universität zu Berlin (UB) vorgestellt.1

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Kontexterweiternde Servic...

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Informierende Services bieten Überblick

Was heißt systematische Literaturverwaltung? Welche Hilfsmittel gibt es dafür? Wie kann ich diese bewerten und schließlich das für mich geeignete Produkt auswählen? Informierende Services werden angeboten, damit sich interessierte Personen über die Tätigkeit und die Grundprinzipien (elektronischer) Literaturverwaltung im Allgemeinen und im Speziellen über konkrete Softwarelösungen überblicksartig informieren können. Da hier die theoretische Wissensvermittlung über Literaturverwaltung und Literaturverwaltungssysteme im Vordergrund stehen, wird an dieser Stelle in der Regel kein aktiver Gebrauch von Literaturverwaltungssoftware vorausgesetzt. mehrere Informationseinstiege:

Auf der Website der UB sind mehrere Informationseinstiege vorhanden. Der wohl wichtigste ist die zentrale Bereichsseite zur Literaturverwaltung, welche direkt von der Startseite aufrufbar bzw. verlinkt ist, einen Überblick über ver­schiedene Programme und deren Einsatzzweck sowie Links zum Download und Onlinehilfen.[4]

Weitere Informationen zum wissenschaftlichen Arbeiten und zur Literaturverwaltung bietet LOTSE – ein allgemeines und fachspezifisches Online-Informationssystem zum wissenschaftlichen Recherchieren und Arbeiten, an welchem die UB kooperativ beteiligt ist.2[5] Hier wird unter anderem auf einschlägige, umfangreiche Softwarevergleiche hingewiesen, welche ein probates Mittel zur Programmauswahl darstellen.

Für das schnelle Nachschlagen findet sich im Bibliotheksglossar unter dem Stichwort „Literaturverwaltungsprogramm“ eine kurz gefasste Beschreibung grundsätzlicher Funktionen von Literaturverwaltungssoftware“ – inkl. der Nennung einschlägiger Programmbeispiele.[6] Im Glossar wird außerdem anhand von Beispielen die gemeinschaftliche, webbasierte Literaturarbeit – das „Social Cataloging“ – thematisiert.[7]

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Programmbezogen-unterstützende Services bieten Durchblick

Theoretisches Wissen über Literaturverwaltung ist natürlich nicht genug, schließlich geht es darum, die eine oder andere Software aktiv zu einzusetzen. In Abgrenzung zu den informierenden Services zielt diese Kategorie programmbezogen-unterstützender Services auf die praktische Arbeit mit konkreten Softwarelösungen. Dies beginnt beim Erwerb. Viele Bibliotheken, so auch die UB, ermöglichen – teils in Kooperation mit den Hochschulrechenzentren – durch den Abschluss von Campuslizenzen den kostenlosen Bezug teils recht teurer Applikationen. Über die Authentifizierung als Hochschulangehörige erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Studierende der lizenznehmenden ­Institutionen die Möglichkeit, die Vorteile der Vollversionen zu genießen. HU-Angehörigen stehen so die Literaturverwaltungsprogramme Citavi und EndNote in vollem Umfang zur Verfügung. Darüber informiert die UB im zentralen Webbereich zur Literaturverwaltung.

Der Softwarebezug ist via Download so innerhalb kürzester Zeit vollzogen. Eine sichere und effektive Bedienung folgt daraus jedoch nicht zwangsläufig, auch fortgeschrittene Nutzungsmöglichkeiten liegen nicht unbedingt auf der Hand. Ein breites Angebot an „Diensten zur Softwarenutzung“ helfen hier den Umgang mit dem jeweiligen Programmdurchblick zu erleichtern. Einige davon stehen orts- und zeitunabhängig auf der Bibliothekswebsite als zur Verfügung. Hier findet man mehrere Tutorials, welche kurz und bündig die wichtigsten Funktionen der Programme erläutern. So wird zum Beispiel im von der UB-Startseite zugänglichen „Onlinekurs Informationskompetenz“ die Literaturverwaltung mit Citavi unter besonderer Berücksichtigung der lokalen Nutzungsspezifika eingehend beschrieben.3[8] (Vgl. Abbildung 2)

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Abb. 2: Teilabschnitt zu den Citavi-Funktionen im "Onlinekurs Informationskompetenz" der UB

Der Support ist über eine speziell dafür eingerichtete E-Mailadresse erreichbar: ub.literaturverwaltung@ub.hu-berlin.de. Besonders nachgefragt sind außerdem Schulungen, welche zumeist – sofern sie nicht als Webinare durchgeführt werden – Präsenzcharakter haben und damit nur zu bestimmten Terminen wahrzunehmen sind. An der UB wurden in der Vergangenheit bereits mehrfach einführende Literaturverwaltungsschulungen mit dem Schwerpunkt auf Citavi und EndNote abgehalten, fanden jedoch nicht regelmäßig statt. Es ist jedoch geplant, das Angebot auszubauen.

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Datenbezogen-unterstützende Services bieten Einblick

Den größten Vorteil bei der Nutzung von Literaturverwaltungssoftware stellt freilich die einfache Übernahme bibliographischer Daten aus externen Quellen dar. Damit ist realisiert, dass man Literaturinformationen, sofern sie in strukturierter Form verfügbar sind, nicht mehr abtippen muss und flexibel – insbesondere für das Zitieren und Erstellen von Literaturverzeichnissen – nachnutzen kann. Bibliotheken besitzen mit ihren Online-Katalogen wahre Datengoldgruben. Entsprechende Dienstleistungen befähigen den Nutzer dazu, die Ergebnisse der Katalog- bzw. Datenbankrecherchen in ihr persönliches Literaturverwaltungswerkzeug zu übernehmen und weiterzuverarbeiten. Servicequantität und -qualität hängen hier zuvorderst von den technischen Voraussetzungen zur Interoperabilität der Datenquellen mit der jeweils verwendeten Software – und umgekehrt – ab.

Die UB bietet hierzu mit ihrem Suchportal Primus komfortable Möglichkeiten, Rechercheergebnisse direkt zu bestimmten webbasierten Literaturverwaltungsdiensten zu senden.[9] Dazu gehören EndNote Web, RefWorks und Connotea. (Vgl. Abbildung 3) Außerdem ist es möglich, einzelne Treffer oder Treffermengen aus dem UB-OPAC selbst mittels der Nutzung einer geeigneten Formatvariante zu exportieren. In diesem Falle ist es RIS, ein weit verbreiteter Formatstandard, welchen die Mehrheit an Softwarelösungen, wie etwa Citavi, Mendeley oder Zotero korrekt interpretieren kann.

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Abb. 3: Versandoptionen eines Recherchetreffers im Suchprotal Primus der UB

Natürlich ist es komfortabel, wenn man direkt aus dem genutzten Literaturverwaltungsprogramm heraus in dem Bibliothekskatalog der Wahl recherchieren und Treffer direkt importieren kann. Wie die meisten Bibliotheken macht die UB dies durch die Freigabe ihrer Z39.50-Schnittstelle möglich. Noch attraktiver ist die Option aus der Literaturverwaltung in einer Reihe von kostenpflichtigen Datenbanken recherchieren zu können. Die UB ermöglicht es im Falle von Citavi über die Bereitstellung einer Einstellungs- bzw. Parameterdatei, welche auf der genannten UB-Themenwebsite zur Literaturverwaltung abrufbar ist.

Ein Angebot, welches die Zitationsarbeit erleichtert, ist ebenso im Service-Portfolio der UB enthalten. Die mit dem Computer- und Medienservice gemeinsame AG Elektronisches Publizieren bietet auf dem „edoc-Server“ genannten Dokumentenrepositorium für die Programme Citavi und EndNote Zitierstile (Output-Styles) zum Download an.[10] (Vgl. Abbildung 4)

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Abb. 4: Hinweise zum Zitierstilangebot auf den edoc-Server der HU Berlin

Dieses Angebot ist insbesondere für das Schreiben von Qualifikationsarbeiten interessant. Die obligatorische, oft schwierige Entscheidung für einen Zitierstil wird so erleichtert, wenn nicht gar abgenommen, vor allem wenn man plant, die Arbeit auf dem edoc-Server und damit nach Open-Access-Prinzipien zu publizieren.

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Kontexterweiternde Services bieten Weitblick

Literaturverwaltungsfunktionen werden auch in solche Applikationen zunehmend integriert, die ursprünglich nicht für die individuelle Organisation bibliographischer Daten vorgesehen waren. In diesem Sinne wird die persönliche Literaturverwaltung in alternativen Kontexten bzw. Arbeitsumgebungen möglich gemacht. Das ist vor allem dort praktisch, wo die Literaturrecherche stattfindet – so in den elektronischen Katalogen von Bibliotheken. Der OPAC ist damit weit mehr als ein Rechercheinstrument. Dieser bietet gleichzeitig Optionen für die individuelle Organisation und Verarbeitung von Literaturbezügen auf der Grundlage der zuvor durchgeführten Recherche, vor allem dann, wenn man sich mit seinem persönlichen Account in das Recherchewerkzeug eingeloggt hat. So ist im Primus-Suchportal über den sogenannten „Mein Bereich“ die Möglichkeit gegeben, Suchanfragen zu speichern und gleichzeitig Rechercheprofile anzulegen. Über den „Korb“ kann man schließlich aus Rechercheergebnisse Literaturlisten zusammenstellen, verwalten und diese – wie bereits erwähnt – direkt in populäre Literaturverwaltungssysteme übertragen.

Ebenso naheliegend ist die Verbindung von Literaturverwaltungssoftware mit Lern- bzw. Lehrmanagementsystemen (LMS), da beide als Werkzeuge der Begleitung von zielgerichteten Arbeitsprozessen zur Informationsverarbeitung dienen. Durch die Implementierung und Fortentwicklung von Kommunikations- und Vernetzungsfunktionalitäten gewinnen beide Systeme an Offenheit, Interoperabilität und Flexibilität. Derzeit sind im an der HU etablierten LMS Moodle leider keine Funktionen zur Übernahme und Weiterverarbeitung strukturierter Literaturdaten im Studien bzw. Lehrkontext implementiert. [11] Ein erster wichtiger Schritt in diese Richtung sind jedoch die im HU-Moodle integrierten Funktionsblöcke zur Initiation von Recherchen im OPAC. (Vgl. Abbildung 5)

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Abb. 5: In die persönliche HU-MyMoodle-Seite integrierte UB-Rechercheblöcke (rechts)

Eine dritte Kategorie kontexterweiternder Services für Literaturverwaltung stellen „Dienste in Werkzeugen der Wissenschaftsorganisation“ dar. Hier sind insbesondere die virtuellen Forschungsumgebungen zu nennen, in welchen Literaturverwaltungsfunktionen einen Nutzermehrwert darstellen können.4 Die UB bietet hier noch kein aktuell nutzbares Angebot an, beschäftigt sich jedoch unter anderem in Zusammenarbeit mit Computer- und Medienservice in der gemeinsamen Arbeitsgruppe Elektronisches Publizieren intensiv mit dem Thema.

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Zusammenfassung

Im Prozess des wissenschaftlichen Arbeitens, sei es im Studium oder im Beruf, nimmt die Literaturverwaltung eine exponierte Stellung ein. Hierzu liegt es nahe, eine diese Tätigkeit unterstützende Software zu benutzen. An­wenderinnen und Anwender oder solche, die es werden wollen, finden in Bibliotheken kompetente Partner vor, welche sie von der ersten Berührung mit dem Thema bis zur fortgeschrittenen Anwendung eines speziellen Bibliographieprogramms begleiten. Angehörige der Humboldt-Universität können hierzu auf die Servicevielfalt ihrer Universitätsbibliothek zurückgreifen – von der Erstinformation zu Literaturverwaltung über Softwareschulungen bis hin zu Literaturarbeit im Primus-Suchportal – und das größtenteils bequem zeit- und ortsunabhängig durch einfachen Besuch der UB-Website der HU. Die hier versprochenen Über-, Durch-, Ein- und Weitblicke sind garantiert inbegriffen.

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Literatur

[1] Nagelschmidt, M.: Literaturverwal­tungsprogramme. Das funktionale Minimum. ABI-Technik 2/2010, S. 94–99. http://dx.doi.org/10.1515/ABITECH.2010.30.2.94
[2] Kindling, M. und Stöhr, M.: Literaturverwaltung zur Unterstützung des wissenschaftlichen Publizierens. cms-journal 32/2009. urn:nbn:de:kobv:11-10098386
[3] Stöhr, M.: Bibliothekarische Dienstleistungen für Literaturverwaltung. Eine vergleichende Analyse des Angebots wissenschaftlicher Bibliotheken unter besonderer Berücksichtigung der Nutzerperspektive, 2010, (Berliner Handreichungen zur Bibliotheks- und Informationswissenschaft, 283). urn:nbn:de:kobv:11-100178393
[4] UB HU Berlin: Bibliothek benutzen. Literaturverwaltung, 2011. http://www.ub.hu-berlin.de/bibliothek-benutzen/literaturverwaltung-1
[5] UB Münster; UB HU Berlin: LOTSE. Literatur recherchieren und beschaffen – Die persönliche Literaturverwaltung. 2011. http://lotse.uni-muenster.de/fachuebergreifend/literatur_recherchieren_und_beschaffen/literaturnachweise_verwalten/literaturnachweise_verwalten-de.php
[6] UB HU Berlin: Glossar. Literaturverwaltungsprogramm, 2009. http://www.ub.hu-berlin.de/bibliotheksglossar/literaturverwaltungsprogramm
[7] UB HU Berlin: Glossar. Social Cataloging, 2009. http://www.ub.hu-berlin.de/bibliotheksglossar/social-cataloging
[8] UB HU Berlin: Onlinekurs Informationskompetenz, o. J. http://info.ub.hu-berlin.de/onlinekurs
[9] UB HU Berlin: Suchportal Primus. 2011. http://primus.ub.hu-berlin.de
[10] Arbeitsgruppe „Elektronisches Publizieren“ von UB und CMS der HU Berlin: Autorenhinweise. Literaturdatenbanken, 2009. http://edoc.hu-berlin.de/e_autoren/litdb.php?arbeit=Dissertationen%20%C2%BB&index=index.php
[11] CMS der HU Berlin: Moodle. o. J. http://moodle.hu-berlin.de

Anmerkungen

1 Für ihre Hinweise zum Stand und zur Planung der UB-Servicepraxis bzgl. der Literaturverwaltung gilt Frau Anna-Katharina Huth mein besonderer Dank.
2 Vgl. hierzu auch den Beitrag „Vermittlung von Informationskompetenz“ von Andrea Kullik in diesem Heft, siehe Seite 23.
3 Die dortigen Ausführungen zur Software-Hilfe beziehen sich jedoch auf eine unlängst veraltete Programmversion.
4 vgl. hierzu den Beitrag von Maxi Kindling „Virtuelle Forschungsumgebungen zur wissenschaftlichen Zusammenarbeit“ in diesem Heft, siehe Seite 7.

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