Um die didaktischen Bedingungen erfassen zu können, die bei der Formalerschließungsausbildung zu beachten sind, muss zunächst beschrieben werden, was Formalerschließung ist. Ausgehend von der Katalogisierung wird die Aufgabe der Formalerschließung betrachtet. Die wichtigsten Standards werden vorgestellt.

Umstätter definiert die Aufgaben einer Bibliothek: „Die Bibliothek ist eine Einrichtung, die unter archivarischen, ökonomischen und synoptischen Gesichtspunkten publizierte Information für ihre Benutzer (Zielgruppe) sammelt, ordnet und verfügbar macht.“

Die Bibliothekarinnen beschränken sich auf die Katalogisierung von publizierten Dokumenten. Diese werden in der Formalerschließung nach formalen und in der Sacherschließung nach inhaltlichen Kriterien erschlossen.

Die einfachste Form der Ordnung war das Aufstellen nach Themengebieten. Dieses Ordnungsprinzip findet man schon in den Klosterbibliotheken. In Verbindung mit der Freihandaufstellung wurde es in modernen Bibliotheken wieder belebt. Durch den festgelegten Platz eines Dokuments kann man immer nur ein Ordnungskriterium erfassen. Gesucht wird das Dokument aber nach verschiedenen Merkmalen. Diese wurden in Katalogen, zunächst in Buchform, später über weitere Entwicklungen in Form von Karteikarten (Zettelkatalog) verzeichnet und geordnet. Die Eintragung im Katalog stellt dabei die Verbindung zwischen der vom Benutzerinnen gesuchten Angabe und dem Aufbewahrungsort des Dokuments dar.

Der Nachteil von eindimensionalen Katalogen ist, dass die Eintragung wiederum jeweils nur nach einem Merkmal hergestellt werden kann. Im alphabetischen Katalog werden die Eintragungen nach formalen Kriterien, im Schlagwortkatalog und im systematischen Katalog nach inhaltlichen Kriterien gemacht.

In einem Kreuzkatalog werden zwar verschiedene Merkmale (Verfasser, Urheber, Titel, Schlagwort) in eine alphabetische Ordnung gebracht, jede Eintragung muss aber auf einer gesonderten Karteikarte erfolgen. Das führt bei vielen Dokumenten zu einer riesigen Anzahl von dokumentarischen Bezugseinheiten. Dieser Nachteil wird durch den OPAC (Online Public Access Catalog) beseitigt. Eine einzige Eintragung ist nach den verschiedensten Kriterien suchbar. Die Anzahl der Sucheinstiege ist nur von der Indexierung der jeweiligen Felder abhängig. So ist die klassische Trennung zwischen formaler und inhaltlicher Erschließung aufgehoben. Durch Retrokonversion der Zettelkataloge werden auch alte Katalogisate in computerlesbare Form übergeführt. Schwierigkeiten gibt es dabei durch in der Vergangenheit fehlende oder andersartige Regelwerke, so dass alte und neue Werke meist nicht in einem Katalog verzeichnet werden können. Oft geschieht die Retrokonversion durch Einscannen der Titelkarten, z.B. im Projekt KatZoom der Österreichischen Nationalbibliothek. Zettelkataloge werden dadurch überflüssig und aus den Bibliotheken entfernt. Oft werden sie auch als Kunstobjekte verwendet.

Strassnig, Friedrich: Vom Roten Riesen zum Schwarzen Loch : Hinweise zur neuesten RAK‑Entwicklung und zur RAK‑Anwendung in Österreich. In: Sepp, Sieglinde (Red.) ; Vereinigung Österreichischer Bibliothekarinnen und Bibliothekare (Hrsg.): Die wissenschaftlichen Bibliotheken Europas : Aufgaben und Ziele ; Vorträge und Kommisssionssitzungen (Der Österreichische Bibliothekartag Graz 1994). Wien: Vereinigung Österr. Bibliothekarinnen u. Bibliothekare, 1997 (Biblos‑Schriften 162), S. 464‑470

Im angloamerikanischen Raum wird meist die gesamte Aufnahme (Formal- und Sacherschließung) von einer Bibliothekarin vorgenommen. Im deutschen Sprachraum blieb die Aufgabenteilung zwischen formaler und inhaltlicher Erschließung bestehen. Diese Trennung spiegelt sich auch in der Ausbildung wider.

Beschreibung bibliothekarischer Standards

Die Voraussetzung dafür, dass man Literatur oder auch Informationen übergreifend bzw. weltweit nach den gleichen Regeln suchen kann, ist eine gleichartige Aufbereitung der Daten. Dazu dienen zunächst Standards. McCallum bezeichnet Standards als das Rückgrat der bibliografischen Kontrolle und formuliert die Erfordernisse, die ein Standard erfüllen muss:

Der Standard muss auf längere Zeit stabil bleiben.
Der Standard muss auf alle Formate anwendbar sein.
Der Standard muss flexibel, d.h. an die Bedürfnisse der jeweiligen Organisation anpassbar sein.
Der Standard muss verschiedene internationale Standards unterstützen.
Der Standard muss regelmäßig gewartet werden.
Die Konformität muss zertifiziert sein, damit kein Fehler beim Laden geschieht.
McCallum, Sally: What makes a Standard? In: Cataloging and classification quaterly 21 (1996) Nr. 3/4, S. 5‑15
,
Plassard, Marie‑France (Hrsg.) : International Federation of Library Associations and Institutions (Hrsg.): UNIMARC, CCF : proceedings of the workshop (Florenz 1991). – München : Saur, 1993 (UBCIM publications 10). – ISBN 3‑598‑11140‑1

Die internationalen Standards entsprechen weitgehend diesen Empfehlungen, wenn auch die Flexibilität aufgrund des breiten Anwendungsbereichs nicht immer gegeben ist. Nach der Meinung der Verfasserin wäre eine zunehmende Vereinheitlichung der bestehenden Standards wichtiger als die Erstellung neuer Standards. Die Entwicklung, Pflege und Anwendung von bibliothekarischen Standards ist die wesentliche Aufgabe der Katalogisiererinnen.

Früher hatte jede Bibliothek ihre eigenen Regeln, nach denen sie ihre Werke erschloss. Durch die Lagerung in Magazinen stieg die Bedeutung der Kataloge an. Weil die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Bibliotheken verstärkt wurde, waren gemeinsame Richtlinien notwendig. Um 1850 schrieb Carl Dziatzko ein Regelwerk der Formalkatalogisierung für die Hofbibliothek München. Die einzelnen Titel wurden grammatikalisch geordnet. 1899 erschien die erste Ausgabe der „Instruktionen für die Herstellung der Zettel des alphabetischen Katalogs in preußischen Bibliotheken“ (Preußische Instruktionen). In ihnen wurden die Regelwerke mehrerer einzelner Bibliotheken zusammengefügt. Sie waren ursprünglich für den „Preußischen Gesamtkatalog“ bestimmt.

Plassmann, Engelbert: Hundert Jahre "Preußische Instruktionen" : öffentlicher Vortrag in der Humboldt‑Universität zu Berlin im Rahmen des Berliner Bibliothekswissenschaftlichen Kolloquiums (Berlin 1999). – Berlin : Logos, 2000. (Berliner Arbeiten zur Bibliothekswissenschaft 1). ‑ ISBN 3‑89722‑335‑X

Die 1938 erschienenen „Berliner Anweisungen für Volksbüchereien“ übernahmen die Ordnung nach der mechanischen Wortfolge von Amerika.

Formale Standards werden in offiziellen Organisationen (z.B. ANSI [American National Standards Institute] oder ISO [International Organisation for Standardization]) erstellt. Sie sind gut durchdacht, ihre Erstellung dauert aber meist lange, und sie sind teuer. Informelle Standards (Industriestandards) werden meist von einer kleinen Gruppe entworfen und werden zu Standards durch ihren Einsatz und ihre Verwendbarkeit.

Um eine weltweite Vereinheitlichung zu erzielen, erstellte die IFLA die ISBD, die International Standard Bibliographic Description. Sie wurde in viele regionale Regelwerke übernommen. Die AACR, die Anglo-American Cataloguing Rules, sind in der ganzen Welt, vor allem im anglo-amerikanischen Raum verbreitet. Sie sind, genauso wie MARC ursprünglich von der Library of Congress erstellt und daher „Industriestandards“. Der offizielle Standard ISO 2709 gibt nur die Grundstruktur für das MARC-Format an.

In Österreich und Deutschland katalogisieren die von der öffentlichen Hand getragenen Bibliotheken nach den RAK, den Regeln für die alphabetische Katalogisierung. Auch einige Spezialbibliotheken wenden dieses Regelwerk an.

Durch die Anwendung der Computertechnologie war es möglich, die Kataloge vieler Bibliotheken zu Verbünden zusammenzuschließen, ohne den Suchvorgang wesentlich zu komplizieren. Für die Benutzerinnen bietet das den Vorteil, auf einmal in größeren Datenmengen recherchieren zu können, für die Bearbeiter die Möglichkeit der Arbeitsteilung. Voraussetzung dafür ist aber, dass alle Teilnehmer homogene Datensätze erstellen. Das Ziel sollte eine möglichst einheitlichen Titelbeschreibung sein.

Payer, Margarete: Grundlagen der Formalerschließung : Skript. 1999. – URL: http://www.payer.de/grundlagenfe/fegscr00.htm (21.06.2001)

Dadurch wurden weitere Standards notwendig. Die einzelnen Angaben werden in Feldern von Datenbanken eingetragen, die durch Datenformate definiert werden. Payer und Payer bezeichnen als ein Format „die Absprachen (Konventionen) zur Erfassung, maschinellen Interpretation [...] und Verarbeitung von Katalogisierungsdaten [...]“.

Payer, Margarete ; Payer, Alois: Datenbankaufbau : Skript. 1997. – URL: http://www.payer.de/dblink.htm (21.06.2001)

Das einzelne Werk bildet in der Regel einen Datensatz. Zeichensetzung und die Ordnung der Datensätze spielen keine Rolle mehr. Dafür müssen strenge Regeln bei der Schreibweise und der Einteilung in Felder eingehalten werden um die entsprechenden Daten wieder auffinden zu können. Die Einheitlichkeit der Feldinhalte wird durch die Anwendung der oben genannten Regelwerke und durch Normdaten erreicht.

Die Feldeinteilungen wurden zunächst in internen Datenformaten verschieden gestaltet. Für den Austausch von Daten war das ein großes Hindernis. So wurden verschiedene Austauschformate erstellt, die die internen Formate für alle lesbar umwandeln sollten.

Eversberg nennt die wesentlichen Eigenschaften eines Datenformats:

Feldbezeichnungen: Kategorienummern, Indikatoren, Teilfeldkennungen und Interpunktionsregeln
Wiederholungsmethode von Feldern
Datenfelder mit fester Länge für codierte Daten
Typen von Datensätzen
Sonderregeln
Eversberg, Bernhard: Was sind und was sollen bibliothekarische Datenformate. 3. Aufl. Braunschweig: Univ.‑Bibl. d. TU Braunschweig, 1999. – URL: http://www.biblio.tu‑bs.de/allegro/formate (20.2.2001)

Die offizielle Richtlinie für Austauschformate ist die ISO 2709. Datensätze bestehen aus 3 Teilen: der Satzkennung, das ist ein festes Feld für Angaben zu Steuerung, dem Inhaltsverzeichnis, das angibt, welche Kategorien im Datensatz verwendet wurden und den variablen Datenfeldern, in die die Katalogisierung eingetragen wird.

Neben dem MARC-Format in seinen vielen Varianten und dem MAB-Format gibt es u.a. das CCF (Common Communication Format). Es wurde 1978 von der UNESCO entwickelt und wird hauptsächlich in Entwicklungsländern eingesetzt. Da mit diesem Format Daten erfasst werden können, die über die Bedürfnisse der Bibliotheken hinausgehen, wird es auch von Dokumentationsstellen verwendet.

Auch die Anwendung und Weiterentwicklung von Austauschformaten gehört zur Arbeit der Katalogisiererinnen. Deshalb sind neben der Kenntnis und dem Verständnis der Standards auch profunde Computerkenntnisse wichtig.

Austauschformate werden oft auch – entgegen ihrer ursprünglichen Ausrichtung – als interne Bearbeitungsformate benützt. Dadurch bilden sich Sonderregeln innerhalb eines Formats, die mit dem allgemeinen Standard nicht mehr vereinbar sind. Die unterschiedlichen Regelwerke bedingen nicht-kompatible Feldinhalte. Durch die Vielzahl an Austauschformaten wird der Datentausch ebenfalls behindert. Deshalb gibt es Konversionsprogramme.

Boßmeyer beschreibt drei Arten von Konversionsprogrammen:

Eigentliche Konversionsprogramme: diese geben nur eine 1:1 Übersetzung, die Datendefinition erfolgt im Quellcode.
Tabellenkonversionsprogramme: die Felder, Elemente und Regeln werden in Tabellen, nicht im Quellcode erfasst; dadurch ist es möglich, die Inhalte verschiedener Felder zu kombinieren; die Tabellen sind leicht änderbar, man braucht aber für jede Formatkombination eine eigene.
Konverter: übernehmen externe Informationen zur Handhabung der Feldinhalte um die Feldinhalte ändern zu können.
Plassard 1991, siehe Fußnote 223

Konversionsprogramme erfassen nur Datenfelder, nicht aber Dateninhalte. Die Konvertierung wird dabei zumeist dadurch erschwert, dass in einem Format Daten erfasst werden, die in einem anderen nicht vorgesehen sind, gleiche Felder verschiedene Inhalte aufweisen oder die Datensätze verschieden aufgebaut sind. Auch bei Codierungen und Normdatenverknüpfung ist oft keine 1:1 Entsprechung gegeben. Konversionsprogramme reichen nicht aus, es müssen Umwandlungsprogramme erstellt werden. Aber auch diese können nicht die Schwierigkeiten beseitigen, die sich aus den „philosophischen Unterschieden“ der Regelwerke ergeben.

Eversberg 1999, siehe Fußnote 227

Deshalb gibt es verschiedene Projekte, in denen versucht wird, die Regelwerke aneinander anzupassen.

REUSE ist eines dieser Projekte den USA (LoC, OCLC) und Deutschlands (einiger deutscher Bibliotheken). Die größten Probleme ergeben sich aus dem hierarchischen Aufbau deutscher Datensätze (mehrbändige Werke, Serien), der den Amerikanern weitestgehend unbekannt ist. Unterschiede bestehen auch in der Art der Ansetzung verschiedener Teile und in der Transliteration

Eversberg 1999, siehe Fußnote 227

Münnich, Monika: RAK2 : Sachstandsbericht ; vom Bibliothekartag ´95 zum Bibliothekartag ´96. In: Bibliotheksdienst 30 (1996) Nr. 8/9, S. 1417‑1423

Katalogisierinnen müssen nicht nur die eigenen Regelwerke kennen, sondern auch zumindest die Grundlagen anderer Regelwerke, etwa um Fremddaten richtig übernehmen zu können und Unstimmigkeiten abschätzen zu können, die nicht durch Konversionsprogramme ausgeglichen werden.

Mit den durch das Internet zugänglichen elektronischen Dokumenten stellen sich den Bibliotheken und Dokumentationsstellen neue Probleme der Erschließung. In den klassischen Regelwerken gibt es durch Erweiterungen bereits die Möglichkeit der Erschließung von elektronischen Dokumenten. Die Aufnahme in normale Kataloge bleibt jedoch problematisch, weil die Bibliothek diese Dokumente nicht „besitzt“, sie stehen oft nur für kurze Zeit zur Verfügung. Deshalb gibt es Bemühungen, im Dokument selbst seine „Metadaten“ (bibliografische Beschreibung) zu erfassen, ähnlich der CIP-Aufnahme, die in viele Bücher eingedruckt ist. Die Möglichkeit dazu besteht im Head-Bereich des Internetdokuments, der in der Ausgabe nicht sichtbar ist, auf den Suchmaschinen aber zugreifen können. In SGML stehen dafür Meta-Tags zur Verfügung. Eine vereinfachte Version besteht auch in HTML. In XML ist diese weiter ausgebaut.

Tennant führt 3 Kategorien von Metadaten auf:

beschreibend: Verfasser oder Urheber, Titel, Schlagwort etc.
strukturell: Struktur der Vorlage, Verbindung von Einzeldateien zu logischem Ganzen, Navigation innerhalb der Einheit
administrativ: Produktion, Eigentum
Tennant, Roy: 21st century cataloging. In. Infotech Digital Libraries (1998). – URL: http://www.ljdigital.com/articles/infotech/digitallibraries/19980415_2627.asp (6.7.2001)

Es gibt einige Projekte zur Vereinheitlichung von Metadaten elektronischer Dokumente, das wichtigste ist der Dublin Core. Der Dublin Core entstand 1995 auf einer Konferenz in Dublin, Ohio und dient zur Erschließung von dokumentartigen Internetobjekten nach 15 einfachen Meta-Tags:

Titel
Verfasser oder Urheber
Thema und Stichwörter
Inhaltliche Beschreibung
Verleger bzw. Herausgeber
Weitere beteiligte Personen od. Körperschaften
Datum
Ressourcenart
Format
Quelle
Sprache
Beziehung zu anderen Ressourcen
Räumliche und zeitliche Maßangaben
Rechtliche Bedingungen

Durch Element-Qualifikatoren werden die einzelnen Elemente näher differenziert und Subelemente gebildet, Wert-Qualifikatoren definieren den Inhalt näher, sie geben z.B. die Grundlage (Thesaurus) für Deskriptoren an.

Hengel‑Dittrich, Christel: Im Kern einig : Dublin Core auf dem Weg zum weltweiten Standard ; 7. Dublin Core Workshop in Frankfurt am Main. In: Bibliotheksdienst 33 (1999) Nr. 12, S. 2083‑2088

Henze, Volker ; Schefczik, Michael: Metadaten : Beziehungen zwischen Dublin Core Set, Warwick Framework und Datenformaten. In: Bibliotheksdienst 31 (1997) Nr. 2, S. 413‑419

Rusch‑Feja, Diann: Dublin Core Metadata : auf dem Weg zur Entwicklung eines Internet‑Standards ; 4. Dublin Core Metadata Workshop in Canberra. In: Bibliotheksdienst 31 (1997) Nr. 4, S. 622‑639

Rusch‑Feja, Diann: Erschließung von Internet‑Quellen durch Metadata : Ergebnisbericht des 2. DELOS‑Workshop. In: Bibliotheksdienst 30 (1996) Nr. 12, S. 2023‑2027

Das Warwick-Framework kann unterschiedliche Metadaten vereinigen. So ist z.B. die Dublin Core Struktur auf MAB und MARC abbildbar. Schwierigkeiten bilden die fehlenden Normen für die Gestaltung der Inhalte der Felder. Die Verfasserin der Seite gestaltet den Inhalt der jeweiligen Tags selbst. Sowohl dem MAB-Format als auch den MARC-Formaten liegen Regelwerke zugrunde (RAK bzw. AACR). Diese fehlen den Metadatenstandards. Dadurch wird die Übernahme in Kataloge weitgehend unmöglich.

Die einheitliche Erschließung des Internets wird mit verschiedenen Mitteln, z.B. mit intelligenten Agenten versucht. Das Fachwissen von Katalogisiererinnen ist aber gerade in diesem Bereich unerlässlich.

Ein weiterer Ansatz zur Neugestaltung der Katalogisierung wurde 1990 in Stockholm, gesponsert von der IFLA (International Federation of Library Associations), begonnen. Ausgehend von der zunehmenden Minimalstandard-Katalogisierung auf der einen Seite und den steigenden Benutzerinnenbedürfnissen auf der anderen Seite sollten alle Vorgänge bibliothekarischer Arbeit auf die Benutzerinnenbedürfnisse abgestimmt werden. Daraus entstanden die „Functional Requirements for Bibliographic Records“. Die Vorlagen, ihre „Stellvertreter“ (z.B. Katalogeintragungen) und das Benutzerinnenverhalten wurden in einzelne Bestandteile zerlegt und ihre Beziehung zueinander bestimmt. Der Endbericht wurde 1997 angenommen.

International Federation of Library Associations and Institutions: Functional requirements for bibliographic records : final report. 2000. – URL: http://ifla.inist.fr/VII/s13/frbr/frbr1.htm (24.7.2001)

Die „Functional Requirements“ sollen das Ideal darstellen, das es zu erreichen gilt. In der Royal School of Library and Information Science in Kopenhagen

Madsen, Mona: Teaching bibliography, bibliographic control, and bibliographic competence. In: International federation of Library Associations and Institutions (Veranst.): 66th IFLA Council and General Conference (Jerusalem 2001). – URL: http://www.ifla.org/IV/ifla66/papers/144‑183e.htm (16.8.2001)

Strunck, Kirsten: Die Anwendung der "Functional Requirements for Bibliographic Records" im Katalogisierungsunterricht. In: International Federation of Library Associations and Institutions: 65th IFLA Council and General Conference (Bangkok 1999). – URL: http://ifla.inist.fr/IV/ifla65/papers/108‑131g.htm (24.7.2001)

und in der Ausbildung für den höheren Dienst in München wird Formalerschließung nach den „Functional Requirements“ unterrichtet. Wie weit die „Functional Requirements“ eine Hilfe bei der Erschließung der unterschiedlichen Dokumente sind, bleibt abzuwarten.

Die folgenden Standards sind die wichtigsten, die Formalerschließerinnen kennen sollten:

ISBD

1969 wurde bei einem Treffen des IFLA-Komitees Katalogisierung in Kopenhagen eine Resolution verfasst, die die Standardisierung des Inhalts und der Form bibliografischer Beschreibungen zum Ziel hatte. 1971 wurde die ISBD (International Standard Bibliographic Description) für Monografien von der IFLA herausgegeben, 1977 folgte die ISBD(G) (General International Standard Bibliographic Description). Die 2. Auflage der ISBD(G) erschien 1992.

Die ISBD ist auf die Erstellung von Katalogkarten ausgerichtet: Sie bestimmt die Teile der bibliografischen Beschreibung, deren Reihenfolge und die Trennzeichen zwischen den Teilen. Es gibt drei Stufen.

Stufe 1: enthält nur die notwendigsten Angaben.
Stufe 2: enthält mehr Informationen über die physische Ausgabe des Werks und ist die meistgenützte Form.
Stufe 3: ist die Form mit den spezifischsten Angaben.
Law, Darnell: ISBD‑G Description. Kent, Ohio, 1998. – URL: http://www.personal.kent.edu/~dlaw/description.html (8.3.2001)

Neben der ISBD(G) gibt es die:

ISBD(M) für Monografien
ISBD(S) für Serien
ISBD(CR) für Serien und andere Quellen, die selbst Quellen enthalten
ISBD(NBM) für Nichtbuch-Material
ISBD(ER) für elektronische Quellen
ISBD(A) für ältere Monografien
ISBD(PM) für Notenmaterial
ISBD(CM) für Karten

1978 wurde von der IFLA die „Working Group on an International Authority System“ eingesetzt. Sie soll gemeinsame Normdateien schaffen, bei denen der gleiche Datensatz in verschiedenen Ländern verschiedene Ansetzungsformen hat. Die Identität wird durch die ISADN (International Standard Authority Data Number) festgestellt.

AACR

Die Anglo American Cataloguing Rules gelten für die Katalogisierung jeglichen Materials in Allgemeinbibliotheken im angloamerikanischen Raum. Viele weitere Länder bzw. Bibliotheken haben diese Regeln übernommen. 1968 erschien die erste Auflage in amerikanischer und englischer Version.

Hill, Robert W.: Setting the Record straight: a guide to the MARC format. 3. Aufl. Boston Spa: The British Library, National Bibliographic Service, 1999

1988 wurde die ISBD in die 2. Auflage aufgenommen. Dabei wurde die Zeichensetzung und die Reihenfolge der Elemente übernommen, die Terminologie ist eine andere.

Die Hauptgruppen der bibliografischen Beschreibung sind:

Sachtitel und Verfasserangabe
Ausgabebezeichnung (edition)
Spezifische Angaben zum Material oder der Publikationsform
Erscheinungsvermerk, physische Beschreibung
Gesamttitelangabe
Fußnoten
Standardnummer, Verkaufspreis u.ä.
Payer, Margarete: Anglo‑American Cataloguing Rules. Second Edition : Arbeits‑Teilübersetzung. 1988. – URL: http://www.payer.de/aacr/aacr00.htm (21.6.2001)

Jede der Gruppen ist in Untergruppen unterteilt. Es gibt auch hier drei Stufen der bibliografischen Beschreibung, die sich in ihrer Ausführlichkeit unterscheiden.
RAK
Mitte der 70er Jahre wurden in Gemeinschaftsarbeit der BRD, der DDR und Österreichs die „Regeln für die alphabetische Katalogisierung“ (RAK) erstellt. 1976 erschien zunächst eine Kurzfassung, die KRAK, 1977 die erste Ausgabe der RAK. Im Gegensatz zu den PI wurden in der RAK auch Haupteintragungen unter Körperschaften gemacht – und die Regeln dadurch dem angloamerikanischen Raum angeglichen. Schon bald zeigte sich, dass die vielen Kann-Bestimmungen der RAK nicht zu einheitlichen Katalogen führten. Deshalb entschied man sich für getrennte Fassungen für öffentliche und wissenschaftliche Bibliotheken. 1983 erschien die RAK-WB, 1986 die RAK-ÖB.
Mager, Heidemarie: Entwicklung in der alphabetischen Katalogisierung seit 1965. In: Bibliothekszeitung der Ruhr‑Universität Bochum 19 (1996) Nr. 1/2, S. 10‑15
, u.a.

Inzwischen gibt es für die verschiedene Bibliothekstypen und für verschiedene Materialien verschiedene Ausgaben:

RAK-WB: wissenschaftliche Bibliotheken

RAK-ÖB: öffentliche Bibliotheken

RAK-PB: Parlamentsbibliotheken

RAK-Musik

RAK-Karten

RAK-NBM: Nichtbuchmaterial

RAK-UW: unselbstständig erschienene Werke

RAK-AV : audiovisuelle Medien

Bald ergaben sich Diskussionen über die Tauglichkeit der RAK für die OPACs. Die Terminologie schien nicht zu passen. Eigene Regeln wurden gefordert. Die RAK war nicht auf die Erstellung der verschiedenen Indices in einem Online-System ausgerichtet.
Münnich, Monika ; Zillmann, Hartmut: RAK für Online‑Kataloge ‑ eine Standortbestimmung. In: Bibliotheksdienst 28 (1994) Nr. 9, S. 1421‑1425

Seit 1998 wird von der Arbeitsgruppe Formalerschließung (AGFE) an einer weiteren Fassung der RAK (Arbeitstitel RAK2) gearbeitet, die eine stärkere Ausrichtung auf Online-Kataloge, eine bessere Verträglichkeit mit anderen internationalen Normen, vor allem mit den AACR2, größere Vereinfachungen, Kompatibilität mit Altdaten und eine verstärkte Wirtschaftlichkeit bringen soll.
Henze, Gudrun: Weiterentwicklung der RAK. In: Dialog mit Bibliotheken 13 (2001) Nr. 2, S. 10‑16
,
Münnich, Monika: Deutsche Katalogregeln auf dem Weg ins 21. Jahrhundert : RAK auf dem Weg zu Internationalität und Online‑Operabilität. In: International Federation of Library Associations and Institutions (Veranst.): 65th IFLA Council and General Conference (Bangkok 1999). – URL: http://ifla.inist.fr/IV/ifla65/papers/103‑131g.htm (13.3.2001)
,
Münnich, Monika: Reform der Regeln im Hinblick auf Migration und Globalisierung : Ergebnisse der Arbeitsgruppe Formalerschließung. In: Bibliotheksdienst 32 (1998) Nr. 8, S. 1382‑1395
,
Münnich, Monika: Sachstandsbericht der Arbeitsgruppe Formalerschließung : auf neuesten Stand gebracht nach den Arbeitsergebnissen der letzten Sitzung der AGFE am 18./19. Juni 1999. In: Bibliotheksdienst 33 (1999) Nr. 8, S. 1313‑1324

Entscheidungen werden in der Konferenz für Regelwerksfragen getroffen, der alle deutschen Verbünde, die Sektion der öffentlichen Bibliotheken, sowie Vertreter aus Österreich und der deutschen Schweiz angehören.

An Normdateien gibt es die GKD (Gemeinsame Körperschaftsdatei), die PND (Personennamendatei) und die SWD (Schlagwortnormdatei) für die Sacherschließung. In TITAN, einer von der Universitätsbibliothek Tübingen und „Der Deutschen Bibliothek“ erstellten Datenbank, werden Einheitssachtitel der Antike erfasst.
Münnich, Monika: German authority work and control. In: Authority control in the 21th century : an invitational conference (1996). – 1996. – URL: http://www.oclc.org/oclc/man/authconf/muennich.htm (13.3.2001)

MARC
Das Standardformat MARC (Machine Readable Cataloging) wurde von 1965-1968 von der Library of Congress und unabhängig davon vom Council of the British National Bibliography für die Britische Nationalbibliografie (BNBMARC) entwickelt. 1968 wurden beide Projekte zu MARC II zusammengeführt. Weil beide Staaten verschiedene Felder benötigten, blieben die 2 Versionen bestehen (USMARC, UKMARC). Daneben entstanden noch andere nationale Formen (z.B. CAN/MARC in Kanada, JAPAN/MARC in Japan, ANNAMARC in Italien, MalMARC in Malaysien). Mitte der 90er Jahre gab es bereits ca. 50 verschiedene MARC-Formate.

Um die Konversion zu erleichtern, erstellte die IFLA 1977 UNIMARC. Auch UNIMARC wird von vielen Institutionen als internes Datenformat verwendet. Plassard und Ratthei stellten 1998 durch die Aussendung von Fragebögen fest, dass UNIMARC weltweit von 50 Institutionen benützt wurde,10 weitere planten, es in den nächsten drei Jahren einzuführen.
Plassard, Marie‑France ; Ratthei, Stephanie: International list of UNIMARC users and experts. In: International Federation of Library Associations and Institutions (Hrsg.): IFLA Universal Bibliographic Control and International MARC core programm (UBCIM). 1999. – URL: http://www.ifla.org/VI/3/p1996‑2/iluue.htm (17.7.2001)
UNIMARC wird unter anderem für die italienische Nationalbibliografie (Bergamin in
Plassard 1991, siehe Fußnote 223
), für Sondersammlungen in Portugal (Cabral in
Plassard 1991, siehe Fußnote 223
) und im ehemaligen Jugoslawien (Willer in
Plassard 1991, siehe Fußnote 223
) verwendet.

Damit die Buchindustrie die Möglichkeit hat, am gemeinsamen Standard teilzunehmen, wurde er ihren Bedürfnissen entsprechend erweitert. Brownrigg und Butler beschreiben das Projekt des Memex Research Instituts, das einen Vorschlag für die Erweiterung des Standards zu MARC III für die Erstellung von elektronischen Büchern und die Konversion von gedrucktem Material in elektronisches entwickelt.
Brownrigg, Edwin ; Butler, Brett: An electronic library communication format : a definition and development proposal for MARC III. In: Library Hi Tech 8 (1990) Nr. 3, S. 21‑26

Die MARC-Formate bestehen aus Feldern mit numerischen Kategoriebezeichnungen (Tags).
Library of Congress: What is a MARC record, and why is it important? In: Understanding MARC Bibliographic : machine‑readable cataloging. 1999. Tl. I‑IV. – URL: http://lcweb.loc.gov/marc/umb/um01to06.html (31.1.2001)
Die Felder werden in Unterfelder (Subfields) eingeteilt, die durch bestimmte Codes gekennzeichnet sind. Durch Indikatoren, meist numerische, können die Felder näher definiert werden. Daneben gibt es variable Kontrollfelder ohne Unterfelder und ohne Indikatoren.

Allgemeine Informationen wie das Erscheinungsland oder die Sprache werden codiert.

Im MARC-Format gibt es verschiedene Spezifikationen für die verschiedenen Materialien.

Books (BK) specifications

Computer files (CF) specifications

Maps (MP) specifications

Music (MU) specifications

Serials (SE) specifications

Visual materials (VM) specifications

Mixed materials (MX) specifications

Der Vereinheitlichung der Inhalte dienen gemeinsame Normdateien (authority files). Normdaten gibt es nicht nur für Personen und Körperschaften, sondern z.B. auch für Einheitssachtitel und Serientitel.

Die Revision und Ausweitung des Formats obliegt dem MARBI (Machine-Readable Bibliographic Information Commitee) der ALA (American Library Association) und dem US MARC Advisory Comittee.
MAB
MAB, das „Maschinelle Austauschformat für Bibliotheken“, wurde 1972 zunächst für die Erstellung von Nationalbibliografien konstruiert (MAB1). 1995 wurde das MAB-Format stark erweitert (MAB2) um als Austauschformat zwischen den Verbünden zu dienen. Die 2. Aufl. von MAB2 erschien im April 1999. Sie enthält unter anderem Erweiterungen für die Katalogisierung von Computerdateien.
Henze, Volker: MAB2‑Zeichenvorrat und –codes: Erweiterung von MAB2 für Elektronische Publikationen; Sitzung des MAB‑Ausschusses am 28. März 1996. In: Bibliotheksdienst 30 (1996) Nr. 6, S. 1083‑1087

Für die einzelnen Bereiche der Online-Katalogisierung gibt es verschiedene Formate:

MAB-TITEL für bibliografische Daten

MAB-PND für Personennamen

MAB-GKD für Körperschaftsnamen

MAB-SWD für Schlagwörter

MAB-Lokal für Lokaldaten

Daneben existieren noch zwei provisorische Formate:

MAB-ADRESS für Adressen

MAB-NOTAT für Klassifikations- und Notationsdateien

Die Weiterentwicklung und Revision des MAB-Formats wird vom MAB-Ausschuss durchgeführt. An ihm nehmen alle wichtigen Einrichtungen des deutschen Bibliothekswesens teil, die Leitung hat „Die Deutsche Bibliothek“.
Zusammenfassung
Um die von Bibliotheken gesammelten Dokumente den Benutzerinnen zur Verfügung zu stellen, ist die Erschließung dieser Dokumente wichtig. Nachdem zunehmend Dokumente - oder eigentlich Informationen - gesucht werden, die in nicht gedruckter Form vorliegen, müssen auch diese erschlossen werden. Die Benutzerinnen wollen auf einfache Weise präzise und umfassend die Informationen, die sie benötigen. Es ist ihnen wesentlich, schnell und unkompliziert über die Informationen zu verfügen, nicht, in welcher Form sie an welchem Ort der Welt „gelagert“ werden. Das zwingt die Bibliotheken der Zukunft dazu, umfassende Kataloge zu erstellen. Ein wichtiges Hilfsmittel dazu sind Standards, die breite Anwendung finden und einfache computertechnische Überführungen von einen Standard in den anderen ermöglichen. Die vorhandenen Standards sind in vielfacher Weise nicht ideal. Die Regelwerke richten sich trotz vielfacher Überarbeitungen noch immer zu sehr an den Katalogkarten aus. Doch neue Medien, in denen die Kataloge erstellt werden in Kombination mit neuen Möglichkeiten verlangen eine neue Form des Katalogs und damit verbesserte Standards.

Die Austauschformate treten in Konkurrenz mit der Erschließung durch Metadaten. Die Metadaten haben wiederum nicht die Ausgereiftheit von bibliothekarischen Regelwerken. Die Standards müssen laufend weiterentwickelt und angepasst werden. Für die einzelne Formalerschließerin ist es daher nicht nur wichtig, die in ihrem Bereich angewandten Standards zu beherrschen, sondern zumindest die Grundzüge der genannten internationalen Standards und das Prinzip, das ihnen jeweils zugrunde liegt.