Knaack, Ildiko: Die Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen in der öffentlichen Verwaltung als IT-organisatorischer Gestaltungsprozeß

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Kapitel 5. Der IT-organisatorische Gestaltungsprozeß am Beispiel der Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen

Für die Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen können keine allgemeinen IT-organisatorischen Gestaltungsempfehlungen gegeben werden, da diese von der spezifischen Situation der Behörde, deren internen und externen Rahmenbedingungen und von den technischen Möglichkeiten des einzuführenden Vorgangsbearbeitungssystems abhängig sind. Darüber hinaus ist die Formulierung allgemeiner Gestaltungsempfehlungen aufgrund der engen Wechselwirkungen zwischen informationstechnischer und organisatorischer Gestaltung nicht möglich, sondern muß situativ im Einzelfall erfolgen.<600> Dies bestätigt VOLKMANN auf dem 5. Anwenderforum „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung“ bei der Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung im Bayerischen Staatsministerium für Landesentwicklung und Umweltfragen als eine wesentliche Einführungserfahrung wie folgt:

„Gleichzeitig sind - in intimer Abstimmung mit den Möglichkeiten neuer Technologien - häufig bis ins Detail gehende Maßnahmen der Reorganisation von Arbeitsstrukturen und Abläufen zu überdenken und umzusetzten. Dabei spielen Besonderheiten von Arbeitsumfeld und -inhalten eine erhebliche Rolle - eine Übertragung von Erfahrungen und ‚Rezepten’ von einem Anwendungsfall auf den nächsten ist insofern meist nur begrenzt möglich.“ <601>

In diesem Abschnitt werden zunächst die Inhalte der IT-Unterstützung beim Einsatz von Vorgangsbearbeitungssystemen sowohl für die Bearbeitung von Geschäfts


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vorfällen als auch für die Verwaltung des Schriftguts zusammengefaßt (vgl. Abschnitt 5.1 , S. 170 ff.).

Da keine allgemeinen IT-organisatorischen Gestaltungsempfehlungen formuliert werden können, wird der IT-organisatorische Gestaltungsprozeß anschließend

5.1 Inhalte der IT-Unterstützung beim Einsatz von Vorgangsbearbeitungssystemen

In diesem Abschnitt wird der idealtypische, GGO-konforme Geschäftsgang bei der Bearbeitung der Geschäftsvorfälle und der Verwaltung des dabei anfallenden Schriftguts beschrieben. Vernachlässigt werden in Darstellung informelle Verfahrensweisen und behördenspezifische Ausprägungen des Geschäftsgangs.

Vorgangsbearbeitung ist die Kernaktivität der öffentlichen Verwaltung bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Der umfassende Begriff der Vorgangsbearbeitung, der dieser Arbeit zugrunde liegt, umfaßt die eigentliche Vorgangsbearbeitung als den Bearbeitungsprozeß eines Vorgangs (Vorgangsbearbeitung i. e. S. - vgl. Abschnitt 5.1.1 ) sowie die Behandlung der dabei anfallenden Unterlagen (Schriftgutverwaltung - vgl. Abschnitt 5.1.2 ).<602>


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5.1.1 Die Bearbeitung von Geschäftsvorfällen

Im folgenden wird der Ablauf der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls (Vorgangs) am Beispiel eines typischen Geschäftsgangs<603> unter Nutzung konventioneller Hilfsmittel dargestellt.<604>

Die Darstellung orientiert sich an den aufbauorganisatorischen Rollen bzw. Organisationseinheiten im Geschäftsgang:

Die hier gewählte, sich an der Aufbauorganisation bzw. an bestimmten Rollen im Geschäftsgang orientierende Darstellung ist im Gegensatz zur ablauf- und aufga


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benorientierten Phaseneinteilung<605> auf die spätere stufenweise Einführung des Vorgangsbearbeitungssystems abgestimmt.<606>

Überblick

Ausgangspunkt der Darstellung ist der Posteingang eines Schriftstücks in der Posteingangsstelle. Von dort wird es dem Eingangsempfänger zugeleitet, anschließend in der Registratur<607> nachgewiesen und einem Vorgang zugeordnet. Vorgänge können neben dem Eingang eines Schreibens auch durch interne Schriftstücke initiiert werden. Von der Registratur wird der Vorgang über den Referatsleiter an den zuständigen Bearbeiter weitergeleitet. Da die Aufbewahrung, Ordnung und Bereitstellung des Schriftguts nicht durch den Bearbeiter erfolgt, sondern grundsätzlich eine Aufgabe der Registratur (Zentralregistratur, Abteilungsregistratur)<608> darstellt, ist der Vorgang zwischen den einzelnen Bearbeitungsabschnitten bzw. nach Abschluß der Bearbeitung jeweils der Registratur zuzuleiten. Eine Ausnahme bildet die Sachbearbeiterablage in kleineren Behörden mit geringem Schriftgutaufkommen, bei der alle Aufgaben der Registratur vom Bearbeiter übernommen werden.<609>

Die Weiterleitung des Vorgangs erfolgt jeweils durch den Botendienst der Behörde.

Abbildung 63: Der typische Geschäftsgang im Überblick

Posteingangsstelle

Mit dem Eingang eines Schreibens in die Behörde ist dieses behördliches Schriftgut geworden, das Urkundencharakter besitzt und Rechtsfolgen auslösen kann.

In der Posteingangsstelle werden die eingehenden Schreiben, auch allgemein als Eingänge bezeichnet, geöffnet. Enthaltene Wertgegenstände sind vorab zu entnehmen, zu registrieren und weiterzuleiten.

Jeder Eingang wird mit einem Posteingangsstempel versehen, nachgewiesen und mit der Organisationseinheit ausgezeichnet, die nach dem Geschäftsverteilungsplan für die Bearbeitung zuständig ist. Der Nachweis des Eingangs erfolgt i. d. R. im Posteingangsbuch, das geordnet nach dem Eingangsdatum sämtliche einge


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gangenen Schriftstücke aufführt. Zusätzlich sind die Eingänge häufiger bzw. wichtiger Einsender in einer nach Einsendern geordneten Einsenderkartei erfaßt.

Eingänge mit besonderer Dringlichkeit oder Bedeutung werden dem Eingangsempfänger sofort, die übrigen in Mappen gesammelt vorgelegt.

Abweichend von oben genannter Vorgehensweise sind

Ziel der Eingangsbehandlung ist es, den Verbleib des Eingangs frühzeitig und vollständig nachzuweisen, Vorgesetzte rechtzeitig zu informieren und den Eingang so schnell wie möglich dem Bearbeiter zuzuleiten,<610> um einen frühen Bearbeitungsbeginn zu ermöglichen. Einzelne Teilziele können jedoch miteinander konkurrieren, so verzögert beispielsweise das Informieren des Vorgesetzten den eigentlichen Bearbeitungsbeginn.

Eingangsempfänger

Die Vorlage der Eingänge beim Eingangsempfänger, i. d. R. beim Abteilungsleiter, ermöglicht es dem Eingangsempfänger, sich die notwendigen Informationen seines Verantwortungsbereichs zu verschaffen, laufende Vorgänge zu kontrollieren und die Bearbeitung des Geschäftsvorfalls zu steuern. Der Eingangsempfänger ist dafür verantwortlich, daß wichtige Eingänge rechtzeitig dem Vorgesetzten und den zu beteiligenden Stellen bekannt gegeben werden.

Auf den Eingängen (bzw. internen Schriftstücken) wird zur Kenntnisnahme ein Sichtvermerk angebracht. Darüber hinaus können Geschäftsgangvermerke in der


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der jeweiligen Position vorbehaltenen Farbe angelegt werden.<611> Zu beachten ist, daß Geschäftsgangvermerke vorgesetzter Stellen Weisungscharakter besitzen und somit die weitere Bearbeitung des Eingangs steuern. Geschäftsgangvermerke erstrecken sich vor allem auf Zeichnungsrechte (z. B. Vorbehalt der Zeichnung des die Sache abschließenden Entwurfs), auf Informationswünsche (z. B. Rücksprache, Anruf, Vortrag) und auf die Art und Weise der Bearbeitung (z. B. Festlegung von Bearbeitungsfristen, vor/nach Abgang, zum Geschäftsgang). Die Eingänge werden anschließend der Registratur zugeleitet.

Behandlung der Eingänge in der Registratur

In der Registratur sind die Eingänge in ein Tagebuch einzutragen; dies erfolgt im allgemeinen chronologisch unter Angabe einer laufenden Nummer (Tagebuchnummer) mit Angabe des Einsenders und des Betreffs.

Die Schriftstücke werden inhaltlich erschlossen, anhand des Aktenplans dem Aktenbestand und einem Vorgang bzw. einer Akte zugeordnet. Bei der Neuanlage eines Vorgangs bzw. einer Akte ist das Geschäftszeichen zur eindeutigen Identifizierung zu bilden.

Der Vorgang und die für die Bearbeitung notwendigen Akten werden dem zuständigen federführenden Referat zugeleitet.

Der Verbleib der Akten ist durch Verbleibsnachweise festzuhalten. Der Nachweis kann im Aktenverzeichnis (Ordnungskartei), direkt im Aktenbestand durch Fehlkarten, die anstelle der fehlenden Akte in die Aktenablage gelegt werden, oder in Aktenausleihlisten erfolgen.

Bearbeitung

Der Referatsleiter nimmt durch einen Sichtvermerk Kenntnis vom Vorgang, bringt ggf. Geschäftsgangvermerke an und leitet den Vorgang an den zuständigen Bearbeiter weiter.


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Der Bearbeiter prüft zunächst

Zu jedem Geschäftsvorfall muß eine schriftliche abschließend gezeichnete Büroverfügung erstellt werden, die bestimmt, wie der Vorgang weiter zu behandeln ist.<612> Diese fertigt der Bearbeiter aufgrund des sich aus dem Eingang ergebenden Sachverhalts. Die Verfügung enthält Aktenvermerke (falls erforderlich), den Entwurf (urschriftlich, ohne/mit gleichzeitiger Reinschrift, nach Stichworten)<613> für die sachliche Erledigung des Geschäftsfalls (z. B. Antwortschreiben) sowie die den weiteren Ablauf bestimmende Einzelverfügungen wie „Zur Kenntnis“, „Zur Unterschrift“ und die Schlußverfügung.

Die wichtigsten Schlußverfügungen sind:

Die abschließenden Schlußverfügungen „ZdA“ und „Wgl.“ beenden die Bearbeitung des Vorgangs. Im Gegensatz bringt die nicht abschließende Schlußverfügung „WV“ zum Ausdruck, daß die Bearbeitung nur vorläufig abgeschlossen und nach Ablauf der Wiedervorlagefrist wieder aufzunehmen ist.

Aufgrund sich überschneidender Zuständigkeiten der Referate sowie um eine abgewogene Entscheidung und eine einheitlichen Haltung nach außen zu gewährleisten, hat der Bearbeiter des federführenden Referats alle nach dem Geschäftsverteilungsplan oder der Natur der Sache in Frage kommenden Stellen bei der Erstellung des Entwurfs in geeigneter Form zu beteiligen (horizontale und/oder vertikale Beteiligung).<614> Eine Form der Beteiligung ist die Mitzeichnung. Nach der Entwicklung von Vorstellungen in der federführenden Stelle sind diese zunächst innerhalb der eigenen Hierarchie und mit den beteiligten Stellen zur Beschleunigung des Verfahrens vorab abzustimmen. Der Entwurf bzw. eine Kopie des Entwurfs wird dann den vom Initiator des Mitzeichnungsverfahrens in der Mitzeichnungsleiste vorgegebenen Stellen sequentiell (Umlaufverfahren) oder parallel (Sternverfahren) zugeleitet.

Jede mitzeichnende Stelle hat die Möglichkeit,


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Die Verweigerung der Mitzeichnung beim sequentiellen Verfahren kann zum Abbruch der Mitzeichnung und zum erneuten Durchlauf des Mitzeichnungsverfahrens nach der Änderung des Entwurfs führen.

Der Bearbeitungsweg des Vorgangs wird somit durch die in der Mitzeichnungsleiste angegebenen Stellen und durch die Art und Weise ihrer Mitzeichnung bestimmt.

Nach ggf. endgültiger Abstimmung ist der Entwurf abschließend durch den Zeichnungsberechtigten zu zeichnen (Schlußzeichnung). Liegen keine Zeichnungsvorbehalte vorgesetzter Stellen vor, zeichnet i. d. R. der Referatsleiter des federführenden Referats. Nach der Schlußzeichnung geht der Entwurf zur Reinschrift an die Kanzlei bzw. den Schreibdienst. Zu versendende Schreiben werden der Absendestelle zugeleitet und versandt.

Bereits während der laufenden Bearbeitung hat der Bearbeiter nicht mehr benötigtes Schriftgut an die Registratur zurückzugeben.<615> Nach Beendigung der Bearbeitung bzw. eines Bearbeitungsabschnitts ist der gesamte Vorgang der Registratur zuzuleiten,<616> ohne Reinschrift gefertigte Entwürfe gehen zur Ausfertigung der Reinschrift der Kanzlei bzw. dem Schreibdienst zu.

Registratur

Um die Einhaltung der Bestimmungen der Geschäftsordnung und eine vollständige Bearbeitung zu gewährleisten, prüft die Registratur formal, ob

Sind oben genannte Anforderungen nicht erfüllt, ist der Entwurf an den Bearbeiter zurückzugeben.

Erweist sich die Bearbeitung nach formalen Kriterien als vollständig, wird die Schlußverfügung umgesetzt. Ist die Schlußverfügung „Wiedervorlage“ erlassen worden, hat die Registratur die Einhaltung der Wiedervorlagefrist und die rechtzeitige Wiedervorlage zu überwachen. Längere Fristen sind dabei in einen Fristkalender einzutragen. Bei kürzeren Fristen kann der Vorgang selbst oder ein Vermerk, wo dieser zu finden ist, in einer nach Wiedervorlagetagen geordneten Ablage aufbewahrt werden. Nach Ablauf der Frist wird der Vorgang dem Bearbeiter wiedervorgelegt. Bei der die Bearbeitung abschließenden Schlußverfügung „Weglegen“ werden die Schriftstücke lose gesammelt und am Ende des nächsten Jahres vernichtet. Lautet die Schlußverfügung „Zu den Akten“, so ist das Schriftgut mit der Akte zu vereinigen und abzulegen.

Abschließend sind die Verbleibsnachweise zu aktualisieren und eventuell fehlende ordnungstechnische Arbeiten, wie beispielsweise die nachträgliche Eintragung oder Korrektur des Geschäftszeichens, zu erledigen.

5.1.2 Schriftgutverwaltung

Ziele der Schriftgutverwaltung

Der Schriftgutverwaltung in Behörden wird im Vergleich zur Verwaltung des Schriftguts in der Wirtschaft eine höhere Bedeutung zuteil, die auf den besonderen Stellenwert des Schriftguts zurückzuführen ist.

Die Schriftgutverwaltung stellt eine Voraussetzung für die Sicherung der Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns dar.<618> Die Erfüllung dieses Grundprinzips des Verwaltungshandelns gewährleistet die Nachvollziehbarkeit, Überprüfbarkeit


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und Kontinuität des Verwaltungshandelns und dient der Sicherung von Rechtsansprüchen.

Die Schriftgutverwaltung unterstützt die Bearbeitung und stellt die notwendigen Informationen bereit. Die Unterstützung reicht vom Überwachen der Wiedervorlagefristen bis hin zum Bereitstellen der für die Bearbeitung notwendigen Akten, dem Erteilen von Auskünften usw. Die formale Vollständigkeit der Bearbeitung wird beispielsweise durch Überprüfen der Einhaltung der Geschäftsgangvermerke und der Realisierung der Einzel- und Schlußverfügungen gewährleistet.

Die Schriftgutverwaltung sichert den Schriftgutbestand. Der Schriftgutbestand ist zum einen gegen Beschädigung, Verlust und unberechtigte Benutzung zu schützen. Zum anderen ergibt sich die Notwendigkeit, ihn schrittweise kontrolliert zu verringern und nur dauerhaft aufzubewahrendes Schriftgut zu archivieren, um den Überblick über das Schriftgut zu bewahren und den Aufwand der Schriftgutverwaltung zu begrenzen.

Aufgaben und Charakteristika<619>

Ordnen

Die wichtigste Aufgabe der Schriftgutverwaltung ist das Ordnen des Schriftguts. Hierunter fallen die bereits beschriebenen Tätigkeiten der Zuordnung der Schriftstücke zum Aktenbestand und ihrer Beifügung zu einem bestehenden bzw. neu anzulegenden Vorgang. Ordnungsgegenstand sind zunächst die einzelnen Schriftstücke, die jedoch nach der Zuordnung zu einer Akte die Bedeutung als Ordnungsgegenstand verlieren. Die Ordnung erfolgt nach inhaltlichen und formalen Merkmalen wie Datumsangaben, Name des Einsenders eines Schriftstücks, Geschäftszeichen des Vorgangs u. a.


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Registrieren

Das Registrieren umfaßt den Nachweis des Schriftguts und das Aufzeichnen der Merkmale des Schriftguts in enger Wechselwirkung mit den anderen Aufgaben der Schriftgutverwaltung. Die Angabe des Geschäftszeichens auf dem Schriftstück dient dem Ordnen des Schriftguts. Der Nachweis des Betreffs bei Schriftstücken bzw. des Inhalts bei Akten, das Anlegen von Querverweisen auf andere Akten und das Anlegen eines Aktenverzeichnisses, in dem alle vorhandenen Akten registriert sind, dient der Übersicht über das Schriftgut. Die Aufgabe des Registrierens umfaßt weiterhin das Führen der Verbleibsnachweise und die Terminüberwachung, beispielsweise für Wiedervorlage- oder Aufbewahrungsfristen. Dazu werden vielfältige Registraturhilfsmittel wie Aktenverzeichnisse, Ordnungs-, Akten-, Einsenderkarteien, Eingangs- und Tagebücher, Aktenausleih- und Mitzeichnungslisten sowie Fehlkarten<620> u. a. angelegt und genutzt.

Bereitstellen

Die Aufgabe des Bereitstellens beinhaltet alle unmittelbaren Tätigkeiten zur Unterstützung der Bearbeitung, wie

Das Bereitstellen des Schriftguts bildet die Voraussetzung für die rechtzeitige Bearbeitung der Vorgänge. Im Rahmen der Bereitstellung sind die in den Geschäftsordnungen geregelten Benutzungs-, Einsichts- und Auskunftsrechte zu beachten.

Aufbewahren


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Aus der Sicht der Schriftgutverwaltung ist das Schriftgut auch nach Abschluß der Bearbeitung des Vorgangs aufzubewahren,<621> wenn dies nach rechtlichen Regelungen, z. B. gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, erforderlich ist oder es nach der Bearbeitung Bedeutung für die Verwaltungsarbeit besitzt.

Aussondern<622>

Nicht mehr laufend benötigte Akten sind an die zur Verwaltung des Altschriftguts zuständige Stelle (Zwischenarchiv, Altablage oder Altregistratur) zu übergeben und dort bis zum Ablauf der gesetzlichen bzw. vom Bearbeiter oder von der Registratur vergebenen Aufbewahrungsfristen zu verwalten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist das Schriftgut auszusondern. Dazu wird anhand des Fristenkatalogs bzw. mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist ein Aussonderungsverzeichnis erstellt. Ausgesonderte Akten, die aus rechtlichen oder historischen Gründen besonderen Wert besitzen, sind dauerhaft aufzubewahren und als archivwürdiges Schriftgut mit einem gesonderten Abgabeverzeichnis an das Archiv zu übergeben. Nicht zu archivierende Altakten scheiden aus dem Schriftgutbestand der Behörde aus.

Organisationsformen der Schriftgutverwaltung

Aus der aufbauorganisatorischer Sicht erfolgt die Schriftgutverwaltung in Registraturen oder bei kleineren Behörden mit geringem Schriftgutaufkommen in Sachbearbeiterablagen. In zentralen Registraturen wird das Schriftgut der gesamten Behörde verwaltet. Dezentrale Registraturen, wie beispielsweise die Abteilungs- oder Referatsregistratur, verwalten Teile des Schriftgutbestands einer Be


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hörde. In Sachbearbeiterablagen ist das Schriftgut durch den zuständigen Bearbeiter zu verwalten.<623>

5.2 IT-organisatorische Gestaltung in Abhängigkeit von den Einführungsstufen eines Vorgangsbearbeitungssystems

Nicht das Vorgangsbearbeitungssystem an sich, sondern sein Einsatzkonzept und seine Nutzungsart bestimmen die Auswirkungen des Einsatzes und den IT-organisatorischen Gestaltungsbedarf.<624>

Im folgenden Abschnitt wird der IT-organisatorische Gestaltungsprozeß bei der Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen anhand der unterschiedlichen Einführungsstufen eines Vorgangsbearbeitungssystems beschrieben.<625>

5.2.1 Unterscheidung von Einführungsstrategien

Einführungs- oder Implementierungsstrategien<626> von IT-Systemen können wie folgt unterschieden werden:

  1. Einführungszeitpunkt
    - Parallelbetrieb<627>, bei dem das Alt-System und das neue IT-System für einen begrenzten Zeitraum gleichzeitig eingesetzt werden,<628>
  1. Einführungsumfang
    - Pilotbetrieb als Einführung in ausgewählten Teilbereichen, bevor das IT-System flächendeckend eingeführt wird mit dem Ziel, Erfahrungen zu sammeln und Fehler zu beseitigen,<631>
    - Echtbetrieb in ausgewählten Teilbereichen und schrittweise flächendeckende Einführung,<632>
    - Echtbetrieb in allen Bereichen (Gesamtumstellung).<633>
  2. Nutzungsumfang
    - Einführung des Systems mit seinem gesamten Funktionsumfang,
    - stufenweise Einführung des IT-Systems mit ausgewähltem Teilfunktionen.


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In der vorliegenden Arbeit sollen unterschiedliche Einführungsstrategien nach dem Nutzungsumfang des Systems unterschieden und ihre Auswirkungen auf die IT-organisatorische Gestaltung aufgezeigt werden.<634> Der Einführungsumfang wird nur insofern berücksichtigt, daß bestimmte Beteiligte im Geschäftsgang ausgewählte Funktionalitäten des IT-Systems vorwiegend nutzen. Die Einführungsstufen können daher auch mit Nutzungsarten oder -stufen des Vorgangsbearbeitungssystems gleichgesetzt werden.

Diese stufenweise Einführung mit unterschiedlichem Nutzungsumfang der Funktionalitäten ist im Gegensatz zur Einführung von Dokumenten- oder Workflow-Management-Systemen in der Privatwirtschaft eine typische Einführungsstrategie in der öffentlichen Verwaltung.

5.2.2 Die Einführungsstrategie von Vorgangsbearbeitungssystemen

Die behördenweite, flächendeckende Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems ist ein über mehrere Jahre andauernder Prozeß. Geschwindigkeit und Schwerpunkte sind von den spezifischen Erfordernissen, von der vorhandenen IT-Infrastruktur, dem Kenntnisstand der Mitarbeiter und nicht zuletzt von der Organisationskraft der Behörde abhängig.

„Da die Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung in das Innerste der Geschäftsabwicklung eingreift und umfangreiche organisatorische Vorbereitungen verlangt, wird eine behutsame, schrittweise Einführung ... dringend angeraten.“ <635>

Der Einführungsprozeß sollte weder zu ehrgeizig noch zu langfristig angelegt sein. „Oft ist der Mut wichtiger, mit einer zwar bescheidenen und ausbaufähigen,


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aber kurzfristig realisierbaren Lösung zu beginnen.“<636> Bei der gegenwärtigen rasanten technologischen Entwicklung besteht ohnehin die Gefahr, daß der Funktionsumfang sowie die Einsatzmöglichkeiten der Vorgangsbearbeitungssysteme die Detailkonzepte überholen, die erst in einigen Jahren realisiert werden.

Für die IT-organisatorische Gestaltung bedeutet dies, daß sowohl Übergangslösungen zu entwickeln sind, die der Forderung einer schrittweisen Einführung gerecht werden, als auch, daß diese mit Blick auf das Endziel einer vollständig IT-gestützten Vorgangsbearbeitung langfristig tragbare und investitionssichere Lösungen darstellen.

Nutzungsumfang der Funktionen

Vorgangsbearbeitungssysteme sollten daher schrittweise in den folgenden Stufen<637> eingeführt werden:

Das Vorgangsbearbeitungssystem wird als Schriftgutverwaltungssystem in der Registratur (ggf. in der Posteingangsstelle, ggf. mit dezentraler Recherchemöglichkeit für die Bearbeiter) eingesetzt. Eingänge und Akten sind in der Registratur mit ihren Metadaten zu erfassen. Die Bearbeitung erfolgt weiterhin papiergebunden.


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In der zweiten Stufe wird der elektronische Aktenbestand aufgebaut. Für die Übernahme der elektronischen Dokumente bestehen unterschiedliche Möglichkeiten: Import elektronischer Dokumente, Übernahme von Fax bzw.
E-Mail oder Scannen der Papierdokumente. Der Bearbeitungsprozeß wird in dieser Stufe noch nicht IT-unterstützt, die eigentliche Bearbeitung erfolgt weiterhin papiergebunden.

In dieser Stufe wird das Vorgangsbearbeitungssystem mit vollem Funktionsumfang eingesetzt. Eingänge werden registriert, gescannt und in elektronischer Form an den Bearbeiter geleitet. Die Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls erfolgt dann ausschließlich im Vorgangsbearbeitungssystem. Die elektronische Akte ist die vollständige, verbindliche Akte.

Die Stufen sind nicht durch feste Grenzen gekennzeichnet; ihr Übergang ist fließend. So ist es beispielsweise beim Übergang von der ersten Stufe „IT-gestützte Schriftgutverwaltung“ zur zweiten Stufe „Aufbau des elektronischen Aktenbestandes“ möglich, zunächst nur E-Mail- und Faxeingänge einzubeziehen, ohne daß bereits Papierdokumente nach Abschluß der Bearbeitung gescannt werden. In jeder Stufe sind jedoch die informationstechnischen und organisatorischen Anforderungen der folgenden Stufen bereits konzeptionell zu bedenken.

Die Einstiegsstufe und die Zeitdauer der Stufen ist behördenspezifisch zu bestimmen. „Ebensowenig wie es die zweckmäßigste Organisationsstruktur gibt, läßt sich die optimale Änderungsstrategie finden.“<638> Die Art und Weise der Einführung ist von situativen Einflußfaktoren abhängig. Hierzu gehören<639>

Nutzungsumfang bei den Beteiligten des Geschäftsgangs

Die stufenweise Einführung geht mit schrittweiser Einbeziehung der Beteiligten des Geschäftsgangs einher (vgl. Abbildung 64 ).<644>


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Abbildung 64: Schrittweise Einbeziehung der Beteiligten des Geschäftsgangs <645>

Anmerkungen zu den einzelnen Nummern in der Abbildung 64:

  1. Obwohl eine Einführung in der Poststelle zur arbeitsteiligen Erfassung der Metadaten von Eingängen sinnvoll ist, wird dies in den Behörden eher selten praktiziert.<646>
  2. Die Erfassung der Metadaten der Eingänge und Akten erfolgt in der Registratur. Die Bearbeiter haben die Möglichkeit, dezentral in den Metadaten zu recherchieren.
  3. In Abhängigkeit von der Arbeitsteilung beim Einstellen der elektronischen Dokumente können die Bearbeiter in unterschiedlichem Maße an der Einführung des Vorgangsbearbeitungssystems beteiligt sein.
  4. Bei der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung sind alle Bearbeiter in die IT-Unterstützung einzubeziehen.
  5. Bei der Entwicklung der Vorgangsbearbeitungssysteme werden die Anforderungen der Führungskräfte <647> nur unzureichend berücksichtigt. Derzeit ist der Abteilungsleiter nur in Ausnahmefällen beteiligt.<648> Verlagert man jedoch die Rolle des Eingangsempfängers auf den Referatsleiter oder den Bearbeiter, so ist auch eine Beteiligung des Eingangsempfängers möglich. Für diesen Fall kann die Einbeziehung der Hierarchie (z. B. Abteilungsleiter) über die sogenannte Vorzimmerlösung erfolgen, bei der das Vorzimmer die Dokumente ausdruckt und autorisiert ist, Änderungen der Hierarchie auf dem Papierdokument in das Vorgangsbearbeitungssystem zu übertragen.


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Einführungszeitpunkt

Zumeist bedeutet derzeit die Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems die erstmalige Einführung eines solchen Systems.

Alt-Systeme sind in einigen Behörden nur im Bereich der Registratur als Schriftgutverwaltungssystem eingesetzt. Bei der Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems sollte dieses abgelöst werden, um eine einheitliche Datenhaltung zu gewährleisten. Hinsichtlich des Einführungszeitpunkts empfiehlt sich dann eine stichtagsbezogene Ablösung des alten Schriftgutverwaltungssystems und die Einführung der Schriftgutverwaltungskomponente.<649> Ein Parallelbetrieb kommt aus Gründen der Doppeltbelastung des Registrators beim Nachweis der Eingänge und Akten nicht in Frage.

Ein Quasi-Parallelbetrieb kann jedoch stattfinden, wenn das neue Schriftgutverwaltungssystem zunächst in einem begrenzten Pilotbereich eingesetzt wird, andere Bereiche jedoch weiterhin mit dem Alt-System arbeiten. In diesem Zusammenhang ist zu untersuchen, ob ein wechselseitiger Datenabgleich vom/zum Pilotsystem zum/vom alten Schriftgutverwaltungssystem erforderlich, technisch realisierbar und wirtschaftlich wäre.

Einführungsumfang

In den jeweiligen Stufen sollte zunächst das System im Pilotbetrieb in repräsentativen Bereichen der Pilotbehörde eingeführt werden.<650> Auf diese Weise bleibt das Projekt organisatorisch, technisch, finanziell und personell überschaubar und kontrollierbar. Nach erfolgreicher Pilotierung wird der Pilotbereich in den Wirkbetrieb übergeleitet und anschließend das Vorgangsbearbeitungssystem auf dieser


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Einführungsstufe flächendeckend eingeführt. In den einzelnen Pilotbereichen können Erfahrungen gesammelt werden, die bei einer flächendeckenden Überführung in den Wirkbetrieb einfließen können.

Abbildung 65: Stufen und Umfang (einbezogene Organisationseinheiten) der Einführung

Bezogen auf ein Beispiel heißt das: Mit der Einführung beginnt man zunächst in einem ausgewählten Pilotbereich, beispielsweise in der Referatsregistratur (Stufe 1). In dieser Stufe ist das Vorgangsbearbeitungssystem an die Spezifika der Behörde anzupassen und die Organisation im Hinblick auf die IT-gestützte Arbeitsweise in der Registratur zu optimieren. Anschließend wird in dieser Stufe ein flächendeckender Einsatz in allen Registraturbereichen möglich. Die nächste Stufe wird dann in einem Pilotbereich, beispielsweise in dem Referat, in dessen Registratur zuvor pilotiert wurde, eingeführt, bevor wiederum der flächendeckende Einsatz mit erweiterten Funktionalitäten in Stufe 3 schrittweise in allen Abteilungen erfolgt.

Bedeutung des Pilotbetriebs bei Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen

Die Auswertung der Teilnehmerbefragung des 5. Anwenderforums „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung“ führte zu folgenden Ergebnissen hinsichtlich der Durchführung von Projekten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung und ihrer Durchführung im Pilot- und Wirkbetrieb: 69,0 % der be


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fragten Teilnehmer haben noch keine Projekte zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung durchgeführt; 26,2 % haben bereits Projekte zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung durchgeführt. Von den Teilnehmern, die bereits Projekte zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung durchgeführten, sind 16,7 % im Pilotbetrieb und 9,5 % im Wirkbetrieb durchgeführt worden bzw. werden durchgeführt (vgl. Abbildung 66 ).

Abbildung 66: Durchführung von Projekten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung <651>

Gründe für die „stufenweise behutsame“<652> Einführung

Die Einführung eines IT-Systems zunächst im Pilotbetrieb oder die stichtagsbezogene Ablösung des Alt-Systems sind auch in der Privatwirtschaft übliche Einführungsstrategien. Im Gegensatz dazu ist die stufenweise Einführung, insbesondere im Vergleich zur Einführung von Workflow-, Dokumenten-Management-Systemen und Groupware, mit einem zunächst bewußt eingeschränkten Funk


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tionsumfang eine Besonderheit der öffentlichen Verwaltung und eine in der Literatur zur Implementierung von IT-Systemen nicht beachtete Einführungsstrategie.

Folgende Ursachen liegen der Wahl dieser Einführungsstrategie zugrunde:

Die aus wirtschaflicher Sicht sinnvolle sofortige, flächendeckende Einführung des Vorgangsbearbeitungssystems mit vollem Funktionsumfang überfordert die öffentliche Verwaltung oftmals finanziell, personell und organisatorisch.

Die Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems greift tief in die Ablauforganisation der Geschäftsvorfälle und in die gewohnte Arbeitsweise der Mitarbeiter ein. Der mit der Einführung verbundene organisatorische Wandel verschärft die Schwierigkeiten der Einführung. Nicht nur das Vorgangsbearbeitungssystem als neues Werkzeug der Vorgangsbearbeitung, auch die neuen organisatorischen Regelungen müssen von den Mitarbeitern akzeptiert werden.

Die Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems stellt einen informationstechnischen Sonderfall für den Bearbeiter dar. Im Gegensatz zur punktuellen IT-Unterstützung der Mitarbeiter durch Office-Produkte, E-Mail oder Fachanwendungen wird erstmals die gesamte Bearbeitung der Geschäftsvorfälle umfassend unterstützt. Kann sich der Mitarbeiter der Nutzung von Office-Produkten durch Diktate und Schreibdienst noch entziehen, käme die Nichtnutzung eines Vorgangsbearbeitungssystems einer „Arbeitsverweigerung“ gleich.


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Der Investitionsspielraum ist in der gegenwärtigen Haushaltssituation sehr gering. Die verfügbaren Mittel sind durch Betrieb, Ausbau und Ersatzbeschaffung weitgehend gebunden.<653>

Vorgangsbearbeitung trifft den „Lebensnerv“ der Tätigkeit der öffentlichen Verwaltung. Die Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen ist daher im höchsten Maße akzeptanzkritisch. Bereits geringe organisatorische, funktionale oder sofwareergonomische Defizite, insbesondere im Massengeschäft der Posteingangsstelle und der Registratur, können die Einführung scheitern lassen. Die Beseitigung von Defiziten und die Suche des optimalen behördenspezifischen Wegs der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung bedürfen der Erfahrung und sind ein längerfristiger Prozeß.

Die flächendeckende IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung erfordert eine flächendeckende Ausstattung. Eine unzureichende IT-Infrastruktur ist noch zu oft Realität in deutschen Behörden.

Erfahrungen auf dem Gebiet der Vorgangsbearbeitung fehlen zumeist. Die stufenweise Einführung bietet die Möglichkeit, sukzessive Erfahrungen hinsichtlich der Möglichkeiten und Auswirkungen der IT-organisatorischen Gestaltung zu sammeln. Für „Gestalter, die neue organisatorische Regelungen schaffen sollen, ist es sehr wichtig, möglichst die Gesamtheit der Wirkungen der ihnen zur Verfügung stehenden Aktionsparameter prognostizieren zu können, um die im gegebenen Fall zweckmäßigste Regelung zu treffen.“<654> Zudem steigt der Anspruch an den Organisator, der Komplexitätsgrad und die Anzahl der Gestaltungsalternativen mit jeder Stufe bzw. mit wachsender IT-Unterstützung.

Infolge des fehlenden flächendeckenden Einsatzes von PC, Office-Produkten und E-Mail verfügen die Mitarbeiter zum Teil nur über geringe Grundfertigkeiten im Umgang mit der Windows-Oberfläche, der Maus, Fenstertechnik usw. Ein sicheres Beherrschen der Standardsoftware bildet jedoch eine Grundvoraussetzung der Beherrschung komplexer und funktional mächtiger Vorgangsbearbeitungssysteme.

Vorgangsbearbeitungsprojekte sind oftmals Projekte, die zusätzlich zu den eigentlichen Aufgaben der Mitarbeiter übernommen werden. Fehlende Personalkapazität verhindert die Freistellung von Mitarbeitern für die Durchführung solcher Projekte. Ein zügiger Projektfortschritt erfordert einen höheren personellen Aufwand als eine „Nebenher“-Projektabwicklung.

Veränderungen in der Organisation und Anpassung der Regelwerke sind in der öffentlichen Verwaltung ein längerfristiger Prozeß. Die Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen wirkt als Katalysator, kann sich jedoch der langsamen Anpassung der Rahmenbedingungen nicht entziehen.

Die Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen bedingt tiefgreifende verwaltungspolitische und rechtliche Konsequenzen.<655>

Hemmnisse bei der Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen

Die Auswertung der Teilnehmerbefragung des 5. Anwenderforums „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung“ führte zu folgenden Ergeb


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nissen hinsichtlich der Hemmnisse bei der Durchführung von Projekten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung (vgl. Abbildung 67 ).

Abbildung 67: Hemmnisse bei der Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen <656>

5.2.3 Informationstechnisch-organisatorischer Gestaltungsbedarf bei den Einführungsstufen eines Vorgangsbearbeitungssystems

Die bisherige Gliederung der Einführungsstufen in

  1. IT-gestützter Nachweis der Schriftstücke in der Posteingangsstelle
  2. IT-gestützter Nachweis der Vorgänge (Vorgangsbildung) und Vorgangsverfolgung in der Registratur
  3. IT-gestützte Bearbeitung der Vorgänge
  4. Papierlose Vorgangsbearbeitung.<657>


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wurde unter Berücksichtigung der seitdem stattgefundenen Weiterentwicklung der Vorgangsbearbeitungssysteme sowie weiterer Erfahrungen und der konzeptionellen Begleitung bei der Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen in Bundes- und Landesministerien, insbesondere im Rahmen des DOMEA®-Projekts der KBSt,<658> wie folgt modifiziert und verallgemeinert:

  1. IT-gestützte Schriftgutverwaltung (IT-gestützte Registratur)
    (vgl. Abschnitt 5.2.3.1 )
  2. Aufbau des elektronischen Aktenbestands (vgl. Abschnitt 5.2.3.2 )
  3. IT-gestützte Vorgangsbearbeitung (vgl. Abschnitt 5.2.3.3 )

Die Abbildung 68 verdeutlicht den Zusammenhang zwischen beiden Einführungsstrategien. Die wesentlichsten Änderungen bestehen darin, daß die Stufen „IT-gestützter Nachweis der Schriftstücke in der Posteingangsstelle“ und „IT-gestützter Nachweis der Vorgänge in der Registratur“ zur Stufe „IT-gestützte Schriftgutverwaltung“ zusammengefaßt werden. Die Stufen „IT-gestützte Bearbeitung der Vorgänge“ und „Papierlose Vorgangsbearbeitung“ sind zur Stufe der „IT-gestützten Vorgangsbearbeitung“ zusammengeführt. Um den Übergang von einer IT-Unterstützung der Poststelle und der Registratur zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung zu erleichtern, wurde eine zusätzliche Stufe zum Aufbau der elektronischen Aktenbestands eingefügt.

Abbildung 68: Einführungsstufen von Vorgangsbearbeitungssystemen


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Jede der drei Einführungsstufen bedarf umfangreicher informationstechnischer und organisatorischer Vorarbeiten. Die Einführungsstufen entsprechen zugleich unterschiedlichen Nutzungsstufen, die durch einen wachsenden Grad der IT-Unterstützung gekennzeichnet sind.

Die ausschlaggebende Wirkung der IT-Systeme geht von der Art des Einsatzes und der Nutzung aus. Die Organisations- und Technikoptionen der einzelnen Einführungsstufen sowie der Zusammenhang zwischen informationstechnischem und organisatorischem Gestaltungs- und Regelungsbedarf in Abhängigkeit von den Einführungsstufen wird in den folgenden Abschnitten dargestellt. Hierdurch werden der Rahmen des IT-organisatorischen Gestaltungsprozesses abgesteckt und Entscheidungs- und Gestaltungshilfen für die Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems gegeben.

5.2.3.1 IT-gestützte Registratur

Ziel der ersten Einführungsstufe

Ziel der IT-gestützten Registratur (IT-gestützte Schriftgutverwaltung) ist der elektronische Nachweis des Schriftguts. Die Bearbeitung der Vorgänge und die Verwaltung des Schriftguts erfolgen jedoch weiterhin papiergebunden.

Die Nutzung des Vorgangsbearbeitungssystems als Schriftgutverwaltungssystem ermöglicht es, konventionelle Registraturhilfsmittel wie Posteingangsbücher, Einsenderkarteien, Wiedervorlagekalender, Ordnungs- oder Aktenkarteien abzulösen und elektronisch im Schriftgutverwaltungssystem zu verwalten. Auf die konventionell übliche redundante Erfassung in verschiedenen Registraturhilfsmitteln kann verzichtet werden. Eine flexible Recherche erlaubt eine mehrdimensionale Suche in den registrierten Metadaten. Im Gegensatz zur papiergebundenen Verwaltung auf Karteikarten, bei der der Zugriff auf die Registraturdaten auf den Registrator beschränkt ist, kann auch der Bearbeiter im Aktenbestand über die Metadaten der Akten und Eingänge recherchieren.

Beschreibung


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In der ersten Einführungsstufe wird das Vorgangsbearbeitungssystem als Schriftgutverwaltungssystem genutzt.

Im Schriftgutverwaltungssystem werden die Metainformationen der zu registrierenden Objekte, zumeist Eingänge<659> und Akten, ggf. der Aktenbände, erfaßt. Die Bereitstellung (Zugriff der Bearbeiter auf Akten und Dokumente) und die Verwaltung des Schriftguts erfolgt jedoch weiterhin papiergebunden, d. h., auch elektronische Eingänge (E-Mail-Eingänge) und Dokumente sind auszudrucken und in den Papierakten abzulegen.

Der Aktenplan steht elektronisch zur Verfügung, das Aktenbestandsverzeichnis ergibt sich aus den im Schriftgutverwaltungssystem erfaßten Aktenobjekten. Die Aussonderung von Schriftgut und die Abgabe an das Zwischen- bzw. Bundesarchiv erfolgt auf der Grundlage der Überwachung der Aussonderungsfristen und durch die Erstellung elektronischer Anbiete- und Abgabeverzeichnisse.

Nutzungsumfang der Funktionalitäten

Der Nutzungsumfang umfaßt im wesentlichen die folgenden Funktionalitäten:<660>


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Inhalt der IT-organisatorischen Gestaltung

Die Metainformationen der Eingänge können arbeitsteilig in der Poststelle und in der Registratur erfaßt werden.<661> In der Poststelle erfolgt eine Erstregistrierung der in konventionellen Posteingangsbüchern erfaßten Metadaten wie Einsender, Eingangsdatum, Briefdatum, Anzahl der Anlagen u. a. Die Registratur ergänzt die Metadaten wie Betreff und Bezug. Wesentliche Aufgabe der Registratur bleibt weiterhin die sachliche Erschließung des Eingangs und die Zuordnung zur Akte.

In Behörden, in denen das Schriftgut nicht in der Registratur, sondern in Sachbearbeiterablagen verwaltet wird, registrieren die Poststelle und/oder der Bearbeiter. Die Registrierung der üblicherweise in der Registratur erfaßten Metadaten bedeutet für die Mitarbeiter der Poststelle wie für die Bearbeiter einen Mehraufwand, der nicht unmittelbar mit einer konkreten Nutzenerfahrung verbunden ist.

Die alleinige Nutzung eines Vorgangsbearbeitungssystems für die Schriftgutverwaltung wird daher i. d. R. von Behörden als erste Stufe einer Einführungsstrategie bevorzugt, deren Schriftgutverwaltung organisatorisch in der Registratur angesiedelt ist. Behörden, in denen das Schriftgut in Sachbearbeiterablagen verwaltet wird, überspringen diese erste Stufe, da der Mehrwert, der im wesentlichen in der Erfassung und Recherche der Metadaten besteht, für den Bearbeiter zu gering ist. Auch eine erste Einführung in der Poststelle stellt für Behörden keine Einführungsoption dar, da die Kosten der Einführung nicht den Nutzen, der vor allem im Führen eines elektronischen Posteingangsbuch besteht, rechtfertigt.

Die verschiedenen konventionellen Registraturhilfsmittel wie Ordnungs- und Aktenkartei, Tagebuchblätter oder Stellkarteien sind nicht im Sinne einer 1:1-Zuordnung auf die Objekte der Vorgangsbearbeitung übertragbar. Im Standardfall


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werden Akten und Eingänge registriert. Ein Ausnahmefall ist die zusätzliche Registrierung von Vorgängen und Bänden als eigene Objekte der Vorgangsbearbeitung. Der Aufwand, zusätzliche Objekte zu registrieren und die kompliziertere Handhabung für den Registrator aufgrund einer tiefer gegliederten Objekthierarchie muß gegenüber dem Nutzen der Abbildung mehrerer Objekte und der Erfassung zusätzlicher Metadaten abgewogen werden.

Die bisher in verschiedenen konventionellen Registraturhilfsmitteln erfaßten Angaben müssen den Objekten der Vorgangsbearbeitung zugeordnet werden. Auch hier gilt, daß konventionelle Angaben zum Teil redundant erfaßt werden, zum anderen aber nicht eindeutig einem Objekt der Vorgangsbearbeitung zuzuordnen sind.

Es besteht die Möglichkeit, die strukturierte Suche in den Metadaten des Vorgangsbearbeitungssystems durch Volltextsuche und Verschlagwortung von Objekten der Vorgangsbearbeitung zu ergänzen. Um eine zielgerechte Suche durchzuführen, ist es unabdingbar, daß der Schlagwortkatalog einer terminologischen Kontrolle und Pflege unterliegt. Hierfür sind die Verantwortlichkeiten festzulegen und die organisatorischen Regelwerke zu ergänzen. Der Nutzen dieser erweiterten Suchmöglichkeiten ist gegen den organisatorischen Aufwand abzuwägen. In der Praxis wird aufgrund fehlender Personalkapazitäten und ungeklärter Verantwortlichkeiten daher zumeist auf eine Verschlagwortung verzichtet.

Bei der Einführung des Schriftgutverwaltungssystems ist zu entscheiden, ob neben der zentralen Recherchemöglichkeit der Registratur auch den Bearbeitern das Recht einer dezentralen Recherche eingeräumt wird. Bei vorhandener Infrastruktur muß der Zusatznutzen, der aus der Unabhängigkeit von der Verfügbarkeit der


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Registratur<662> erwächst, gegen den erhöhten Schulungsbedarf und die zusätzlichen Softwarekosten abgewogen werden. Als nachteilig für den Bearbeiter erweist sich, daß er zwar auf die Metadaten von Akten und Eingängen zugreifen kann, das eigentliche Schriftgut jedoch weiterhin nur in Papierform vorliegt.<663>

Bedeutung der Registratur bei Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen

Die Auswertung der Teilnehmerbefragung des 5. Anwenderforums „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung“ führte zu folgenden Ergebnissen hinsichtlich der Bedeutung des Einsatzes von Vorgangsbearbeitungssystemen in der Registratur: Die Teilnehmer, die gegenwärtig Projekte zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung im Pilot- oder Wirkbetrieb durchführen, gaben an, daß 36,4 % im Registraturbereich durchgeführt werden. Bei Projekten, die im nächsten Jahr oder innerhalb der nächsten drei Jahre geplant sind, sollen 70,0 % im Registraturbereich durchgeführt werden (Mehrfachnennungen waren möglich - vgl. Abbildung 69 ).


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Abbildung 69: Bedeutung des Registraturbereichs bei gegenwärtigen und geplanten Projekten zur IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung

Die IT-Unterstützung der Registratur ist und wird auch künftig die Basis einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung sein. Die Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems in der Registratur ist Voraussetzung dafür, daß auch Bearbeiter das System nutzen.

Die Auswertung der Teilnehmeraussagen macht aber ebenfalls deutlich, daß der Möglichkeit einer arbeitsteiligen Erfassung der Metadaten der Eingänge in der Poststelle und Registratur eine geringere Bedeutung eingeräumt wird, da die Poststelle nur mit 33,3 % gegenüber der Registratur mit 70,0 % bei den geplanten Vorgangsbearbeitungsprojekten berücksichtigt wird.

5.2.3.2 Aufbau des elektronischen Aktenbestands

Ziel der zweiten Einführungsstufe

Im Unterschied zur Nutzung als Schriftgutverwaltungssystem in der ersten Einführungsstufe werden beim Aufbau des elektronischen Aktenbestands zusätzlich zu den Metainformationen auch die Primärinformationen (Dokumente) elektronisch gespeichert und verwaltet, ohne jedoch den eigentlichen Bearbeitungsprozeß der Vorgänge zu unterstützen. Die Übernahme kann auf folgende Weise erfolgen:

Ziel dieser Stufe ist es, sukzessive den elektronischen Aktenbestand als Vor- oder Übergangsstufe zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung aufzubauen und dem Registrator sowie den Bearbeitern einen Zugriff auf diesen zu ermöglichen.

Beschreibung

Die Übernahme der Dokumente erfolgt bei elektronisch vorliegenden Dokumenten durch Import, bei in Papierform vorliegenden Dokumenten durch Scannen:

Registrator und Bearbeiter besitzen sowohl auf die Meta- als auch auf die Primärinformationen Zugriff. Die Informationen sind im Vorgangsbearbeitungssystem statisch gespeichert. Dies impliziert auch, daß eine Weiterleitung über das Vorgangsbearbeitungssystem in dieser Stufe nicht vorgesehen ist, da der Bearbeitungsprozeß nicht unterstützt wird. Sollen dennoch Dokumente elektronisch weitergeleitet werden, so besteht die Möglichkeit, diese aus dem Vorgangsbearbeitungssystem zu exportieren und per E-Mail weiterzuleiten. Der Export schließt im Regelfall jedoch nur Dokumente ein, Container-Objekte (Akten und Vorgänge) sind nur in einigen Vorgangsbearbeitungssystemen exportierbar.


280

Nutzungsumfang der Funktionalitäten

Der Nutzungsumfang wird als Erweiterung der ersten Einführungsstufe im wesentlichen durch folgende Funktionalitäten bestimmt:<664>

Inhalt der IT-organisatorischen Gestaltung

Je nach Umfang (Dokumente, die Bestandteil der elektronischen Akte sind) und Bedeutung der elektronischen Akte (elektronische Teilakte oder verbindliche, vollständige Akte) kann die Nutzung des Vorgangsbearbeitungssystems zum Aufbau des elektronischen Aktenbestands wie folgt unterschieden werden:

Das Vorgangsbearbeitungssystem wird vorrangig als Schriftgutverwaltungssystem genutzt. Nur Schriftgut, das bereits elektronisch vorliegt, wird in die elektronische Akte übernommen (elektronische Teilakte).

Auch Papiereingänge werden gescannt und sind recherchierbar.

Schriftgut wird elektronisch erstellt, die Bearbeitung, insbesondere Beteiligungen, erfolgt weiterhin papiergebunden. Nach Abschluß der Bearbeitung wird


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es nachgescannt und steht dann für Recherche zur Verfügung (elektronisch verbindliche, vollständige Akte).

Das Scannen der Eingänge kann ablauforganisatorisch an mehreren Stellen<665> des Geschäftsgangs erfolgen (vgl. Abbildung 70 ). Bei der Entscheidung, an welcher Stelle gescannt wird, muß zwischen drei Grundaussagen abgewogen werden:

Je früher im Geschäftsgang gescannt wird, desto leistungsfähiger und effizienter ist das Scannverfahren, da dann aus technischer Sicht Massenscannverfahren eingesetzt werden können und aus organisatorischer Sicht der Scannvorgang arbeitsteilig in den Arbeitsschritten Vorbereitung des Schriftguts, Entnahme aus den Umschlägen, Entklammern usw., Einfügen der Dokumententrennung über Barcode, Leerseite usw., Scannen, Qualitätsprüfung, Attributieren und Weiterleitung<666>, erfolgen kann.

Nur der Bearbeiter kann abschließend entscheiden, ob der Eingang aktenrelevant und daher zu scannen ist. Je früher daher im Geschäftsgang gescannt wird, desto größer ist der Anteil der unnötig gescannten, nicht aktenrelevanten Eingänge.<667> Hierzu gehören Weglegesachen, aber auch Schriftgut, das unmittelbar ausgesondert werden kann (Werbematerial, Seminareinladungen usw.).

Der Abteilungsleiter als Eingangsempfänger ist bei dem gegenwärtigen Entwicklungsstand der Vorgangsbearbeitungssysteme i. d. R. nicht bereit, Eingän


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ge elektronisch zu sichten. Das bedeutet, daß, wenn der Abteilungsleiter die Rolle des Eingangsempfängers wahrnimmt, die Eingänge ihm möglichst als Papieroriginal zur Sichtung vorgelegt werden sollten, um unnötige Medienbrüche zu vermeiden.

Folgende Basisalternativen des Scannens stehen zur Auswahl (vgl. die Numerierungen in Abbildung 70 ):

  1. Zentrales Scannen in der Posteingangsstelle

Den Vorteilen des Einsatzes eines Massenscannverfahrens stehen hier die Nachteile eines unnötigen Scannens nicht aktenrelevanter Eingänge gegenüber, da die Mitarbeiter der Poststelle nicht die Aktenrelevanz der Eingänge beurteilen können. Hinzu kommt, daß, wenn die Aufgabe des Eingangsempfängers durch den Abteilungsleiter wahrgenommen wird, dieser die Eingänge elektronisch sichten muß. Dies ist derzeit in der Behördenpraxis zumeist nicht praktikabel.

  1. Dezentrales Scannen in der Registratur

Beim dezentralen Scannen in der Registratur entfallen die Vorteile des Massenscannverfahrens. Der Registrator ist in der Lage, in der Mehrzahl der Fälle die Aktenrelevanz der Eingänge zu beurteilen. Nimmt der Abteilungsleiter weiterhin die Rolle des Eingangsempfängers war, kann er die Eingänge wie gewohnt auf Papier sichten.

  1. Dezentrales Scannen beim Bearbeiter

Beim dezentralen Scannen beim Bearbeiter entfallen nicht nur die Vorteile des Massenscannverfahrens. Der stark dezentralisierte Einsatz einzelner Scanner ist aufgrund der Hardwarekosten wirtschaftlich nicht vertretbar. Gleiches gilt für die Tätigkeit des Scannens, die dann auch vom gehobenen und höheren Dienst ausgeübt werden muß. Die Vorteile, daß der Bearbeiter ausnahmslos die Aktenrelevanz der Eingänge entscheiden kann, wiegen die Nachteile nicht auf, so daß diese Alternative keine in der Praxis gangbare Lösung darstellt.

In der KBSt wurde zwischen den Alternativen 2 und 3 ein Kompromiß gefunden. Der Eingang wird in der KBSt bis zum Bearbeiter in Papierform weitergeleitet, der de facto die Rolle des Eingangsempfängers einnimmt. Dieser entscheidet, ob


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der Eingang aktenrelevant ist, bearbeitet ihn abschließend auf Papier und/oder verfügt das Scannen und die elektronische Wiedervorlage. Der Eingang wird anschließend in der Registratur gescannt und falls erforderlich, dem Bearbeiter zur weiteren Bearbeitung elektronisch wiedervorgelegt.

Die Entscheidung, ob zentral oder dezentral gescannt wird, kann auch für einzelne Organisationseinheiten separat getroffen werden, je nachdem, wie hoch das Aufkommen nicht aktenrelevanter Eingänge, wie Werbung, Seminareinladungen usw. ist. Der Anteil derartiger Eingänge ist von den Aufgaben der Organisationseinheit abhängig.

Abbildung 70: Ort und Zeitpunkt des Scannens im Geschäftsgang

In engem Zusammenhang mit der Entscheidung, zu welchem Zeitpunkt im Geschäftsgang die Eingänge zu scannen sind, steht die Frage, auf welcher Hierarchieebene der Eingangsempfänger anzusiedeln ist. Bereits nach den geltenden Regeln der GGO kann der Referatsleiter Eingangsempfänger sein.<668> Die Verlagerung der Aufgabe des Eingangsempfängers auf den Bearbeiter wird nicht selten von der Hierarchie als Macht- und Informationsverlust interpretiert. Die Verlagerung des Eingangsempfängers auf den Bearbeiter stellt eine Veränderung der


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Grundregeln des Geschäftsgangs dar und erfordert eine Änderung der Regelwerke.<669>

Bearbeitungsinformationen (Geschäftsgangvermerke, Sichtvermerke, Zeichnungen usw.) werden wie bisher handschriftlich auf den ausgedruckten Dokumenten angebracht.

Um das Prinzip der Vollständigkeit der elektronischen Akte<670> zu gewährleisten, sind die Dokumente nach der Bearbeitung zu scannen, so daß der Bearbeitungsprozeß anhand der Bearbeitungsinformationen in der elektronischen Akte nachgewiesen werden kann. Diese Vorgehensweise ist mit dem entscheidenden Nachteil verbunden, daß die Dokumente dann lediglich als NCI-Dokumente vorliegen und ohne OCR/ICR-Wandlung nicht weiterbearbeitet bzw. -verwendet werden können.

Importiert man hingegen die Dokumente, sind sie als CI-Dokumente vorhanden. Der Nachteil dieser Variante ist, daß der Bearbeitungsprozeß nicht dokumentiert wird. Die elektronische Akte ist somit nicht vollständig und kann nur als Ergänzung zur parallel zu führenden Papierakte dienen, diese jedoch nicht ersetzen.

Sofern Dokumente als CI-Dokumente vorliegen, kann in den Primärinformationen eine Volltextrecherche durchgeführt werden.

NCI-Dokumente<672> können durch OCR/ICR-Wandlung in CI-Dokumente konvertiert werden. Die wichtigste in diesem Zusammenhang zu treffende Entscheidung ist, ob nach einer OCR/ICR-Wandlung die Dokumente Korrektur gelesen


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und korrigiert werden müssen.<673> Derzeit dürfte in keiner Behörde entsprechendes Personal dafür vorhanden sein bzw. frei- oder gar neueingestellt werden. Soll der Text zu 100 % mit dem Original übereinstimmen, ist dies erforderlich. Wird nur zum Zweck einer Volltextrecherche oder automatischen Indizierung eine OCR/ICR-Wandlung durchgeführt, kann auf die Korrektur i. d. R. verzichtet werden.

Mit dem Aufbau des elektronischen Aktenbestands muß entschieden werden, ob die verbindliche und vollständige Akte die elektronische Akte oder weiterhin die Papierakte ist. Voraussetzung ist, daß alle aktenrelevanten Dokumente (Primärinformationen) in der Akte enthalten sind und daß in der Akte der Bearbeitungsprozeß dokumentiert ist.<674> Da in der zweiten Einführungsstufe der Bearbeitungsprozeß der Vorgänge noch nicht IT-unterstützt erfolgt, müssen die Dokumente nach Abschluß der Bearbeitung mit ihren Bearbeitungsinformationen (Sicht-, Geschäftsgangvermerke, Mit- und Schlußzeichnungen) gescannt werden, um die elektronische Akte zur verbindlichen Akte erklären zu können. Andernfalls bleibt die Papierakte die verbindliche, vollständige Akte.

Im Gegensatz zur ersten Einführungsstufe, bei der das Vorgangsbearbeitungssystem relativ schnell flächendeckend an allen Registraturarbeitsplätzen für die Verwaltung des gesamten Schriftgutbestands eingesetzt wird, können in der zweiten Einführungsstufe im Rahmen einer sukzessiven Einführung auch die einzubeziehenden Aktenbestände differenziert werden, beispielsweise nach Aktenplanbereichen.

Auch in dieser Einführungsstufe ist die Arbeitsteilung zwischen den Bearbeitern und der Registratur zu regeln. Dies gilt weniger für das Scannen von Dokumenten, die dezentral in der Registratur oder zentral in der Posteingangsstelle gescannt werden. Vielmehr ist organisatorisch zu regeln, wer elektronische, direkt an den Bearbeiter adressierte Eingänge (Fax, E-Mail) und ggf. auch die von den Bearbeitern erstellten Dokumente in das Vorgangsbearbeitungssystem übernimmt. Auch hier bestehen bei den Bearbeitern oftmals starke Vorbehalte, da diese Tätigkeiten aus Bearbeitersicht als niederwertigere Tätigkeiten eingeschätzt werden.

In Abhängigkeit von den vereinbarten organisatorischen Regelungen können die Dokumente Bestandteil der Papier- und/oder der elektronischen Akte sein. Die elektronische Akte kann in folgenden Ausprägungen existieren als elektronische Teilakte, deren elektronische Dokumente Teil der vollständigen Papierakte sind, Hybridakte, in der Teile ausschließlich als Papier- oder elektronische Dokumente vorliegen, vollständige elektronische Akte, ggf. mit einer Papierrestakte (z. B. für umfangreiche, nicht zu scannende Anlagen, Verträge).

Je umfangreicher der in diese Einführungsstufe einbezogene Aktenbestand ist, desto größer ist die Notwendigkeit, im Vorgangsbearbeitungssystem organisationspezifische Ablagen für Registraturen, Referate, Projektgruppen oder andere Organisationseinheiten einzurichten.


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In der ersten Einführungsstufe wird der Zugriff auf die Metadaten i. d. R. keinen Zugriffsbeschränkungen unterliegen. Sobald jedoch auch Primärinformationen (Dokumente) im Vorgangsbearbeitungssystem verwaltet werden, ergibt sich die Notwendigkeit, Zugriffsberechtigungen festzulegen. Die in der Ministerialverwaltung gebräuchlichste Form der Zugriffsrechtevergabe ist, das Leserecht auf die Primärinformation referatsbezogen zu beschränken. Ausgenommen davon sind Zugriffe übergeordneter Hierarchieebenen der eigenen Linie (z. B. Unterabteilungsleiter oder Abteilungsleiter der Abteilung, denen das Referat unterstellt ist; gleiches gilt für den Minister und die Staatssekretäre).

Die Zugriffsrechte können an organisationsspezifische Ablagestrukturen gekoppelt werden.

Um Dokumente außerhalb der Arbeitsumgebung verfügbar zu haben (z. B. in Besprechungen), ergeben sich prinzipiell zwei Möglichkeiten: Ausdruck des Dokuments<676> und Inkaufnahme des Medienbruchs oder elektronische Verfügbarkeit der Dokumente in einem „mobilen“ Vorgangsbearbeitungssystem (Notebook).

Hinsichtlich der elektronischen Verfügbarkeit von Dokumenten können drei Verfahren der Bereitstellung elektronischer Dokumente unterschieden werden:

Export einer Kopie: Das Originaldokument kann im Vorgangsbearbeitungssystem von anderen Anwendern verändert (weiterbearbeitet) werden. Die Kopie wird nicht in das Vorgangsbearbeitungssystem reimportiert. Annotationen auf dem Dokument, die während der Besprechung angefertigt wurden, müssen manuell in das im Vorgangsbearbeitungssystem verbliebene Original übertragen werden.

Check out/check in:


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Das Originaldokument wird exportiert (check out). Im Vorgangsbearbeitungssystem verbleibt eine Kopie, in die eingesehen werden kann, jedoch unveränderbar ist. Das Original wird in das Vorgangsbearbeitungssystem reimportiert, die Kopie wird dabei gelöscht bzw. überschrieben (check in).

Replikation<677>: Im Vorgangsbearbeitungssystem und im „mobilen“ Vorgangsbearbeitungssystem (Notebook) sind Originaldokumente gespeichert. Bei der Replikation werden beide Dokumente miteinander verglichen und auf Änderungen untersucht. Sind in einem Dokument Änderungen vorgenommen worden, erfolgt eine Übernahme der Dokumente. Enthalten beide Dokumente Änderungen, entsteht ein Replizierkonflikt. Diese Dokumentänderungen müssen manuell abgeglichen werden.

Neben den unterschiedlichen Produktphilosophien<678> hängt die Auswahl einer Alternative wiederum davon ab, welchen Stellenwert die elektronischen Akten besitzen - als Teilakte oder als verbindliche, vollständig elektronische Akte - und welche Bedeutung die mobile Vorgangsbearbeitung in der Behörde hat.

5.2.3.3 IT-gestützte Vorgangsbearbeitung

Ziel der dritten Einführungsstufe

Als Erweiterung der elektronischen Aktenablage wird in der dritten Einführungs- oder Nutzungsstufe auch der Bearbeitungsprozeß der Vorgänge vollständig unterstützt.

Beschreibung


289

Sämtliche Bearbeitungsinformationen (Verfügungen, Zeichnungen, Sicht- und Geschäftsgangvermerke) sind im Vorgangsbearbeitungssystem erfaßt. Elektronische Verfügungen und Geschäftsgangvermerke steuern den Bearbeitungsprozeß des Vorgangs. Der Bearbeitungsprozeß (Weiterleitung eines Vorgangs, Kenntnisnahmen, Mit- und Schlußzeichnungen usw.) wird durch das Vorgangsbearbeitungssystem protokolliert.

Elektronische Akten werden vollständig im Vorgangsbearbeitungssystem geführt. Sie lösen spätestens in dieser Stufe die Papierakte als vollständige, verbindliche Akte ab.

Die zuvor innerhalb der Papierakte gebildeten Bände können entfallen. An ihrer Stelle werden innerhalb der Akte elektronische Vorgänge gebildet, die die Dokumente eines Geschäftsvorfalls (z. B. Eingang und zugehöriger Ausgang) sachlogisch zusammenfassen. Die Steuerung und Protokollierung der Bearbeitung erfolgt auf der Ebene des Vorgangs.<679>

Nutzungsumfang der Funktionalitäten

Der Nutzungsumfang wird als Erweiterung der Funktionalitäten der ersten und zweiten Einführungsstufe im wesentlichen durch folgende Funktionalitäten bestimmt:<680>

Inhalt der IT-organisatorischen Gestaltung

Die Verfügungen steuern den Bearbeitungsprozeß des Vorgangs. Durch sie wird die Reihenfolge der Bearbeitungsschritte bestimmt bzw. festgelegt, welcher Mitarbeiter einen bestimmten Bearbeitungsschritt (Verfügungspunkt) ausführen soll.

Als Verfügungspunkte sind mindestens die Büro- und Schlußverfügungen der GGO zu hinterlegen. Die Erfahrung in den Projekten hat gezeigt, daß zusätzlich zu den formellen Verfügungen, die in den Regelwerken festgeschrieben sind, informelle Verfügungen, wie beispielsweise „in Arbeit“ oder Verfügungen, die erst durch den Einsatz eines Vorgangsbearbeitungssystems erforderlich werden, wie beispielsweise „Check out/Check in“, hinzukommen.

Die Verfügungen werden systemtechnisch bei workflowbasierten Vorgangsbearbeitungssystemen, wie dem DOMEA®-System, als Prozeßmodell hinterlegt. Hierbei sind zusätzlich bestimmte Abhängigkeiten im Prozeßmodell zu definieren, beispielsweise derart, ob jeder Vorgang schlußgezeichnet werden muß, bevor er z. d. A. verfügt wird oder eine Schlußzeichnung auch vor der Mitzeichnung eines Vorgangs zulässig ist.

Beim Einsatz von Vorgangsbearbeitungssystemen ist der Vorgang als Container-Objekt originärer Träger der Bearbeitungs- und Protokollinformationen. Dies erfordert eine Änderung der gewohnten, dokumentenorientierten Arbeitsweise, bei der die Bearbeitungsinformationen auf dem Dokument in Form von Annotationen, Sichtvermerken und Verfügungspunkten angebracht werden, in eine vorgangsorientierte Arbeitsweise.<681> Die Umstellung auf die vorgangsorientierte Bearbeitung erfordert neue Konventionen und ablauforganisatorische Regeln beim gemeinsamen Bearbeiten von Vorgängen. Diese müssen während der Einführung und er


291

sten Nutzung des Vorgangsbearbeitungssystems zusammen mit den Anwendern erarbeitet werden.

Besonderer organisatorischer und informationstechnischer Gestaltungsbedarf besteht bei der Bewältigung der Medienbrüche.

Die Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems wird in der gesamten Behörde nicht zeitgleich flächendeckend erfolgen, sondern ist durch einen Pilotbetrieb in einer oder mehreren Organisationseinheiten, Umstellung in den Wirkbetrieb und schrittweise Ausweitung der beteiligten Bereiche gekennzeichnet. Aufgrund der vielfältigen Beteiligungen innerhalb der Behörde<682> kommt es daher immer wieder zu Medienbrüchen, wenn im Bearbeitungsprozeß Organisationseinheiten über Kenntnisnahmen und Zeichnungen zu beteiligen sind, die weiterhin papiergebunden arbeiten.<683>

Die Dokumente werden ausgedruckt und in den papiergebundenen Geschäftsgang gegeben. Zusätzlich sind die Bearbeitungs- und Protokollinformationen, die sich konventionell auf dem Entwurfsdokument befinden, auszudrucken. Hierzu eignen sich zwei Basisvarianten, deren konkrete Realisierung vom jeweiligen Vorgangsbearbeitungssystem abhängig bzw. organisatorisch festzulegen ist:

  1. automatisches Einfügen der Bearbeitungs- und Protokollinformationen in das Entwurfsdokument,
  2. Generierung eines eigenen Beiblatts, das die Bearbeitungs- und Protokollinformationen enthält und dem Entwurfsdokument beigefügt wird.

Nach Beteiligung der konventionell arbeitenden Organisationseinheiten werden Änderungen auf dem Entwurfsdokument

  1. gescannt und liegen dann als Primärinformation vor oder werden

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  2. manuell als Bearbeitungs- und Protokollinformation im Vorgangsbearbeitungssystem erfaßt und in das elektronische Dokument übertragen.

Weiterhin ist ablauforganisatorisch zu bestimmen, wer den Medienbruch vollzieht, d. h. das Dokument ausdruckt. Hierfür kommen beispielsweise folgende Mitarbeiter in Frage:

  1. Poststelle
  2. Registratur
  3. Vorzimmer
  4. Bearbeiter, der der letzte IT-gestützt arbeitende Mitarbeiter ist.

5.2.4 Neue Informationstechnologie - neue organisatorische Gestaltungsmöglichkeiten der Einführung

Im folgenden Abschnitt soll aufgezeigt werden, wie die Entwicklung der Technologie ihren Niederschlag im Funktionsumfang eines IT-Systems findet und neue organisatorische Gestaltungsmöglichkeiten eröffnet - dargestellt an der Bereitstellung eines Web-Clients für Vorgangsbearbeitungssysteme.

Abbildung 71: Technologie - IT-System - Organisatorische Gestaltung

5.2.4.1 Öffentliche Verwaltung und Internet

Das „Netz der Netze“

Das Internet als das „Netz der Netze“ ist derzeit zweifelsohne das größte und weitverbreitetste Netzwerk der Welt. Zunächst für den Verteidigungsbereich entwickelt, waren Hauptnutzer Universitäten, Forschungs- und andere wissenschaft


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liche Einrichtungen. Mit der Entwicklung der World-Wide-Web-Technologie im Jahre 1989 und ihrer drei tragenden Säulen HTML für die Erstellung und Gestaltung von Web-Seiten, HTTP zum Transfer von Dokumenten und URL für die Adressierung im Jahr 1991 sowie seit 1993 die Entwicklung von Browsern (damals Mosaic) gelang dem Internet der weltweite Durchbruch und es wurde zum Medium der 90er Jahre.

Internet-Nutzung in der öffentlichen Verwaltung

Nicht nur für die Privatwirtschaft, sondern auch für die öffentliche Verwaltung gewinnt die Internet-Präsens und -Nutzung zunehmende Bedeutung. Nachfolgend sind ausgewählte Beispiele für die Nutzung der Internettechnologie in der öffentlichen Verwaltung aufgeführt:


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Die Internet-Nutzung in der öffentlichen Verwaltung steht in Deutschland noch am Anfang. Die Internet/Intranet-Nutzung dient fast ausschließlich der internen und externen Verteilung von Informationen („Speisekarten-Web“<694>). Auch die Kommunikation ist im internationalen Vergleich<695> eher gering entwickelt. Anwendungen, die das Medium Internet transaktionsorientiert<696> nutzen, wie beispielsweise der elektronische Bauantrag, sind die Ausnahme.<697>

5.2.4.2 Internettechnologien und Vorgangsbearbeitung

Die Anbieter von Vorgangsbearbeitungssystemen bzw. Workflow-, Dokumenten-Management-Systemen und Groupware<698> sind bestrebt, die Internet-Technologie zu nutzen und in Form sogenannter Web-Clients zu realisieren.<699>


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Die Anbieter entwickeln den Web-Client zumeist zweistufig. Zunächst ist die webbasierte Suche und Anzeige von Dokumenten ggf. auch von Vorgängen/Akten verfügbar. In einem zweiten Schritt wird dann sukzessive der gesamte Funktionsumfang des Clients mittels Internettechnologie verfügbar gemacht, so daß auch Dokumente bzw. Vorgänge/Akten bearbeitet werden können.<700> Die webbasierte Suche und Anzeige gehört zumeist bereits zum Produktstandard, die Bearbeitung<701> wurde erst von wenigen Anbietern realisiert. Der gesamte, mit dem des Standard-Fat-Clients vergleichbare Funktionsumfang ist zumeist auf Kernfunktionalitäten beschränkt.

Beispiel der Internetstrategie des DOMEA®-Systems der CSE Solutions<702>

Die Realisierung des Web-Clients erfolgt auch hier zweistufig. Die internetbasierte Suche wird in DOMEA® WebSearch realisiert, das folgende Funktionen zur Verfügung stellt:


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In der zweiten Stufe sollen zukünftig in einem DOMEA® WebClient auch Funktionen der elektronischen Vorgangsbearbeitung und -steuerung realisiert werden, dazu gehören u. a.:

5.2.4.3 Weiterentwicklung der Einführungsstrategie

Basiseinführungsstrategie

Die Basiseinführungsstrategie eines Vorgangsbearbeitungssystems, die in Abschnitt 5.2.3 dargestellt wurde, geht von folgenden Einführungsstufen aus:

1. Stufe: IT-gestützte Schriftgutverwaltung (IT-gestützte Registratur),

2. Stufe: Aufbau des elektronischen Aktenbestands,

3. Stufe: IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung.

Weiterentwicklung der Einführungsstrategie durch Nutzung der Internettechnologie

Unter Nutzung der Internettechnologie kann die Einführungsstrategie wie folgt modifiziert werden:

In der Stufe 1 „IT-gestützte Schriftgutverwaltung“ kann den Bearbeitern mit dem Web-Client eine kostengünstige Recherchemöglichkeit nach den Metainformationen eröffnet werden.

In der Stufe 2 „Aufbau des elektronischen Aktenbestands“ ist die elektronische Aktenablage alternativ mit einem Web-Client realisierbar, vorausgesetzt, daß Dokumente, Vorgänge und Akten im Vorgangsbearbeitungssystem erfaßt sind. Auch hier bildet daher die Einführung des Vorgangsbearbeitungssystems in der Registratur die Basis.


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Bearbeiter können über das Intranet in Akten, Vorgänge und Dokumente einsehen, diese zur weiteren Nutzung herunterladen (Download), jedoch nicht die Originaldokumente verändern und wieder in das Vorgangsbearbeitungssystem einstellen (Upload).

Die Basisstufe 2 „Aufbau des elektronischen Aktenbestands“ kann durch die Einführung eines Web-Clients abgelöst werden (vgl. Abbildung 72 ).

Abbildung 72: Neue Möglichkeiten der Einführung durch Nutzung der Internettechnologie

Vorteile der Einführungsstrategie

Die Einführung des Web-Clients ist gegenüber der herkömmlichen Einführungsstufe „Aufbau des elektronischen Aktenbestands“ mit folgenden Vorteilen verbunden:

Langfristig wird die zweite Basisstufe „Aufbau des elektronischen Aktenbestands“ durch den Einsatz von Web-Clients für die Recherche und Anzeige von Dokumenten und Akten/Vorgängen abgelöst werden, um als Übergangsstufe die Mitarbeiter an die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung heranzuführen. Auch in der KBSt hat sich diesbezüglich gezeigt, daß Mitarbeiter, die dem „normalen“ DOMEA®-Client eher ablehnend gegenüberstanden, den Web-Client aber als Recherchewerkzeug begrüßten.


300

Für die Ablösung sprechen insbesondere die gegenüber der herkömmlichen zweiten Stufe um ein vielfaches geringeren Kosten, die eine schnelle flächendeckende Einführung erlauben.

In der herkömmlichen Stufe 2 „Aufbau des elektronischen Aktenbestands“ besteht aufgrund der Zwitterstellung der Akte zwischen Parallelität und vollständiger Ablösung der Papierakte sowie der unabdingbaren Medienbrüche der größte organisatorische Gestaltungs- und Regelungsbedarf gegenüber dem möglichen Nutzen. Auch dies wird dazu führen, daß der Web-Client zukünftig eine Alternative der Einführung sein wird.

Anzumerken ist, daß sich der Einsatzschwerpunkt des Recherche-Web-Clients jedoch eher auf die Einstellung aktenrelevanter Dokumente, die von allgemeinem Interesse sind, und auf die Bereitstellung eines weiteren Suchwerkzeugs verlagert, als daß damit das Ziel des Aufbaus eines elektronischen Aktenbestands ohne IT-Unterstützung des Bearbeitungsprozesses verfolgt würde.

Es bleibt abzuwarten, welche Strategie des Übergangs zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung von Behörden gewählt wird, die derzeit die Stufe der IT-gestützten Schriftgutverwaltung realisiert haben und wie Vorgangsbearbeitungssysteme eine schrittweise Einführung durch ihr Systemdesign und Funktionsumfang unterstützen.

5.3 IT-organisatorische Gestaltung am Beispiel des DOMEA®-Pilotprojekts der KBSt

5.3.1 Das DOMEA®-Projekt in der KBSt

Die Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) im Bundesministerium des Innern (BMI) führt seit 1996 das Projekt DOMEA® „Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang“ durch.

Die KBSt ist eine im Jahre 1968 gegründete, ressortübergreifend tätige Einrichtung der Bundesregierung, die auf den aus fachlicher, organisatorischer, wirtschaftlicher und technischer Sicht optimalen Einsatz der Informationstechnik in der Bundesverwaltung hinwirkt. Rechtsgrundlage ihrer Tätigkeit sind die „Richtli


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nien für den Einsatz der IT in der Bundesverwaltung (IT-Richtlinien)“, die 1988 durch einen Kabinettbeschluß eingeführt worden sind.

Nach dem Kabinettbeschluß vom 7. Februar 1996 zur „Verringerung und Straffung der Bundesbehörden“ wird eine Standardisierung der IT-Verfahren in den Bereichen Organisation und Personal angestrebt.

„Im Organisations- und Personalbereich (Beihilfe, Reisekosten, Umzugskosten, IT-gestützte Registratur ...) werden die IT-gestützten Verfahren standardisiert. Dabei werden einzelne Ressorts federführend mit einem Projekt beauftragt (‚Einer für alle’).“ <705>

Dies bedeutet, daß für die Definition der Anforderungen, die Produktauswahl bzw. Produktentwicklung und die Pilotierung in den obigen Themenbereichen jeweils ein verfahrensverantwortliches Ressort benannt wird.

Für das Gebiet IT-gestützte Registratur ist das BMI das verfahrensverantwortliche Ressort, die KBSt die verantwortliche Pilotorganisation. Konzeptionell unterstützt wurde die KBSt dabei von der INFORA GmbH<706>, die alle Phasen des Projekts beratend begleitete und der das Projektmanagement oblag sowie von der Universität Koblenz-Landau, die die verwaltungsorganisatorische Evaluierung durchführte.<707>

Auf der Grundlage des DOMEA®-Organisationskonzepts und des Leistungsverzeichnisses<708> wurde in einer beschränkten Ausschreibung das Produkt SINAD ´97 <709> der Firma Siemens Nixdorf ausgewählt und im April 1997 be


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schafft.<710> Seit September 1997 wird das System im Wirkbetrieb in der KBSt eingesetzt.

Auf der Grundlage der Einsatzerfahrungen wurden das DOMEA®-Konzept und das DOMEA®-System evaluiert und weiterentwickelt. Ziele, Prämissen, Projektverlauf und Ergebnisse der systemtechnischen und verwaltungsorganisatorischen Evaluierung sind im DOMEA®-Abschlußbericht veröffentlicht.<711>

Als Weiterführung des Projekts DOMEA® nach dem „Einer-für-Alle-Prinzip“ wird in einem ersten Schritt das DOMEA®-Konzept unter dem Namen „Konzept Papierarmes Büro (DOMEA®-Konzept)“<712> fortgeschrieben. Dieses Konzept soll dann nach Beschlußfassung durch den IMKA Maßgabe für die Anforderungen an eine IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der Bundesverwaltung sein. In einem zweiten Schritt wird ein (öffentlich ausgeschriebenes) Evaluierungsverfahren von Produkten auf Übereinstimmung mit dem DOMEA®-Konzept durchgeführt und die Produkte auf Konzeptkonformität geprüft.

In den folgenden Abschnitten sind wichtige Ergebnisse des IT-organisatorischen Gestaltungsprozesses des DOMEA®-Projekts beschrieben. Der Gestaltungsprozeß wird jeweils anhand der folgenden Punkte dargestellt:

  1. Organisatorischer Ist-Zustand
    Der organisatorische Ist-Zustand beschreibt die organisatorische Ausgangssituation als den vom IT-System abzubildenden konventionellen Ist-Zustand.
  2. Informationstechnischer Ist-Zustand
    Der informationstechnische Ist-Zustand stellt die Art der Realisierung nach der Einführung des IT-Systems dar. Die Art der Realisierung geht zunächst von einer 1:1-Abbildung aus und ist durch den Funktionsumfang des IT-Systems bestimmt.
  3. Sollkonzeption
    Die Sollkonzeption stellt Alternativen der organisatorischen und informationstechnischen Gestaltung sowie die gewählte Alternative vor.
  4. Informationstechnische Gestaltung
    Der Abschnitt „Informationstechnische Gestaltung“ stellt die Umsetzung der Sollkonzeption im IT-System dar.
  5. Organisatorische Gestaltung
    Dieser Abschnitt beschreibt die Umsetzung der Sollkonzeption in der Organisation.
  6. Ergebnis
    Hier wird das Ergebnis der informationstechnisch-organisatorischen Gestaltung zusammengefaßt.

5.3.2 Das DOMEA®-Bandkonzept

1. Organisatorischer Ist-Zustand

Konventionell werden Schriftstücke, die sich auf einen Sachverhalt oder auf eine Maßnahme beziehen, in einer Akte (Sachakte) zusammengefaßt.<713> Die Akte ist mit Angabe des Aktenzeichens, der Nummern der Bände und weiteren Angaben in einem Aktenverzeichnis oder in einer Ordnungskartei bzw. in einem Schriftgutverwaltungssystem registriert.<714>


304

Obwohl es in der RegR heißt, daß jedem Eingang alle für die Bearbeitung erforderlichen Akten beizufügen sind<715>, wird in der Praxis i. d. R. nur der letzte Band der Akte dem Eingang beigefügt und an den Bearbeiter weitergeleitet. Der § 12 (2) RegR fordert den Nachweis des Verbleibs der Akte. In der Praxis erfolgt der Nachweis daher jedoch nicht für die Akte, sondern für den Band der Akte.

In der KBSt wurden die Akten mit ihren Metainformationen in einem Schriftgutverwaltungssystem erfaßt. In diesem System wurde auch der Verbleib des Bandes nachgewiesen.

2. Informationstechnischer Ist-Zustand

Da der Verbleib auf der Ebene des Bandes nachgewiesen werden mußte, wurden nicht, wie bisher in Schriftgutverwaltungssystemen üblich, Akten registriert, sondern als oberstes Container-Objekt Aktenbände eingeführt, d. h., jeder Papierband ist durch einen DOMEA®-Aktenband im Vorgangsbearbeitungssystem abgebildet. Dem DOMEA®-Aktenband sind Papierdokumente<716> und elektronische DOMEA®-Vorgänge untergeordnet. Die Akte ist im System als eigenständiges Container-Objekt nicht abgebildet, sie existierte nur als Menge der Aktenbände zu einer Akte.


305

Abbildung 73: Objekte und Objekthierarchie im DOMEA®-System

3. Sollkonzeption

Im Verlauf der Pilotierung wurden die Nachteile dieser Realisierung deutlich:

Ziel war es, eine Lösung zu finden, die folgenden Anforderungen gerecht wurde:

4. Informationstechnische Gestaltung

Im Arbeitskorb werden alle bestehenden Aktenzeichen nur noch einmal als neues Container-Objekt „Akte“ abgebildet. Das Aktenzeichen ist somit eindeutig.

Bei der papiergebundenen Bearbeitung ist der Aktenband durch das Container-Objekt „Vorgang“ (= Band) abgebildet. Die Papier-Schriftstücke sind chronologisch unter dem Band abgelegt.


307

Die elektronische Bearbeitung erfordert es nicht, Bände zu bilden, da eine elektronische Akte beliebig umfangreich sein kann. Um die Übersichtlichkeit in der Akte zu gewährleisten, werden Vorgänge gebildet, die die elektronischen Dokumente sachlogisch (z. B. Eingang und Antwortschreiben) zusammenfassen.

Das Container-Objekt „Akte“ kann sowohl Papierbände als auch elektronische Vorgänge enthalten, beide werden im DOMEA®-System durch das Container-Objekt „Vorgang“ abgebildet. Um die DOMEA®-Vorgänge unterscheiden zu können, sind zwei Nummernkreise angelegt. Papierbände werden durch die Vorgangsnummer mit dem Zusatz P (für Papier) in der Form „...#P1...#Pn“ gekennzeichnet. Elektronische Vorgänge sind weiterhin durch Vorgangsnummern in der Form „...#1...#n“ fortlaufend numeriert.

Darüber hinaus wurde das Container-Objekt „Elektronischer Sammelvorgang“<720> geschaffen. Diesem elektronischen Sammelvorgang werden alle elektronischen Eingänge untergeordnet, die abschließend auf dem Papiereingang bearbeitet werden können und anschließend zu scannen sind. Es ist also nicht sinnvoll, jeweils einen separaten elektronischen Vorgang anzulegen, da dieser in diesem Fall nur aus einem Dokument bestehen würde. Ein elektronischer Sammelvorgang, der mit „...#P - el.SVg“ bezeichnet wird, faßt diese gescannten Eingänge zusammen.

Die Umsetzung des Bandkonzepts erforderte eine einmalige Datenmigration, um die Objekthierarchie zu verändern sowie ein Mapping der Metainformationen der einzelnen Objekte.


308

Abbildung 74: Objekte und Objekthierarchie im DOMEA®-System nach der informationstechnischen Gestaltung

5. Organisatorische Gestaltung

Vor der Umsetzung des Bandkonzepts war es möglich, innerhalb eines Bandes sowohl papiergebunden als auch elektronisch zu arbeiten. Der Registrator ordnete die Dokumente (gescannte Papierdokumente) sowohl der elektronischen Akte im DOMEA®-System zu als auch die Papieroriginale der Papierakte. Die Registratur verwaltete das Schriftgut demnach doppelt - papiergebunden und elektronisch -, mußte aber den Verbleib des Schriftguts auf der Ebene des Bandes nur einmal registrieren.

Nach der Umsetzung des Bandkonzepts konnten zwar eine Akte auch Papier- und elektronisches Schriftgut enthalten - jedoch nicht innerhalb eines Bandes. Ein Festhalten an der Doppeltablage hätte bedeutet, daß auch der Verbleib und damit die Registrierung doppelt erfolgen muß. Der anfangs aufgrund des Pilotcharakters akzeptierte Mehraufwand bei der Schriftgutverwaltung war nun nicht mehr tolerierbar.

Für den Bearbeiter bedeutete dies, daß er den Übergang von der papiergebundenen zur elektronischen Bearbeitung der Akte eindeutig festlegen muß. Ab diesem


309

Zeitpunkt wird der letzte Papierband geschlossen, und elektronische Vorgänge werden gebildet.

Der elektronische Sammelvorgang vereinfacht die Tätigkeit sowohl für den Registrator als auch für den Bearbeiter, da für diese Eingänge kein separater Vorgang angelegt wird.

6. Ergebnis

Für die Vorgangsbearbeitung gelten nunmehr folgende Vereinbarungen:

Die neue Darstellung der Akten im Arbeitskorb des DOMEA®-Systems zeigt Abbildung 75 .


310

Abbildung 75: Der DOMEA®-Arbeitskorb

Dieses im nachhinein sehr einfache und eigentlich auf der Hand liegende Konzept war das Ergebnis eines langen Denk- und Diskussionsprozesses mit den Mitarbeitern und wurde erst mehr als 6 Monaten Pilotierung eingeführt.

Die Verallgemeinerung der aufgrund dieser Erfahrungen gewonnenen Erkenntnisse findet ihren Niederschlag in den in Abschnitt 2.3 beschriebenen konzeptionellen Grundlagen zu den Objekten der Vorgangsbearbeitung. Dieses Konzept kann systemunabhängig realisiert werden und ermöglicht die gleichzeitige Verwaltung von Papier- und elektronischem Schriftgut. Zudem bietet es den Vorteil, innerhalb einer Akte ohne Datenmigration von der papiergebundenen auf die elektronische Vorgangsbearbeitung überzugehen. Dies ist insbesondere für die Erfüllbarkeit der Forderung nach einer sukzessiven Einführung von großer Bedeutung.

Das mittlerweile als „Bandkonzept“ bezeichnete Konzept stellt eine der wichtigsten Erkenntnisse des DOMEA®-Projekts hinsichtlich der Abbildung der Ablagestrukturen und -hierarchien sowie ihrer Veränderungen von der papiergebundenen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung dar.

5.3.3 Veränderung des Grundprinzips der Entwurfs- und Reinschrifterstellung

1. Organisatorischer Ist-Zustand


311

Gemäß § 27 GGO I ist zu jedem Geschäftsvorfall eine förmliche schriftliche, abschließend gezeichnete Verfügung zu fertigen. Nach § 9 KzlA werden folgende Formen der Verfügung unterschieden:

Die Abbildung 76 zeigt ein Beispiel einer Verfügung. Textabschnitte, die nicht in die Reinschrift übernommen werden, sind kursiv und fett dargestellt.<725>


312

Abbildung 76: Beispiel einer Verfügung

Der Entwurf dient der Steuerung des Bearbeitungsprozesses, indem Verfügungen (vgl. in der Abbildung 76 die kursiv und fett formatierten Textabschnitte in Punkt 2) die weitere Behandlung eines Geschäftsvorfalls regeln. Auf dem Entwurf sind Annotationen, Vermerke und deren Bearbeitung angebracht. Die Reinschrift ist das eigentliche Dokument, in das die Verfügungspunkte, Geschäftsgangvermerke und Annotationen nicht übernommen werden und das am Ende der Bearbeitung versandt wird.<726>

Infolge der zunehmenden Nutzung der Textverarbeitung setzen in der Praxis viele Behörden Textverarbeitungsmakros ein, die die Erstellung der Verfügung verein


313

fachen und bei der Fertigung der Reinschrift die entsprechenden Textabschnitte des Entwurfs löschen.

Entwurf und Reinschrift werden dann als zwei separate Dokumente gespeichert.

2. Informationstechnischer Ist-Zustand

Bei der Einführung des DOMEA®-Systems sind die bereits vorhandenen Dokumentvorlagen integriert worden. Der Bearbeiter wählt bei der Neuanlage eines Dokuments zunächst die Dokumentvorlage aus und erfaßt „Bezug“, ggf. „hier“ und „Anlagen“ in den Metadaten (Aktenzeichen, Betreff, Datum, Durchwahl und Name des Bearbeiters sind bereits in den Metadaten zur Akte, zum Vorgang bzw. in den Benutzerdaten nachgewiesen). Anschließend öffnet sich die Anwendungssoftware (im Regelfall die Textverarbeitungssoftware) und fügt die Metadaten entsprechend der Vorlage automatisch in das Dokument ein. Auch die Verfügungen (im Beispiel der Abbildung 76 unter Punkt 2 dargestellt) werden aus der Vorgangssteuerungskomponente des DOMEA®-Systems automatisch in das elektronische Dokument (Entwurf) eingefügt, um, wie bei der konventionellen Vorgangsbearbeitung gewohnt, Primär- und Bearbeitungsinformationen, die die weitere Bearbeitung bestimmen, auf einen Blick im Dokument zu erfassen.

Um aus dem Entwurf die Reinschrift zu generieren, wurde versucht, die für die Fertigung der Reinschrift vorhandenen Textverarbeitungsmakros zu integrieren. Diese konnten nicht 1:1 übernommen werden, da einige Funktionen bereits das DOMEA®-System realisiert (z. B. automatisches Einfügen der Metadaten). Auf eine Änderung der bisherigen Textverarbeitungsmakros verzichtete man aufgrund des Anpassungsaufwands und ständigen Änderungsbedarfs bei Versionswechseln. Darüber hinaus konterkarierte die Weiternutzung der Makros das „Einer-für-Alle-Prinzip“, da jede Behörde eigene Makros entwickelt hat, die jeweils erneut anzupassen wären.

Nach einer dem Anschein zunächst sehr einfachen Lösung wurden die zu löschenden Textabschnitte als verborgener Text formatiert, so daß über die Funktion „Einblenden/Ausblenden“ der Textverarbeitung wahlweise der Entwurf und die Reinschrift angezeigt und gedruckt werden konnten. Entwurf und Reinschrift wurden in ein und derselben Datei gespeichert.


314

In den ersten Pilotierungswochen erwies sich, nachdem man zunächst die Integration der Makros erwogen hatte, auch die zweite Alternative als ungeeignet, da beim E-Mail-Versand der Entwurf quasi mit versandt worden war.

3. Sollkonzeption

Bei vollständiger elektronischer Vorgangsbearbeitung kann auf die Erstellung des Entwurfs verzichtet werden, da die Verfügungspunkte, die den zukünftigen Laufweg des Vorgangs steuern, in der Vorgangssteuerungskomponente des Systems definiert werden und auch der Laufweg protokolliert wird.<727>

Folgende Konzeption wurde entwickelt:

Den Mitarbeitern sind die Vor- und Nachteile aller Realisierungsalternativen in einem Mitarbeiterworkshop vorgestellt und zur Diskussion gestellt worden.

Alternative 1: Erstellung des Entwurfs und der Reinschrift in zwei Dokumenten (konventionelle Vorgehensweise).


315

Vorteile

Die gewohnte Arbeitsweise kann beibehalten werden.

Nachteile

Ein Dokument muß zweimal als Entwurf und Reinschrift registriert werden.

Die Reinschrift muß durch eine Kopie der relevanten Teile des Entwurfs erstellt werden.

Die Definition des Laufwegs in der Vorgangssteuerungskomponente muß manuell in den Entwurf übertragen werden.

Alternative 2: Erstellen der Reinschrift aus dem Entwurf durch Löschen von Verfügungspunkten mittels Textverarbeitungsmakro und Speicherung in zwei Dokumenten (konventionelle IT-gestütze Vorgehensweise).

Vorteile

Die gewohnte Arbeitsweise kann beibehalten werden.

Benutzerfreundliche Lösungsalternative.

Nachteile

Bei jedem Versionswechsel der Textverarbeitung ist eine Änderung der Makros erforderlich.

Bei der Integration der Vorlagen entsteht ein höherer Aufwand.

Die Lösung entspricht nicht dem „Einer-für-Alle-Prinzip“, da Makros behördenspezifisch sind.

Alternative 3: Erstellung des Entwurfs und der Reinschrift als ein Dokument, die Entwurfsabschnitte werden als verborgener Text formatiert.

Vorteile

Die Vorlagen können mit DOMEA®-Systemfunktionalitäten integriert werden, bei Versionswechsel der Textverarbeitung entsteht daher kein Anpassungsaufwand.

Die Alternative stellt eine Standardlösung im Sinne des „Einer-für-Alle-Prinzips“ dar.

Die Vorlagen sind einfach integrierbar.

Nachteile

Die Reinschrift kann nicht als E-Mail versandt werden.

Alternative 4: Unmittelbare Erstellung der Reinschrift.


316

Vorteile

Die Vorlagen können mit DOMEA®-Systemfunktionalitäten integriert werden, bei Versionswechsel der Textverarbeitung entsteht daher kein Anpassungsaufwand.

Die Alternative stellt eine Standardlösung im Sinne des „Einer-für-Alle-Prinzips“ dar.

Die Vorlagen sind einfach integrierbar.

Die Reinschrift kann als E-Mail versandt werden.

Nachteile

Die Arbeitsweise verändert sich.

Die Benutzerfeundlichkeit ist im Vergleich zur Verwendung der Makros geringer.

Die Entwurfsinformationen sind nur im DOMEA®-System verfügbar und nicht, wie gewohnt, auf dem Dokument.

4. Informationstechnische Gestaltung

Da es sich hierbei um eine ausschließlich organisatorische Gestaltung handelte, wurden keine informationstechnischen Anpassungen durchgeführt bzw. konnten durch eine veränderte Nutzung der Textverarbeitung realisiert werden.

5. Organisatorische Gestaltung

Bei der konventionellen Vorgangsbearbeitung wird zunächst ein Entwurf erstellt. Bestandteil des Entwurfs sind die Verfügungen, die die weitere Behandlung des Geschäftsvorfalls regeln. Im DOMEA®-System ist der Vorgang als Container-Objekt der Träger der Verfügungs-, Bearbeitungs- und Zeichnungsinformationen zu den betreffenden Dokumenten.

Auf die 1:1-Abbildung der Entwurfs- und Reinschrifterstellung wurde verzichtet. Die Verfügungen werden nicht in den Entwurf eingefügt und bei der Erzeugung der Reinschrift aus dem Dokument gelöscht. Es wird sofort die Reinschrift erstellt.

6. Ergebnis

Die Verfügungs-, Protokoll- und Bearbeitungsinformationen sind im Vorgangsbearbeitungssystem erfaßt und nachgewiesen. Da die Entwurfsinformationen bereits


317

im DOMEA®-System gespeichert sind, kann sofort die Reinschrift erstellt und auf einen separaten Entwurf verzichtet werden.

Für den Bearbeiter bedeutete die Abkehr vom „Ur“-Prinzip der Schriftguterstellung in der öffentlichen Verwaltung - der Trennung zwischen Entwurf und Reinschrift - eine starke Änderung der gewohnten Arbeitsweise. Die für die weitere Bearbeitung des Geschäftsvorfalls erforderlichen Informationen sind nicht mehr auf einen Blick erfaßbar. Zu den Primärinformationen des Dokuments muß die Vorgangssteuerungskomponente aufgerufen werden, um die Verfügungspunkte einzusehen.

Die Veränderung der Entwurfs- und Reinschrifterstellung ist ein Beispiel dafür, wie die IT-organisatorische Gestaltung ausschließlich seitens der Organisation erfolgte und keine Kosten für die informationstechnische Anpassung entstanden sind - um den Preis erheblicher Änderungen in der Arbeitsweise der Mitarbeiter.

Inwieweit diese oder eine ähnliche Verfahrensweise, bei der ausschließlich die Reinschrift erstellt wird, als zusätzliche Form der Verfügung in den Regelwerken, insbesondere in der sich derzeit unter Federführung des Bundesministerium des Innern in Überarbeitung befindenden Gemeinsamen Geschäftsordnung (GGO), einen Niederschlag findet, bleibt abzuwarten.

5.3.4 Das DOMEA®-Beiblatt zur Bewältigung der Medienbrüche

1. Organisatorischer Ist-Zustand

Aufgrund bisheriger Projekterfahrungen ist die flächendeckende Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung in einem Ministerium oder in einer großen nachgeordneten Behörde ein 3-5 Jahre dauernder Prozeß. Innerhalb dieses Zeitraums wird es Bereiche, die bereits mit Vorgangsbearbeitungssystemen und solche, die noch konventionell arbeiten, geben. Bedingt durch die in der öffentlichen Verwaltung vielfältigen Beteiligungen und Kenntnisnahmen müssen für diesen Übergangszeitraum Mittel und Wege gefunden werden, die ein Nebeneinander konventioneller papierbezogener und IT-gestützter Vorgangsbearbeitung, insbesondere konventioneller Beteiligungen und Kenntnisnahmen, ermöglichen.

2. Informationstechnischer Ist-Zustand


318

Wie bereits oben dargestellt, ist der einfache Ausdruck des Dokuments nicht ausreichend, da das Dokument nur die Primärinformationen enthält. Die Bearbeitungs-, Protokoll- und Laufwegsinformationen, die konventionell durch die Verfügungspunkte und Geschäftsgangvermerke des Entwurfs repräsentiert werden, sind für die weitere Bearbeitung und weitere Beteiligungen genauso erforderlich. Im DOMEA®-System sind diese als Definition des Laufwegs und als Protokollinformation zum Vorgangsobjekt gespeichert. Sie sind demnach nicht mehr Bestandteil des Dokuments.

3. Sollkonzeption

Das Pilotprojekt war auf die Mitarbeiter der KBSt beschränkt. Für die Beteiligung anderer Organisationseinheiten und Mitarbeiter mußte der entstehende Medienbruch beim Übergang von der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung zur konventionellen Bearbeitung bewältigt werden, d. h., die Verfügungspunkte müssen für Mitarbeiter, die nicht das DOMEA®-System nutzen, auch auf Papier einsehbar sein.

Aufbauend auf der in Abschnitt 5.3.3 Veränderung des Grundprinzips der Entwurfs- und Reinschrifterstellung beschriebenen Vorgehensweise bei der Schriftguterstellung wurde folgende Konzeption entwickelt:

Für Mitarbeiter, die nicht das DOMEA®-System nutzen, wird das im DOMEA®-System erstellte elektronische Dokument als Ausdruck, E-Mail oder Fax weitergeleitet. Zusätzlich erstellt der Bearbeiter ein zweites Dokument, das sogenannte Beiblatt, in das die Entwurfsinformationen automatisch eingefügt werden. Beiblatt und Reinschrift werden gemeinsam entsprechend den Verfügungen des Beiblatts in den konventionellen Laufweg gegeben.

In Fortführung der Alternative 4 wird bei der Beteiligung von Mitarbeitern, die nicht das DOMEA®-System nutzen, zusätzlich zur Reinschrift ein Beiblatt erstellt. Die modifizierte Alternative 4 ist mit folgenden Vor- und Nachteilen verbunden:


319

Vorteile

Die Vorlagen können mit DOMEA®-Systemfunktionalitäten integriert werden, bei Versionswechsel der Textverarbeitung entsteht daher kein Anpassungsaufwand.

Die Alternative stellt eine Standardlösung im Sinne des „Einer-für-Alle-Prinzips“ dar.

Die Vorlagen sind einfach integrierbar.

Der Medienbruch wird bewältigt.

Nachteile

Die Arbeitsweise verändert sich.

Die Benutzerfeundlichkeit ist im Vergleich zur Verwendung der Makros geringer.

Die Entwurfsinformation in Beiblatt und Reinschrift sind zwei getrennte Dokumente.

Das Beiblatt wurde in einem Mitarbeiterworkshop zur Diskussion gestellt. Die Mitarbeiter gaben die nachfolgenden Anregungen, die bei der Realisierung weitgehend berücksichtigt worden sind:


320

Die Abbildung 77 zeigt ein Muster eines Beiblatts. Die automatisch eingefügten Meta-, Bearbeitungs- und Protokollinformationen sind dunkelgrau hinterlegt. Bereiche, in denen der papiergebundene, konventionelle Laufweg festgelegt wird und Kenntnisnahmen und Beteiligungen auf dem Papier vermerkt werden, sind hellgrau schraffiert.

Abbildung 77: Das DOMEA®-Beiblatt

4. Informationstechnische Gestaltung

Das Beiblatt wurde als weitere Dokumentvorlage im DOMEA®-System hinterlegt. Die Protokoll-, Bearbeitungs- und Laufwegsinformationen werden als Textmarken automatisch in das Beiblatt eingefügt.

Dokument (Reinschrift) und Beiblatt werden ausgedruckt bzw. als E-Mail versandt. Um nach der Rückkehr und dem Scannen bzw. Import des Beiblatts das Dokument (Image) automatisch dem Vorgang zuordnen zu können, wird zusätzlich ein Barcode ausgedruckt.


321

Der Barcode enthält in codierter Form die Schriftstücknummer des Beiblatts (eindeutige ID-Nummer der Dokumente im DOMEA®-System in der Form Tagesdatum/laufende Nummer der Dokumente bezogen auf den Tag 99.99.99/999). Beim Scannen des Beiblatts wird der Barcode erkannt, decodiert und das Beiblatt anhand der Schriftstücknummer dem entsprechenden Vorgang zugeordnet.

5. Organisatorische Gestaltung

Der organisatorische Ablauf bei der Beteiligung von Mitarbeitern, die nicht das DOMEA®-System nutzen, ist in Abbildung 78 dargestellt.

Abbildung 78: Bewältigung des Medienbruchs

Da diese Vorgehensweise und das Beiblatt für Mitarbeiter, die nicht in das DOMEA®-Pilotprojekt involviert sind, von der konventionellen Bearbeitung sehr stark abweichen und nicht unbedingt selbsterklärend sind, enthält das Beiblatt standardmäßig folgenden Hinweis: „Dies ist ein mit dem DOMEA®-Vorgangsbearbeitungssystem erstelltes Dokument. Das Beiblatt enthält alle Informationen (Geschäftsgangvermerke, Verfügungen usw.) des Entwurfs. Vermerken Sie die Kenntnisnahme bzw. die Mitzeichnung im umrahmten Abschnitt.“


322

Um den Medienbruch zwischen der papiergebundenen, konventionellen Bearbeitung und der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung mit dem DOMEA®-System möglichst klein zu halten, wurde festgelegt, daß die Beteiligung von Stellen, die ohne Vorgangsbearbeitungssystem arbeiten, nach dem Prinzip erfolgen soll, daß die Weiterleitung in elektronischer Form (per E-Mail und Fax) Vorrang hat vor derjenigen auf Papier.<729>

6. Ergebnis

Zur Bewältigung des Medienbruchs zwischen der konventionellen, papiergebundenen und der IT-gestützten Bearbeitung wird im DOMEA®-System ein zusätzliches Dokument, das sogenannte „Beiblatt“, innerhalb des Vorgangs erstellt, in das die im System gespeicherten Laufwegs- und Bearbeitungsinformationen des Vorgangs automatisch einfügt und die weiteren, konventionell arbeitenden Beteiligten eingetragen werden. Die Zeichnungen und Kenntnisnahmen dieser Beteiligten erfolgen auf dem Beiblatt und werden nach dessen Rückgabe gescannt (Papier bzw. Papier-Fax) oder in das DOMEA®-System importiert (E-Mail bzw. elektronisches Fax).

Es gilt folgende Rangfolge der Kommunikationswege bei Beteiligungen und Kenntnisnahmen:

  1. Weiterleitung im DOMEA®-System,
  2. Weiterleitung per E-Mail,
  3. Weiterleitung per Fax,
  4. Druck des Dokuments und papiergebundene Weiterleitung.

Die Vollständigkeit der elektronischen Akte<730> ist gewährleistet, da konventionelle Beteiligungen und Kenntnisnahmen durch Scannen oder Import des Beiblatts im DOMEA®-System dokumentiert werden.


323

5.3.5 Veränderte Arbeitsteilung bei der Zuordnung eines Eingangs zur Akte

1. Organisatorischer Ist-Zustand

Schriftstücke, die sich auf einen Sachverhalt beziehen, werden zu Sachakten zusammengefaßt.<731> Der Registrator vermerkt auf jedem Schriftstück ein Geschäftszeichen<732>, mit dem die Zuordnung des Schriftstücks zur Akte festgelegt wird.

Die Zuordnung des Eingangs zur Akte erfolgt durch den Registrator.<733>

2. Informationstechnischer Ist-Zustand

Im DOMEA®-Projekt wurde dieses Prinzip der Vergabe des Aktenzeichens und der Zuordnung des Eingangs zur Akte durch den Registrator, das auch beim Einsatz von Schriftgutverwaltungssystemen praktiziert wird, zunächst übernommen.

Bei der IT-gestützten Bearbeitung werden innerhalb der Akte jedoch zusätzlich Vorgänge gebildet, die die Dokumente eines Geschäftsvorfalls sachlogisch zusammenfassen. Im Projektverlauf stellte sich dann die Frage, ob dieses Prinzip auf die Zuordnung des Eingangs zum Vorgang übertragbar ist.

3. Sollkonzeption

Folgende Alternativen der arbeitsteiligen Zuordnung des Eingangs zum Vorgang bzw. zur Akte zwischen dem Registrator und dem Bearbeiter wurden entwickelt:

Alternative 1: Der Eingang wird durch den Registrator der Akte zugeordnet.

Vorteile

Der Eingang ist sofort der Akte zugeordnet.

Nachteile

Das Kernobjekt der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung ist der Vorgang. Die Zuordnung des Eingangs erfolgt jedoch zur Akte.

Die elektronische Akte wird nicht weitergeleitet - der Eingang muß demnach der Akte wieder entnommen werden, um ihn für die Bearbeitung weiterzuleiten.


324

Alternative 2: Der Eingang wird durch den Registrator einem Vorgang (innerhalb der Akte) zugeordnet.

Vorteile

Der Eingang ist über die Zuordnung zum Vorgang sofort einer Akte zugeordnet.

Der Eingang kann mit dem Vorgang an den Bearbeiter weitergeleitet werden.

Nachteile

Dem Registrator ist zwar die Aktenstruktur bekannt. Mit der Struktur der bestehenden Vorgänge innerhalb der Akte ist er jedoch nicht vertraut, da die Vorgangsbildung immer im Kontext der Bearbeitung erfolgt, zu der der Registrator keinen Bezug hat.

Dies führt dazu, daß der Registrator für jeweils einen Eingang einen neuen Vorgang anlegt. Dies entspricht in der Mehrzahl der Fälle nicht dem Bearbeitungskontext, der erfordert, den Eingang einem bestehenden Vorgang zuzuordnen.

Alternative 3: Eingang wird ohne Zuordnung in einer Laufmappe<734> an den Bearbeiter geleitet, die Zuordnung erfolgt durch den Bearbeiter.

Vorteile

Der Eingang kann in einer Laufmappe an den Bearbeiter weitergeleitet werden.

Nachteile

Der Eingang ist weder einer Akte noch einem Vorgang zugeordnet.

Die Zuordnung des Eingangs zur Akte, die Voraussetzung für die Vorgangsbildung ist, kann i. d. R. durch den Bearbeiter nicht vorgenommen werden, da ihm die Aktenstruktur nicht bekannt ist.


325

Alternative 4: In den Metdadaten des Eingangs wird das Aktenzeichen vermerkt, die Zuordnung zum Vorgang (und damit zur Akte) erfolgt durch den Bearbeiter.

Vorteile

Der Eingang kann unmittelbar an den Bearbeiter weitergeleitet werden.

Dem Bearbeiter ist das Aktenzeichen bekannt.

Der Bearbeiter kann den Eingang innerhalb der Akte einem Vorgang zuordnen, der dem Arbeitskontext entspricht.

Nachteile

Der Eingang wird erst relativ spät der Akte zugeordnet. Bis dahin ist die Akte unvollständig.

Die Zuordnung zur Akte verzögert sich weiter, wenn der Bearbeiter nicht unmittelbar den Eingang einem Vorgang zuordnet.

Die Entscheidung fiel auf die 4. Alternative.

4. Informationstechnische Gestaltung

Bei der informationstechnischen Realisierung wurde die Zuordnung des Eingangs zur Akte in eine informatorische und eine logische Zuordnung getrennt.

Der Registrator erfaßt in den Metadaten der Akte das Aktenzeichen. Der Feldinhalt dient lediglich der Information des Bearbeiters. Hiermit ist der Eingang in der Ablagehierarchie noch keinem Aktenobjekt zugeordnet.

Anschließend wird der Eingang an den Bearbeiter weitergeleitet. Er legt innerhalb der vom Registrator angegebenen Akte einen neuen Vorgang an, entnimmt der Akte einen existierenden Vorgang oder wählt einen Vorgang aus seinem elektronischen Arbeitskorb aus und ordnet den Eingang logisch zu.

5. Organisatorische Gestaltung

Die Zuordnung des Eingangs, die bei der konventionellen Bearbeitung durch den Registrator erfolgt, wird jetzt arbeitsteilig in zwei Schritten (Akte und Vorgang) von Registrator und Bearbeiter vorgenommen.

6. Ergebnis


326

In der arbeitsteiligen Zuordnung des Eingangs werden erste Ansätze der Verlagerung von Assistenztätigkeiten auf den Bearbeiter sichtbar.<735>

Es ist zu beobachten, daß durch den Einsatz von Vorgangsbearbeitungssystemen die Verantwortung für die Ordnung und Verwaltung des Schriftguts nicht mehr allein dem Registrator obliegt, sondern zunehmend auch die Bearbeiter eingebunden werden. Langfristig verändern sich durch den Einsatz von Vorgangsbearbeitungssystemen nicht nur die Tätigkeiten des Registrators (z. B. Scannen der Eingänge), sondern auch die der Bearbeiter (z. B. Zuordnung des Eingangs zum Vorgang, Erfassen der Metadaten der vom Bearbeiter erstellten Dokumente). Die öffentliche Verwaltung steht hier am Anfang eines Veränderungsprozesses, der auch „in den Köpfen der Mitarbeiter“ stattfinden muß. Zumeist wird es vom Bearbeiter abgelehnt, Tätigkeiten zu übernehmen, die originär in den Aufgabenbereich des Registrators fallen.

5.3.6 Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten

Im Rahmen des DOMEA®-Pilotprojekts wurden in der Arbeitsgruppe „Archivierung“ organisatorische und technische Anforderungen an die Aussonderung von elektronischem Behördenschriftgut definiert und das Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten entwickelt. Dieses Konzept wird der Bundesverwaltung vom Bundesarchiv zur Anwendung empfohlen.<736>

1. Organisatorischer Ist-Zustand


327

Nicht mehr laufend benötigtes Schriftgut ist aus dem aktuellen Schriftgutbestand auszusondern.<737> Dabei können folgende Stufen der Aussonderung unterschieden werden:<738>

2. Informationstechnischer Ist-Zustand

Dokumente werden in der Bundesverwaltung nahezu ausschließlich elektronisch erstellt. Die Weiterleitung und Verteilung erfolgt derzeit überwiegend papiergebunden. Der Anteil elektronischer Eingänge via E-Mail, zukünftig auch via Fax durch die Integration von Faxservern, nimmt jedoch stetig zu (vgl. Abbildung 79 und Abbildung 80 ).


328

Abbildung 79: Nutzung der „gelben Post“ <741>

Abbildung 80: Nutzung des elektronischen Dokumentenaustauschs <742>


329

Hieraus erwächst ein steigender Bedarf zur strukturierten Ablage und Verwaltung elektronischen Schriftguts. Bei der konventionellen Vorgangsbearbeitung wurde derart verfahren, daß aktenrelevante elektronische Unterlagen ausgedruckt und zur Papierakte genommen wurden. Somit konnte das konventionelle Verfahren der Aussonderung<743> weiterhin Anwendung finden.<744>

Ungeklärt war bislang das Procedere der Aussonderung elektronischen Schriftguts, das bei der Nutzung von Vorgangsbearbeitungssystemen entsteht. Auch für diese elektronischen Unterlagen besteht die gesetzliche Verpflichtung, sie der zuständigen Archivverwaltung anzubieten. Darüber hinaus muß der elektronische Dokumentenbestand der Behörde aufgrund steigender Kosten für die Speicherung und steigender Zugriffszeiten begrenzt werden.

3. Sollkonzeption

Die Aussonderung und Archivierung<745> elektronischer Akten erfordert Softwarefunktionalitäten der Aussonderung, spezifische Hardware und Speichermedien, die Definition von Schnittstellen zwischen Behörde und Bundesarchiv sowie des technisch-organisatorischen Verfahrens.

Das im Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten beschriebene Stufenkonzept beschreibt ein Verfahren, das den gesamten Lebenszyklus elektronischer


330

Unterlagen der öffentlichen Verwaltung umfaßt. Es gewährleistet, daß auch beim Einsatz von Vorgangsbearbeitungssystemen elektronische Unterlagen von bleibendem Wert auf Dauer in elektronischer Form aufbewahrt werden können.

Die Aussonderung elektronischer Akten erfolgt in einem vierstufigen Verfahren (vgl. Abbildung 81 ):

  1. Akten, auf deren Übernahme das Bundesarchiv verzichtet, werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen in der Behörde vernichtet (generelle Vernichtungsgenehmigung). Das Bundesarchiv vermerkt dies auf der Ebene der Aktenplaneinheiten im Aussonderungskatalog. Im Vorgangsbearbeitungssystem wird die Vernichtungsgenehmigung in der Metainformation „Aussonderungsstatus“ erfaßt.
  2. Dem Bundesarchiv anzubietende Vorgänge (ohne generelle Vernichtungsgenehmigung) werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist in zeitlichen Aktenschnitten zu einer Aussonderungsportion zusammengefaßt. Das Anbieteverzeichnis, das die Datensatzbeschreibungen der (abgeleiteten) Betreffseinheiten des Aktenplans, der Akten und Vorgänge enthält, wird an das Bundesarchiv in elektronischer Form übergeben und dort in das System des Bundesarchivs eingelesen.
  3. Das Bundesarchiv bewertet auf der Ebene der Akte, ob die jeweilige Akte zu übergeben ist (Bewertungsentscheidung). Das Anbieteverzeichnis wird um die Bewertungsentscheidung und die Archivnummer ergänzt, als Bewertungsverzeichnis an die Behörde übergeben und in das Vorgangsbearbeitungssystem reimportiert.
  4. Auf der Grundlage der Bewertungsentscheidung werden die zu übergebenden Akten selektiert und in das Aussonderungsformat überführt. Anschließend erfolgt die Übergabe der selektierten Akten inklusive der Meta,- Bearbeitungs- und Protokollinformationen der Akten, Vorgänge und Dokumente mit dem elektronischen Abgabeverzeichnis an das Bundesarchiv. Das Bundesarchiv prüft die Vollständigkeit der Akten und importiert diese in das System des Bundesarchivs. Nicht zu übergebende Akten werden in der Behörde gelöscht.

331

Abbildung 81: Stufen der Aussonderung elektronischer Akten<746>

Aufgrund des hohen Dokumentvolumens wird analog der konventionellen, papiergebundenen Schriftgutverwaltung auch hier eine zweistufige Ablage in der Behörde aufgebaut:

Die dem Bundesarchiv übergebenen Dokumente und Daten müssen, um den Anspruch einer dauerhaften, zeitlich unbefristeten Archivierung zu genügen, folgende Anforderungen erfüllen:

Die Dokumente und Daten werden daher vor der Übergabe in die Aussonderungsformate konvertiert:

Abbildung 82: Speichermedien und Speicherformate im Aussonderungsprozeß


333

4. Ergebnis

Die Bedeutung des Konzepts zur Aussonderung elektronischer Akten geht weit über das DOMEA®-Projekt hinaus. Es stellt eine allgemeingültige Empfehlung dar, auf welche Weise Stellen des Bundes elektronische Akten dem Bundesarchiv zur Bewertung und Übernahme anbieten. Es beschreibt erstmals ein Verfahren, wie die im Rahmen der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung erstellten und verwalteten elektronischen Akten auch in ihrer ursprünglichen Form und Struktur dauerhaft archiviert werden können. Das Konzept beschreibt zugleich generelle archivische Anforderungen an die Aussonderung aus Vorgangsbearbeitungssystemen. Im Anhang des Konzepts ist ein Anforderungskatalog aufgeführt, um zum einen den Systemherstellern eine Grundlage zur weiteren Systementwicklung zu geben und zum anderen die Bewertung und Auswahl von Vorgangsbearbeitungssystemen in Ausschreibungsverfahren zu erleichtern. Es ist das erste umfassende Konzept dieser Art und besitzt daher Pilotcharakter - nicht nur für Anwender des DOMEA®-Systems. Am Markt sind jedoch derzeit noch keine Systeme verfügbar, die die Anforderungen des DOMEA®-Konzepts in vollem Umfang erfüllen.

5.3.7 Zusammenfassung zur IT-organisatorischen Gestaltung im DOMEA®-Projekt

In den vorangegangenen Abschnitten wurden Beispiele der IT-organisatorischen Gestaltung im DOMEA®-Projekt beschrieben:

  1. Das DOMEA®-Bandkonzept als Beispiel der Veränderung der Ablagestruktur und Neubildung von „Container“-Objekten.
  2. Die Veränderung des Grundprinzips der Entwurfs- und Reinschrifterstellung als Beispiel für neue Prinzipien der Schriftguterstellung und des dadurch entstehenden Bedarfs einer Anpassung der Regelwerke, insbesondere der GGO I und der KzlA.
  3. Das DOMEA®-Beiblatt als Beispiel eines Konzepts für die Bewältigung des Medienbruchs und die Gewährleistung der Vollständigkeit der Akte.

    334

  4. Die Zuordnung eines Eingangs zur Akte als Beispiel für die Veränderung der Arbeitsteilung und der Verantwortlichkeiten für die logische Ablagestruktur des Schriftguts.
  5. Das Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten als Beispiel grundsätzlicher Schlußfolgerungen und allgemeiner Konzepte, deren Gültigkeit weit über das DOMEA®-Projekt hinausgehen.

Allen Beispielen sind folgende Punkte gemeinsam:

Notwendigkeit der Piloterfahrung

Die organisatorischen und informationstechnischen Gestaltungsalternativen konnten erst nach einiger Piloterfahrung entwickelt werden. Erfahrungen bei der Nutzung des Systems mußten gewonnen sowie seine Möglichkeiten und Restriktionen kennengelernt werden, damit informationstechnische und organisatorischen Möglichkeiten in Einklang gebracht werden konnten. Dies ist ein über einen längeren Zeitraum dauernder Erfahrungs- und Lernprozeß, in dem zumeist unterschiedliche IT-organisatorische Alternativen entwickelt wurden.

Der Gestaltungsbedarf wird erst während der Systemnutzung sichtbar

Der Gestaltungsbedarf wurde, abgesehen vom grundlegenden Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten, i. d. R. erst im Projektverlauf deutlich. Im Vorfeld des Projekts ließ sich dieser trotz einer Analyse und Konzeption der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung in der KBSt weder vorhersehen noch planen.

Organistorische und informationstechnische Alternativen werden im Kontext entwickelt

Organisatorische Gestaltungsalternativen wurden unmittelbar im Kontext der informationstechnischen Möglichkeiten entwickelt. Das heißt, in Betracht genommen wurden nur solche Alternativen, die mit dem bestehenden System oder ggf. durch informationstechnische Anpassungen realisiert werden konnten. Bei der Entwicklung informationstechnischer Alternativen sind die organisatorischen Restriktionen berücksichtigt worden.

Organisatorische und informationstechnische Feinanpassungen


335

Für den Außenstehenden mögen die organisatorischen und technischen Anpassungen nur gering erscheinen, für den Einführungsprozeß und die Akzeptanz bei den betroffenen Mitarbeitern waren sie hingegen erfolgsentscheidend. Auch hier hat sich ein typisches Merkmal der Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen bestätigt, daß bereits geringe ablauforganistorische Mängel, softwareergonomische<747> oder funktionale Defizite die Einführung der Systeme zum Scheitern verurteilen können.

Fußnoten:

<600>

So auch Becker in seinem organisationstheoretischen Ansatz, der aufgrund der Mehrdimensionalität der gestaltungsrelevanten Beziehungen und verschiedenen Einflußfaktoren keine organisatorische Gestaltungsempfehlung formuliert. Vgl. Becker, R.: Der Wandel in der organisatorischen Gestaltung beim Einsatz von Informationstechnologien, Frankfurt/Main 1980.

Vgl. auch die Übertragung des situativen Ansatzes und das Fehlen praktischer Empfehlungen auf Auswahl und Einführung informationstechnischer Lösungen, in: Kübler, H.: Informationstechnik in Verwaltungsorganisationen. Einsatzbedingungen, Chancen und Risiken, Stuttgart u. a. 1987, S. 16.

<601>

Volkmann, K.-P.: Elektronisches Vorgangsmanagement im Ministerium - Ein weiter Weg. 5. Anwenderforum „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung“, Berlin 1998, S. 22.

<602>

Anders Grell, R.: Wirtschaftlichkeit der Bürokommunikation durch Vorgangsbearbeitung, in: OFFICE MANAGEMENT, Heft 1-2/1993, S. 38. Grell nimmt eine Trennung von Vorgangsbearbeitung (Ablauf bei der Dokumentenbehandlung) und Dokumenten- und Schriftgutverwaltung vor, deren Grenzen jedoch fließend sind.

<603>

„... ein Geschäftsgang ... (beschreibt) den Weg der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen auf der Handlungsebene .. und konkretisiert, welche Stellen in welcher Reihenfolge und Funktion, d. h. mit welchen Zuständigkeiten, Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten, an der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls zu beteiligen sind.“ Engel, A.: Verwaltungsorganisation mit Referenzmodellen, Berichte und Materialien der Forschungsstelle für Verwaltungsinformatik, Nr. 22, Koblenz 1996, S. 9.

<604>

Eine Beschreibung des Gesamtablaufs unter besonderer Berücksichtigung der Schriftgutverwaltung (Registratur) findet sich in Hoffmann, H.: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard am Rhein 1993, S. 436-450.

<605>

Eine ablauf- und aufgabenorientierte Einteilung wird im DOMEA®-Konzept vorgenommen. Die Bearbeitung von Geschäftsvorfällen unterteilt sich in die Hauptphasen „Eingangsphase“, „Bearbeitungsphase“ und „Schlußphase“. Die Hauptphasen sind in Teilprozesse untergliedert. Ein Teilprozeß kann mehreren Hauptphasen zugeordnet sein. Als Teilprozesse sind aufgeführt: „1. Empfang externer Eingänge“, „2. Eingangsbehandlung“, „3. Weiterleitung im Geschäftsgang“, „4. Entwurfserstellung und -abstimmung“, „5. Mitzeichnung“, „6. Verwalten von Schriftgut“, „7. Zeichnen und Schlußzeichnen“, „8. Reinschrift und Postausgang“. Vgl. Engel; Hoppe; Kaack; Kern; Knaack; Krost; Metelmann; Ullrich: DOMEA. Aufbau eines Pilotsystems für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, herausgegeben vom Bundesministerium des Innern, Schriftenreihe der KBSt, Band 34, Bonn 1996, S. 5-7.

Eine ähnliche Phaseneinteilung wie die des DOMEA®-Konzepts wird auch vorgenommen, in: Bundesminister des Innern (Hrsg.): Dokumentenverwaltung in Bürokommunikationsumgebungen unter besonderer Berücksichtigung der Schriftgutverwaltung (DOBKU), Schriftenreihe KBSt, Band 22, Bonn 1991, S. 11-17. Der Geschäftsgang ist hier in die Phasen „I: Eingang in den Geschäftsgang“, „II: Bearbeitung der Geschäftsvorfälle“ und „III: Folgearbeiten“ unterteilt.

<606>

Vgl. hierzu die Ausführungen in Abschnitt 5.2 IT-organisatorische Gestaltung in Abhängigkeit von den Einführungsstufen eines Vorgangsbearbeitungssystems , S. 177 ff.

<607>

Die Darstellung des Geschäftsgangs erfolgt unter der Annahme, daß innerhalb der Aufbauorganisation die Organisationsform der Registratur eine Zentralregistratur ist. Zu Änderungen des Geschäftsgangs bei dezentralen Registraturen und Sachbearbeiterablagen vgl. Hoffmann, H.: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard am Rhein 1993.

<608>

Vgl. RegA, § 1.

<609>

Zu den Organisationsformen der Registratur vgl. die Ausführungen in Abschnitt 5.1.2 Schriftgutverwaltung , S. 175 ff.

<610>

Vgl. § 13 der GGO I.

<611>

Die jeweiligen Farben sind in den einzelnen Behörden unterschiedlichen Stellen zugeordnet, so werden beispielsweise in Bundesministerien Geschäftsgangvermerke des Ministers mit dem Grünstift, des Parlamentarischen Staatssekretärs mit dem Violettstift oder des Abteilungsleiters mit dem Blaustift angelegt. Vgl. § 18 GGO I.

<612>

Vgl. GGO I, § 27.

<613>

Zu Formen der Büroverfügungen vgl. KzlA, §§ 9-13.

<614>

Vgl. GGO I, § 21.

<615>

Vgl. GGO I, § 24.

<616>

Für den Verbleib des Eingangs nach der Bearbeitung oder während der Bearbeitungsabschnitte ist grundsätzlich die Registratur verantwortlich. Vgl. GGO I, § 19.

<617>

Vgl. GGO I, § 21.

<618>

Siehe Ausführungen in Abschnitt 4.3.1 Rahmenbedingungen als Grenzen der IT-organisatorischen Gestaltung im Einführungsprozeß , S. 118 ff.

<619>

Siehe auch die ausführliche Darstellung in: Hoffmann, H.: Behördliche Schriftgutverwaltung: Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard am Rhein 1993. Zur Beschreibung der Aufgaben, der Ablauf- und Aufbauorganisation der Schriftgutverwaltung und erster Ansätze der IT-Unterstützung siehe auch Schirmacher, A.: Schriftgutverwaltung mit herkömmlichen Systemen, Methoden und Hilfsmitteln sowie mit Unterstützung der Informationstechnik, hrsg. vom Bundesministerium des Innern, Schriftenreihe Verwaltungsorganisation, Band 17, Bonn 1993.

<620>

Eine ausführliche Übersicht der konventionellen Registriermittel, deren Aufbau und Verwendung findet sich, in: Hoffmann, H.: Behördliche Schriftgutverwaltung: Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard am Rhein 1993, S. 293-298. Präsident des Bundesrechnungshofes als Bundesbeauftragter für die Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung, Bundesminister des Innern (Hrsg.): Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung, 1984, S. 49-53.

<621>

Vgl. § 8 RegR.

<622>

Vgl. zu weiteren Ausführungen Engel; Fuhs; Hoppe; Kern; Knaack; Wettengel: Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten. Bundesministerium des Innern (Hrsg.), Band 40 der KBSt-Schriftenreihe, Bonn 1998.

<623>

Zu Vor- und Nachteilen der Organisationsformen der Registratur vgl. ausführliche Darstellung in: Hoffmann, H.: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard am Rhein 1993, S. 401-408.

<624>

Übereinstimmend in bezug auf die allgemeine Informationstechnik, in: Nippa, M.: Gestaltungsgrundsätze für die Büroorganisation. Konzepte für eine informationsorientierte Unternehmensentwicklung unter Berücksichtigung neuer Bürokommunikationstechniken, Berlin 1988, S. 2.

<625>

Ähnlich hoch bewertet Becker den Gestaltungsprozeß bei der Einführung neuer Technologien, indem er fordert, daß der Gestaltungsprozeß selbst Gegenstand spezieller organisatorischer Überlegungen sein muß, der genereller Richtlinien bedarf.

Vgl. Becker, R.: Der Wandel in der organisatorischen Gestaltung beim Einsatz von Informationstechnologien, Frankfurt/Main 1980, S. 63 ff.

<626>

Auch als Umstellung oder Inbetriebnahme bezeichnet.

<627>

Winkelmann führt neben dem Parallellauf als weitere Möglichkeit des Probebetriebs die Simulation an, wenn die mit dem IT-System zu unterstützende Aufgabe nur sporadisch oder in größeren Zeitabständen bearbeitet wird. Vgl. Winkelmann, R.: Softwareentwicklung. Leitfaden für die qualitätsorientierte Entwicklung und Einführung von DV-Verfahren und Informations-/Kommunikationssystemen, München 1996, S. 228.

<628>

So beispielsweise Stahlknecht, P.: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, Berlin u. a. 1995, S. 288. Winkelmann, R.: Softwareentwicklung. Leitfaden für die qualitätsorientierte Entwicklung und Einführung von DV-Verfahren und Informations-/Kommunikationssystemen, München 1996, S. 228. Welter, G.: Technisierung von Information und Kommunikation in Organisationen. Eine kritische Analyse der Entwicklung und des Einsatzes informations- und kommunikationstechnischer Systeme, Spardorf 1988, S. 70.

<629>

Stahlknecht führt hierzu das Beispiel eines schrittweisen Aufbaus des Datenbestands für Kunden oder Patienten an, bei dem zunächst nur der „lebende Datenbestand“ übernommen wird. Der „tote“ Datenbestand (gelegentliche Kunden oder Patienten) wird erst dann übernommen, wenn er benötigt wird. Vgl. Stahlknecht, P.: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, Berlin u. a. 1995, S. 288.

<630>

So beispielsweise Welter, G.: Technisierung von Information und Kommunikation in Organisationen. Eine kritische Analyse der Entwicklung und des Einsatzes informations- und kommunikationstechnischer Systeme, Spardorf 1988, S. 70.

<631>

So etwa Stahlknecht, P.: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, Berlin u. a. 1995, S. 288. Welter, G.: Technisierung von Information und Kommunikation in Organisationen. Eine kritische Analyse der Entwicklung und des Einsatzes informations- und kommunikationstechnischer Systeme, Spardorf 1988, S. 70.

<632>

So auch Welter, G.: Technisierung von Information und Kommunikation in Organisationen. Eine kritische Analyse der Entwicklung und des Einsatzes informations- und kommunikationstechnischer Systeme, Spardorf 1988, S. 70.

<633>

So beispielsweise Welter, G.: Technisierung von Information und Kommunikation in Organisationen. Eine kritische Analyse der Entwicklung und des Einsatzes informations- und kommunikationstechnischer Systeme, Spardorf 1988, S. 70.

<634>

In der Literatur werden Einführungsstrategien nur nach dem Einführungszeitpunkt und -umfang unterschieden. Die Einführung eines IT-Systems, bei dem Einführungsstrategien nach dem genutzten Funktionsumfang differenziert werden, finden in der Literatur keine Berücksichtigung. Implizit wird davon ausgegangen, daß das IT-System immer in seiner Gesamtfunktionalität einzuführen ist.

<635>

Engel; Gensicke; Hoppe; Kern; Knaack; Ullrich: Abschlußbericht zum DOMEA®-Projekt. Bundesministerium des Innern (Hrsg.), KBSt-Schriftenreihe, Band 41, Bonn 1999, S. 113.

<636>

Kübler, H.: Informationstechnik in Verwaltungsorganisationen. Einsatzbedingungen, Chancen und Risiken, Stuttgart u. a. 1987, S. 153.

<637>

Vgl. auch Engel; Hoppe; Kern; Knaack: Konzept Papierarmes Büro (DOMEA®-Konzept), herausgegeben vom Bundesministerium des Innern, Schriftenreihe der KBSt, Band 42, Bonn 1999 (in Veröffentlichung).

Ähnlich Bundesminister des Innern (Hrsg.): Dokumentenverwaltung in Bürokommunikationsumgebungen unter besonderer Berücksichtigung der Schriftgutverwaltung (DOBKU), Schriftenreihe KBSt, Band 22, Bonn 1991, S. 3. Hier werden folgende Stufen vorgeschlagen:

Stufe 1: Einführung des Registrierverfahren als IT-Unterstützung,

Stufe 2: Einführung der Koexistenz von analogen und digitalen Objekten,

Stufe 3. Sukzessive Digitalisierung aller Objekte,

Stufe 4: Der Geschäftsgang vollzieht sich nur noch an digitalen Objekten.

<638>

Kübler, H.: Informationstechnik in Verwaltungsorganisationen. Einsatzbedingungen, Chancen und Risiken, Stuttgart u. a. 1987, S. 131.

<639>

Vgl. Kübler, H.: Informationstechnik in Verwaltungsorganisationen. Einsatzbedingungen, Chancen und Risiken, Stuttgart u. a. 1987, S. 131 f.

<640>

So wirkt nach Kieser/Kubicek die Größe des informationstechnologischen Sprungs (Abstand zwischen der zuvor und der neu eingesetzten Technologie) auf die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter nach dem IT-Einsatz. Je größer der informationstechnologische Sprung, desto gravierender empfinden die Mitarbeiter die Veränderung, desto geringer die Arbeitszufriedenheit. Vgl. Kieser, A.; Kubicek, H.: Organisation, Berlin, New York 1983, S. 454.

<641>

Auf die Bedeutung der IT-Infrastruktur im Zusammenhang mit Business Process Reengineering weist auch Manhart hin, der entgegen von Hammer/Champy der Auffassung ist, daß es in der Realität nicht möglich ist, erst die Geschäftsprozesse zu gestalten und anschließend die IT-Struktur anzupassen. Er fordert ein Abgleich der Geschäftsprozesse mit den vorhandenen Mitteln, vor allem mit der IT-Infrastruktur. Vgl. Manhart, M.: Evaluation eines Workflowsystems, in: Österle, H.; Vogler, P.: Praxis des Workflow-Management, Braunschweig 1996, S. 109.

Jedoch stellt die Neuentwicklung des gesamten Informationssystems aufgrund redesignter Prozesse für viele Unternehmen keine Alternative dar. Vgl. Gassner, C.; Gutzwiller, T.; Österle, H.; Vogler, P.: Bestandteile einer Ist-Informationssystembeschreibung für die Systemintegration, Arbeitsbericht IM HSG/CC PSI/2, Institut für Wirtschaftsinformatik an der Hochschule St. Gallen, St. Gallen 1995.

Ebenso Davenport, T.: Process Innovation - Reengineering Work Through Information Technology, Boston 1993, S. 63.

<642>

Vgl. das Promotorenkonzept von Witte, in: Witte, E.: Organisation für Innovationsentscheidungen. Das Promotorenmodell, Göttingen 1973.

Zur Rolle der Macht-, Fach- und Prozeßpromotoren beim technikgestützten Strukturwandel vgl. auch die Ergebnisse der 82 Fallstudien, die im Rahmen einer Seminarreihe an der Verwaltungshochschule Speyer durchgeführt worden sind. Vgl. Reinermann, H., Kretschmann, H.-D. u. a.: Technikinduzierter Strukturwandel in öffentlichen Verwaltungen, Speyerer Arbeitshefte, Nr. 96, Speyer 1992, S. 115-117.

<643>

Vgl. hierzu etwa Tichy, N.: Managing Strategic Chance. Technical, Political and Cultural Dynamics, New York u. a. 1983.

<644>

Vgl. hierzu auch die Betrachtungsebene „Beteiligte im Geschäftsgang“, in: Engel; Hoppe; Kaack; Kern; Knaack; Krost; Metelmann; Ullrich: DOMEA. Aufbau eines Pilotsystems für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, herausgegeben vom Bundesministerium des Innern, Schriftenreihe der KBSt, Band 34, Bonn 1996, S. 58 ff.

<645>

Siehe auch die ausführliche Darstellung in Abschnitt 5.2.3 Informationstechnisch-organisatorischer Gestaltungsbedarf bei den Einführungsstufen eines Vorgangsbearbeitungssystems , S. 187 ff.

<646>

Vgl. auch Abbildung 69: Bedeutung des Registraturbereichs bei gegenwärtigen und geplanten Projekten zur IT-Unterstützung der Vorgangsbearbeitung , S. 190.

<647>

Vgl. hierzu auch Engel, A.: Workflowarbeitsplatz für Manager - Dokumentenbasierte und besprechungsorientierte Vorgangsbearbeitung als Anwendungszusammenhang, in: Tagungsband des 5. Anwenderforums „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung“, Berlin 1998, S. 5-12.

<648>

Für diesen Fall kann die Einbeziehung der Hierarchie (z. B. Abteilungsleiter) über die sogenannte „Vorzimmerlösung“ erfolgen, bei der das Vorzimmer die Dokumente ausdruckt und autorisiert ist, Änderungen der Hierarchie auf dem Papierdokument in das Vorgangsbearbeitungssystem zu übertragen.

<649>

Vgl. Abbildung 24 , S. 56.

<650>

Zur Durchführung von IT-Projekten als Pilotprojekt vgl. auch: Kübler, H.: Informationstechnik in Verwaltungsorganisationen. Einsatzbedingungen, Chancen und Risiken, Stuttgart u. a. 1987, S. 153 und 157.

<651>

Auswertung der Teilnehmerbefragung des 5. Anwenderforums „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung“ auf die Frage: „Führen Sie bereits ein Projekt zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung durch?“ (Mehrfachnennungen waren möglich, Anzahl der Fragebogenrückläufe = 42).

<652>

Engel; Gensicke; Hoppe; Kern; Knaack; Ullrich: Abschlußbericht zum DOMEA®-Projekt. Bundesministerium des Innern (Hrsg.), KBSt-Schriftenreihe, Band 41, Bonn 1999, S. 113.

<653>

Vgl. Sachverständigenrat „Schlanker Staat“ (Hrsg.): Abschlußbericht Band 1, Bonn 1998, S. 172.

<654>

Grochla, E.: Grundzüge und gegenwärtiger Erkenntnisstand einer Theorie der organisatorischen Gestaltung, in: zfo, Heft 10/1977, S. 425.

<655>

Vgl. hierzu auch Reinermann, H.: Vorgangssteuerung in Behörden, in: HMD, Heft 176, 1994, S. 26 f. Wettengel, M.: Elektronische Bürosysteme und Archivierung, in: Verwaltung und Management, Heft 2/1996, S. 102-107.

<656>

Auswertung der Teilnehmerbefragung des 5. Anwenderforums „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung“ auf die Frage: „Welches sind aus Ihrer Sicht die Haupthemmnisse bei der Einführung der IT-gestützen Vorgangsbearbeitung?“ (Mehrfachnennungen waren möglich, Anzahl der Fragebogenrückläufe = 42).

<657>

Vgl. Knaack, I.: IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung, INFORA-Schriftenreihe Moderne Verwaltung, Band 1, Berlin 1996.

<658>

Vgl. auch bisherige Veröffentlichungen im Rahmen des DOMEA®-Projekts der KBSt, u. a. in: Engel; Gensicke; Hoppe; Kern; Knaack; Ullrich: Abschlußbericht zum DOMEA®-Projekt. Bundesministerium des Innern (Hrsg.), KBSt-Schriftenreihe, Band 41, Bonn 1999. Bundesministerium des Innern (Hrsg.) DOMEA®-Telegramm 3, KBSt-Brief 3/98, Bonn 1998, S. 8 ff.

<659>

Zu registrieren sind im Regelfall nur Eingänge. Interne Schreiben und Ausgangsschreiben werden meist nicht registriert.

<660>

Vgl. hierzu auch die Abbildung 24 , S. 56.

<661>

Die Registrierung bezieht sich zunächst nur auf die Erfassung von Metadaten zu Eingängen, obwohl auch die Registrierung von internen und Ausgangsschreiben durch die Bearbeiter denkbar wäre. In der Praxis ist dies nicht realisierbar, da für den Bearbeiter der Nutzenzuwachs durch die Verfügbarkeit der Metadaten den Mehraufwand einer Registrierung nicht rechtfertigt. Darüber hinaus bestehen oftmals bei den Bearbeitern starke Vorbehalte, Registraturtätigkeiten zu übernehmen, da diese aus Sicht der Bearbeiter als geringer bewertete Tätigkeiten gelten.

<662>

Vgl. zu den Nachteilen der konventionellen Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung: Knaack, I.: IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung, INFORA-Schriftenreihe Moderne Verwaltung, Band 1, Berlin 1996, S. 35-40.

<663>

In Behörden, die auch den Bearbeitern einen Zugriff auf Registraturdaten ermöglicht haben, wird die Recherchemöglichkeit von den Bearbeitern nur vereinzelt genutzt.

<664>

Vgl. hierzu auch Abbildung 24 , S. 56.

<665>

Vgl. hierzu auch die allgemeinen Ausführungen zur Lokalisation der Scannstelle und zum Zeitpunkt des Scannens in Unternehmen, in: Berndt, O.; Leger, L.: Dokumenten Management Systeme. Nutzen, Organisation, Technik, Neuwied u. a. 1994, S. 119- 124.

Ein Fallbeispiel verschiedener organisatorischer Varianten des Scannens und Attributierens bei der Einführung eines DMS im Finanz- und Rechnungswesen findet sich, in: Schardt-Sahelijo, L.: Taylor ist out, in: Business Computing, Heft 6/1994, S. 65.

<666>

Eine ausführliche Darstellung der (arbeitsteiligen) Schritte beim Scannen großer Dokumentmengen findet sich, in: Gulbin, J.; Seyfried, M.; Strack-Zimmermann, H.: Elektronische Archivierungssysteme, Image-Management-Systeme, Dokumenten-Management-Systeme, Berlin u. a. 1993. Siehe auch Berndt, O.; Leger, L.: Dokumenten Management Systeme. Nutzen, Organisation, Technik, Neuwied u. a. 1994, S. 124 f.

<667>

Jäger/Scharfenberger führen als Folge des monokratisch-hierarchischen Aufbaus der öffentlichen Verwaltung an, daß die Informationssammlung auf der untersten, weil breitesten Ebene, nur wenig zielorientiert erfolgen kann, da die qualitativen Selektionskriterien erst auf höherer Ebene vorhanden sind. Vgl. Jäger, W.; Scharfenberger U. und B.: Verwaltungsreform durch neue Kommunikationstechnik. Soziologische Untersuchung am Beispiel der Schriftgutverwaltung, Opladen 1996, S. 39.

<668>

Vgl. § 17 Abs. 2 GGO I.

<669>

Bei direkt adressierten Fax- oder E-Mail-Eingängen ist der Bearbeiter derzeit ohnehin bereits Eingangsempfänger.

<670>

Vgl. das Prinzip der Vollständigkeit der elektronischen Akte in Abschnitt 2.3.3 Objektmedien , S. 35 ff.

<671>

Automatische Erkennung von Zeichen - Umwandlung eines NCI- in ein CI-Dokument. Eine OCR/ICR-Wandlung von Dokumenten ist Voraussetzung für die Durchführung einer Volltextrecherche.

<672>

Dies betrifft im wesentlichen Eingänge.

<673>

Die Erkennungsrate der OCR/ICR-Software liegt bei sehr guter Scannqualität je nach Angaben der Hersteller zwischen 99 % und 99,9 %. Diese zunächst als sehr hoch erscheinende Erkennungsrate wird schnell relativiert, wenn man bedenkt, daß bei einer durchschnittlichen Textseite von 3000 Zeichen bei einer Erkennungsrate von 99,9 % bereits 3 Zeichen fehlerhaft erkannt werden.

<674>

Vgl. hierzu auch § 24 Abs. 2 und § 32 Abs. 1 der GGO I „Der Stand einer Sache muß jederzeit aus den Akten vollständig ersichtlich sein.“

<675>

Vgl. hierzu die Ausführungen in Abschnitt 2.3.3 Objektmedien , S. 35 ff.

<676>

Für Einzeldokumente ist der Ausdruck noch akzeptabel. Bei Haushaltsverhandlungen, umfangreichen Gesetzesentwürfen usw. muß jedoch der Inhalt mehrerer Aktenordner jeweils bei verschiedenen Mitarbeitern verfügbar sein.

<677>

Vgl. hierzu beispielsweise die Replikationsmechanismen von Lotus Notes, in: Finger, B.: Verfügbarkeit von Daten mit Replikation verbessern, in: CW, Heft 43/1996, S. 78-80. Dennig, J. (Hrsg.): Lotus Notes. Das Kompendium, München 1995, S. 131-137.

<678>

Check out/check in ist typischerweise eine Funktionalität, die bei Vorgangsbearbeitungssystemen angeboten wird, die auf der Basis eines Dokumenten-Management-Systems entwickelt worden sind; Replikation hingegen ist eine typische Funktionalität von groupwarebasierten Vorgangsbearbeitungssystemen wie Procedere.

<679>

Vgl. hierzu die Ausführungen in Abschnitt 2.3 Die Objekte der Vorgangsbearbeitung , S. 28 ff. und in Abschnitt 5.3.2 Das DOMEA®-Bandkonzept , S. 205 ff.

<680>

Vgl. hierzu auch die Abbildung 24 , S. 56.

<681>

Einige Hersteller versuchen den Übergang auf die vorgangszentrierte Bearbeitungsweise zu erleichtern, indem die Bearbeitungs- und Protokollinformationen in das Dokument als Felder oder Textmarken automatisch eingefügt werden können. Für Metainformationen, wie Briefdatum, Geschäftszeichen oder Adressat, weist die Mehrzahl der Systeme ohnehin diese Funktionalität auf.

<682>

Vgl. hierzu die §§ 21 und 35 ff. der GGO I.

<683>

Vgl. hierzu die Ausführungen in Abschnitt 5.3.4 Das DOMEA®-Beiblatt zur Bewältigung der Medienbrüche , S. 213 ff., das die Bewältigung des Medienbruchs beim Einsatz des DOMEA®-Systems in der KBSt aufzeigt.

<684>

Vgl. Mester: DIA - Ein Dokumentations- und Informationssystem für Vorgänge in den parlamentarischen Ausschüssen, in: Tagungsband 4. Anwenderforum „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung“, Berlin 1997, S. 34-38.

<685>

Vgl. Diekmann, J.; Kronenberg, N.: Informationsgesellschaft = informierte Gesellschaft? Chancen und Risiken der Arbeit im Internet, in: VOP, Heft 10-11/1996, S. 54-56.

<686>

Vgl. Linke, R.; Oldenburg, S.: POLIVEST - Vorgangsbearbeitung unter Einbeziehung synchroner Telekooperation, in: Projektträger Informationstechnik des BMBF bei der DLR e. V. (Hrsg.): POLIKOM-Konferenz des BMBF, Tagungsband, S. 65-76.

<687>

Vgl. Hase, H.-G.; Ziegler, J.: Projekt POLIFLOW - Vorgangsbearbeitung und Intranet für weitverteilte Anwendungsumgebungen, in: Projektträger Informationstechnik des BMBF bei der DLR e. V. (Hrsg.): POLIKOM-Konferenz des BMBF, Tagungsband, S. 27-38. Kopperger, D.; Petrovic, M.: Verteilte Geschäftsprozesse in einer Verwaltung, in: OFFICE MANAGEMENT, Heft 8/1997, S. 22-23.

<688>

Vgl. Brenken, D.: Virtuelle Rathäuser. Kommunen präsentieren sich im Internet, in: c‘ t, Heft 9/1998, S. 64-70.

<689>

Vgl. Brenken, D.: Virtuelle Rathäuser. Kommunen präsentieren sich im Internet, in: c‘ t, Heft 9/1998, S. 64-70.

Vgl. auch die politischen, organisatorischen und technischen Gestaltungshinweise zu elektronischen Bürgerinformationen über das Internet für Kommunen, in: Schwabe, G.; Falkenstein, F.; Krcmar, H.: Bürgerinformation an der Schwelle zur Informationsgesellschaft, in: Verwaltung und Management, Heft 5/1997, S. 276-281.

<690>

Brenken, D.: Virtuelle Rathäuser. Kommunen präsentieren sich im Internet, in: c‘ t, Heft 9/1998, S. 64-70. Noltemeier, A.: Kommunale Dienste im Netz, in: SPLITTER, Heft 2/1997, S. 7-10.

<691>

Vgl. z. B. Brenken, D.: Virtuelle Rathäuser. Kommunen präsentieren sich im Internet, in: c‘ t, Heft 9/1998, S. 64-70. Funk, M.: Verfügbarkeit rund um die Uhr: Von der Rede bis zum Paßantrag, in: CW, Heft 1/1998, S. 31-32. Gertz, W.: Viele Kommunen sind schon „international“, in: CW, Heft 1/1998, S. 29-30. Hanraths, S.; Rossenbach, W.; Baum, J.: Verwaltungsinformationen für die Bürger via Inter- und Intranet, in: Innovative Verwaltung, Heft 10/1996, S. 10-14. Lenk, K.: Innovative kommunale Serviceagenturen, in: OFFICE MANAGEMENT, Heft 6/1996, S. 40-42. Oesterhert, G.: Informationstechnologie für das „Technische Rathaus“, in: OFFICE MANAGEMENT, Heft 5/1996, S. 22-27. O. V.: Karlsruhe kommt seinen Einwohnern im Web entgegen, CW, Heft 18/1998, S. 86. Widder, G.: Virtuelles Schaufenster nach drei Jahren etabliert, in: OFFICE MANAGEMENT, Heft 8/1997, S. 37-39. Wirth, R.: Mehr Bürgernähe durch Rathaus im Internet, in: OFFICE MANAGEMENT, Heft 8/1997, S. 8-12.

Erfolgsfaktoren und Anforderungen einer kommunalen Internet-Konzeption finden sich, in: Weggen, B.: Kritische Erfolgsfaktoren für eine kommunale Internet-Präsentation, in: Online, Heft 10/1997, S. 54-57.

<692>

Vgl. Hohlfelder, W.: Multimediale Kiosksysteme, Braunschweig, Wiesbaden 1995. Niedereichholz, J.; Braunbarth, B.; Schwarz, P.: Kiosksystem unter LINUX. Einfache Nutzung und Betrieb, in: OFFICE MANAGEMENT, Heft 8/1997, S. 42-45.

<693>

Der Aufbau eines IP-Backbones ist ein Teilprojekt des Informationsverbundes Berlin-Bonn (IVBB), der im Rahmen des Regierungsumzugs von Bonn nach Berlin realisiert wird. Vgl. Troles, E.: Intranet/Internet-unterstützte Verwaltungsarbeit in der Bundesverwaltung, in: Tagungsband 4. Anwenderforum „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung“, Berlin 1997, S. 23. Bundesministerium des Innern (Hrsg.): IT-Unterstützung im Informationsverbund Berlin-Bonn (IVBB), Schriftenreihe der KBSt, Band 30, Bonn 1994. Bundesministerium des Innern (Hrsg.): Informationsverbund Berlin-Bonn. Übersicht und Realisierungskonzept, Schriftenreihe der KBSt, Band 38, Bonn 1998. Hoppe, H.: IT-Vorgangsbearbeitung im Informationsverbund Bonn-Berlin, in: Tagungsband „3. Anwenderforum IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung“, Berlin 1996, S. 33-37. Hoppe, H.: Informationsverbund Berlin-Bonn, in: Hill, H. (Hrsg.): Staatskommunikation, Band 4, Köln 1997, S. 108-115.

<694>

Klockhaus, E.: Ein Intranet muß kein Speisekarten-Web sein, in: CW, Heft 45/1997, S. 45.

<695>

So liegt Deutschland auf Platz 12 von 16 bei der Bereitstellung von eigenen externen E-Mail-Adressen für die Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung. Vgl. hierzu und zur Internet-Nutzung der 16 Mitgliedsstaaten von G7 Government On-Line und des ICA, in: ICA (Hrsg.): Government use of the internet. A collaborative „fast-track“ study by G7GOL & ICA, o. O. 1997.

<696>

Voraussetzung für eine transaktionsorientierte, externe Nutzung des Internets ist jedoch die entsprechende IT-Infrastruktur bei der Bevölkerung. Vgl. hierzu die bestenfalls im Mittelfeld liegende Nutzung von Internet- und Online-Diensten und den Zugang zum Internet von Deutschland im internationalen Vergleich, in: FVIT, VDMA, ZVEI, FVK (Hrsg.): Wege in die Informationsgesellschaft. Status quo und Perspektiven Deutschlands im internationalen Vergleich, Frankfurt 1998, S. 12 f.

<697>

Vgl. hierzu auch Knaack, I.: Intranet und Internet in der öffentlichen Verwaltung, Interflow 1998, Tagungsband, Wiesbaden 1998.

<698>

Vgl. hierzu beispielsweise in bezug auf Workflow-Management-Systeme: Lange, B.: So flutscht die Arbeit. Trends: Integration von WWW und Groupware, in: iX, Heft 4/1998, S. 109. Pfeiffer, S.: Workflow goes Internet, in: OFFICE MANAGEMENT, Heft 7/1998, S. 54-56. In bezug auf Groupware: Meuser, P.: Integrationsfaktor Intranet. Entwicklungstrends bei Groupware, in: LANline, Heft 5/1998, S. 86-95. In bezug auf Dokumenten-Management: Patel, J.; Watson, J.: Wedded to the Web, in: Document World, Heft 7-8/1997, S. 23-32. Kampffmeyer, U.: Dokumenten-Management im IntraNet. Anforderungen, Rechts- und Sicherheitsfragen, Trends, in: VOI (Hrsg.): VOI News Kompendium, Band 2, Darmstadt 1996, S. 55-57. Kröger, S.: Fit fürs Web, in: Client Server Computing, Sonderveröffentlichung zur DMS Fachmesse und Kongreß 1998, S. 22-24.

Produktspezifische Darstellungen finden sich beispielsweise, in: Degenhardt, W.: Auf dem Weg zum Information-Management. Vorschau auf Novell Groupwise 5.5, in: LANline, Heft 5/1998, S. 108-110. Finder, J.: Modulare Groupware mit den klassischen Funktionen. Teamware Office 5.1, in: LANline, Heft 5/1997, S. 148-149. Förg, O.: Konsequente Weiterentwicklung. Vorschau auf Lotus Notes/Domino R5, in: LANline, Heft 5/1998, S. 96-101. O. V.: Lotus vollzieht in Notes 5 radikale Wende bei Clients, in CW, Heft 6/1998, S. 27-28. O. V.: EASY-LINK for Web, in: INDEX, Heft 10/1997, S. 15. Vogg, T.: ARCIS-Web-Client - Archivzugriffe weltweit über den Browser, in: Das Software-Magazin, hrsg. von Siemens und Siemens Nixdorf in Verbidnung mit der Siemens-Software-Initiative, Ausgabe November 1997, S. 20-21. Wernke, G.: Die WorkParty steigt jetzt im Internet, in: Das Software-Magazin, hrsg. von Siemens und Siemens Nixdorf in Verbidnung mit der Siemens-Software-Initiative, Ausgabe März 1998, S. 10.

<699>

Unter dem Gesichtspunkt, daß das Intranet als interne Plattform für die Kommunikation und Kooperation des Unternehmens dient, lassen sich Intranet-Anwendungen auch in das Forschungsgebiet der Computer Supported Cooperative Work (CSCW) einordnen. Vgl. Krcmar, H.; Gräslund, K.; Klein, W.: Wer spart, investiert falsch. Intranet, Extranet und Internet-Business für Groupware und Workflow, in: CW focus, Heft 1/1998, S. 44.

<700>

Vgl. auch die Gegenüberstellung führender Dokumenten-Management-Systeme und ihrer Internet-Einbindung, in: Henkel, N.; Zöller, B.: Dokumenten-Management hat das Web gerade erst entdeckt, in: CW, Heft 36/1998, S. 64. Die Produkte werden nach ihren Funktionen der Informationssuche und -anzeige („Logon“, „Query“ und „Retrieval“) und der Informationsbearbeitung („Check-Out“ und „Check-in“) miteinander verglichen.

<701>

Für reine Archiv-Systeme sind Bearbeitungsfunktionen nicht relevant.

<702>

Vgl. CSE Solutions, Consulting Services & Enterprise Solutions GesmbH: DOMEA® Roadmap, Version 1.1, Salzburg, 19. Juni 1998.

<703>

Web-Clients mit vollem Funktionsumfang weisen hingegen nur geringe Preisunterschiede auf bzw. werden diese aufweisen.

<704>

Die in den meisten Behörden bisher nur rudimentär vorhandenen Voraussetzungen für ein Webmanagement (Klärung der Verantwortlichkeiten für das Einstellen und die Aktualisierung im Fach-, IT- oder Organisationsreferat; Schaffung einer Intranet Publishing Policy, die festlegt, wer welche Informationen in welcher Struktur im Intranet präsentiert) können auf diese Weise zunächst umgangen werden, da „normale“ Dokumente in ihrer Aktenstruktur in das Intranet eingestellt werden. Dies ersetzt aber nicht den organisatorischen Regelungsbedarf. Das gilt insbesondere für die externe Präsentation der Behörde im Internet.

<705>

Vgl. Kabinettbeschluß der Bundesregierung vom 7. Februar 1996 zur Verringerung und Straffung der Bundesbehörden, Bt-Drucksache 13/3923.

<706>

Die Autorin ist in diesem Projekt die Projektleiterin der INFORA GmbH.

<707>

Eine Übersicht über Inhalt, Ziele und Prämissen des DOMEA-Projekts findet sich, in: Hoppe, H.; Knaack, I.: DOMEA - Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, in: DOMEA-Telegramm Nr. 1 zum Projekt der KBSt „Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang“, KBSt-Brief Nr. 5/97, S. 5-6.

<708>

Vgl. Engel; Hoppe; Kaack; Kern; Knaack; Krost; Metelmann; Ullrich: DOMEA. Aufbau eines Pilotsystems für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, herausgegeben vom Bundesministerium des Innern, Schriftenreihe der KBSt, Band 34.

<709>

Im Zuge der öffentlichen Wirkung wurde das System SINAD ‘97 von der Firma CSE Solutions in DOMEA® umbenannt. Um eine Unterscheidung zwischen dem Produkt und dem zugrundeliegenden Konzept zu ermöglichen, bezeichnet das DOMEA®-System das Softwareprodukt der CSE Solutions und das DOMEA®-Konzept das zugrundeliegende Organisationskonzept, das von der KBSt und externen Beratern (INFORA GmbH und Universität Koblenz-Landau) unter Mitwirkung einer IMKA-Arbeitsgruppe entwickelt worden ist.

<710>

Zum Auswahlverfahren vgl. Knaack, I.: Auswahlentscheidung und Projektstand, in: DOMEA-Telegramm Nr. 1 zum Projekt der KBSt „Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang“, KBSt-Brief, Nr. 5/97, S. 7-9.

<711>

Vgl. Engel; Gensicke; Hoppe; Kern; Knaack; Ullrich: Abschlußbericht zum DOMEA®-Projekt. Bundesministerium des Innern (Hrsg.), KBSt-Schriftenreihe, Band 41, Bonn 1998.

<712>

Um die Unterscheidung zwischen DOMEA®-System und dem DOMEA®-Konzept zu gewährleisten, wird das Konzept zukünftig „Konzept Papierarmes Büro (DOMEA®-Konzept)“ genannt.

<713>

Vgl. § 6 (1) RegR.

<714>

Vgl. § 8 (1) und (2) RegR und Anlage.

<715>

Vgl. § 11 (3) RegR.

<716>

Papierdokumente sind nur mit ihren Metainformationen im Vorgangsbearbeitungssystem verfügbar. Hierbei handelt es sich vor allem um die Dokumente, deren Metainformationen vor dem Pilotierungsbeginn bereits im Schriftgutverwaltungssystem verwaltet wurden und in das DOMEA®-System migriert worden sind.

<717>

Zum Aufbau des Aktenzeichens vgl. § 7 RegR.

<718>

Im DOMEA®-System bezeichnet ein Arbeitskorb einen bestimmten (logischen) Ablageort, in dem Akten- und Vorgänge abgelegt werden. Vgl. auch Abbildung 75 , S. 209.

<719>

Im DOMEA®-System werden ca. 1900 Akten verwaltet. Jede Akte besteht i. d. R. aus mehreren Bänden, so daß in einem Arbeitskorb ein Vielfaches an Bänden in Form eines Listeneintrags angezeigt wird.

<720>

In Analogie zur konventionellen Sammelakte (vgl. Anlage R 2 der RegR), jedoch auf einer anderen Ebene der Objekthierarchie.

<721>

Vgl. zu weiteren Ausführungen § 10 KzlA.

<722>

Vgl. zu weiteren Ausführungen § 11 KzlA.

<723>

Vgl. zu weiteren Ausführungen § 12 KzlA.

<724>

Vgl. zu weiteren Ausführungen § 13 KzlA.

<725>

Auf die unterschiedlichen Details einer Verfügung bei internem und externem Schriftverkehr sowie bei den Formen der Verfügung wird hier nicht näher eingegangen, da sie in diesem Zusammenhang vernachlässigt werden können.

<726>

Zu Vermerken, die nicht in die Reinschrift übernommen werden, vgl. Anlage K 4, Abschnitt III zum § 14 Abs. 7 der KzlA.

<727>

Noch 1990 sah Westkamp den organisatorische Regelungsbedarf bei der Einführung von IT darin, wer - der Bearbeiter oder die Kanzlei - die Reinschrift fertigen sollte. Im DOMEA®-Projekt wurde diskutiert, ob überhaupt die Notwendigkeit besteht, die Reinschrift aus dem Entwurf zu fertigen. Ein Zeichen dafür, wie technische Möglichkeiten auch organisatorischen Regelungsbedarf überflüssig machen bzw. verschieben.

Vgl. Westkamp, K.: Informationstechnik und Verwaltungsverfahren - die praktische Seite -, in: Informationstechnik und Verwaltungsstruktur, ORGATEC-Forum 1990, AWV e. V. (Hrsg.), AWV-Schrift 483, S. 23.

<728>

Vgl. die Ausführungen in Abschnitt 2.3.3 Objektmedien , S. 35 ff.

<729>

Vgl. die Organisationsrichtlinie, in: Engel; Gensicke; Hoppe; Kern; Knaack; Ullrich: Abschlußbericht zum DOMEA®-Projekt. Bundesministerium des Innern (Hrsg.), KBSt-Schriftenreihe, Band 41, Bonn 1999.

<730>

Vgl. das Prinzip der Vollständigkeit der elektronischen Akte in Abschnitt 2.3.3 Objektmedien , S. 35 ff.

<731>

Vgl. § 4 Abs. 2 RegR.

<732>

Vgl. § 4 Abs. 1 RegR.

<733>

Der Bearbeiter prüft die Vergabe und ändert ggf. in Abstimmung mit der Registratur das Aktenzeichen.

<734>

Eine Laufmappe ist in diesem Kontext ein „namenloser“ Vorgang ohne Vorgangsnummer und ohne Zuordnung zu einer Akte.

<735>

Im Rahmen der Umsetzung der Empfehlung des Sachverständigenrats „Schlanker Staat“ wird derzeit im Bundesministerium des Innern ein Konzept für die Neuorganisation der Assistenzdienste erarbeitet.

Auf der Abteilungs- und Unterabteilungsebene sollen Service-Einheiten gebildet werden, in denen die bislang unterschiedlichen Organisationseinheiten zugehörigen Mitarbeiter der Kanzlei, der Registratur und die Bürosachbearbeiter zusammengefaßt werden. Hauptziel der Umorganisation der Assistenzdienste, da die Nutzung des Schreibdienstes abnimmt und die Selbsterstellungsquote von Dokumenten durch den Bearbeiter zunimmt.

<736>

Vgl. zu weiteren Ausführungen Engel; Fuhs; Hoppe; Kern; Knaack; Wettengel: Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten. Bundesministerium des Innern (Hrsg.), Band 40 der KBSt-Schriftenreihe, Bonn 1998.

Eine Kurzfassung des Konzepts zur Aussonderung elektronischer Akten findet sich, in: Wettengel, M.: Archivische Anforderungen an die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung - Aussonderung und „Langzeitarchivierung“ in 5. Anwenderforum „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung“, Tagungsband, Berlin 1998, S. 75-82.

<737>

Vgl. §§ 18, 19, 20, 21 RegR.

<738>

Vgl. zu weiteren Ausführungen: Hoffmann, H.: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard am Rhein 1993, S. 335-389, insbesondere die Ablaufübersicht in der Abbildung 10/1, S. 337.

<739>

Stellen des Bundes sind gemäß § 2 des Bundesarchivgesetzes vom 6. Januar 1988 (BGBl. I S. 62), zuletzt geändert durch das Gesetz zur Änderung des Bundesarchivgesetzes vom 13. März 1992 (BGBl. I S. 506), verpflichtet, Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben nicht mehr benötigen, dem Bundesarchiv anzubieten und Unterlagen von bleibendem Wert zu übergeben.

<740>

Das Bundesarchiv ist für die Verfassungsorgane, Behörden und Gerichte des Bundes, die bundesunmittelbaren Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts und die sonstigen Stellen des Bundes das zuständige Endarchiv.

<741>

Die Angaben sind der im Rahmen des IVBB durchgeführten Aufgabenanalyse der medialen Unterstützung kommunikationsrelevanter Aktivitäten entnommen. In Anlehnung an Sachverständigenrat „Schlanker Staat“ (Hrsg.): Abschlußbericht Band 2, Materialband, Bonn 1998, S. 618.

<742>

In Anlehnung an Sachverständigenrat „Schlanker Staat“ (Hrsg.): Abschlußbericht Band 2, Materialband, Bonn 1998, S. 618.

Vgl. auch die Ergebnisse der empirischen Untersuchung zur E-Mail- und EDI-Nutzung in der öffentlichen Verwaltung, in: Schwarzer, B.; Krcmar, H.: Elektronischer Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung. Ergebnisse einer empirischen Untersuchung, in: Verwaltung und Management, Heft 3/1996, S. 154.

<743>

Vgl. Abschnitt 5 der RegR §§ 18-22, Anlage R 6 zu § 17 Abs. 6 RegR und Anlage R 7 zu § 20 Abs. 3 RegR.

<744>

Das Bundesarchiv archiviert bereits heute elektronische Unterlagen. Allerdings handelt es sich hierbei lediglich um Datenbanken und Dateien. Elektronische Dokumente und Akten wurden so bislang nicht archiviert.

<745>

In der öffentlichen Verwaltung bedeutet Archivierung im archivrechtlichen Sinne eine dauerhafte, zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung. Aufbewahrt werden Unterlagen von bleibendem Wert für die Erforschung oder das Verständnis der deutschen Geschichte, die Sicherung berechtigter Belange der Bürger oder die Bereitstellung von Informationen für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung. Im Gegensatz dazu wird in der Wirtschaft von Hardware- und Softwareherstellern der Terminus „Archivierung“ im Sinne der Langzeitspeicherung von Dokumenten verwendet.

<746>

Engel; Fuhs; Hoppe; Kern; Knaack; Wettengel: Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten. Bundesministerium des Innern (Hrsg.), Band 40 der KBSt-Schriftenreihe, Bonn 1998, S. 40.

<747>

Zu Anforderungen vgl. insbesondere DIN EN ISO 9241, Teile 1-17: Ergonomische Anforderungen an Bürotätigkeiten mit Bildschirmgeräten, Berlin 1995. Helander, M.: Handbook of Human-Computer -Interaction, North-Holland 1988. Mayhew, D.: Principles and Guidelines in Software User Design, Upper Saddler River 1992. Nielsen, J.: Usability engineering, Boston 1993. Redmond-Pyle, D.; Moore, A.: Graphical User Interface Design and Evaluation, Upper Saddler River 1995. Schneider, W.: Ergonomische Anforderungen für Bürotätigkeiten mit Bildschirmgeräten - Grundsätze der Dialoggestaltung. Kommentar zu DIN EN ISO 9241-10, Berlin 1998.


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