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12  Die Bedeutung der Formalerschließung und deren Folgen für die Ausbildung

Die Skepsis gegenüber der Formalerschließungsausbildung hat ihre Wurzeln in der allerort gestellten Frage, ob Formalerschließung überhaupt eine Zukunft hat. Wenn Formalerschließung keine Zukunft hätte, hätte es keinen Sinn, das Fach „Formalerschließung“ überhaupt zu unterrichten. Deshalb wird zunächst die Rolle der Formalerschließung in Gegenwart und Zukunft beleuchtet und auf die Argumente der Gegnerinnen eingegangen. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse bilden die Grundlage über die Lehrinhalte, die in der Formalerschließungsausbildung vermittelt werden müssen.

12.1 Die Zukunft der Formalerschließung

Die Zukunft der Katalogisierung im Allgemeinen und der Formalerschließung im besonderen wird kontrovers diskutiert.1,2,3,4,5,6,7,8

Einige Autorinnen meinen, die Katalogisierung ist mit dem Zugang zu Volltextinformationen überholt. In der „Informations-Selbstbedienungsgesellschaft“9 sucht sich jede von ihrem Arbeitsplatz die für sie notwendige Information aus physisch nicht vorhandenen Dokumenten. Der Inhalt erschließt sich selbst.

Doch das ist, wie sich inzwischen herausgestellt hat, weitgehend Illusion. Um halbwegs vollständig und präzise recherchieren zu können, ist in der Sacherschließung kontrolliertes Vokabular, sind in der Formalerschließung klare Normen notwendig. Wenn dies nicht gegeben ist, muss die Benutzerin selbst Ordnung in unstrukturierte Dokumentenansammlungen bringen, etwa indem sie nach allen Synonymen abfragt oder Dokumente einer Autorin von denjenigen trennt, in denen dieselbe (etwa in der Literaturliste) bloß erwähnt wird. Die vielen Klagen über das Internet beweisen, dass die Benutzerinnen nicht bereit sind, diese Arbeit zu leisten.

Abhilfe sollen Gliederungen der Dokumente – im Internet mit Metatags – bringen. Die notwendigen formalen Informationen werden von der jeweiligen Verfasserin im Dokument verzeichnet und für automatische Suchmaschinen zugänglich gemacht. Dabei wird übersehen, dass ohne einheitliche Erschließung die Suchmaschinen keine richtigen Ergebnisse erzielen können. Um diese Einheitlichkeit zu erreichen, müssten aber entweder alle Verfasserinnen mit den Grundzügen der Formalerschließung (teilweise auch der Sacherschließung) vertraut sein – oder es wird professionelle Formalerschließerinnen geben müssen, die ihnen diese Arbeit abnehmen. Die Gegner sagen auch nicht, wer die Standards entwickelt, nach denen Metatags [Seite 115↓]vergeben werden. Computerspezialistinnen allein sind mit der Materie der Erschließung zu wenig vertraut.

Bei gedruckten Werken, vor allem Monografien, meint man, Katalogisierung durch das Einscannen von Titelblättern mit anschließender Schrifterkennung ersetzen zu können. Es existieren bereits einige Ansätze dazu. Allerdings wird diese Art der Formalerschließung auch in Zukunft, wenn überhaupt, nur bei Werken einsetzbar sein, bei denen die Gestaltung der Titelseiten gewissen Normen entspricht. Selbst diese werden einer intellektuellen Überarbeitung bedürfen.

Ein weiterer Ansatz ist, Expertensysteme für die Katalogisierung einzusetzen. Die Katalogisierungsregeln lassen sich übernehmen, die komplexen Arbeitsabläufe sind aber mit vernünftigem Aufwand nicht simulierbar. Außer den Regeln spielen noch andere Faktoren, wie z.B. die Interpretation der Vorlage und die Zuordnung eine Rolle.10,11

Um komplexe Formalerschließungsprobleme auf diese Art lösen zu können, bedarf es einer viel weitergehenden technischen Entwicklung unter Mitwirkung von Formalerschließerinnen.

Suchmaschinen erzielen, teils von den Verfassern der Dokumente gewollt, teils aus Gründen der mangelnden Computertechnologie, oft nur sehr unzureichende Ergebnisse. Zur „intelligenten“ Suche braucht man Informationsspezialistinnen, die sich mit den Tücken der Systeme auskennen. Um künstliche Intelligenz einsetzen zu können, braucht man wiederum Spezialistinnen, die die richtige Art der Suche vorgeben.

Zur Schaffung computertechnischer Lösungen, die den Ansprüchen der Benutzerinnen nach rascher, umfassender und präziser Information entsprechen, ist die Zusammenarbeit von IT-Spezialistinnen und Informationsspezialistinnen erforderlich. Die Aufgabe der Katalogisiererinnen ist nicht nur die Anpassung der Standards an die sich weiter entwickelnden Gegebenheiten. Ihnen obliegt auch die Beratung der IT-Spezialistinnen und die Kontrolle, ob die entwickelten Systeme sowohl zu richtigen Ergebnissen führen als auch den Bedürfnissen der Benutzerinnen entsprechen.

Ein weiteres Argument gegen die Zukunft der Katalogisierung ist die Unmöglichkeit, mit der anfallenden Informationsmenge Schritt zu halten. Die Produktion von Printmedien steigt trotz der ebenfalls zunehmenden Zahl der elektronischen Medien ständig. Die Benutzerinnen wollen auf Informationen aller Art, unabhängig vom Trägermedium, zugreifen. Dadurch erhöht sich ebenfalls der Anfall für die Erschließung. Gegner der Katalogisierung meinen, es hat gar keinen Sinn, mit dieser Entwicklung Schritt halten zu wollen.

Auch dieses Argument ist nicht stichhaltig. Bibliothekarinnen haben schon längst auf den steigenden Anfall von Printmedien reagiert, z.B. durch gemeinsame Katalogisierung und die Übernahme von Fremddaten. Wenn diese Möglichkeiten verbessert werden, wird auch der Arbeitsanfall für die Einzelne geringer. Gerade im Internet ist es wichtig, Information von bloßem „Geräusch“ zu trennen um gezielte Informationssuche zu ermöglichen. Das ist eine Aufgabe für Katalogisiererinnen.

Die Rationalisierungsmaßnahmen haben aber noch eine zweite Seite. In den USA werden oft aus Kostengründen keine gelernten Katalogisiererinnen eingestellt. Die Katalogisate werden von der OCLC oder anderen kommerziellen Vertreibern zugekauft. Die notwendigen Bestandsergänzungen werden von ungelernten Bibliothekarinnen ausgeführt. Doch das bringt für die Bibliotheken nicht nur Vorteile. El-Sherbini sieht eine Verschlechterung der Qualität der Katalogisate, weil jeder Katalogeinstieg zusätzliches Geld kostet und es in der Bibliothek keine ausgebildeten Katalogisiererinnen gibt, die die Qualität überprüfen und Fehler ausbessern.12 [Seite 116↓]Demgegenüber meint Lügger, dass qualitativ hochwertige Katalogisierung zu teuer kommt. Ein Mindeststandard genügt.13 Nach Meinung der Verfasserin ist gerade durch die Möglichkeit der Vernetzung von Katalogen das Auffinden von Dokumenten von der Qualität und der Einheitlichkeit der Katalogeintragungen abhängig. Die große Anzahl an Dokumenten macht es unmöglich, unspezifisch zu suchen und die Treffer zu browsen. Standards sollten nicht minimalisiert, sondern vereinheitlicht und auf ihren Sinn bei der Suche von Dokumenten überprüft werden.

Durch die kommerziellen Anbieter werden in Zukunft eher mehr als weniger qualifizierte Katalogisiererinnen notwendig. Bei den Anbietern selbst braucht man Fachleute, die sich nicht nur auf die Bedürfnisse einer Bibliothek, sondern auf die vieler Bibliotheken einstellen können. In den Bibliotheken ist zumindest eine ausgebildete Katalogisiererin notwendig, die die Qualität des Katalogs aufrecht erhält und nicht-ausgebildete Bibliothekarinnen in die Katalogisierungsarbeit einführt. Gerade in Bibliotheken mit spezieller Ausrichtung wird es immer nötig sein, eigene Katalogisate zu erstellen.

Auch in Deutschland und Österreich geht der Trend in die Richtung, qualifizierte Arbeit von weniger Qualifizierten durchführen zu lassen und damit Geld zu sparen. Katalogisierungsaufgaben werden zum Teil Bibliotheksassistentinnen übertragen. Die Diplombibliothekarinnen werden für Aufgaben des höheren Dienstes eingesetzt. Damit glaubt man, auf akademisch gebildete Bibliothekarinnen verzichten zu können. Das ist nur kurzfristig richtig. Jänsch warnt dabei vor einer Verschlechterung der Qualität der Inhaltserschließung und der Leitungsaufgaben.14 Wenn die Qualität des Katalogs schlecht ist, geht viel Zeit (und damit Geld) für die Suche verloren. Langfristig und volkswirtschaftlich betrachtet ist es billiger, qualitativ hochwertige Grundlagen zu schaffen als jede Benutzerin „das Rad neu erfinden“ zu lassen.

Seit es Formalerschließung gibt, ändert sich durch neue technische Möglichkeiten und wirtschaftliche Notwendigkeiten die Arbeit der Formalerschließerinnen. Überflüssig wird sie nicht. Meyer betrachtet die Computerisierung teilweise als Ursache und teilweise als Lösung des Problems.15 Die traditionellen bibliothekarischen Fähigkeiten, das Identifizieren, Ordnen, Suchen, Finden und Bereitstellen von Informationsquellen und Information müssen auf ein neues Medium übertragen werden. Bibliothekarinnen können sich, von Routinearbeiten entlastet, komplexen Aufgaben widmen, wie der Einschulung von nicht ausgebildeten Mitarbeiterinnen, der Koordination des Geschäftsgangs, der Organisation der Kataloge, der Evaluierung der Einträge, der Benutzerinnenschulung und der Pflege und Entwicklung von Standards.

12.2 Die Anforderungen an die Formalerschließungsausbildung

Aus dem oben Gesagten ergibt sich, dass die Anforderungen an Formalerschließerinnen und damit deren Ausbildung vielfältig sind. Es müssen die Kenntnisse und Fähigkeiten vermittelt werden, die man braucht um jetzt die Aufgaben erfüllen zu können und für zukünftige Entwicklungen vorbereitet zu sein.

Formalerschließungsunterricht wird oft gleichgesetzt mit dem Erlernen eines bestimmten Regelwerks. Die Regelwerke bestehen aus einer Unzahl von Einzelheiten, deren sich eine Katalogisiererin bewusst sein muss um überhaupt richtig katalogisieren zu können. Eine Formalerschließerin muss wissen, welches Regelwerk in welchem Fall angewendet werden muss, wie sie sich im Regelwerk zurechtfindet, wie sie die jeweiligen Regeln zu interpretieren hat und welche weiteren Regeln sie sonst noch beachten muss.


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Die Kenntnis der Regelwerke und ihre Umsetzung allein reicht jedoch nicht für eine umfassende Formalerschließungsausbildung. Man benötigt das wichtige Hintergrundwissen um zu verstehen, was man tut. Was ist ein Katalog? Welche Funktionen erfüllt er und welche Funktionen erfüllt er nicht? Wie könnte man dasselbe Ergebnis auf andere Art erreichen? Welche Überlegungen liegen den Regelwerken zugrunde? Wozu dienen Normdaten? Auch hier gilt die „Goldene Regel“ des Celsus im Corpus Juris Civilis „S“cire leges non hoc est, verba earum tenere, sed vim ac potestatem”.“ (die Gesetze [hier Regeln] zu kennen besteht nicht darin, ihre Worte zu behalten, sondern ihren Sinn und Zweck).

Auch über die Zielgruppe ihrer Arbeit muss die Katalogisiererin Bescheid wissen. Welche Fragen stellen Benutzerinnen an den Katalog? Wie können diese Fragen durch den Katalog beantwortet werden und wie durch andere Mittel? Welche Möglichkeiten bestehen im Rahmen der Katalogisierung, den Katalog für die Benutzerin durchschaubarer zu machen?

Die Formalerschließerin muss ihre Rolle im Rahmen des ganzen Ablaufs kennen und ihn in entsprechender Position auch steuern können. Wie lenkt man den Geschäftsgang in der Bibliothek um optimale Ergebnisse bei geringstem Aufwand zu erreichen? Was ist unbedingt nötig, was brauchbar und was unnötig? Wie werden die einzelnen Mitarbeiterinnen entsprechend ihrer Einstufung, ihrer Fähigkeiten und ihrer Vorlieben am besten eingesetzt?

Und schließlich: Wie können und sollen Regelwerke und Normdaten, wie soll die Formalerschließung als Ganzes geändert werden um sie an gegenwärtige und zukünftige Entwicklungen anzupassen? Was kann die einzelne Formalerschließerin dazu tun? Wie ist internationale Zusammenarbeit – über Sprachgrenzen hinweg - möglich? Diese und weitere Fragen müssen im Rahmen der Ausbildung behandelt werden um Formalerschließerinnen auf die Fülle von Tätigkeiten und Anforderungen vorzubereiten, die sie im Berufsleben erwartet.

Zu ähnlichen Ergebnissen kam auch Arnold, die 1999 eine Umfrage über persönliche und berufliche Kompetenzen, die die Ausbildung vermitteln sollte, machte. Sie sandte Fragebogen sowohl an die ALA-akkreditierten Schulen als auch an andere Bibliotheksschulen weltweit. Die Befragten verlangten, die Ausbildung sollte vor allem das Auffinden und Evaluieren von Informationsquellen, die Bedienung der neuen Technologien, sowie die Informationsorganisation und -verbreitung enthalten. Sie sollte auch die Fähigkeit stärken, diese Notwendigkeiten den Arbeitgebern klar zu machen. Erwünschte persönliche Kompetenzen sind das Leisten effizienter Arbeit, gute Kommunikationsfertigkeiten und das Überleben in einer sich ständig ändernden Arbeitswelt.16

Durch den Einsatz der EDV und ihre rasante Weiterentwicklung kommt ein weiteres Themengebiet zur Ausbildung dazu. Neue Regelwerke werden notwendig und müssen gelernt werden. Um die Regelwerke für die Katalogisierung in der Datenverarbeitung sinnvoll umsetzen zu können, braucht die Formalerschließerin Verständnis für die Möglichkeiten des Computers und die Wünsche der Benutzerinnen an diese. Die Regelwerke für die Formalerschließung richten sich noch immer nach den Karten- bzw. Listenkatalogen, auch wenn schon viele Bedürfnisse der OPACs berücksichtigt wurden. Das beginnt schon bei der Umsetzung der Begriffe (z.B. Haupt- und Nebeneintragung), die in der EDV eine andere Bedeutung haben, die gelernt werden muss. Die Anforderungen des OPACs an ein Katalogisat sind andere als die eines Zettelkatalogs. Eine Katalogisiererin muss wissen, was interne und was externe Formate sind und was es bewirkt, wenn sie bestimmte Daten in bestimmte Felder schreibt. Die Verwendung von Normdaten hat in Computerkatalogen eine viel umfassendere Bedeutung. EDV-technisches Grundwissen ist nötig um mit festen und variablen Feldern, mit Mehrfach- und Unterfeldern, mit hierarchisch geordneten Datensätzen und mit Indikatoren umgehen zu können. Katalogisiererinnen werden auch in den Aufbau, die Weiterentwicklung und Anpassung von Bibliothekssystemen eingebunden. Dafür brauchen sie Kenntnisse über den Aufbau und die Funktion dieser Systeme. Die Benutzerinnen sind oftmals verwöhnt von der Oberfläche von Computerspielen oder anderen gut ausgearbeiteten Computeranwendungen. Ihre Wünsche an einen Katalog sind aber oft diffus. Am liebsten wäre es ihnen, bruchstückhafte Angaben in den [Seite 118↓]Computer hineinsprechen zu können und sofort genau das ausgegeben zu bekommen, was ihren Bedürfnissen entspricht. Katalogisiererinnen brauchen die Kenntnisse, wie sie im Rahmen ihrer Möglichkeiten mitwirken können, diesen Vorstellungen möglichst nahe zu kommen.

Die Dienstgeberinnen und Vorgesetzen von Formalerschließerinnen sind sich oft der Fülle der Anforderungen nicht bewusst. Von ausgebildeten Formalerschließerinnen erwarten sie, dass sie alle Kenntnisse und Fähigkeiten haben um ohne weitere Einschulung das jeweilige Material in dem jeweiligen Bibliothekssystem für die jeweilige Benutzergruppe regelgemäß und zweckmäßig aufnehmen können (17,18, Thomas in19). Damit wird die Ausbildung oft überfordert.

Eine gute Ausbildung bietet die Grundlagen in Katalogkunde, Organisation, Datenverarbeitung und Benutzerfragen. Sie wird auch Kenntnisse über die wichtigsten Regelwerke und die wichtigsten Bibliothekssysteme für das konkrete Publikum vermitteln. Praktische Übungen lehren den Umgang mit zu katalogisierendem Material. Sie kann aber weder die erforderliche Routine vermitteln noch alle Spezialregeln, die in irgendeiner Bibliothek anzuwenden sind. Das Ziel muss sein, Formalerschließerinnen heranzubilden, die flexibel auf die jeweiligen Anforderungen reagieren können, soziale Kompetenz besitzen, ausdauernd und belastbar sind, das notwendige Grundwissen haben um auch mit zukünftigen Entwicklungen umgehen zu können, die wissen, wie sie fehlende Kenntnisse ergänzen können und die ihre Tätigkeit als spannend und interessant erleben.

12.3 Zusammenfassung

Nach Meinung der Verfasserin gewinnen, trotz der Versuche, sie für überflüssig zu erklären, gut ausgebildete Formalerschließerinnen an Bedeutung. Die Formalerschließung von Dokumenten aller Art ist ein wichtiges Element zum gezielten Auffinden der Dokumente. Dabei ist die Einheitlichkeit der Erschließung wichtig, gleichgültig, auf welche Art sie erfolgt. Formalerschließerinnen können nicht nur in Bibliotheken eingesetzt werden, sondern auch in Verlagen, in Einrichtungen zur Beratung von Autorinnen, in kommerziellen Einrichtungen zur Erstellung von Katalogisaten, in Computerfirmen, die Bibliothekssysteme erstellen und in diversen Standardisierungsgremien. Im Prinzip haben Formalerschließerinnen überall dort ihren Platz, wo nach formalen Kriterien eingeteilt und geordnet wird.

Das hat Auswirkungen auf die Ausbildung. Das bloße Drillen eines Regelwerks ist zu wenig. Für die weiteren Ausführungen soll die Formalerschließungsausbildung in vier große Bereiche gegliedert werden:


Fußnoten und Endnoten

1  Brunt, Rodney M.: The decline and fall of 'cat' and 'class'? In: Catalogue and Index 125 (1997) S. 9

2  Burton, Paul F.: The decline and fall of 'cat' and 'class'. In: Catalogue and Index 124 (1997) S. 9

3  Dorner, Dan: Cataloging in the 21st century : contextual issues . In: Library Collections, Acquisitions Technical Services 23 (1999) Nr. 5, S. 393‑399

4  Dorner, Dan: Cataloging in the 21st century : digitization and information standards. In: Library Collections, Acquisitions Technical Services 24 (2000) Nr. 1, S. 73‑87

5  Ercelawn, Ann ; Oberg, Steve: Special section on cataloging trends : introduction. In: Library Collections, Acquisitions Technical Services 24 (2000) S. 3‑5

6  Leonhard, Joachim‑Felix: Wissensvermittlung im Wandel ‑ Vermittlerberufe im Umbruch? In: Zeitschrift für Bibliothekswesen und Bibliografie 48 (2001) Nr. 2, S. 77‑84

7  Meyer, Richard W.: The cataloger´s future : a director´s view. In: Cataloging and Classification Quaterly 24 (1997) Nr. 1/2, S. 195‑204

8  Newman, John: Academic librarians as scholars : publishing is your moral obligation. In: C&RL News (1998) Nr. 1, S. 19‑26

9  Rückl, Steffen: Bibliothekarisches Berufsfeld und bibliothekarische Ausbildung im Wandel : Anforderungen der Informationsgesellschaft an den Beruf des Bibliothekars und Konsequenzen für die bibliotheks‑ und informationswissenschaftliche Ausbildung. In: Vorträge des 25. Österreichischen Bibliothekartags (St. Pölten 1998). – 1998. – URL: http://www.uibk.ac.at/sci‑org/voeb/btsp.html;mark=46,34,62#sr (5.7.2001)

10  Fenly, Charles ; Harris, Howard: Expert systems : concepts and applications. Washington, DC: Cataloging Distribution Service, Library of Congress, 1988 (Advances in library information technology 1). – ISBN 0‑8444‑0611‑2

11  Pietzka, Lutz: Techniken und Methoden wissensbasierter Systeme : Expertensysteme in Bibliotheken, Information und Dokumentation. In: Bibliothek, Forschung und Praxis 19 (1995) Nr. 3, S. 371‑385

12  El‑Sherbini, Magda: Changes in technical services and their effect on the role of catalogers and staff education : an overview. In: Cataloging and Classification Quaterly 24 (1997) Nr. 1/2, S. 23‑33

13  Lügger, Joachim: Wo ist der Opac der virtuellen Bibliothek? : Strukturen des Kooperativen Bibliotheksverbundes. Technical Report 1997, Nr. TR 97‑10

14  Jänsch, Wolfgang: Bibliothekarische Ausbildung im Umbruch. In: Bibliotheksdienst 34 (2000) Nr. 6, S. 980‑990

15  Meyer 1997, siehe Fußnote 297

16  Arnold, Ruth M.: Assessing competencies training for special librarians globally : what we can learn from each other ; German‑Dutch University conference "Information specialists for the 21st century” (Hannover 1999). – URL: http://conference99.fh‑hannover.de/fulltext/arnold_f.htm (20.7.2001)

17  Clack, Doris H.: Education for cataloging : a symposium paper. In: Cataloging and Classification Quaterly 16 (1993) Nr. 3, S. 27‑37

18  Connaway, Lynn Silipigni: A model curriculum for cataloging education : the library and information services program at the University of Denver. In: Technical Services Quaterly 15 (1997) Nr. 1/2, S. 27‑41

19  Shearer, James R. (ed.) ; Thomas, Alan R. (ed.): Cataloging and classification : trends, transformations, teaching and training. New York, NY : Haworth Press, 1997. – ISBN 0‑7890‑0340‑6



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12.08.2004