Knaack, Ildiko: Die Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen in der öffentlichen Verwaltung als IT-organisatorischer Gestaltungsprozeß

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Kapitel 2. Konzeptionelle Grundlagen der IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung<6>

2.1 Der Vorgang als Kernelement der Vorgangsbearbeitung

Der Vorgang steht im Mittelpunkt der informationstechnischen und organisatorischen Überlegungen.

In der Terminologie der öffentlichen Verwaltung wird der Begriff Vorgang in zwei unterschiedlichen Bedeutungen verwendet.

„(Ein) ‚Vorgang’ (bezeichnet) sowohl ein bestimmtes Vorgehen, ein Bearbeiten, kurzum einen Geschäftsvorfall, wie auch die darauf bezogenen Schriftstücke.“ <7>

In der Prozeßsicht beschreibt der Terminus Vorgang im Sinne von Goeth, der einen Vorgang als die kleinste operationalisierte Einheit einer Verwaltungsmaßnahme mit einem abgeschlossenen, maßnahmebezogenen Arbeitsergebnis bezeichnet,<8> eine konkrete Einzelmaßnahme (Geschäftsvorfall) einer Behörde bei


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der Erfüllung ihrer Aufgaben. Im Vordergrund dieser Sichtweise steht der Ablauf bzw. der Bearbeitungsprozeß des Vorgangs.

Stehen die einzelnen Objekte eines Vorgangs im Mittelpunkt der Betrachtung, so beschreibt der Begriff Vorgang die Gesamtheit des diese Einzelmaßnahme betreffenden Schriftguts, welches geordnet in einer Akte abgelegt wird.<9>

Abbildung : Vorgangsbegriff in der Objekt- und Prozeßsicht

Die Doppeldeutigkeit des Terminus „Vorgang“ in der öffentlichen Verwaltung ist den Mitarbeitern zumeist nicht bewußt und auch nicht von Bedeutung. Erst mit der IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung kommt der Unterscheidung von Prozeß- und Objektsicht Bedeutung zu, da aufgrund der Abkehr vom Papier und dem Beginn der elektronischen Bearbeitung erstmals eine Trennung von Objekt und Prozeß erfolgt.

Der in der vorliegenden Arbeit verwendete umfassende Begriff der Vorgangsbearbeitung schließt sowohl die Durchführung einer Einzelmaßnahme als eigentliche Vorgangsbearbeitung (Vorgangsbearbeitung i. e. S.) als auch die Behandlung der dabei anfallenden Unterlagen (Schriftgutverwaltung) ein. Vorgangsbearbeitung ist in der Zusammenführung der Prozeß- und Objektsicht eines Vorgangs somit eine Folge von Bearbeitungsschritten (Prozeßsicht), die auf bzw. mit Dokumenten, Vorgängen/Bänden und/oder Akten ausgeführt werden (Objektsicht).


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2.2 Der Prozeß der Vorgangsbearbeitung

2.2.1 Der Vorgang als der Prozeß der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls

Der Prozeß im Kontext der Optimierung und des Redesigns von Prozessen

Im Hinblick auf Konzepte zur Optimierung oder zum Redesign von Prozessen<10> wird der Prozeß als Geschäftsprozeß u. a. wie folgt definiert:

Der Prozeß im Kontext einer IT-Unterstützung

Die Workflow Management Coalition (WfMC) definiert einen Prozeß als „A coordinated (parallel and/or serial) set of process activities that are connected in


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order to achieve a common goal.“<15> Von Bedeutung ist, daß die einzelnen Prozeßaktivitäten sowohl manuelle als auch Workflow-Aktivitäten sein können.

Einige Autoren differenzieren zwischen Geschäftsprozeß und Vorgang. Nach Litke ist ein Vorgang eine organisatorisch zusammenhängende Folge von Bearbeitungsschritten, der neben Aktionseinheit und Träger, Ablauf (Zeit/Logik) und Informationsobjekt Bestandteil der Struktur eines Geschäftsprozesses ist. Der Vorgang ist ein Exemplar eines Vorgangstyps (Ablaufschema zur Erledigung von Aufgaben).<16> Auch Kläger/Rathgeb/Stiefel unterscheiden zwischen Vorgang und Prozeß derart, daß Vorgänge als Auslöser eines oder mehrerer Prozesse betrachtet werden; Vorgänge selbst sind logisch isolierbare Einzeldurchläufe und Zähl-/Meß-/Rechnungs-/Leistungseinheiten der Aufgabenerfüllung.<17>

Heilmann hingegen setzt Workflow, Geschäftsprozeß und Vorgang gleich und bezeichnet einen Vorgang als einen abgrenzbaren, meist arbeitsteiligen Prozeß, der zur Erstellung oder Verwertung betrieblicher Leistungen führt.<18>

Die nachfolgende Definition aus dem Bereich des Softwareengineerings betont die Wiederholbarkeit und Modellierbarkeit des Geschäftsvorfalls und schränkt damit Geschäftsvorfälle streng genommen auf strukturierbare Prozesse<19> ein. „Ein Geschäftsvorfall ist ein logisch zusammenhängender, oft wiederholter und wiederholbarer Arbeitsvorgang, der durch einen Auslöser initiiert und nach einem vorgegebenen Vorgehensmodell abgewickelt wird.“<20>


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Der Vorgang als Bearbeitungsprozeß eines Geschäftsvorfalls<21>

In der vorliegenden Arbeit wird ein Vorgang definiert als ein

Im Unterschied zu anderen Prozeßdefinitionen wird hier explizit der Objektbezug betont, indem hervorgehoben wird, daß die Bearbeitungsschritte auf bzw. zu Akten, Vorgängen und/oder Dokumenten ausgeführt werden.

Der Prozeß in der öffentlichen Verwaltung bezieht sich dabei wie in den Verwaltungsbereichen der Privatwirtschaft auf Informationsprozesse zwischen Organisationseinheiten und Mitarbeitern.<25>


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Der Vorgang als Bearbeitungsprozeß eines Geschäftsvorfalls ist durch folgende Merkmale charakterisiert:

Die einzelnen Bearbeitungsschritte können gleichzeitig (parallel), in Folge (sequentiell), in einem oder mehreren Durchläufen (iterativ) sowie in Abhängigkeit von bestimmten Bedingungen oder anderen eintreffenden Ereignissen (alternativ) ausgeführt werden. Darüber hinaus kann ein Vorgang durch Stornieren, Einfügen, Verschieben und/oder Überspringen eines oder mehrerer Bearbeitungsschritte sowie durch Abbruch des Vorgangs gekennzeichnet sein.

Ein Bearbeitungsschritt ist manuell und/oder IT-gestützt ausführbar.<28>

In den Vorgang sind entsprechend den Zuständigkeiten i. d. R. mehrere (auch alternative) Bearbeiter bzw. Entscheidungsträger involviert, die die einzelnen Bearbeitungsschritte verrichten. Bearbeiter können personenunabhängig als Rolle, Stelleninhaber oder Organisationseinheit (z. B. Referat oder Abteilung) definiert werden oder sich namentlich auf einen bestimmten Mitarbeiter beziehen. Jedem


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Bearbeiter müssen zur Ausführung des Bearbeitungsschritts die notwendigen Rechte übertragen werden.

Objekt der Bearbeitung ist der Vorgang als Gesamtheit des diese Einzelmaßnahme betreffenden Schriftguts, welches geordnet in einer Akte zusammengefaßt wird oder auch ein Einzeldokument dieses Vorgangs.

Ein Vorgang ist weiterhin durch zeitliche Parameter gekennzeichnet, die zum einen die Dauer des Vorgangs beschreiben, zum anderen den Prozeß steuern. Die Dauer des Vorgangs läßt sich mit Hilfe der Durchlaufzeit als Zeitdifferenz zwischen dem Initiieren des Prozesses durch ein auslösendes Ereignis und dem Erreichen des Prozeßendes durch Vorliegen der Ergebnisse beschreiben.

Die Durchlaufzeit<29> kann differenziert werden in:<30>

  1. Bearbeitungszeiten und ihre Bestandteile,
    - wertsteigernde reine Bearbeitungszeit,
    - nur indirekt wertsteigernde Recherchezeit bzw. Zeit für Rückfragen und Abstimmung,
    - Einarbeitungs- und Wiedereinarbeitungszeit in Form geistiger Rüstzeiten,
    - Zeiten aufgrund von Störungen, Anforderungen, Auskunftsbedarf anderer Stellen,
  2. Transportzeiten und
  3. Liegezeiten.

Liegezeiten sind ihrem Charakter nach vollkommen unproduktiv. Ihnen fehlt jeglicher Bezug zur Wertsteigerung des Vorgangs. Auch Transportzeiten haben keinen Einfluß auf die Wertsteigerung. Dennoch besteht zwischen dem Wert eines Vorgangs und seinem Transport ein Zusammenhang derart, daß eine Wertsteigerung nur möglich ist, wenn der Vorgang am richtigen Ort vorliegt.


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Die Bearbeitung wird durch Recherchetätigkeiten, Rückfragen und Abstimmungen unterbrochen. Jede Unterbrechung verursacht aufgrund der erforderlichen Wiedereinarbeitung Rüstzeiten.

Die Bearbeitungszeit ist darüber hinaus vom Grad der Arbeitsteilung bei der Durchführung der einzelnen Bearbeitungsschritte abhängig. Infolge der sich entwickelnden Routine des Bearbeiters kann die Bearbeitungszeit verkürzt werden. Ein zu hoher Grad der Arbeitsteilung hingegen ist oftmals mit laufend wiederkehrenden Rüstzeiten durch insgesamt häufigere Einarbeitung des Bearbeiters und erhöhtem Kommunikations- und Abstimmungsbedarf verbunden. Die mögliche Verkürzung der Bearbeitungszeit durch die größere Routine des Bearbeiters kann verlorengehen bzw. sogar überkompensiert werden.<31>

Prozeßsteuernde Zeiten sind Fristen, periodisch wiederkehrende oder einmalige Termine usw., die den Prozeßverlauf durch Auslösen bestimmter Ereignisse oder Anstoßen von Bearbeitungsschritten steuern.

2.2.2 Der Strukturierungsgrad von Vorgängen

Im Hinblick auf die Möglichkeiten zur IT-gestützten Bearbeitung der Vorgänge kommt der Prozeßvariable<32> „Strukturierungsgrad“ eines Vorgangs<33>, die durch die Determiniertheit<34> des Bearbeitungsprozesses bestimmt wird, eine besondere Bedeutung zu. Nach Picot/Reichwald ist die Strukturiertheit eines Prozesses das Ausmaß, nach dem „eine Problemstellung in exakte, einander zuordenbare Lö


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sungsschritte zerlegbar ist.“<35> Vorgänge können entsprechend den Extrema der Ausprägung des Strukturierungsgrads in strukturierte und unstrukturierte Vorgänge sowie in teilstrukturierte Vorgänge unterschieden werden.<36>

2.2.2.1 Die Unterscheidung der Vorgänge nach ihrem Strukturierungsgrad

Der Grundsatz der prinzipiellen Teilstrukturiertheit in der öffentlichen Verwaltung

Die Bearbeitung eines Vorgangs erfolgt in der öffentlichen Verwaltung nach einem umfangreichen Regelwerk.<37> Aufgrund des Hierarchieprinzips als fundamentalem Prinzip des Verwaltungshandelns und der aus ihm ableitbaren Einzelrechte und -prinzipien<38> folgt jedoch, daß die Bearbeitung von Vorgängen in der öffentlichen Verwaltung grundsätzlich von Ereignissen, die durch übergeordnete Hierarchieebenen ausgelöst werden, abhängig ist. Jeder Vorgang ist demnach von im Vorfeld nicht vorhersehbaren und folglich nicht definierbaren Ereignissen, die die weitere Bearbeitung des Vorgangs steuern, abhängig.

Auch bei strukturierten Vorgängen, wie beispielsweise in der Antragsbearbeitung, sind Ermessensspielräume Voraussetzung für eine Bearbeitung der von der Norm


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abweichenden Einzelfälle des an sich strukturierten Vorgangs, um Verantwortung für die Entscheidung übernehmen zu können.<39>

Vorgänge in der öffentlichen Verwaltung sind somit, im Gegensatz etwa zu strukturierten Vorgängen in Banken und Versicherungen, prinzipiell teilstrukturiert.

Unter besonderer Berücksichtigung der Teilstrukturiertheit definiert Menne-Haritz einen Vorgang wie folgt:

„Ein Vorgang ist eine Kombination von einzelnen Phasen, deren Sinn darin besteht, jeweils eine offene Situation durch eine Entscheidung abzuschließen und dadurch neue Selektionsmöglichkeiten für Handlungen im nächsten Schritt zu eröffnen. Die Verknüpfung zwischen den einzelnen Ereignissen sorgt für eine unsichtbare, aber starke Verbindung wie bei einer Kette, die beim Fehlen eines Kettengliedes auseinanderfällt. Die Kette entsteht aber erst im Prozeß selbst.“ <40>

Wird der Grundsatz der prinzipiellen Teilstrukturiertheit vernachlässigt<41>, können auch in der öffentlichen Verwaltung Vorgänge nach ihrem Strukturierungsgrad unterschieden werden in

Strukturierte Vorgänge

Ein Prozeß ist vollkommen determiniert, wenn Anzahl und Abfolge der einzelnen Bearbeitungsschritte, Bearbeiter, Zeiten, Ergebnisse und steuernden Ereignisse


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eindeutig definiert sind. Vorgänge dieser Art sind strukturiert und lassen sich aufgrund der Determiniertheit des Prozesses formalisieren.

Strukturierte Vorgänge treten insbesondere bei Antrags- und Genehmigungsverfahren auf.

Abbildung 2: Strukturierter Vorgang am Beispiel eines Antrags auf Rückübertragung

Unstrukturierte Vorgänge


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Bei unstrukturierten, auch als Ad-hoc-Vorgänge bezeichneten Vorgängen, können nach Eintreffen des den Vorgang auslösenden Ereignisses keine weiteren Aussagen zum Vorgangsablauf getroffen werden.<42> Prozesse dieser Art sind undeterminiert.

Abbildung 3 zeigt, daß der Vorgang durch ein Ereignis ausgelöst wird, aus einer nicht definierten und nicht näher bezeichneten Folge von Bearbeitungsschritten besteht sowie mit einem Ergebnis endet. Weitergehende Aussagen zum Ablauf des Vorgangs können nicht getroffen werden.

Abbildung 3: Unstrukturierter Vorgang

Teilstrukturierte Vorgänge

Teilstrukturierte Vorgänge in der öffentlichen Verwaltung sind durch folgende Merkmale gekennzeichnet:<43>

Die GGO I gibt die möglichen Geschäftsgangvermerke<45> und Verfügungen<46> als Instrumente, die die Bearbeitung des Vorgangs steuern, vor.<47> Die Auswahl des nächsten Bearbeitungsschritts erfolgt während der Bearbeitung des Geschäftsvorfalls ad hoc vom Bearbeiter (i. d. R. der Federführende) in Form einer Verfügung. Die Verfügung bestimmt den (die) nächsten Bearbeitungsschritt(e) und die Mitar


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beiter, die den Verfügungspunkt ausführen. Demnach kann von einer Teilstrukturierung gesprochen werden.<48>

Abbildung 4 zeigt das Modell eines GGO-konformen teilstrukturierten Vorgangs. Der Bearbeitungsprozeß ist nur insofern strukturiert, als eine bestimmte Menge von Verfügungspunkten (Bearbeitungsschritten) zur Auswahl steht. Welche Verfügungspunkte einen bestimmten Bearbeitungsprozeß definieren, deren Reihenfolge, Wiederholungen usw. und welcher Mitarbeiter den Bearbeitungsschritt ausführt, wird ad hoc festgelegt.

Abbildung 4: Modell eines teilstrukturierten Vorgangs<49>


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In Vorgangsbearbeitungssystemen, die für die Bearbeitung teilstrukturierter Vorgänge geeignet sind, werden die Bearbeitungsschritte als eine Menge von Verfügungspunkten im System hinterlegt, aus denen der Anwender die erforderlichen Bearbeitungsschritte auswählt und so den Laufweg des Vorgangs ad hoc definiert. Diese Bearbeitungsschritte werden systemabhängig als Aktivitäten im Prozeßmodell oder als einfache Steuerungsinformation abgebildet.

Vorgangstypen

Vorgänge können auf der Definitionsebene (Process Definition<50>) und in der konkreten Bearbeitungs- oder Ausführungsebene (Process Execution<51>) betrachtet werden. Auf der Definitionsebene lassen sich Vorgangstypen bilden, die jeweils durch eine bestimmte eindeutige Prozeßdefinition charakterisiert sind. Tritt das diesen Prozeß auslösende Ereignis ein, wird ein Vorgang als „Exemplar“ dieses Vorgangstyps generiert und nach dem vordefinierten Ablauf bearbeitet.

Strukturierte Vorgänge lassen sich durch Vorgangstypen abbilden. Unstrukturierte Vorgänge hingegen sind aufgrund der fehlenden Formalisierbarkeit nicht durch Vorgangstypen definierbar.

Im Vorgangstyp „Bauantrag“ ist beispielsweise der Ablauf der Bearbeitung eines Bauantrags durch die Festlegung der Reihenfolge der einzelnen durchzuführenden Bearbeitungsschritte, zuständigen Bearbeiter, einzuhaltenden Fristen usw. definiert. Beim Eingang eines konkreten Bauantrags als auslösendes Ereignis wird ein Vorgang des Vorgangstyps „Bauantrag“ generiert und entsprechend dem durch diesen Vorgangstyp definierten Ablauf bearbeitet (vgl. das Beispiel in Abbildung 2 ).

2.2.2.2 Strukturierungsgrad und Aufgabentypisierung

Im Zusammenhang mit der informationstechnischen und organisatorischen Gestaltung von Büro- und Verwaltungsprozessen können Büro- und Verwaltungs


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aufgaben<52> typisiert werden.<53> Bestimmte Merkmale, nach denen Aufgabentypen differenziert werden, stellen gleichzeitig Einflußgrößen des Strukturierungsgrads von Vorgängen dar. Demnach sind bestimmte Aufgabentypen der Büro- und Verwaltungsarbeit mit dem Auftreten von un-, teil- oder strukturierten Vorgängen verbunden.

Aufgabentypen nach Picot/Reichwald<54>

Picot/Reichwald differenzieren die Aufgabentypen der Büroarbeit im Hinblick auf die Einführung neuer Informations- und Kommunikationstechniken.


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Abbildung 5: Typisierung der Büroaufgaben in Anlehnung an Picot/Reichwald<55>

Die Typen der Büroarbeit werden unter expliziter Einbeziehung des Formalisierungsgrads in

Je nach Formalisierbarkeit der Aufgabenentwicklung treten demnach un-, teil- oder strukturierte Vorgänge auf.

Aufgabentypen nach Nippa<57>


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Nippa entwickelte und differenzierte die Typisierung der Büroaufgaben nach Picot/Reichwald weiter und leitet auf der Basis der formalen Merkmale von Aufgaben eine Typisierung der Büroaufgaben ab.

Nippa führt als eigenständiges Merkmal einer Aufgabe die Aufgabendeterminiertheit ein. „Die Aufgabendeterminiertheit bestimmt den Strukturierungsgrad einer Aufgabe. Eine Aufgabe soll als vollkommen determiniert gelten, wenn die Aufgabenstellung, der Lösungsweg und das Ergebnis eindeutig festgelegt sind.“<58>

Abbildung 6: Formale Aufgabenmerkmale und Aufgabentypen der Büroarbeit nach Nippa<59>

Als Weiterentwicklung des Ansatzes von Picot/Reichwald unterscheidet Nippa aufgrund der unterschiedlichen Komplexitätsgrade und der Wiederholhäufigkeit in Verbindung mit dem Änderungsgrad den sachbezogenen Fall in Pro


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jektaufgaben und Regelaufgaben. Aufgabentypen können mit einer bestimmten Häufigkeit bei Stellentypen auftreten, beispielsweise

Aufgabentypen nach Picot/Rohrbach<61>

In Anlehnung an Heilmann<62> werden die Typisierung der Büroaufgaben nach Picot/Reichwald und die Geschäftsprozeßtypen Routineprozeß, Regelprozeß und einmaliger Prozeß zusammengeführt.

Für den Grad der Veränderlichkeit werden u. a. die Indikatoren „Wiederholungshäufigkeit ohne Strukturveränderungen“, „Offenheit des Prozeßergebnisses“ und „Planbarkeit der Kommunikation“ genannt, die Einflußfaktoren des Strukturierungsgrads sind.


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Abbildung 7: Typisierung der Büroaufgaben und Geschäftsprozeßtypen nach Picot/Rohrbach<63>

Die IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung in der planenden Verwaltung (Ministerialverwaltung), die im Mittelpunkt dieser Arbeit steht, kann der Kategorie „Einmaliger Prozeß/Einzelfall“ zugeordnet werden. In Abweichung zu obiger Darstellung ist es jedoch möglich, daß durch umfangreiche Beteiligungen (Kenntnisnahmen, Mitzeichnungen) die Arbeitsteilung hoch ist.

Aus den Prozeß- und Aufgabentypen leiten Picot/Reichwald ab, inwieweit die Aufgabenerfüllung durch ein Workflow-Management-System unterstützt werden kann. Dies ist jedoch nicht auf die Unterstützung durch ein Vorgangsbearbeitungssystem<64> übertragbar.

Strukturtypen der Verwaltungsaufgaben nach Grimmer <65>


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Nach Grimmer wird die informationelle Struktur einer Verwaltungsaufgabe festgelegt durch die Art und Qualität

Der „Strukturtyp einer Verwaltungsaufgabe“ ist demnach davon abhängig, „ob und in welchem Umfang eine Verwaltungsaufgabe die Strukturmerkmale Wissen, Informationsverarbeitung und Kommunikation definiert“.<66> Verwaltungsaufgaben können nach Grimmer unterschieden werden in

Nach der Bestimmtheit des für die Verwaltungsaufgabe erforderlichen Wissens unterscheidet Grimmer

Das Ausmaß der Regelungen wird durch gesetzliche Aufgabenbestimmungen, Verfahrensbestimmungen usw. festgelegt. Insbesondere bei der Fall- oder Antragsbearbeitung ist die Regelungsdichte hoch, bei Planungs- oder Gesetzgebungsaufgaben hingegen gering. Zudem sind die verwaltungspolitischen Gestaltungsmöglichkeiten in der Aufgabenwahrnehmung umfangreicher.<68> Die Nutzung


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der Informations- und Kommunikationstechnik und die informationelle Systemgestaltung muß der Aufgabenstruktur angemessen sein.<69>

Aufgabenmuster als Determinante des Technikeinsatzes nach Kübler<70>

Aufbauend auf den von Luhmann geprägten Begriffen „Routine- und Zweckprogramme“<71> unterscheidet Kübler vier Grundtypen behördlicher Handlungsprogramme:

Die Arbeits- und Auswahlprogramme ordnet Kübler den Routineaufgaben zu, die durch eine hohe Aufgabendeterminiertheit<73> gekennzeichnet sind. Zweck- und Suchprogramme zählt er zu den Innovationsaufgaben, für die eine niedrige Aufgabendeterminiertheit charakteristisch ist.

Allen in diesem Abschnitt dargestellten Ansätzen ist gemeinsam, daß die Aufgabentypologisierung infolge der daraus ableitbaren Determiniertheit als ein wichtiges Merkmal der Aufgabenerfüllung aufgefaßt wird. Die Art der Aufgabe be


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stimmt demzufolge die Determiniertheit des Bearbeitungsprozesses sowie die Art und das Ausmaß einer IT-Unterstützung der Aufgabenerledigung.<74>

2.2.2.3 Strukturierungsgrad und Verwaltungstyp

Die Verwaltung als bürokratische Organisation und die auf dem Bürokratiemodell von Weber<75> beruhenden Grundsätze des Verwaltungshandelns<76> implizieren keine formalisierten und standardisierten Verwaltungsprozesse. Sie stecken vielmehr einen Handlungsrahmen ab, der je nach Aufgabe und Einzelfall bestimmte Freiheitsgrade bei der Ausführung der Verwaltungsaufgabe zuläßt.<77>

In Abhängigkeit von den Aufgaben der Verwaltung liegen strukturierte und teil-/unstrukturierte Vorgänge in unterschiedlichem Ausmaß vor. Je stärker in einer Behörde Verwaltungsaufgaben<78> im Sinne der Überwachung, Genehmigung, Gewährung, Antragsbearbeitung usw. wahrgenommen werden, in desto größerem Umfang treten Geschäftsvorfälle auf, die sachlich gleichartig, ähnlich strukturiert und auf identische Weise zu bearbeiten sind. Entsprechend ihrem Strukturierungsgrad gehören diese zu den strukturierten Vorgängen.

In der planenden Verwaltung (Ministerialverwaltung) ist aufgrund der sachlich verschiedenen Geschäftsvorfälle und der damit verbundenen unterschiedlichen Bearbeitung der Typus des teil- bzw. unstrukturierten Vorgangs vorherrschend. Strukturierte Vorgänge haben in der planenden Verwaltung eine untergeordnete Bedeutung (z. B. Urlaubsanträge, Dienstreiseanträge).

Demgegenüber sind unstrukturierte Vorgänge in den Behörden des Verwaltungsvollzugs (nachgeordneter Geschäftsbereich) nur in geringem Umfang vorzufinden (z. B. in der mit Verwaltungsaufgaben befaßten Z-Abteilung). Strukturierte Vor


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gänge nehmen aufgrund des hohen Anteils von antragsbearbeitenden und genehmigenden, sachlich gleichartigen Aufgaben nach ihrem Aufkommen i. d. R. eine dominierende Stellung ein.<79>

Abbildung 8: Verwaltungstyp und Strukturierungsgrad des Vorgangs

2.3 Die Objekte der Vorgangsbearbeitung

2.3.1 Schriftgut in der öffentlichen Verwaltung

Das Schriftgut umfaßt alle Unterlagen, die in einer bestimmten Verwaltung eingehen sowie die Unterlagen, die in der Verwaltung „von Amts wegen“ entstehen.<80>

„Schriftgut sind alle ... aus der Geschäftstätigkeit erwachsenden amtlichen Unterlagen, unabhängig von dem Material, auf dem die Aufzeichnung erfolgt.“ <81>

Der Begriff Schriftgut ist streng genommen nur beschränkt zutreffend, da auch audio-visuelle Aufzeichnungen und maschinenlesbare Belege hierunter subsumiert werden.


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Schriftgut kann in Akten und sonstiges Schriftgut unterschieden werden. In Akten wird das Schriftgut zu Einzelmaßnahmen der Verwaltung geordnet zusammengefaßt. Sie bilden die tragende Einheit in der Ordnung des Schriftguts. Das nicht in Akten zusammengefaßte, als sonstiges Schriftgut bezeichnetes Schriftgut kann differenziert werden in

Abbildung 9: Einteilung des behördlichen Schriftguts

Die kleinste Einheit des Schriftguts stellen Schriftstücke in Form von Eingangs- und Ausgangsschreiben, Vermerken usw. dar. Diese, insbesondere im Sprachgebrauch der Informationstechnik auch als Dokumente bezeichnet, liegen derzeit noch überwiegend in Papierform vor, wobei elektronische Dokumente aufgrund der zunehmenden Nutzung der Informations- und Kommunikationstechnik wachsende Bedeutung erlangen.


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2.3.2 Objektarten der Vorgangsbearbeitung

In dieser Arbeit sind unter Objekten die Bearbeitungsgegenstände subsumiert, auf bzw. mit denen die Bearbeitung der Geschäftsvorfälle erfolgt.<82>

Die statischen Eigenschaften der Objekte werden durch Metainformationen, die dynamischen Eigenschaften durch Bearbeitungs- und Protokollinformationen beschrieben. <83>

2.3.2.1 Akte

Die Akte<84> ist eine sachbezogene, prozeßgenerierte<85> Zusammenfassung von Vorgängen bzw. Schriftstücken<86> zu einer Sache oder einer Einzelmaßnahme einer Behörde, die aus der Bearbeitung entsteht und der zukünftigen Bearbeitung dient.<87> Akten sind der schriftliche Nachweis der behördlichen Tätigkeit.<88>


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„Das Bilden von Akten zählt zu den herausragenden Besonderheiten der Schriftgutverwaltung. ... An die Stelle der zahllosen Schriftstücke treten die Akten, die es in ihrer Formierung erlauben, alle für die behördliche Aufgabenerledigung notwendigen Unterlagen evident zu halten.“ <89>

Die in der öffentlichen Verwaltung typische Bildung von Akten ist Ausdruck der Forderung nach der Aktenmäßigkeit und Schriftlichkeit des Verwaltungshandelns, nach der der Stand einer Sache jederzeit aus den Akten vollständig ersichtlich sein muß.<90>

Diese Definition hat ihren Ursprung in der konventionellen, papiergebundenen Vorgangsbearbeitung und Schriftgutverwaltung. Eine Definition, die elektronisches Schriftgut berücksichtigt, ist die des Internationalen Archivrats ICA (International Council on Archives).

Die elektronische Akte ist danach eine „besondere Zusammenfassung aufgezeichneter Informationen in digitaler Form, die bei der Initiierung, Durchführung oder Beendigung behördlicher oder persönlicher Aktivitäten erzeugt oder empfangen wurden, und die hinreichend Inhalt, Kontext <91> und Strukturmerkmale besitzen, um einen Nachweis oder Beweis der Aktivitäten oder Geschäftsvorfälle bieten zu können.“ <92>

Im Gegensatz zur Privatwirtschaft hat eine Akte in der öffentlichen Verwaltung rechtlichen Informations- oder Beweiswert. Menne-Haritz bezeichnet dies als


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Protokoll- und Evidenzfunktion der Akte.<93> Diese Protokollfunktion bezieht sich hierbei nicht nur auf die Objekte der Vorgangsbearbeitung. Im Gegensatz zur Privatwirtschaft schließt die Protokollfunktion ausdrücklich die Dokumentation des Bearbeitungsprozesses ein.<94>

Diese Sachzusammenfassung der Schriftstücke zu Akten in der öffentlichen Verwaltung ist auf die sachbezogene Aufgabenverteilung (Geschäftsverteilung) und der daraus resultierenden sachbezogenen Bearbeitung der Geschäftsvorfälle zurückzuführen.

Kennzeichnung der Akte

Jede Akte ist eindeutig innerhalb der aktenführenden Stelle durch das Aktenzeichen bzw. innerhalb der Behörde durch das Geschäftszeichen (Kürzel der Organisationseinheit und Aktenzeichen) gekennzeichnet. Das Aktenzeichen einer Sachakte setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

Die zukünftige Bedeutung der Akte

Als Folge des IT-Einsatzes wird thematisiert, ob die Zuordnung der Dokumente zu Akten aufgrund der Recherchemöglichkeiten in Vorgangsbearbeitungssystemen zugunsten einer eindimensionalen Dokumentablage an Bedeutung verliert.


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Auch bei fortschreitendem IT-Einsatz wird die Akte auf mittelfristige Sicht ihre Rolle als „tragende Einheit in der Ordnung des Schriftguts“<96> nicht verlieren, da sie für die öffentliche Verwaltung die geeignetste Form zur Verwaltung des Schriftguts darstellt. Der Bearbeiter erhält mit der Akte in einfacher und übersichtlicher Form alle für die Bearbeitung notwendigen Unterlagen und eine Dokumentation des Bearbeitungsprozesses.<97>

Die IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung entfachte eine Diskussion zum Aktenbegriff, in der man bis heute davon ausgeht, daß die Akte als das Instrument des Verwaltungshandelns hinlänglich definiert ist. Es wird sich zeigen, inwieweit sich der Begriff der Akte langfristig durch den Einsatz von Vorgangsbearbeitungs- und Archivsystemen verändern wird oder verändern muß.

Sach- und Fallakten<98>

Akten können entsprechend ihrer Bildung in Sach- und Fallakten unterschieden werden.

Die Sachakte faßt zusammengehörende Schriftstücke nach sachlichen (inhaltlichen) Merkmalen zusammen. Diese sind nach einem sachlich mehrstufig gegliederten Aktenplan geordnet. Für die Arbeit mit Sachakten ist charakteristisch, daß sich der einzelne Verwaltungsakt (z. B. Schlußzeichnen) i. d. R. nicht auf die gesamte Akte, sondern auf ein einzelnes, zur Akte gehörendes Schriftstück bzw. einen Vorgang bezieht.

Die Fallakte stellt ein Glied in einer Reihe verfahrensgleicher Akten dar. Diese Akten treten in großer Anzahl auf und unterscheiden sich durch ein formales


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Ordnungsmerkmal (z. B. Name einer Person, Antragsnummer).<99> Jede Fallakte betrifft einen Einzelfall, der sich jedoch sachlich und demzufolge in seiner Bearbeitung von anderen Fallakten dieser Fallaktenreihe nur geringfügig unterscheidet. Fallakten weisen zumeist eine gleichartige Struktur auf. Beispiele für Fallakten sind Bauantragsakten, Steuerakten der Finanzbehörden, Leistungsakten der Versicherungsanstalten oder Personalakten für die Erfüllung der Aufgaben der Verwaltung nach innen.

Akten- und Verwaltungstyp

In Abhängigkeit von den Aufgaben der Verwaltung liegen Fall- und Sachakten in unterschiedlichem Ausmaß vor. In der planenden Verwaltung (Ministerialverwaltung) ist aufgrund der sachlich verschiedenen Geschäftsvorfälle und der damit verbundenen unterschiedlichen Bearbeitung die Sachakte die vorherrschende Aktenart. Fallakten haben in der planenden Verwaltung (Ministerialverwaltung) eine untergeordnete Bedeutung. Demgegenüber sind Sachakten in den Behörden des Verwaltungsvollzugs nur in geringem Umfang vorzufinden. Fallakten hingegen nehmen aufgrund des hohen Anteils von antragsbearbeitenden und genehmigenden, sachlich gleichartigen Aufgaben nach ihrem Aufkommen i. d. R. eine dominierende Stellung ein.

Abbildung 10: Akten- und Verwaltungstyp


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Aktentyp und Strukturierungsgrad des Vorgangs als Zusammenführung der Objekt- und Prozeßsicht

Bei teil- und unstrukturierten Vorgängen erfolgt eine sachaktenbezogene Verwaltung des Schriftguts. Bei strukturierten Vorgängen liegen aufgrund des gleichartigen und formalisierbaren Verfahrens der Bearbeitung i. d. R. Fallakten vor.

Abbildung 11: Aktentyp und Strukturierungsgrad der Vorgänge

2.3.2.2 Band

Bei umfangreichen Akten<100> sind innerhalb der Akte Bände zu bilden, in denen die einzelnen Schriftstücke oder Vorgänge eines bestimmten Zeitraums<101> chronologisch abgelegt werden.


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Der Band ist ein Objekt, das ausschließlich bei der papiergebundenen Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung benötigt wird.

Die Bände sind innerhalb der Akte fortlaufend zu numerieren.

Bei der Verwaltung elektronischen Schriftguts ist die Bildung von Bänden nicht mehr erforderlich, da die elektronische Akte als sachlogische Zusammenfassung des Schriftguts keine physischen Grenzen setzt. Die Notwendigkeit der Unterteilung der papiergebundenen Akte in Bände aufgrund der einfacheren Handhabbarkeit und Verwaltung des Schriftguts entfällt. Die elektronische Akte kann eine unbegrenzte Anzahl von elektronischen Dokumenten aufnehmen.<105>


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2.3.2.3 Vorgang

Der Vorgang faßt die Schriftstücke eines Geschäftsvorfalls sachlogisch zusammen.<106> Die Schriftstücke sind „durch unmittelbaren Bezug (z. B. Eingang - Ausgang) formal miteinander verzahnt ...“<107> Der Vorgang ist das Grundelement der Akten<108> und kleinstes, sachlich nicht mehr teilbares Container-Objekt.<109>

Erfolgt die Ablage der Schriftstücke in der Akte vorgangsbezogen, so bezieht sich die Chronologie der Schriftstücke auf den Vorgang, nicht jedoch, wie oben beschrieben, auf die Akte bzw. auf den Aktenband.<110>

2.3.2.4 Eingang, Schriftstück, Dokument

Grundlage der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen sind Eingänge, Schriftstücke und Dokumente<111> als Träger des Inhalts (Primärobjekt<112> oder Primärinformation<113>) und kleinste Einheit des Schriftguts.

Eingänge können in externe (Eingänge von Bürgern, Behörden, Institutionen usw.) und interne, die von einer Organisationseinheit innerhalb der Behörde an eine andere Organisationseinheit<114> im Rahmen der Beteiligung bzw. Kenntnisnahme weitergeleitet wurden, unterschieden werden.


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Schriftstücke sind interne Schreiben und Ausgangsschreiben. Zum Teil setzt man sie dem Schriftgut oder allen aktenrelevanten Dokumenten gleich. Dann werden auch Eingänge unter Schriftstücken subsumiert.

Im deutschen Sprachgebrauch bezieht sich der Begriff „Dokument“ nicht nur auf einen bestimmten Text auf Papier, sondern verweist zugleich auf eine bestimmte rechtliche Qualität im Zusammenhang von Urkunden oder Verträgen. Rechtliche Vorschriften des Verwaltungsverfahrensgesetzes, der Zivilprozeßordnung, der Handelsgesetzbuches oder des Bürgerlichen Gestzbuches stützen diesen Dokumentbegriff.

Im Zusammenhang mit dem Einsatz von Informationstechnik wird meist der Begriff Dokument<115> verwendet oder explizit in Abhängigkeit vom Medium eine Unterscheidung in Papier- und elektronisches Dokument vorgenommen. Dieser aus dem englischsprachigen Raum stammende Dokumentbegriff bezeichnet in seinem Ursprung Texte, die mit einem Textverarbeitungssystem erstellt worden sind. Im Kontext der elektronischen Speicherung und Verwaltung von Dokumenten sind alle Dateien Dokumente. Analog der Definition des Begriffs Schriftgut, das auch audio-visuelle Aufzeichnungen und maschinenlesbare Belege umfaßt, gilt auch hier, daß ein Dokument daher in einem beliebigen Format vorliegen kann, sich also beispielsweise nicht auf gescanntes Schriftgut oder Textverarbeitungsdokumente beschränkt.<116>

Eine allgemeine Definition des Dokumentenbegriffs in bezug auf Vorgangsbearbeitungssysteme ist die folgende:

„A document ... is a grouping of formatted information objects that can be accessed and used by a person. Documents are usually stored in one of the following media: paper, electronic or micrographic.“ <117>


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2.3.3 Objektmedien

Da die Bearbeitung der Geschäftsvorfälle oder allgemein das „Verwaltungshandeln .. , in Zweck und Ausgestaltung medienabhängig“<118> ist, nehmen die Medien, auf denen die Akten, Vorgänge und Dokumente vorliegen, eine zentrale Bedeutung für die IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung ein.

Die einzelnen in einem Vorgang bzw. in einer Akte zusammengefaßten Schriftstücke können in elektronischer Form oder in Papierform vorliegen. In Abhängigkeit von den Medien der Schriftstücke, die einem Vorgang bzw. einer Akte zugeordnet sind, lassen sich drei Vorgangs- bzw. Aktenarten unterscheiden:

Im folgenden wird nur auf die Aktenarten eingegangen, die getroffenen Aussagen sind 1:1 auf die Vorgangsarten übertragbar.

Eine Papierakte faßt ausschließlich Schriftstücke in Papierform zusammen. Im Gegensatz dazu liegen in einer elektronischen Akte alle Schriftstücke in elektronischer Form vor. In der Mischform, der Hybridakte, liegen die zur Akte gehörenden Schriftstücke in Papierform und/oder in elektronischer Form vor.

Abbildung 12 stellt die Aktenarten aufgrund unterschiedlicher Medien der Objekte und ihre Auswirkungen auf die Vorgangsbearbeitung gegenüber.<119>


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Abbildung 12: Aktenarten und ihre Auswirkungen auf die Vorgangsbearbeitung<120>

Die Hybridakte kann in unterschiedlichen Ausprägungen existieren:

Ein Teil der Dokumente liegt elektronisch vor. Hierzu zählen auch solche Dokumente, die in einem Filesystem (z. B. MS Explorer) verwaltet werden. Diese werden jedoch ausgedruckt und in der Papierakte abgelegt. Die Akte selbst ist nicht elektronisch registriert. Insofern sind derzeit durch den Einsatz von Textverarbeitungssystemen und E-Mail streng genommen in jeder Behörde bereits Hybridakten vorhanden.

Papierdokumente werden in der Papierteilakte und elektronische Dokumente in der elektronischen Teilakte zusammengefaßt. Dabei kann zwischen beiden Teilakten eine Schnittmenge bestehen, wenn elektronische Dokumente ausgedruckt und in der Papierakte abgelegt sind. Redundanzfreiheit liegt hingegen vor, wenn die Dokumente ausschließlich in den jeweiligen Teilakten verwaltet werden.


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Die elektronische Akte umfaßt alle Dokumente bis auf einige wenige Schriftstücke wie umfangreiche Anlagen,<121> Verträge<122> u. a., die in der Restpapierakte zusammengefaßt sind.

Unter Einbeziehung der Papier- und der vollständigen elektronischen Akte treten Akten in den in Abbildung 13 dargestellten Ausprägungen auf. Mit zunehmender Nutzung des Vorgangsbearbeitungssystems im Verlauf des Einführungsprozesses<123> werden in Papierform vorliegende Objekte nicht nur im Vorgangsbearbeitungssystem registriert, sondern auch deren Dokumente elektronisch verwaltet.


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Abbildung 13: Ausprägungen von Akten<124>

Im Gegensatz zur Einführung von Workflow- oder Dokumenten-Management-Systemen in der Privatwirtschaft sind Hybridakten unterschiedlichster Ausprägungen typische Begleiterscheinungen bei der Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems in der öffentlichen Verwaltung.<125>

Auch bei Hybrid- und elektronischen Akten gilt der Grundsatz der Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns. Aus diesem Grundsatz kann das Grundprinzip der Arbeit mit elektronischen Akten abgeleitet werden, das die Vollständigkeit der Akte gewährleistet:

Wer in Dokumenten bzw. Vorgängen, die in elektronischer Form vorliegen, Änderungen auf dem Papierausdruck vornimmt, ist verantwortlich für die Übernah


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me der Änderungen in die elektronische Form. Aktenwirksame Änderungen sind bei Existenz einer elektronischen Akte ausschließlich in dieser vorzunehmen bzw. in diese zu übertragen.

2.3.4 Hierarchie der Objekte

Die Objekte der Vorgangsbearbeitung stehen in einem bestimmten Unter- und Überordnungsverhältnis zueinander.

Container- und Primärobjekte

Die Objekte der Vorgangsbearbeitung können in Container- und Primärobjekte unterschieden werden.<126>

Primärobjekte enthalten die eigentlichen Informationen (die sog. Primärinformationen<127>). Durch sie wird der Inhalt des Geschäftsvorfalls bestimmt. Primärobjekte sind die kleinste Einheit des Schriftguts und umfassen sämtliche Dokumente (Schriftstücke, Eingänge, Aktenvermerke, Notizen usw.) unabhängig davon, auf welchem Medium sie vorliegen.

Primärobjekte werden Container-Objekten zugeordnet. Die Zuordnung erfolgt physisch durch die Ablage von Papierdokumenten in den entsprechenden Schriftgutbehältern (Aktenordner, Hefter, Mappe usw.) und logisch durch die Kennzeichnung des Primärobjekts (Papiereingang, Schriftstück) durch das Geschäftszeichen<128> und durch die logische Zuordnung im Vorgangsbearbeitungssystem (systemabhängig beispielsweise durch Drag & Drop, Cut & Paste, Erfassung des Geschäftszeichens als Metainformation<129> zum Dokument).<130>


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Container-Objekte fassen mehrere Primärobjekte sachlogisch zusammen.

Abbildung 14: Container- und Primärobjekte

Papierakte

Bei einer umfangreichen Papierakte werden innerhalb der Akte Bände gebildet, in denen die einzelnen Schriftstücke eines bestimmten Zeitraums (Laufzeit des Bandes) chronologisch abzulegen sind.<131>


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Abbildung 15: Objekthierarchie der Papierakte

Elektronische Akte

Bei der Nutzung des Vorgangsbearbeitungssystems als elektronische Aktenablage ohne IT-Unterstützung des Bearbeitungsprozesses (Einführungsstufe 2: Aufbau des elektronischen Aktenbestands<132>) können die elektronischen Dokumente ohne Bildung von Vorgängen unmittelbar der elektronischen Akte zugeordnet werden.<133>


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Abbildung 16: Objekthierarchie der elektronischen Akte mit Dokumenten

Wird das Vorgangsbearbeitungssystem auch zur IT-Unterstützung des Bearbeitungsprozesses eingesetzt (Einführungsstufe 3: IT-gestützte Vorgangsbearbeitung<134>), sind die zu einem Geschäftsvorfall gehörenden Dokumente unterhalb der Akte in elektronischen Vorgängen zusammenzufassen.

Die Vorgänge werden fortlaufend innerhalb einer Akte gebildet. Die Definition und Protokollierung der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls erfolgt auf der Ebene des Vorgangs.<135>


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Abbildung 17: Objekthierarchie der elektronischen Akte mit Vorgängen und Dokumenten

Hybridakte

Die Hybridakten enthalten sowohl Bände, denen die Papiereingänge und -schriftstücke zugeordnet sind, als auch Vorgänge mit ihren elektronischen Dokumenten.

Im DOMEA®-Projekt<136> wird für Vorgang und Band dasselbe logische Objekt benutzt, das sich lediglich in der Syntax des unifizierenden Kennzeichens (Band- bzw. Vorgangsnummer) des Objekts unterscheidet.<137>

Durch diese Ablagehierarchie wird die sukzessive Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen unterstützt. Es ist auf diese Weise möglich, schrittweise von der papiergebundenen Vorgangsbearbeitung (Nutzung des Vorgangsbearbeitungssystems als Registratursystem) zur elektronischen Vorgangsbearbeitung überzugehen, ohne die logische Ablagestruktur zu verändern.<138>


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Abbildung 18: Objekthierarchie der Hybridakte

2.4 Informationsarten der Vorgangsbearbeitung

Die öffentliche Verwaltung ist „das größte geschlossene informationsverarbeitende System unserer Gesellschaft“, das gekennzeichnet ist durch

Informationen stellen die Hauptressource der öffentliche Verwaltung dar.<140>

Bei der Mehrzahl der Verwaltungsaufgaben handelt es sich im Kern um Aufgaben der Informationsverarbeitung als

„Soweit ... (die Informationsverarbeitung) nicht alleiniger Inhalt einer Verwaltungsaufgabe ist, sind solche Prozesse ein wesentlicher Teil der Aufgabenerledigung ... .“<142> Vorgangsbearbeitung ist demnach Informationsverarbeitung.

Der Begriff der Information wird in der Literatur doppeldeutig verwendet. Zum einen bezeichnet der Terminus Information das Ergebnis der Büroarbeit, zum anderen wird unter Information der Informationsaustausch (jemanden informieren) verstanden und als Kommunikation bezeichnet.<143>

Die in diesem Abschnitt beschriebenen Informationsarten beziehen in der Objektsicht (im obigen Sinne als Ergebnis der Büroarbeit) auf statische Primär- und Metainformationen und in der Prozeßsicht auf dynamische Bearbeitungs- und Protokollinformationen, die u. a. beim Informationsaustausch (z. B. Beteiligungen und Kenntnisnahmen) entstehen. Diese sind zugleich auch Ergebnis der Vorgangsbearbeitung.


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2.4.1 Primärinformationen

Die Primärinformationen<144> geben den eigentlichen Inhalt des Schriftguts wieder. Dabei ist es unerheblich, auf welchem Medium sie vorliegen. Primärinformationen können in den folgenden Formen vorliegen:

Im Hinblick auf die Objekte der Vorgangsbearbeitung repräsentieren Primärinformationen den Inhalt von Primärobjekten. <147>


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2.4.2 Metainformationen

Metainformationen sind inhaltliche Merkmale zu den Objekten der Vorgangsbearbeitung. Metainformationen werden nicht erst seit der Nutzung von Vorgangsbearbeitungssystemen erfaßt. Auch bei der konventionellen Schriftgutverwaltung weisen sie Akten, Vorgänge und Dokumente nach und ermöglichen eine Recherche.

In der konventionellen Schriftgutverwaltung wird das Erfassen von Metainformationen als Registrieren<148> bezeichnet und umfaßt „das Aufzeichnen von Merkmalen von Schriftstücken, Akten und Aktenbeständen. Es dient dem Ordnen, der Übersicht, dem Verbleibsnachweis und der Terminüberwachung.“<149> Metainformationen werden bei der konventionellen Schriftgutverwaltung in Registraturhilfsmitteln in Form von Karteien, Listen, Büchern und Loseblattsammlungen erfaßt. Dazu zählen u. a.:<150>

Zu den Metainformationen, die in konventionellen Registraturhilfsmitteln erfaßt werden, gehören z. B.:


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Im Kontext der Einführung von Dokumenten-Management-Systemen und elektronischen Archivsystemen<153> werden Metainformationen auch als Attribute,<154> Indexwerte,<155> Deskriptoren,<156> Document profile<157> oder Suchmerkmale bezeichnet je nachdem, welches Retrievalverfahren dem System zugrunde liegt. Diese werden beim Erstellen der Dokumente erfaßt und getrennt von den Dokumenten (Primärinformationen) in der Datenbank gespeichert (vgl. Abbildung 19 ).

Abbildung 19: Indexierung von Dokumenten<158>


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Obige Systeme erzeugen beim Anlegen eines Objekts einen Standardmetadatensatz, der Angaben wie Ersteller, Erstellungsdatum und Identity-Nummer enthält. Weitere Metainformationen werden bei der Einführung des Vorgangsbearbeitungssystems im Rahmen des Customizing definiert bzw. sind bereits Bestandteil eines erweiterten, auf die Erfordernisse der öffentlichen Verwaltung angepaßten Metadatensatzes.

Eine derzeitig umfassende Übersicht der für die öffentliche Verwaltung (Schwerpunkt planende Verwaltung) erforderlichen Metadaten ist im Leistungsverzeichnis des DOMEA®-Konzepts bzw. in seiner Fortschreibung veröffentlicht, an das auf dieser Stelle verwiesen wird.<159>

Trotz des Einsatzs von Volltextretrievalsystemen, die eine Recherche in den Primärinformationen ermöglichen, wird die Beschreibung der Akten, Vorgänge und Dokumente durch Metainformationen weiterhin Bestand haben.<160>

2.4.3 Bearbeitungs- und Protokollinformationen

Bearbeitungs- und Protokollinformationen steuern und protokollieren den Bearbeitungsprozeß.

Zu den wichtigsten Steuerungsinstrumenten in der konventionellen Vorgangsbearbeitung gehören die Verfügungen und die Geschäftsgangvermerke.

Verfügungen

Verfügungen sind Arbeitsanweisungen des Federführenden an weitere Mitarbeiter (Bearbeiter, Assistenzdienste usw.). Die Verfügung bestimmt, wie der Vorgang geschäftlich weiter zu behandeln ist. Konventionell sind sie als eine fortlaufend numerierte Liste Bestandteil des Schriftstücks (Entwurf).


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Geschäftsordnungen standardisieren den Gebrauch der Verfügungen.<161> Die einzelnen Verfügungspunkte der Verfügung sind jedoch nicht standardisiert, der Federführende kann sie nach den Erfordernissen des Einzelproblems zur Entscheidungsfindung nutzen.<162>

Verfügungen definieren ad hoc zum Zeitpunkt der Fertigung des Entwurfs die weiteren Bearbeitungsschritte des Vorgangs.<163> Menne-Haritz faßt in diesem Kontext die Verfügung als eigenständiges Element eines Vorgangs neben den weiteren Elementen Eingang, Aktenvermerk und Ausgang auf. <164> Die Verfügung besteht hier nicht nur aus der Definition der Bearbeitungsschritte, sondern schließt die Protokollierung der Abarbeitung (Abzeichnung der Verfahrensschritte) ein.<165>

Geschäftsgangvermerke

Auf Eingängen und Entwürfen werden Geschäftsgangvermerke angebracht. § 18 der GGO I nennt als standardisierte Geschäftsgangvermerke


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Die in der GGO standardisierten Geschäftsgangvermerke können bei Bedarf durch die Ministerien ergänzt werden. Darüber hinaus dürfen Mitarbeiter freie Geschäftsgangvermerke verwenden.

Geschäftsgangvermerke werden konventionell in Form von Annotationen auf dem Dokument angebracht.

Geschäftsgangvermerke vorgesetzter Stellen haben den Charakter von Weisungen<166> und sind Ausdruck des Hierarchieprinzips des Verwaltungshandelns.<167> Sie stellen im Gegensatz zu den Verfügungen, die durch den Federführenden den Geschäftsgang bestimmen, ein Steuerungsmittel vorgesetzter Stellen dar.

Im Rahmen der Schriftgutverwaltung zählt zur Aufgabe des Registrierens die Erfassung der folgenden Angaben, die ihrer Bedeutung nach zu den Bearbeitungs- und Protokollinformationen gehören:

In Abhängigkeit von der Nutzung des Vorgangsbearbeitungssystems<168> und dem Funktionsumfang besteht die Möglichkeit, daß der Registrator die Bearbeitungs- und Protokollinformationen manuell erfaßt oder daß diese durch das Vorgangsbearbeitungssystem automatisch generiert werden. So kann beispielsweise der Verbleib eines Eingangs manuell im Feld „Standort“ durch Eingabe des Bearbeiternamens oder der Organisationseinheit erfaßt werden. Alternativ protokolliert das System automatisch den Verbleib, wenn der Eingang oder der Vorgang, dem


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der Eingang zugeordnet ist, elektronisch über die Vorgangssteuerungsfunktionalität des Vorgangsbearbeitungssystems weitergeleitet wird.

Bearbeitungs- und Protokollinformationen tragen somit in Abhängigkeit vom IT-Unterstützungsgrad der Vorgangsbearbeitung lediglich informatorischen Charakter und/oder steuern und protokollieren den Bearbeitungsprozeß eines Vorgangs.

2.4.4 Strukturierte und unstrukturierte Informationen

Systemseitig können strukturierte und unstrukturierte Informationen unterschieden werden.<169>

Strukturierte Informationen sind durch einen für die maschinelle Interpretation besonders geeigneten festen, strukturierten Aufbau, der zumeist stufenweise in Form eines Datenfelds, eines Datensatzes, einer Datei oder Datenbank erfolgt, gekennzeichnet.<170> Zu den strukturierten Informationen gehören Meta,- Bearbeitungs- und Protokollinformationen.

Unstrukturierte Informationen stellen eine ungeordnete Folge von Zeichen (CI-Dokumente) oder Bildpunkten (NCI-Dokumente) ohne eine definierte Struktur und Bedeutung dar.<171> Primärinformationen zählen zu den unstrukturierten Informationen.

2.4.5 Statische und dynamische Informationen

Die Objekt- und Prozeßsicht der Vorgangsbearbeitung spiegelt sich in der Differenzierung der Informationen in statische und dynamische Informationen wider.


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Statische Informationen repräsentieren den Zustand der Akte, des Vorgangs oder des Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt. Zu den statischen Informationen zählen die Primär- und Metainformationen.

Die statischen Informationen zu den Objekten der Vorgangsbearbeitung werden um dynamische Informationen erweitert, die den Prozeß der Vorgangsbearbeitung (Laufweg in der Vergangenheit und in der Zukunft) beschreiben. Automatisch durch das System generierte Bearbeitungs- und Protokollinformationen sind dynamische Informationen. Manuell erfaßte Bearbeitungs- und Protokollinformationen hingegen zählen zu den statischen Informationen, da in den meisten Vorgangsbearbeitungssystemen diese Daten nicht historisiert werden und jeweils nur den aktuellen Wert enthalten, der bei einer Änderung überschrieben wird.

Charakteristisch für die Nutzung eines Vorgangsbearbeitungssystems zur Schriftgutverwaltung und zum Aufbau des elektronischen Aktenbestands ist, daß in diesen Nutzungsstufen ausschließlich statische Informationen vom Vorgangsbearbeitungssystem verwaltet werden. Erst bei der Nutzung des vollen Funktionsumfangs und der IT-Unterstützung des Bearbeitungsprozesses werden auch dynamische Informationen verwaltet.<172>

Bei der Nutzung von Vorgangsbearbeitungssystemen in der öffentlichen Verwaltung, die den gesamten Prozeß der Bearbeitung eines Vorgangs unterstützen, ist es erforderlich, daß die Systeme nicht nur statische, sondern auch dynamische Informationen speichern, um den Stand und die Entwicklung einer Sache dokumentieren zu können. Nur so werden Akten in der öffentlichen Verwaltung ihrer Protokoll- und Evidenzfunktion gerecht.

Abbildung 20 zeigt abschließend die Informationsarten der Vorgangsbearbeitung im Zusammenhang.


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Abbildung 20: Informationsarten der Vorgangsbearbeitung

2.5 Vorgangsbearbeitungssysteme

„Das (geschäfts-)ordnungsgemäße Erstellen, Ablegen, Wiederauffinden, Bearbeiten und Zustellen von Schriftstücken, die zusammen eine Akte bilden, war und bleibt eine der ‚Königsaufgaben’ für die Computertechnik.“<173>

2.5.1 Aufgaben- und Vorgangstypen und ihre IT-Unterstützung

Bei Durchsicht der Literatur zeigt sich, daß, um eine geeignete IT-Unterstützung zu ermitteln, häufig versucht wird, den Aufgaben- oder Vorgangstypen bestimmte Produktkategorien zuzuordnen. Übereinstimmend wird in allen Ansätzen i. d. R. der Grad ihrer Flexibilität, Strukturiertheit und Wiederholbarkeit zur Typisierung von Aufgaben oder Vorgängen herangezogen. Die Produkte werden meist in Workflow-Management-Systeme (WMS), Dokumenten-Management-Systeme (DMS), Groupware (GW) und E-Mail-Systeme kategorisiert. Nachfolgend sind


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einige dieser Zuordnungen von Aufgaben- oder Vorgangstypen zu Produktkategorien aufgeführt.

Kategorisierung nach Abel<174>

Abel unterscheidet die Aufgaben hinsichtlich der Kriterien Strukturierbarkeit und Flexibilität. Er differenziert vier Aufgabentypen:

Den einzelnen Aufgabentypen werden Workflow- und Groupware-Lösungen zugeordnet (vgl. Abbildung 21 ).


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Abbildung 21: Aufgabentypen nach Abel

Kategorisierung des IAO

Das IAO klassifiziert Büroprozesse nach ihrem Grad der Strukturierung in strukturierte, teil- und unstrukturierte Prozesse sowie nach ihrem zeitlichen Auftreten in zyklische, azyklische und einmalige Prozesse.

Zyklischen und azyklischen Prozessen ordnen Meitner und Rathgeb unabhängig von ihrem Strukturierungsgrad Workflow-Systeme zu. Unstrukturierten Büroprozessen, die azyklisch und einmalig ablaufen, werden hingegen CSCW-Anwendungen zugeordnet.<175>


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Abbildung 22: Klassifikation der Büroprozesse des IAO

Kategorisierung nach Karl

Karl klassifiziert Systeme der CSCW nach der Stärke der Aufgabenteilung auf unterschiedliche Personen (schwach bis stark) und nach dem Strukturierungsgrad der Aufgaben (schwach bis stark strukturiert). Aus diesen Dimensionen und ihren Ausprägungen ergibt sich ein Koordinatensystem mit vier Quadranten, in denen die Systeme positioniert werden.<176>


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Abbildung 23: Klassifikation von CSCW-Systemen nach Karl

Ziel der IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung ist es, die arbeitsteilige, räumlich- und zeitversetzte, kooperative Bearbeitung der Vorgänge einschließlich der dazu erforderlichen Kommunikation, Koordination sowie die gemeinsame Ablage, den Zugriff und die Nutzung der Informationen zu unterstützen. Im Gegensatz zu den aufgeführten Zuordnungen der Aufgaben- oder Vorgangstypen zu Produktkategorien kommen für die IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung daher grundsätzlich WMS-, DMS- oder Groupwareprodukte in Frage.

2.5.2 Funktionskategorien zur IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung

Diese Produktkategorien werden bis heute unterschiedlich definiert und voneinander abgegrenzt. Differierende und konträre Klassifizierungen erschweren eine bedarfsgerechte Auswahl von Produkten zur IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung.<177>


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Die gegenwärtig auf dem Markt verfügbaren Systeme lassen sich aufgrund unterschiedlicher Herstellerphilosophien und fehlender Produktstandards<178> kaum einer Produktkategorie zuordnen. Die durch die Hersteller vorgenommenen Zuordnungen ihrer Produkte erfolgen häufig vorrangig unter vertrieblichen und marketingstrategischen Gesichtspunkten.

Nachdem in der Vergangenheit ein WMS neben einem DMS oder einem Groupwareprodukt bestehen konnte, fordern Anwender zunehmend Gesamtlösungen anstelle der problembehafteten und kostenintensiven Integration von Einzellösungen.

Als Reaktion auf zunehmenden Wettbewerbsdruck, Anforderungen der Kunden und die erweiterten Möglichkeiten neuer Technologien vergrößern viele Hersteller den Funktionsumfang ihrer Produkte. Einzelne Funktionalitäten, die früher für bestimmte Produktkategorien typisch waren, fließen heute ineinander über. Die Weiterentwicklung der Funktionalitäten, Integrierbarkeit von Zusatzmodulen und definierte Schnittstellen zu anderen Systemen sind Anzeichen der Konvergenz<179> von Workflow-Management-, Dokumenten-Management- und Groupwaretechnologien, elektronischer Archivierung und Imaging-Systemen.

Aus diesem Grund ist es zielführender, vom Versuch, bestimmte Produktkategorien zu bilden, Abstand zu nehmen und anstelle dessen die Funktionalitäten eines Produkts bestimmten Funktionskategorien zuzuordnen.<180> Die Tabelle 1: zeigt derartige Funktionskategorien und ordnet ihnen typische Aufgaben oder Funktionalitäten bei der IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung zu.


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Tabelle 1: Funktionsgruppen und ihre Relevanz für die IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung

Funktionsgruppe

Funktionsschwerpunkte

Relevanz für Vorgangsbearbeitungssysteme

Imaging-Funktionalitäten

Scannen, Anzeigen und Drucken von NCI-Dokumenten, Attributierung

Scannen der Posteingänge, Anzeige der Eingänge, Erstregistrierung von Metainformationen

Dokumenten-Management-Funktionalitäten

Verwalten und Speichern von Dokumenten, Aufbau von Ablagestrukturen, Versionierung, Check out/Check in, Attributierung

Verwalten und Speichern der Primärinformationen, Speichern der Metainformationen, Versionskontrolle

Workflow-Management-Funktionalitäten

Weiterleiten von Objekten, Protokollierung, Bearbeitungsstatuskontrolle

Vorgangssteuerung, Verfügungen, Beteiligungen, Kenntnisnahmen, Definition von Laufwegen, Bearbeitungsstand, Protokollierung des Verwaltungshandelns

Groupware-Funktionalitäten

kooperative Bearbeitung von Dokumenten, Gruppenterminkalender, Replikation, Adreßverwaltung

gemeinsame von Dokumenten, Referatskalender, Kalender des Abteilungsleiters, Adreßverwaltung

Elektronische Archivierung

revisionssichere Langzeitspeicherung, Auslagerung von Dokumenten

Langzeitarchivierung, Altschriftgutverwaltung und Aussonderung

Ansätze der WMS, DMS, Groupware, Imaging- und elektronischen Archivierungssysteme bestehen schon geraume Zeit. Viele der noch heute auf dem Markt verfügbaren Systeme weisen eine bestimmte Entwicklungsgeschichte auf. Wurde das Produkt noch zu der Zeit entwickelt, in der Systeme wie WMS, DMS usw. noch als Einzellösungen mit abgegrenzten Funktionsumfang bestehen konnten, prägt der Ursprung des Produkts die Funktionalität bis heute. Die entsprechenden Funktionalitäten sind zumeist besonders ausgeprägt und mächtig.

2.5.3 Vorgangsbearbeitungssysteme

Noch vor einigen Jahren beklagten Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung das Fehlen verwaltungsspezifischer Produkte mit Worten wie: „Die Anwendungsspe


70

zialisten der Hersteller und später die Softwarehäuser bedienten die öffentliche Verwaltung in der Regel mit Abfallprodukten.“<181> oder „die Bürokommunikation ist bislang kaum von den Anforderungen der öffentlichen Verwaltung geprägt worden ... (und) an der Realität von Unternehmensverwaltungen orientiert.“<182> Für die Entwicklung eigener, verwaltungsspezifischer Anwendungen, wie beispielsweise Schriftgutverwaltungssysteme, wurde verlangt<183> und gefordert, daß die Hersteller ihre „noch weitgehend hardwarebezogene Vertriebsstruktur hinter die Erkundung politischer Gestaltungskriterien in der öffentlichen Verwaltung und hinter das Nachdenken über das dieser Verwaltung adäquate Systemangebot zurückstellen.“<184> sollen.

Nachdem mittlerweile große Softwarehersteller auch die öffentliche Verwaltung als strategisches, separat zu bearbeitendes Marktsegment betrachten, zeichnet sich eine Trendwende ab. Derzeit existieren Softwarelösungen, die mehr oder minder die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung erfüllen. Im Vergleich zum Gesamtmarkt der DMS, WMS, Groupware, elektronischen Archivierung und Imaginganwendungen machen verwaltungsspezifische Produkte jedoch nur einen Bruchteil der Produkte aus.

Diese branchenspezifischen Lösungen setzen auf einem für den breiten Markt der Privatwirtschaft entwickelten Basissystem auf und ergänzen dieses um verwaltungstypische Funktionen, wie beispielsweise Verfügbarkeit des Aktenplans, Geschäftszeichenbildung oder Zeichnungsverfahren.

Wie die Tabelle 1: zeigt, werden zur IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung Funktionalitäten aller Funktionsgruppen benötigt. So verwundert es nicht, daß marktgängige Vorgangsbearbeitungssysteme auf der Basis von Systemen, die nach


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ihrem Ursprung unterschiedlichen Produktkategorien entstammen, entwickelt worden sind.

Tabelle 2: Ausgewählte Vorgangsbearbeitungssysteme, deren Basisprodukte und Ursprungstechnologien

Vorgangsbearbeitungssystem

Basisprodukt

Ursprungstechnologie

DOMEA® der Firma CSE Solutions GesmbH

WorkFlow®

WMS

FAVORIT® des BVA

COI Business Flow®

DMS

MANILA der Firma InConcert Inc.

InConcert

WMS

VIS der Firma PDV-Systeme GmbH

LinkWorks

Groupware

2.5.4 Aufbau und Funktionsumfang

Vorgangsbearbeitungssysteme für die öffentliche Verwaltung müssen sowohl den Prozeß der Vorgangsbearbeitung als auch die Verwaltung der Objekte der Vorgangsbearbeitung (Akte, Vorgang, Dokument) sowie die Meta-, Bearbeitungs- und Protokollinformationen unterstützen. Für einen Einsatz in der Ministerialverwaltung sind bei der IT-Unterstützung des Prozesses insbesondere teilstrukturierte Vorgänge abzubilden. Ziel der IT-Unterstützung muß es dabei sein, das Vorgangsbearbeitungssystem im gesamten Geschäftsgang von der Poststelle, über den Eingangsempfänger und die Registratur bis hin zum Bearbeiter einzusetzen. Dies forderte Reinermann bereits 1992 in bezug auf elektronische Bürosysteme (EBS): „... daß es ... gerade die alle Stellentypen und alle Tätigkeitsgruppen einzubeziehenden EBS (= elektronische Bürosysteme, Anm. d. A.) sind, die echte Verbesserungen des behördlichen Geschäftsbetriebs, und zwar in Wirksamkeit wie in Wirtschaftlichkeit, erwarten lassen.“<185>

Im Hinblick auf die Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen empfiehlt es sich, die Funktionalitäten nach der IT-Unterstützung

zu systematisieren und diese in bezug zu den Stufen der Einführung<189> zu setzen (vgl. Abbildung 24 ). Die IT-Unterstützung der Objekte (in Abbildung 24 der Schriftgutverwaltung zugeordnet) korrespondiert mit DMS-Funktionalitäten. Die IT-Unterstützung des Prozesses (in Abbildung 24 unter der Vorgangssteuerung zusammengefaßt), korrespondiert mit WMS-Funktionalitäten.

Die wesentlichen Funktionalitäten<190> werden hier zu den Funktionsblöcken „Registratur“, „Elektronische Akten“ und „Vorgangssteuerung“ zusammengefaßt Diese können jeweils den Einführungs- oder Nutzungsstufen „1. IT-gestützte Registratur“, „2. Aufbau des elektronischen Aktenbestands“ und „3. IT-gestützte Vorgangsbearbeitung“ zugeordnet werden.<191>

In Abhängigkeit davon, welche der Funktionsblöcke („Registratur“, „Elektronische Akte“ und „Vorgangssteuerung“) aufeinander aufbauend zur IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung eingesetzt werden, verwaltet das Vorgangsbearbeitungssystem „Metainformationen“, „Primärinformationen“ und „Bearbeitungs- und Protokollinformationen“.


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Abbildung 24: Aufbau und Funktionsumfang von Vorgangsbearbeitungssystemen

Je nach Art der verwalteten Informationen kann ein Zugriff auf die Objekte der Vorgangsbearbeitung über verschiedene Informationsarten erfolgen, bzw. es kann direkt nach Meta-, Primär-, Bearbeitungs- und Protokollinformationen recherchiert werden.

Da sowohl Papierdokumente (Primärinformationen) mit ihren Metadaten als auch elektronische Dokumente einschließlich der Bearbeitungs- und Protokollinformationen archiviert und ausgesondert werden müssen, beinhalten alle drei der oben angeführten Funktionsblöcke Funktionalitäten der Archivierung und Aussonderung.<192> Ebenso wie die Recherche eine zentrale Funktion darstellt, bilden Administrationsfunktionen die Basis eines Vorgangsbearbeitungssystems.

Der Einsatz reiner Registratur- und Schriftgutverwaltungssysteme wie beispielsweise das System LimaReg der Firma Prokoda AG ist auf die 1. Stufe „IT-gestützte Registratur“ beschränkt, da in diesen Systemen vor allem Funktionen zur Verwaltung der Metadaten von Objekten wie Eingänge oder Akten, des Ak


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tenplans oder der Wiedervorlagen zur Verfügung gestellt werden. Elektronische Dokumente können in diesen Systemen nicht verwaltet werden.

Der Einsatz von klassischen DMS-Systemen bzw. von Systemen mit ausgeprägten DMS-Funktionalitäten ist auf die 1. Stufe „IT-gestützte Registratur“ und die 2. Stufe „Aufbau der elektronischen Akten“ begrenzt. Der Übergang zur 3. Stufe „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung“ erfordert für die Unterstützung des Bearbeitungsprozesses Funktionen der Vorgangssteuerung und Weiterleitung sowie zusätzlich eine Protokollierung dynamischer Informationen, um der Protokoll- und Evidenzfunktion der Akte gerecht zu werden.

In die Gesamtlösung zur IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung werden neben dem Vorgangsbearbeitungssystem Software zur Dokumentenerstellung bzw. zum Import, zur Anzeige der Dokumente, zum Export, zum Datenimport und -export, zur Administration und sonstige Software wie OCR-Systeme integriert. Hierbei wird zumeist auf Standardsoftwareprodukte bzw. Fremdsysteme zurückgegriffen, deren Funktionen nicht originärer Bestandteil des Vorgangsbearbeitungssystems sind (vgl. Abbildung 25 ).

Abbildung 25: Integrativer Rahmen von Vorgangsbearbeitungssystemen


Fußnoten:

<6>

Dieses Kapitel ist eine überarbeitete Fassung des Kapitels 2, in: Knaack, I.: IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung, INFORA-Schriftenreihe Moderne Verwaltung, Band 1, Berlin 1996, das erweitert und um neue Erkenntnisse ergänzt worden ist.

<7>

Hoffmann, H.: Behördliche Schriftgutverwaltung: Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard am Rhein 1993, S. 110.

Ähnlich auch Reinermann, H.: Vorgangssteuerung in Behörden, in: HMD, Heft 176, 1994, S. 23. Menne-Haritz, A.: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 20, Marburg 1992, S. 58.

Auch in der nicht verwaltungsspezifischen Literatur lassen sich die Objekt- und Prozeßsicht wiederfinden. Nach der Auffassung von Zangl widmet sich die Büroarbeit einem einheitlichen Objekt - der Information, bzw. Information ist das Objekt der Büroarbeit. Vgl. Zangl, H.: Durchlaufzeiten im Büro. Prozeßorganisation und Aufgabenintegration als effizienter Weg zur Rationalisierung der Büroarbeit mit neuen Bürokommunikationstechniken, Berlin 1987, S. 17 u. 37.

Reichwald etwa stellt die Prozeßsicht in den Mittelpunkt seiner Aussage und bezeichnet Büroarbeit als einen arbeitsteiligen Prozeß zwischen mehreren Aufgabenträgern. Vgl. Reichwald, R.: Neue Systeme der Bürotechnik und Büroarbeitsgestaltung - Problemzusammenhänge, in: Reichwald, R. (Hrsg.): Neue Systeme der Bürotechnik, Berlin 1982, S. 12.

<8>

Goeth, F.: Informationstechnik als Werkzeug des Verwaltungshandelns, Schriftenreihe Verwaltungsorganisation, Band 13, hrsg. vom Bundesminister des Innern, o. J., S. 13.

Ähnlich die aufgabenorientierte Definition, in: Göller; Klopsch u. a.: Anforderungen an eine elektronische Vorgangsbearbeitung (Basiskatalog), LIT Berlin 1993, S. 6. Der Vorgang wird hier als arbeitsteilig organisierter Lösungsweg einer definierten Aufgabenstellung bezeichnet.

<9>

Vgl. AWV (Hrsg.): Terminologie der Schriftgutverwaltung, Eschborn 1993, S. 5.

<10>

Vgl. hierzu die Ausführungen in Abschnitt 4.4 Die Prozeßebene , S. 133 ff.

<11>

Vgl. Wind, F.: Geschäftsprozeßoptimierung als Säule des Neuen Steuerungsmodells, in: Die innovative Verwaltung, Heft 10/1995, S. 18.

<12>

Hammer, M.; Champy, J.: Reengineering the Corporation, New York 1991, S. 9.

<13>

Harrington, J.: Business Process Improvement, New York 1991, S. 9.

<14>

Davenport, T.: Process Innovation - Reengineering Work Through Information Technology, Boston 1993, S. 5.

<15>

Workflow Management Coalition (WfMC): Glossary, Brüssel 1994, S. 21.

<16>

Vgl. Litke, H.: Gute Planung - hoher Nutzen, in: Business Computing, Heft 7/1995, S. 25.

Vgl. auch zur Unterscheidung von Vorgangs- und Prozeßorientierung, in: Kläger, W.; Rathgeb, M.; Stiefel, K.-P.: Quer zur Hierarchie - Methodenkonzept zur vorgangsorientierten Gestaltung der Bürokommunikation, in: Fortschrittliche Betriebsführung und Industrial Engineering, Heft 3/1991, S. 120.

<17>

Kläger, W.; Rathgeb, M.; Stiefel, K.-P.: Quer zur Hierarchie - Methodenkonzept zur vorgangsorientierten Gestaltung der Bürokommunikation, in: Fortschrittliche Betriebsführung und Industrial Engineering, Heft 3/1991, S. 120.

<18>

Heilmann, H.: Workflow Management: Integration von Organisation und Informationsverarbeitung, in: HMD, Heft 176, 1994, S. 9. So auch AWV - Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (Hrsg.): Integrierte Vorgangsbearbeitung. Wunsch oder Wirklichkeit, S. 5, Eschborn 1996.

<19>

Zum Strukturierungsgrad vgl. Abschnitt 2.2.2 Der Strukturierungsgrad von Vorgängen , S. 17 ff.

<20>

Vgl. Chroust, G.: Modelle der Softwareentwicklung. München 1992, S. 19.

<21>

Engel definiert „unter einem Verwaltungsprozeß ... die Bearbeitung einer Menge gleichartiger Vorgänge ... , wobei ein Vorgang als die Erledigung eines Geschäftsvorfalls ... verstanden wird.“ Engel, A.: Verwaltungsorganisation mit Referenzmodellen, Berichte und Materialien der Forschungsstelle für Verwaltungsinformatik, Nr. 22, Koblenz 1996, S. 10.

<22>

Anders die strikte Unterscheidung von Vorgang und Prozeß des IAO durch die Differenzierung in Vorgangsorientierung als objekt- und ereignisorientierte Analyse der Aufgaben, Tätigkeiten und Dokumente und in Prozeßorientierung als zeit- und mengenorientierte Analyse des Inputs, Outputs und der Zeiten. Vorgangsbearbeitung wird hier als der Zweck von Prozessen verstanden, da Prozesse ohne Vorgänge Leerprozesse wären. Vgl. Kläger, W.; Rathgeb, M.; Stiefel, K.-P.: Quer zur Hierarchie - Methodenkonzept zur vorgangsorientierten Gestaltung der Bürokommunikation, in: Fortschrittliche Betriebsführung und Industrial Engineering, Heft 3/1991, S. 120 f.

<23>

Ähnlich in bezug auf Geschäftsprozesse, vgl. Litke, H.: Gute Planung - hoher Nutzen, in: Business Computing, Heft 7/1995, S. 24.

Anders: Der KoopA ADV definiert einen Vorgangsschritt als eine Arbeitseinheit, deren Beginn und Ende durch Zustandsänderungen der Dokumente oder durch Stellenwechsel markiert ist. Kooperationsausschuß ADV (KoopA ADV) Bund/Länder/Kommunaler Bereich, Arbeitsgruppe „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung“: Handlungsleitfaden „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung“, Bonn 1997, S. 4-6.

<24>

Eine gänzlich andere Definition findet sich in: Szyperski, N.; Pulst, E.: Zur Wirtschaftlichkeit aktueller technik-gestützter Geschäftsprozesse, in: Information Management, Heft 3/1995, S. 22-27. Unter einem Vorgang werden „diejenigen Aktivitäten verstanden, die ein Scheitern dieser Geschäftsprozesse verhindern (Hilfsprozesse). Sie dienen der Lenkung und Dokumentation von Geschäftsprozessen ... ; in der Regel sind sie standardisiert ...“. Szyperski, N.; Pulst, E.: a. a. O., S. 22.

<25>

Vgl. Ball, R.: Die innovative Behörde. Praxisgerechte Wege zu einer leistungsorientierten öffentlichen Verwaltung, Wiesbaden 1997, S. 54.

<26>

Kläger/Rathgeb/Stiefel bezeichnen jedes Dokument als ein fixiertes (Teil-)Ergebnis eines VorgangS. Vgl. Kläger, W.; Rathgeb, M.; Stiefel, K.-P.: Quer zur Hierarchie - Methodenkonzept zur vorgangsorientierten Gestaltung der Bürokommunikation, in: Fortschrittliche Betriebsführung und Industrial Engineering, Heft 3/1991, S. 121.

<27>

Anders Kooperationsausschuß ADV (KoopA ADV) Bund/Länder/Kommunaler Bereich, Arbeitsgruppe „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung“: Handlungsleitfaden „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung“, Bonn 1997, S. 4-6. Hier wird der Vorgang ausschließlich durch Bearbeitungsschritte und Objekte definiert. „... ein Vorgang ... als Folge von Vorgangsschritten aufgefaßt, wobei in jedem Vorgangsschritt eine Stelle ein Dokument ... zu einer bestimmtem Aufgabe bearbeitet.“

<28>

Vgl. auch Workflow Management Coalition (WfMC): Glossary, Brüssel 1994, S. 22. IT-gestützt wird jedoch nur auf Workflow-Management-Systeme bezogen („manual process acticity and/or a workflow process acticity“).

<29>

Vgl. Rau, K.-H.: Integrierte Bürokommunikation, Wiesbaden 1991, S. 10.

<30>

Zur ausführlichen Betrachtung der Bestandteile der Durchlaufzeit, deren Wirkungen und Bedeutung für die Strukturierung von Büroprozessen: Zangl, H.: Durchlaufzeiten im Büro. Prozeßorganisation und Aufgabenintegration als effizienter Weg zur Rationalisierung der Büroarbeit mit neuen Bürokommunikationstechniken, Berlin 1987.

<31>

Vgl. Zangl, H.: Durchlaufzeiten im Büro. Prozeßorganisation und Aufgabenintegration als effizienter Weg zur Rationalisierung der Büroarbeit mit neuen Bürokommunikationstechniken, Berlin 1987. S. 98.

<32>

Zu anderen Prozeßvariablen, wie Veränderlichkeit des Prozesses, Detaillierungsgrad, Grad der Arbeitsteilung, Interprozeßverflechtung, siehe weitere Ausführungen, in: Heilmann, H.: Workflow Management: Integration von Organisation und Informationsverarbeitung, in: HMD, Heft 176, 1994, S. 11 f.; Picot, A.; Rohrbach, P.: Organisatorische Möglichkeiten von Workflow-Management-Systemen, in: Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik (Hrsg.), BBB-Sonderdruck, Beilage zu Heft 213, Köln 7-8/1995, S. 3.

<33>

Ähnlich Picot, A.; Rohrbach P.: ebenda, S. 3. Der Indikator der Strukturiertheit ist die „Eindeutigkeit des erforderlichen Inputs, der Transformationsschritte und des Outputs“ des ProzesseS. Anders Heilmann, H.: Workflow Management: Integration von Organisation und Informationsverarbeitung, in: HMD, Heft 176, 1994., S. 11: „Strukturierungsgrad und Komplexität werden durch die Anzahl und Verschiedenheit der Vorgangsschritte und die zwischen diesen bestehenden Abhängigkeiten bestimmt.“

<34>

Engel unterscheidet hinsichtlich der Definierbarkeit Verwaltungsprozesse in solche mit einem vordefinierten Geschäftsgang und mit einem Geschäftsgang, der erst während der Vorgangsbearbeitung definiert wird. Vgl. Engel, A.: Verwaltungsorganisation mit Referenzmodellen, Berichte und Materialien der Forschungsstelle für Verwaltungsinformatik, Nr. 22, Koblenz 1996, S. 10.

<35>

Picot, A.; Reichwald, R.: Informationswissenschaft, in: Heinen, E. (Hrsg.): Industriebetriebslehre - Entscheidungen im Industriebetrieb, Wiesbaden 1991, S. 277.

<36>

Vgl. auch übereinstimmenden allgemeinen Ansatz des IAO bei der Einteilung von Büroprozessen in (1) unstrukturierte, (2) teilstrukturierte und (3) strukturierte, in: Meitner, H.; Rathgeb, M.: Realisierung prozeßorientierter Organisationsstrukturen, in: Online, Heft 1/1994, S. 76. Übereinstimmend Göller; Klopsch u. a.: Anforderungen an eine elektronische Vorgangsbearbeitung (Basiskatalog), LIT Berlin 1993, S. 4.

Ähnlich auch Einteilung der Vorgänge in (1) strukturierte Fälle (Routinearbeiten) und (2) unstrukturierte Fälle, in: Stahlknecht, P.: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, Berlin u. a. 1995. Eine Zweiteilung in strukturierten und unstrukturierten Workflow wird auch vorgenommen, in: Black Forest Group: Workflow Requirements of the Black Forest Group, in: Österle, H.; Vogler, P.: Praxis des Workflow-Management, Braunschweig 1996, S. 90.

Anders Nastansky, L.; Hilpert., W.: Balance zwischen Struktur und Flexibilität, in: Business Computing, Heft 7/1995, S. 30. Vorgänge werden in vier Kategorien eingeteilt: (1) Ad-hoc-Workflow als einmaliger, kurzlebiger Prozeß, (2) Task Force als eine Arbeitsgruppe, die stärker strukturierte Aufgaben mit nicht vorherbestimmbarer Bearbeitungsreihenfolge bearbeitet, (3) semistrukturierter Vorgang mit einer festen, automatisierbaren Vorgangsstruktur, von der bei bestimmten Vorgangsschritten abgewichen wird, und (4) Standard-Workflow als strukturierte und standardisierte Transaktionsvorgänge.

<37>

Vgl. Abschnitt 4.3.1 Rahmenbedingungen als Grenzen der IT-organisatorischen Gestaltung im Einführungsprozeß , S. 118 ff.

<38>

Vgl. Abschnitt 4.3.1 Rahmenbedingungen als Grenzen der IT-organisatorischen Gestaltung im Einführungsprozeß , S. 118 ff.

<39>

Vgl. Menne-Haritz, A.: Geschäftsordnungen und Verwaltungsmodernisierung, in: Verwaltung und Management, Heft 2/1997, S. 87.

<40>

Menne-Haritz, A.: Geschäftsordnungen und Verwaltungsmodernisierung, in: Verwaltung und Management, Heft 2/1997, S. 87.

<41>

Das Prinzip der Teilstrukturiertheit kann vernachlässigt werden, wenn die Mehrzahl der Fälle nach einem definierten Ablauf (z. B. Vorgangstyp Bauantrag) bearbeitet wird. Aber auch hier ist es möglich, daß in Ausnahmefällen die Bearbeitung nicht dem definierten Ablauf entspricht, wenn beispielsweise der Vorgesetzte die Bearbeitung des Bauantrags an sich zieht (z. B. wenn der Bauantrag von verfassungsfeindlichen Partei gestellt wird).

In diesem Sinn stellen strukturierte Vorgänge eine Teilmenge der teilstrukturierten Vorgänge dar.

<42>

Vgl. Göller; Klopsch; Ulrich; Bodem; Ewert; Zorn: Anforderungen an eine elektronische Vorgangsbearbeitung (Basiskatalog), LIT Berlin 1993, S. 4.

<43>

Vgl. Ullrich, R.: IT-gestützte Vorgangsbearbeitung im Spannungsfeld zwischen technischen Möglichkeiten und organisatorischen Vorgaben, in: Verwaltung und Fortbildung, Heft 1/1996, S. 44.

<44>

Vgl. GGO I, § 21.

<45>

Vgl. z. B. § 18 und §§ 35, 36, 70 sowie Merkblatt 5 zu § 35 Abs. 1, § 36 Abs. 3 und § 70 Abs. 2 GGO I.

<46>

Vgl. z. B. § 27, Merkblatt 3 zu § 27 sowie §§ 28, 33 GGO I.

<47>

Vgl. Abschnitt 2.4.3 Bearbeitungs- und Protokollinformationen , S. 46 ff.

<48>

Anders Kooperationsausschuß ADV (KoopA ADV) Bund/Länder/Kommunaler Bereich, Arbeitsgruppe „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung“: Handlungsleitfaden „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung“, Bonn 1997, S. 4-18. Die Teilstrukturiertheit der Vorgangsbearbeitung wird hier auf den Wechsel und die Wiederholung unterschiedlicher Phasen und Teilprozesse der Vorgangsbearbeitung zurückgeführt, deren Freiheitsgrad durch organisatorische Regelungen eingeschränkt ist.

<49>

Das Modell geht von der Prämisse aus, daß der Vorgang nach dem Erfassen des Eingangs in der Posteingangsstelle, der Vorlage beim Eingangsempfänger und Nachweis in der Registratur durch den Bearbeiter gebildet wird.

<50>

Workflow Management Coalition (WfMC): Glossary, Brüssel 1994, S. 24.

<51>

Workflow Management Coalition (WfMC): Glossary, Brüssel 1994, S. 26.

<52>

Zum Begriff der Aufgabe vgl. Berg, C. C.: Organisationsgestaltung, Stuttgart u. a. 1981, S. 27 ff.

<53>

In der Literatur werden unterschiedliche Systematisierungs- und Typologierungsansätze vorgenommen. Eine Übersicht dieser Ansätze findet sich in: Nippa, M.: Gestaltungsgrundsätze für die Büroorganisation. Konzepte für eine informationsorientierte Unternehmensentwicklung unter Berücksichtigung neuer Bürokommunikationstechniken, Berlin 1988, S. 81.

In dieser Arbeit werden ausschließlich Ansätze aufgeführt, die aus der Typisierung Aussagen hinsichtlich des Strukturierungsgrads ableiten.

Zu anderen Ansätzen vgl. etwa Szyperski, N.: Analyse der Merkmale und Formen der Büroarbeit, in: Bürowirtschaftliche Forschung. Hrsg. von E. Kosiol, Berlin 1961, S. 75-131 als erster Ansatz im deutschsprachigen Raum. Er unterscheidet vier Typen der Büroarbeit: Führungsaufgaben, Fachaufgaben, Sachbearbeitung und Unterstützungsaufgaben. Zangl, H.: Durchlaufzeiten im Büro. Prozeßorganisation und Aufgabenintegration als effizienter Weg zur Rationalisierung der Büroarbeit mit neuen Bürokommunikationstechniken, Berlin 1987, S. 25 f.

Ähnlich bereits Keen/Morton, die Tätigkeiten nach drei Strukturierungsgraden (strukturiert, semi-strukturiert und nicht strukturiert) und nach ihrer Zielebene (operative, dispositive und strategische Ebene) einordnen. Vgl. Keen, P.; Morton, M.: Decision Support Systems - An Organizational Perspective, Reading u. a., 1978, S. 87.

<54>

Vgl. Picot, A.; Reichwald, R.: Bürokommunikation - Leitsätze für den Anwender, München 1985, S. 63 ff.

<55>

Vgl. Picot, A.; Reichwald, R.: Bürokommunikation - Leitsätze für den Anwender, München 1985, S. 70.

<56>

Vgl. Reichwald, R.: Büroautomation, Bürorationalisierung und das Wirtschaftlichkeitsproblem. Kostenorientierte und strategische Ansätze, in: Preßmar, D. (Hrsg.): Büroautomation, Wiesbaden 1990, S. 69-75.

<57>

Vgl. Nippa, M.: Gestaltungsgrundsätze für die Büroorganisation. Konzepte für eine informationsorientierte Unternehmensentwicklung unter Berücksichtigung neuer Bürokommunikationstechniken, Berlin 1988, S. 87 ff.

<58>

Nippa, M.: Gestaltungsgrundsätze für die Büroorganisation. Konzepte für eine informationsorientierte Unternehmensentwicklung unter Berücksichtigung neuer Bürokommunikationstechniken, Berlin 1988, S. 88.

<59>

Vgl. Nippa, M.: Gestaltungsgrundsätze für die Büroorganisation. Konzepte für eine informationsorientierte Unternehmensentwicklung unter Berücksichtigung neuer Bürokommunikationstechniken, Berlin 1988, S. 90.

<60>

Vgl. Nippa, M.: Gestaltungsgrundsätze für die Büroorganisation. Konzepte für eine informationsorientierte Unternehmensentwicklung unter Berücksichtigung neuer Bürokommunikationstechniken, Berlin 1988, S. 127 ff.

<61>

Vgl. Picot, A.; Rohrbach, B.: Organisatorische Einsatzmöglichkeiten von Workflow-Management-Systemen, Hrsg. Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik, BBB-Sonderdruck, Heft Juli/August 1995, Köln 1995.

<62>

Vgl. Heilmann, H.: Workflow Management: Integration von Organisation und Informationsverarbeitung, in: HMD, Heft 176, 1994, S. 8-21. Die Unterscheidung der Vorgänge erfolgt hier nach den Vorgangsattributen Strukturierungsgrad und Komplexität, Detaillierungsgrad, Arbeitsteilungsgrad, Interprozeßverflechtung, Dynamik/Zeiteinheit und Anzahl der Vorgangsexemplare/Zeiteinheit. Vgl. hierzu auch die Fußnote 32.

<63>

Picot, A.; Rohrbach, B.: Organisatorische Einsatzmöglichkeiten von Workflow-Management-Systemen, Hrsg. Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik, BBB-Sonderdruck, Heft Juli-August/1995, Köln 1995, S. 3.

<64>

In der Literatur wird der Begriff des Vorgangsbearbeitungssystems auch mit einem Workflow-Management gleichgesetzt. Zum Begriff des Vorgangsbearbeitungssystems vgl. die Ausführungen in Abschnitt 2.5 Vorgangsbearbeitungssysteme , S. 49 ff.

<65>

Vgl. Grimmer, K.: Informationelle Struktur der Verwaltungsaufgaben und Entscheidungsorganisation, in: VOP, Heft 2/1990, S. 96-100.

<66>

Grimmer, K.: Informationelle Struktur der Verwaltungsaufgaben und Entscheidungsorganisation, in: VOP, Heft 2/1990, S. 98.

<67>

Vgl. Grimmer, K.: IuK-technikgestützte Organisationsentwicklung, in: VOP, Heft 1/1994, S. 48.

<68>

Vgl. Grimmer, K.: IuK-technikgestützte Organisationsentwicklung, in: VOP, Heft 1/1994, S. 48.

<69>

Vgl. Grimmer, K.: Verwaltungsinformatik: Politikwissenschaft & Arbeitswissenschaft, in: Bonin, H. (Hrsg.): Verwaltungsinformatik. Konturen einer Disziplin, Mannheim 1992, S. 51.

<70>

Vgl. Kübler, H.: Informationstechnik in Verwaltungsorganisationen. Einsatzbedingungen, Chancen und Risiken, Stuttgart u. a. 1987, S. 21 f.

<71>

Vgl. Luhmann, N.: Politische Planung. Aufsätze zur Soziologie von Politik und Verwaltung, Opladen 1971, S. 113 f.

<72>

Kübler, H.: Informationstechnik in Verwaltungsorganisationen. Einsatzbedingungen, Chancen und Risiken, Stuttgart u. a. 1987, S. 21.

<73>

Aufgabendeterminiertheit wird nach Kübler durch die Eindeutigkeit der Zwecke, Stimuli, Alternativen, Entscheidungsregeln und Wirkungen bestimmt.

<74>

Vgl. hierzu die Ausführungen in Abschnitt 2.5.1 Aufgaben- und Vorgangstypen und ihre IT-Unterstützung , S. 49 ff.

<75>

Vgl. Weber, M.: Wirtschaft und Gesellschaft. Grundriß der verstehenden Soziologie, Tübingen 1980, S. 124-130 u. S. 551-553.

<76>

Vgl. hierzu die Ausführungen in Abschnitt 4.3.1 Rahmenbedingungen als Grenzen der IT-organisatorischen Gestaltung im Einführungsprozeß , S. 118 ff.

<77>

Vgl. Engel, A.: Verwaltungsorganisation mit Referenzmodellen, Berichte und Materialien der Forschungsstelle für Verwaltungsinformatik, Nr. 22, Koblenz 1996, S. 18.

<78>

Zur Beziehung Strukturierungsgrad und Aufgabentyp vgl. die Ausführungen in Abschnitt 2.2.2.2 Strukturierungsgrad und Aufgabentypisierung , S. 22 ff.

<79>

Anders Kooperationsausschuß ADV (KoopA ADV) Bund/Länder/Kommunaler Bereich, Arbeitsgruppe „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung“: Handlungsleitfaden „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung“, Bonn 1997, S. 3-4 f. Hier werden „Routinevorgänge“ der Vollzugsverwaltung und „komplexe Vorgänge“ der Ministerialverwaltung zugeordnet. „Komplex“ heißt, daß der Weg kaum vordefiniert ist, meist die Amtshierarchie einbezogen ist und zusätzlich zur inhaltlichen Bearbeitung weitere Stellen für die organisatorisch-technischen Abläufe zuständig sind.

<80>

Schriftgut ist vom Begriff des Schrifttums, z. B. einer in Behördenbibliotheken verwalteten Materialsammlung für die Vorbereitung eines Gesetzes und vom Archivgut als nach bestimmten Kriterien ausgelagertes Schriftgut, das in Archiven verwaltet wird, abzugrenzen.

<81>

Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung, hrsg. vom Präsidenten des Bundesrechnungshofs als Bundesbeauftragter für Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung und vom Bundesminister des Innern, 1984, S. 10.

<82>

Gora/Hartmann/Hoppe/Krost fassen Objekte mit gemeinsamen Eigenschaften in Objektklassen zusammen (z. B. analoge Objekte, Briefe, Berichte). Ein bestimmtes Schreiben wird als konkrete Ausprägung (Instanz) der Objektklasse verstanden. In: Bundesminister des Innern (Hrsg.): Dokumentenverwaltung in Bürokommunikationsumgebungen unter besonderer Berücksichtigung der Schriftgutverwaltung (DOBKU), Schriftenreihe KBSt, Band 22, Bonn 1991, S. 18.

Anders Litke, H.: Gute Planung - hoher Nutzen, in: Business Computing, Heft 7/1995, S. 24-27. Objekte der Vorgangsbearbeitung sind in dieser Arbeit u. a. auch Akteur, Kompetenz, Aufgabe, Stelle, Organisationseinheit, Ressourcen, Vorgangstyp.

Anders auch die Verwendung des Objektbegriffs im Kontext der objektorientierten Modellierung, beispielsweise in: Engel, A.: Verwaltungsorganisation mit Referenzmodellen, Berichte und Materialien der Forschungsstelle für Verwaltungsinformatik, Nr. 22, Koblenz 1996, S. 12 ff. Hier werden neben Akten und Dokumenten auch Bearbeitungsinformationen, Stellen und Vorgangsrollen als Objekte der Vorgangsbearbeitung bezeichnet. So auch das objektorientierte Referenzschema der Vorgangsbearbeitung, in: Kooperationsausschuß ADV (KoopA ADV) Bund/Länder/Kommunaler Bereich, Arbeitsgruppe „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung“: Handlungsleitfaden „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung“, Bonn 1997, S. 4-7.

<83>

Vgl. Abschnitt 2.4 Informationsarten der Vorgangsbearbeitung , S. 42 ff.

<84>

Bereits im Wortursprung (acta = lat. Handlungen, Verfügungen, Verhandlungsberichte) wird der Prozeßbezug deutlich.

<85>

Vgl. Menne-Haritz, A.: Ablage oder Archiv. Zwei Begriffe - zwei Welten? in: VOP, Heft 5/1992, S. 339.

<86>

Anders Menne-Haritz, nach deren Auffassung Akten ausschließlich aus Vorgängen bestehen. Ein Vorgang kann auch nur ein einzelnes Schriftstück enthalten, dennoch ist es ein vollständiger Vorgang. Vgl. Menne-Haritz, A.: Akten, Vorgänge und elektronische Bürosysteme, Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 25, Marburg 1996, S. 90.

<87>

Vgl. neben dem Aspekt der Zusammenführung aller Schriftstücke für die Erledigung einer Aufgabe auch den weiteren Aspekt der Information über Abläufe und Motive der Entscheidungsfindung und Gegenstände der Verwaltungstätigkeit. Vgl. Menne-Haritz, A.: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 20, Marburg 1992, S. 33.

<88>

Vgl. Anlage R 2 der RegR.

<89>

Hoffmann, H.: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard am Rhein 1993, S. 103.

<90>

Vgl. § 32 der GGO I.

<91>

Anmerkung des Autors: Der Kontext bezeichnet den verwaltungstechnischen Zusammenhang, in dem das Dokument, der Vorgang oder die Akte entstanden ist. Aus dem Kontext ist der Bearbeitungsprozeß erkennbar.

<92>

International Council on Archives (ICA): Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective, Paris 1997, S. 7.

Ähnlich die Definition für elektronische Aufzeichnungen des Ausschusses für elektronische Aufzeichnungen (Committee on Electronic Records) des Internationalen Archivrats ICA (International Council on Archives), in: Leitlinien für den Umgang mit elektronischen Informationen. DLM-Forum, Europäische Gemeinschaft (Hrsg.), Luxemburg 1998, in: INSAR - Europäische Archivnachrichten, Beilage III, 1997. S. 12.

<93>

Vgl. hierzu Menne-Haritz, A.: Elektronische Schriftlichkeit und Geschäftsordnungen, in: Reinermann, H. (Hrsg.): Neubau der Verwaltung, Schriftenreihe Verwaltungsinformatik, Band 11, Heidelberg 1995, S. 108-139. Menne-Haritz, A.: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 20, Marburg 1992, S. 14-18: Menne-Haritz, A.: Ablage oder Archiv. Zwei Begriffe - zwei Welten?, in: VOP, Heft 5/1992, S. 341.

<94>

Menne-Haritz führt als Beispiel einer anderen Aktenführung die Aktenführung in der DDR an, in der Akten eine Zusammenstellung von Materialien sind und keine Verfügungen und Mitzeichnungen enthalten, die die Entscheidungsfindung steuerten. Vgl. Menne-Haritz, A.: Geschäftsordnungen und Verwaltungsmodernisierung, in: Verwaltung und Management, Heft 1/1997, S. 15.

Vgl. auch Wettengel, M.: Elektronische Bürosysteme und Archivierung, in: Verwaltung und Management, Heft 2/1996, S. 102-107.

<95>

Vgl. § 7 der RegR.

<96>

Präsident des Bundesrechnungshofes als Bundesbeauftragter für die Wirtschaftlichkeit der Verwaltung und vom Bundesministerium des Innern (Hrsg.): Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung, Bonn 1984, S. 24.

<97>

Anders Bonin, H.: Elektronische Aktenbearbeitung und ihr Innovationspotential, in: Verwaltung und Management, Heft 1/1995, S. 57-60. BONIN vertritt die These, daß Dokumente nicht fest einer Akte zugeordnet werden, sondern quasi virtuell auf Anforderung des Bearbeiters fallweise zusammenstellbar sein müssen. „Die virtuelle Akte, konstruiert aus individuell mehr oder weniger chaotisch markierten ‚Links’...“

<98>

Vgl. zu diesen und weiteren Aktenarten auch: Präsident des Bundesrechnungshofes als Bundesbeauftragter für die Wirtschaftlichkeit der Verwaltung und vom Bundesministerium des Innern (Hrsg.): Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung, Bonn 1984, S. 23 ff. Siehe auch Anlage R 2 der RegR.

<99>

Strenggenommen kann die Fallakte auch als eine ordnungstechnische Sonderform der Einzelsachakte betrachtet werden. Eine Einzelsachakte faßt alle Schriftstücke zu einer Sache, d. h. zu einem „Einzelfall“ zusammen. Treten solche sachlich gleichartigen „Einzelfälle“ in großem Umfang auf, werden diese „Einzelfallakten“ aufgrund der gleichartigen Bearbeitung und vereinfachten Verwaltung des Schriftguts zu Fallakten einer Fallaktenreihe.

<100>

Eine (logische) Akte kann aus mehreren physischen Ordnern und jeder Ordner aus mehreren physischen Bänden bestehen.

<101>

Bei Eingängen liegt das Briefdatum, bei Ausgängen und internen Schreiben das Erstellungsdatum des Schriftstücks innerhalb der Laufzeit des Bandes.

Vgl. hierzu auch die Ausführungen in Engel; Fuhs; Hoppe; Kern; Knaack; Wettengel: Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten. Bundesministerium des Innern (Hrsg.), Band 40 der KBSt-Schriftenreihe, Bonn 1998.

<102>

Der Band wird beigefügt, obwohl § 19 GGO I bestimmt, daß der Referatsleiter den Eingang mit der dazugehörigen Akte erhält. § 10 RegR spricht allgemeiner von der Bereitstellung des zur Bearbeitung erforderlichen Schriftguts, dessen Umfang mit dem Bearbeiter abzustimmen ist.

<103>

Vgl. Anlage R 3 der RegR zu § 8 Abs. 1.

<104>

Es dürfen nur geschlossene Schriftgut- bzw. Aufbewahrungseinheiten an das Zwischenarchiv des Bundesarchivs abgegeben werden. Vgl. Anlage R 8 und 8b zu § 20 Abs. 3 RegR.

<105>

Vgl. hierzu auch die Ausführungen in Abschnitt 5.3.2 Das DOMEA®-Bandkonzept , S. 205 ff., die verdeutlichen, inwieweit sich die Ablagestruktur bei der Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems verändert - dargestellt am Wegfall des Papierbands und der Einführung des elektronischen Vorgangs.

<106>

Ein Vorgang kann auch nur aus einem Dokument bestehen, beispielsweise dann, wenn der Geschäftsvorfall abschließend auf dem Eingang bearbeitet werden kann.

<107>

Hoffmann, H.: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard am Rhein 1993, S. 114.

<108>

Vgl. Menne-Haritz, A.: Akten, Vorgänge und elektronische Bürosysteme, Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 25, Marburg 1996, S. 85.

<109>

Vgl. zur Unterscheidung in Primär- und Container-Objekte die Ausführungen in Abschnitt 2.3.4 Hierarchie der Objekte , S. 38 ff. SCHATZ bezeichnet den Vorgang als „unterste, sachlich nicht mehr teilbare Schriftgutgemeinschaft“, in: Schatz, R.: Behördenschriftgut. Aktenbildung, Aktenverwaltung, Archivierung. Schriften des Bundesarchivs, Nr. 8, Boppard 1961.

<110>

Vgl. hierzu und zum „Ursprung“ des Vorgangs - der Fadenheftung: Hoffmann, H.: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard am Rhein 1993, S. 168.

<111>

Zur Herkunft, Verwendung und Bedeutung des Begriffs Dokument vgl. Schneider, U.: Documents at Work - die virtuellen Dokumente kommen!, in: HMD, Heft 181, 1995, S. 8.-25.

<112>

Vgl. hierzu Abschnitt 2.3.4 Hierarchie der Objekte , S. 38 ff..

<113>

Vgl. hierzu Abschnitt 2.4.1 Primärinformationen , S. 43 f.

<114>

Ein internes Schreiben wird zumeist dann als interner Eingang aufgefaßt, wenn es die für die Verwaltung des Schriftguts der einen Organisationseinheit zuständige Registratur verläßt und über eine andere Teilregistratur der anderen zu beteiligenden Organisationseinheit weitergeleitet wird.

<115>

Der Begriff des Dokuments wird erst mit dem Einsatz der Informationstechnik verwendet, obwohl unter dem Begriff des Schriftguts auch audio-visuelle Aufzeichnungen und maschinenlesbare Belege subsumiert werden.

<116>

Die Verwendung, Definition und Abgrenzung der Begriffe Eingang, Schriftstück und Dokument ist jedoch in der Literatur und bei den Systemherstellern uneinheitlich.

<117>

Sutton, M.: Document Management for the Enterprise. Principles, Techniques, and Applications, New York u. a. 1996, S. 123.

<118>

Vgl. Reinermann, H.: Informationstechnik und Verwaltungsverfahren - die theoretische Seite -, in: Informationstechnik und Verwaltungsstruktur, ORGATEC-Forum 1990, AWV e. V. (Hrsg.), AWV-Schrift 483, S. 6.

<119>

Vgl. zu den organisatorisch-technischen Restriktionen aufgrund von Vorschriften, die sich auf die papiergebundene Bearbeitung beziehen: Grünwald, K.: Konzepte und Erfahrungen bei der Einführung des elektronischen Büros, in: VOP, Heft 4/1994, S. 250. Siehe hierzu auch Anmerkungen in der Fußnote 122 zum derzeitigen Stand der Rechtsverbindlichkeit elektronischer Dokumente.

<120>

Vgl. Ullrich, R.: Anforderungen an eine IT-gestützte Vorgangsbearbeitung aus Sicht der öffentlichen Verwaltung, in: 1. Anwenderforum „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung für die öffentliche Verwaltung“, Tagungsband, Berlin 1994, S. 7.

<121>

Umfangreiche papiergebundene Anlagen, die nur ein Bearbeiter für die Bearbeitung des Geschäftsvorfalls benötigt, müssen nicht notwendigerweise gescannt werden. Aus Gründen der Softwareergonomie der derzeitigen Systeme bei der Behandlung umfangreicher Dokumente ist zwischen der Vollständigkeit der elektronischen Akte und dem Bearbeitungskomfort für den Bearbeiter abzuwägen.

<122>

Zum informations- und sicherheitstechnischen Hintergrund, zu den Funktionen der Schriftform und der manuellen Unterschrift, vgl. Heuser, A.: ohne Titel, in: Online, Heft 1/1996, S. 58-60. Eine ausführliche Darstellung der juristischen Hintergründe, in: Ebbing, F.: Schriftform und E-Mail, in: Computer und Recht, Heft 5/1996, S. 271-278.

Zur Digitalen Signatur vgl. die Bestimmungen und Regelungen des Signaturgesetzes (SigG).

Zu rechtlichen Aspekten von elektronischen Dokumenten vgl. Geis, I.: Das Digitale Dokument. Rechtliche, organisatorische und technische Aspekte der Archivierung und Nutzung, AWV (Hrsg.), Eschborn 1995, S. 36 f. Limper, W.: OCR und Archivierung, München 1993.

Zur Rechtssituation der elektronischen Archivierung, zum Urkundencharakter digitaler Dokumente, vgl. Geis, I.: Rechtssituation zur Archivierung in Deutschland, in: VOI Regionalgruppe Hamburg (Hrsg.): VOI News Kompendium, Band 2, Darmstadt 1996, S. 58-65. Geis, I.: Rechtsfragen der digitalen Archivierung - Ordnungsmäßigkeit und Beweisqualität -, in: VOI Regionalgruppe Hamburg (Hrsg.): VOI News Kompendium, Band 2, Darmstadt 1996, S. 50-52.

Eine Übersicht der im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und in der Zivilprozeßordnung (ZPO) zu ändernden Paragraphen findet sich in: Bundesnotarkammer: Entwurf eines Gesetzes über den Elektronischen Rechtsverkehr, in: VOI Regionalgruppe Hamburg (Hrsg.): VOI News Kompendium, Band 2, Darmstadt 1996, S. 58-65.

<123>

Vgl. hierzu die Ausführungen in Abschnitt 5.2.2 Die Einführungsstrategie von Vorgangsbearbeitungssystemen , S. 179 ff.

<124>

Als Weiterentwicklung der Ausprägungen elektronischer Akten im DOMEA®-Abschlußbericht. Vgl. Engel; Gensicke; Hoppe; Kern; Knaack; Ullrich: Abschlußbericht zum Projekt DOMEA®, herausgegeben vom Bundesministerium des Innern, Schriftenreihe der KBSt, Band 41, Bonn 1999, S. 72.

<125>

Im Gegensatz zur Möglichkeit der weitgehend papierlosen Bearbeitung von Vorgängen in der Wirtschaft erwachsen aus der Parallelität von Papierakte und elektronischer Akte besondere Anforderungen an Systeme zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung für die Verwaltung der entstehenden Medienbrüche. Vgl. hierzu auch die Ausführungen in Abschnitt 5.2.3 Informationstechnisch-organisatorischer Gestaltungsbedarf bei den Einführungsstufen eines Vorgangsbearbeitungssystems , S. 187 ff. und in Abschnitt 5.3.4 Das DOMEA®-Beiblatt zur Bewältigung der Medienbrüche , S. 213.

<126>

Eine ähnliche Unterscheidung aus Sicht des Dokumentenmanagements wird vorgenommen in: Kampffmeyer, U.; Rogalla, J.: Grundsätze der elektronischen Archivierung. „Code of Practice“ zur rechtlichen Anerkennung von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen, VOI (Hrsg.), Hamburg 1997, S. 4. Dokumente werden dort in Elemantar-Dokumente (entspricht den Primärobjekten in der vorliegenden Arbeit), Container-Dokumente und Compound-Dokumente differenziert.

<127>

Zum Begriff der Primärinformation vgl. Abschnitt 2.4.1 Primärinformationen , S. 43 f.

<128>

Vgl. § 4 Abs. 1 RegR und Merkblatt 2a zu § 24 Abs. 4 GGO I.

<129>

Zum Begriff der Metainformation vgl. Abschnitt 2.4 Informationsarten der Vorgangsbearbeitung , S. 42 ff.

<130>

Vgl. hierzu auch die Anforderungen der Anforderungsgruppe 2 in: Engel; Hoppe; Kern; Knaack: Konzept Papierarmes Büro (DOMEA®-Konzept), KBSt Schriftenreihe, Band 42, Bonn 1999 (in Veröffentlichung).

<131>

Vgl. hierzu auch Engel; Hoppe; Kern; Knaack: DOMEA®. Ein Pilotprojekt zur Einführung von Dokumentenmanagement und elektronischer Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, in: Aden, J.-U.; Gora, W. (Hrsg.): Informationsverbund Berlin-Bonn, Köln 1999, S. 304.

<132>

Vgl. zur Einführungsstrategie die Ausführungen in Abschnitt 5.2.2 Die Einführungsstrategie von Vorgangsbearbeitungssystemen , S. 179 ff. und zur 2. Einführungsstufe die Ausführungen in Abschnitt 5.2.3.2 Aufbau des elektronischen Aktenbestands , S. 191 ff.

<133>

Vgl. hierzu auch Engel; Hoppe; Kern; Knaack: DOMEA®. Ein Pilotprojekt zur Einführung von Dokumentenmanagement und elektronischer Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, in: Aden, J.-U.; Gora, W. (Hrsg.): Informationsverbund Berlin-Bonn, Köln 1999, S. 305.

<134>

Vgl. zur Einführungsstrategie die Ausführungen in Abschnitt 5.2.2 Die Einführungsstrategie von Vorgangsbearbeitungssystemen , S. 179 ff. und zur 2. Einführungsstufe die Ausführungen in Abschnitt 5.2.3.3 IT-gestützte Vorgangsbearbeitung , S. 196 ff.

<135>

Vgl. hierzu auch Engel; Hoppe; Kern; Knaack: DOMEA®. Ein Pilotprojekt zur Einführung von Dokumentenmanagement und elektronischer Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, in: Aden, J.-U.; Gora, W. (Hrsg.): Informationsverbund Berlin-Bonn, Köln 1999, S. 306.

<136>

Vgl. hierzu die Ausführungen in Abschnitt 5.3.1 Das DOMEA®-Projekt in der KBSt , S. 203 ff.

<137>

Vgl. hierzu die Ausführungen in Abschnitt 5.3.2 Das DOMEA®-Bandkonzept , S. 205 ff.

<138>

Vgl. hierzu auch Engel; Hoppe; Kern; Knaack: DOMEA®. Ein Pilotprojekt zur Einführung von Dokumentenmanagement und elektronischer Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, in: Aden, J.-U.; Gora, W. (Hrsg.): Informationsverbund Berlin-Bonn, Köln 1999, S. 306 f.

<139>

Krause, W.: Der Büroarbeitsplatz der Zukunft, in: FHSVR Berlin (Hrsg.): Vom Aktenstaub zum Mikrochip. Chancen und Risiken einer technisierten Verwaltung, Berlin 1986, S. 17.

Vgl. auch bereits Brinkmann, H. u. a.: Verwaltungsautomation, Darmstadt 1974 oder Brinkmann, H. u. a.: Automatisierte Verwaltung, Frankfurt u. a. 1981.

Aus der Sicht der Öffentlichkeit und ihrer Forderung nach der Nutzung der Informationen (Stichwort Verwaltungsöffentlichkeit) vgl. Burkert, H.: Das Objekt der Begierde: Informationen des öffentlichen Sektors, in: Verwaltung und Management, Heft 3/1995, S. 163-168.

<140>

Vgl. Kester, I.-H.: Management of Information Technology in the Public Sector, in: Kester, I.-H.; Barnes, C. (Hrsg.): Management in the Public Sector. Challenge and Change, London 1993, S. 132.

<141>

Vgl. etwa Nippa, M.: Gestaltungsgrundsätze für die Büroorganisation. Konzepte für eine informationsorientierte Unternehmensentwicklung unter Berücksichtigung neuer Bürokommunikationstechniken, Berlin 1988, S. 38.

Dabei handelt es sich nicht um eine bestimmte Reihenfolge, sondern lediglich um eine logische Zusammenfassung.

<142>

Grimmer, K.: Informationelle Struktur der Verwaltungsaufgaben und Entscheidungsorganisation, in: VOP, Heft 2/1990, S. 97.

<143>

Vgl. Zangl, H.: Durchlaufzeiten im Büro. Prozeßorganisation und Aufgabenintegration als effizienter Weg zur Rationalisierung der Büroarbeit mit neuen Bürokommunikationstechniken, Berlin 1987, S. 20.

Zu Grundbegriffen und Entwicklung der Information und Dokumentation vgl. auch Buder, M.; Rehfeld, W.; Seeger, T. (Hrsg.): Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation, München u. a. 1991, S. 1-60. Zur begrifflichen Bestimmung der Information und Kommunikation vgl. auch Jäger, W.; Scharfenberger U. und B.: Verwaltungsreform durch neue Kommunikationstechnik. Soziologische Untersuchung am Beispiel der Schriftgutverwaltung, Opladen 1996, S. 60-62. Merten, K.: Kommunikation, Opladen 1977.

<144>

Engel verwendet hierfür den Begriff der Sachinformation. Vgl. Engel, A.: Verwaltungsorganisation mit Referenzmodellen, Berichte und Materialien der Forschungsstelle für Verwaltungsinformatik, Nr. 22, Koblenz 1996, S. 12.

<145>

Informationen bzw. Dokumente können in kodierter - kurz als CI (Coded Information) bezeichnet - und in nicht kodierter Form - kurz als NCI (Non Coded Information) bezeichnet - vorliegen. Die Form ergibt sich überwiegend aus der Art ihrer Erfassung bzw. der Erzeugung des DokumentS. Beide Formen können mittels geeigneter Software in die jeweils andere Form umgewandelt werden.

Nicht kodierte Informationen (NCI) liegen in unstrukturierter Form vor und können vom Rechner ohne vorherige Umwandlung nicht interpretiert werden. Ein als NCI-Dokument vorliegender Text wird vom Rechner nur als Abfolge von Bildpunkten gespeichert, der ohne vorherige Umwandlung nicht als ein aus Zeichen bestehender Text interpretiert und weiterverarbeitet werden kann. Beispiele für Dokumente im NCI-Format sind gescannte Dokumente (Images), Audio- und Videosequenzen oder Bitmustergrafiken.

<146>

Kodierte Informationen (CI) sind aufgrund des verwendeten Codes vom Rechner einfach zu interpretieren und weiterzuverarbeiten. Die Art der Kodierung ist nicht festgelegt. Verbreitete Standardkodierungen sind beispielsweise das ASCII-Format oder das EBCDIC-Format. Ein als CI-Dokument vorliegender Text wird vom Rechner auch als Text erkannt. Jedes Zeichen des Texts ist intern mit einem bestimmten Code gespeichert und kann so durch den Rechner interpretiert und weiterverarbeitet werden. Texte eines Textverarbeitungsprogramms, Tabellen einer Tabellenkalkulation oder Vektorgrafiken stellen Informationen im CI-Format dar.

<147>

Vgl. auch den Ansatz von Zangl, der Informationen als Objekte der Büroarbeit bezeichnet. In seinem Verständnis sind dies Berichte, Listen, Rechnungen usw., also Primärinformationen im Kontext der vorliegenden Arbeit. Vgl. Zangl, H.: Durchlaufzeiten im Büro. Prozeßorganisation und Aufgabenintegration als effizienter Weg zur Rationalisierung der Büroarbeit mit neuen Bürokommunikationstechniken, Berlin 1987, S. 17 f.

Ähnlich auch Grochla, E.: Das Büro als Zentrum der Informationsverarbeitung im strukturellen Wandel, in: Grochla, E. (Hrsg.): Das Büro als Zentrum der Informationsverarbeitung, Wiesbaden 1971, S. 19. Musiol, A.: Einheit der Büroarbeit und Vielfalt der Büromaschinen - Eine Analyse der heutigen und eine Prognose der künftigen Bürosituation, in: zfo, Heft 2/1981, S. 77. Das Büro wird hier als ein Bereich betrachtet, in dem Informationen produziert werden.

<148>

Vgl. zum Registrieren als Aufgabe der Schriftgutverwaltung die Ausführungen in Abschnitt 5.1.2 Schriftgutverwaltung , S. 175 ff.

<149>

Präsident des Bundesrechnungshofes als Bundesbeauftragter für die Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung, Bundesminister des Innern (Hrsg.): Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung, 1984, S. 47.

<150>

Zur weiteren Erläuterung vgl. beispielsweise Präsident des Bundesrechnungshofes als Bundesbeauftragter für die Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung, Bundesminister des Innern (Hrsg.): Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung, 1984, S. 47-53. Schirmacher, A.: Schriftgutverwaltung mit herkömmlichen Systemen, Methoden und Hilfsmitteln sowie mit Unterstützung der Informationstechnik, hrsg. vom Bundesministerium des Innern, Schriftenreihe Verwaltungsorganisation, Band 17, Bonn 1993, S. 34-49. Hoffmann, H.: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard am Rhein 1993, S. 94-100, 170-194, 291-304.

<151>

Vgl. Anlage R3 der RegR zu § 8 Abs. 1 RegR.

<152>

Vgl. Anlage R4 der RegR zu § 8 Abs. 1 RegR.

<153>

(„Klassische“) Dokumenten-Management-Systeme und elektronische Archivsysteme ermöglichen infolge ihrer Dokumentenorientiertheit i. d. R. nur die Indexierung von Dokumenten. („Klassische“) Workflow-Management-Systeme hingegen ermöglichen auch die Erfassung von Suchmerkmalen zu Container-Objekten.

<154>

Vgl. etwa Limper, W.: OCR und Archivierung, München 1993, S. 374 - 378. Gulbin, J.; Seyfried, M.; Strack-Zimmermann, H.: Elektronische Archivierungssysteme, Berlin u. a. 1993.

<155>

Vgl. etwa Berndt, O.; Leger, L.: Dokumenten Management Systeme. Nutzen, Organisation, Technik, Neuwied u. a. 1994, S. 20. Teuber, T.: Information Retrieval und Dokumentenmanagement in Büroinformationssystemen, Göttinger Wirtschaftsinformatik, Band 17, Göttingen 1996, S. 18. Geis, I.: Das Digitale Dokument. Rechtliche, organisatorische und technische Aspekte der Archivierung und Nutzung, AWV (Hrsg.), Eschborn 1995, S. 36 f. Limper, W.: OCR und Archivierung, München 1993, S. 374 - 378.

<156>

Vgl. etwa Teuber, T.: Information Retrieval und Dokumentenmanagement in Büroinformationssystemen, Göttinger Wirtschaftsinformatik, Band 17, Göttingen 1996, S. 18.

<157>

Vgl. etwa Sutton, M.: Document Management for the Enterprise. Principles, Techniques, and Applications, New York u. a. 1996, S. 139 ff.

<158>

Berndt, O.; Leger, L.: Dokumenten Management Systeme. Nutzen, Organisation, Technik, Neuwied u. a. 1994, S. 21.

<159>

Engel; Hoppe; Kaack; Kern; Knaack; Krost; Metelmann; Ullrich: DOMEA. Aufbau eines Pilotsystems für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, herausgegeben vom Bundesministerium des Innern, Schriftenreihe der KBSt, Band 34, Bonn 1996, Teil B Leistungsverzeichnis, S. 38-49. Engel; Hoppe; Kern; Knaack: Konzept Papierarmes Büro (DOMEA®-Konzept), Band 42 der KBSt Schriftenreihe, Bonn 1999 (in Veröffentlichung).

<160>

Die gleiche Auffassung vertritt Schirmacher. Vgl. Schirmacher, A.: Zugriff auf Behördenschriftgut. Von den Tücken des Informations-Retrieval, in: Verwaltung und Management, Heft 6/1995, S. 377-379 und Heft 1/1996, S. 56-59.

<161>

Vgl. § 27, GGO I. Merkblatt 3 der GGO I enthält eine Beschreibung der gebräuchlichsten geschäftsordnenden Verfügungen und Schlußverfügungen.

<162>

Vgl. Menne-Haritz, A.: Geschäftsordnungen und Verwaltungsmodernisierung, in: Verwaltung und Management, Heft 2/1997, S. 85.

<163>

Vgl. zur Einordnung in den Gesamtprozeß der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls den Abschnitt 5.1.1 Die Bearbeitung von Geschäftsvorfällen , S. 171 ff.

<164>

Vgl. Menne-Haritz, A.: Akten, Vorgänge und elektronische Bürosysteme, Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 25, Marburg 1996, S. 95.

<165>

Vgl. Menne-Haritz, A.: Akten, Vorgänge und elektronische Bürosysteme, Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 25, Marburg 1996, S. 91.

<166>

Vgl. Bundesakademie für öffentliche Verwaltung (Hrsg.): Einführung in Organisation, Arbeitsabläufe und Arbeitstechniken der Ministerialverwaltung des Bundes, Werkpapier 13, Bonn 1989, S. 15.

<167>

Vgl. hierzu Abschnitt 4.3.1 Rahmenbedingungen als Grenzen der IT-organisatorischen Gestaltung im Einführungsprozeß , S. 118 ff.

<168>

Vgl. die Einführungsstufen 1. IT-gestützte Schriftgutverwaltung (IT-gestützte Registratur), 2. Aufbau des elektronischen Aktenbestands und 3. IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in Abschnitt 5.2.2 Die Einführungsstrategie von Vorgangsbearbeitungssystemen , S. 179 ff. und in Abschnitt 5.2.3 Informationstechnisch-organisatorischer Gestaltungsbedarf bei den Einführungsstufen eines Vorgangsbearbeitungssystems , S. 187 ff.

<169>

In der Wirtschaftsinformatik wird üblicherweise zwischen formatierten und unformatierten bzw. formatfreien Daten unterschieden. Vgl. etwa Stahlknecht, P.: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, Berlin u. a. 1995, S. 163. Hansen, H. R.: Wirtschaftsinformatik I, Stuttgart u. a. 1992, S. 111.

Vgl. auch die Gegenüberstellung von strukturierten und unstrukturierten Datenbanken, in: Limper, W.: OCR und Archivierung, München 1993, S. 47-51.

<170>

Hansen, H. R.: Hansen, H. R.: Wirtschaftsinformatik I, Stuttgart u. a. 1992, S. 111.

<171>

Hansen, H. R.: Hansen, H. R.: Wirtschaftsinformatik I, Stuttgart u. a. 1992, S. 14.

<172>

Vgl. die Einführungsstufen 1. IT-gestützte Schriftgutverwaltung (IT-gestützte Registratur), 2. Aufbau des elektronischen Aktenbestands und 3. IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in Abschnitt 5.2.2 Die Einführungsstrategie von Vorgangsbearbeitungssystemen , S. 179 ff. und in Abschnitt 5.2.3 Informationstechnisch-organisatorischer Gestaltungsbedarf bei den Einführungsstufen eines Vorgangsbearbeitungssystems , S. 187 ff.

<173>

Bonin, H.: Elektronische Aktenbearbeitung und ihr Innovationspotential, in: Verwaltung und Management, Heft 1/1995, S. 57.

<174>

Abel, B.: Groupware hält den Workflow in Bewegung, in: ONLINE, Heft 9/96, S. 32.

<175>

Meitner, H.; Rathgeb, M.: Realisierung prozeßorientierter Organisationsstrukturen, in: ONLINE, Heft 1/1994, S. 76.

<176>

Karl, R.; Deiters, W.: Studie Workflow Management Groupware Computing, Pfaffenhofen 1994, S. 14.

<177>

Beispiele unterschiedlicher Definitionen finden sich, in: Knaack, I.: IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung, Diplomarbeit an der Humbolt-Universität zu Berlin, Berlin 1996, S. 46 ff.

<178>

Zu beachten sind die Standardisierungsbemühungen der DMA auf dem Gebiet des DokumentenmanagementS. Vorreiter bei der Festschreibung von Standards im Bereich Workflow-Management ist die WfMC in den Bereichen Terminologie, Interoperabilität und Austauschbarkeit der Workflow-Management-Systeme durch Entwicklung eines Referenzmodells mit den Kategorien: Werkzeuge zur Vorgangsbeschreibung, workflow-ergänzende Werkzeuge, Workflow-Client-Anwendungen, Administrations- und Kontrollwerkzeuge. Eine gelungene Übersicht existierender Standards, Quasistandards und Normen für Benutzeroberflächen, Datenaustausch-Formate, Datenverwaltung, Dokumentenverwaltung und Archivierung sowie Workflow-Management, in: Seifert, M.: Normen und Standards verbinden die Welten, in: Computerwoche FOCUS, Heft 1 vom 15.03.1996, S. 6-9.

<179>

Vgl. etwa Bosma, M.: Imaging Joins the Mainstream of Computing, in: Document World, Heft 4-5/1998, S. 19-27.

<180>

Vgl. auch Knaack, I.: IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung, Diplomarbeit an der Humbolt-Universität zu Berlin, Berlin 1996, S. 80-83.

<181>

Lenk, K.: Intelligenter Verwalten? in: FHSVR Berlin (Hrsg.): Vom Aktenstaub zum Mikrochip. Chancen und Risiken einer technisierten Verwaltung, Berlin 1986, S. 36.

<182>

Lenk, K.: Intelligenter Verwalten? in: FHSVR Berlin (Hrsg.): Vom Aktenstaub zum Mikrochip. Chancen und Risiken einer technisierten Verwaltung, Berlin 1986, S. 45 f.

<183>

Vgl. Westkamp, K.: Informationstechnik und Verwaltungsverfahren - die praktische Seite -, in: Informationstechnik und Verwaltungsstruktur, ORGATEC-Forum 1990, AWV e. V. (Hrsg.), AWV-Schrift 483, S. 21.

<184>

König, H.: Verwaltungsreform und Informationstechnologie, in: VOP, Heft 1/1990, S. 36.

<185>

Reinermann, H.: Verwaltungsorganisatorische Probleme und Lösungsansätze zur papierlosen Bearbeitung der Geschäftsvorfälle. Die GGO I im Lichte elektronischer Bürosysteme. Bundesministerium des Innern (Hrsg.), Schriftenreihe Verwaltungsorganisation Band 15, Bonn 1992, S. 15.

<186>

Vgl. Abschnitt 2.2 Der Prozeß der Vorgangsbearbeitung , S. 13 ff.

<187>

Vgl. Abschnitt 2.3 Die Objekte der Vorgangsbearbeitung , S. 28 ff.

<188>

Vgl. Abschnitt 2.4 Informationsarten der Vorgangsbearbeitung , S. 42 ff.

<189>

Vgl. Abschnitt 5.2.2 Die Einführungsstrategie von Vorgangsbearbeitungssystemen , S. 179 ff.

<190>

Für weitere Ausführungen soll an dieser Stelle auf die detaillierte Übersicht der geforderten Funktionalitäten einschließlich einer ausführlichen Erläuterung auf das DOMEA®-Leistungsverzeichnis verwiesen werden. Vgl. Engel; Hoppe; Kaack; Kern; Knaack; Krost; Metelmann; Ullrich: DOMEA. Aufbau eines Pilotsystems für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, herausgegeben vom Bundesministerium des Innern, Schriftenreihe der KBSt, Band 34, Bonn 1996, sowie deren Fortschreibung, in: Engel; Hoppe; Kern; Knaack: Konzept Papierarmes Büro (DOMEA®-Konzept), herausgegeben vom Bundesministerium des Innern, Schriftenreihe der KBSt, Band 42, Bonn 1999 (in Veröffentlichung Knaack, I.: IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung, INFORA-Schriftenreihe Moderne Verwaltung, Band 1, Berlin 1996, S. 42-62.

<191>

Vgl. hierzu die Ausführungen in Abschnitt 5.2.2 Die Einführungsstrategie von Vorgangsbearbeitungssystemen , S. 179 ff.

<192>

Für weitere Ausführungen zu den Funktionalitäten der Archivierung und Aussonderung vgl. Engel; Fuhs; Hoppe; Kern; Knaack; Wettengel: Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten. Bundesministerium des Innern (Hrsg.), Band 40 der KBSt-Schriftenreihe, Bonn 1998.


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