Dokumentenaustausch über das Internet

In den bisherigen Artikeln dieses Heftes wurde über die generellen Möglichkeiten und die konkreten Ausprägungen von Electronic Mail an der Humboldt-Universität geschrieben. Dabei stand hauptsächlich das "Wie" des Versendens oder Empfangens einer Mail im Mittelpunkt. Ebenso wurde darüber berichtet, daß es möglich ist, wenn auch in den einzelnen Mail-Systemen meist unterschiedlich, einem "Brief" eine entsprechende "Anlage" beizugeben. Beim Versenden der Anlage ist man natürlich an dieselben Konditionen gebunden wie bei der Mail selbst, auch hier kann nur
7-bit-ASCII-Zeichensatz übertragen werden. Genau das stellt für viele das Problem dar.

Während bei der "gelben Post" das Papier das Medium der Darstellung ist und dadurch auch die Form bestimmt wird, ergeben sich bei der elektronischen Post weit mehr Möglichkeiten. Daten, Text, Sprache, einfache Bilder, Bewegtbilder und nahezu jede Kombination der einzelnen Formen sind prinzipiell übertragbar. Dabei stellt das "Wie" des Übertragens das eine - nicht immer leicht zu lösende - Problem und das unverfälschte Empfangen mindestens ein zweites ebenso wenig befriedigend gelöstes Problem dar. In dem nachfolgenden Artikel wollen wir uns jedoch zunächst nur auf den Austausch von Dokumenten, die in Schriftform vorliegen, beschränken. Wo liegen hier die Probleme?

Problembeschreibung

Im wesentlichen sind es drei Fragen, die jeder für sich zu beantworten hat, um dann die vermeintlich günstigste Form des Dokumentenaustausches auszuwählen.

Zur Diskussion des Dateiformates

Der Leser könnte meinen, daß für ihn auf den ersten Blick die Diskussion von Dateiformaten nicht von Bedeutung ist, denn den Autor interessiert hauptsächlich das Textverarbeitungssystem, das er benutzen kann, um das Dokument zu erzeugen. Da man jedoch mit unterschiedlichen Textverarbeitungssystemen in vielen Fällen auch unterschiedliche Dateiformate erzeugen kann, ist es zwingend, sich mit den Grundcharakteristiken der Formate zu beschäftigen.

Bei der Wahl des Formates der Dokumente sollten mindestens folgende Aspekte berücksichtigt werden:

Nachfolgend werden die gebräuchlichsten Formate unter dem Aspekt des Dokumentenaustausches betrachtet:

Die Betrachtung der verschiedenen Formate zeigt, daß keines allen Anforderungen gerecht wird und somit ein Kompromiß gefunden werden muß. Dabei sind einerseits die Anforderungen an das Dokument zu berücksichtigen, das sind Fragen, ob Bilder und Grafiken oder mathematische Formeln vorhanden sind, und welche Rolle das Aussehen (Layout) für das Dokument spielt. Andererseits sind aber auch die technischen Möglichkeiten und die Bedürfnisse der Empfänger zu sehen.

Empfehlungen

Empfehlungen zu geben auf einem Feld, was häufig genug als Beispiel der rasanten technischen Entwicklungen angeführt wird, ist äußerst schwierig. Es stellt in gewissem Sinne nur eine Momentaufnahme dar, die sich vielleicht schon am Ende dieses Jahres überholt hat. Bei der Nutzung von Elektronic Mail hat sich der MIME-Standard (Multipurpose Internet Mail Extension) herausgebildet. Zur Unterstützung von MIME gibt es für alle Plattformen Programme, beginnend mit einfachen Kodierungs-/Dekodierungsprogrammen, bis zu leistungsfähigen und bedienerfreundlichen Mail User Agents (MUA) (Eudora für PC/Macintosh, Pegasus für PC, Pine für UNIX/PC, Z-Mail PC/Macintosh/UNIX). Diese Programme übernehmen es in der Mehrzahl der Fälle, die abgehende Mail zu kodieren und die empfangene Mail zu dekodieren. Dabei sind intelligente Programme in der Lage, auch unterschiedliche Kodierungsarten zu erkennen und sich entsprechend darauf einzustellen. Damit wäre das eingangs beschriebene Problem im wesentlichen gelöst. Leider steckt die Schwierigkeit im Detail und die Entwicklung hier erst am Anfang. Der Standard beginnt sich zu etablieren, ohne daß er schon überall realisiert wäre. Die einzelnen Mailoberflächen versprechen häufig, daß sie mit dem MIME-Standard konform sind, ohne es tatsächlich auch in jedem Detail zu sein. Wir müssen uns also sicher noch eine Zeit gedulden und bis dahin mit kompromißbehafteten Übergangslösungen begnügen.

Fassen Sie die nachfolgenden Ausführungen deshalb lediglich als Orientierung für ein Herangehen auf.

Sicher ließen sich weitere Empfehlungen formulieren, jedoch ohne einen höheren Grad der Verbindlichkeit erzielen zu können. Eines sollte jedoch nicht nur zum guten Ton, sondern zur Pflicht gehören, daß mit dem verschickten Dokument auch eine Angabe zum Dateiformat und zum Kodierungsverfahren gegeben wird. Der Empfänger wird es Ihnen danken.

Lothar Wendroth
Peter Schirmbacher