WWW als Arbeitsinstrument der Verwaltung

Mit dem Beginn der Vernetzung der PCs der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung der Humboldt-Universität zu Berlin war zu entscheiden, ob damit zugleich ein Zugang zum World Wide Web (WWW) ermöglicht werden sollte. Nach gründlicher Diskussion dieser Fragestellung in der Steuerungsgruppe “Verwaltungsnetz" wurde entschieden, dieses zu tun, wobei der Hauptgrund für diese Entscheidung darin zu sehen ist, daß das WWW sicher das modernste Kommunikationsmittel derzeit ist, und daß seine Vorteile von allen “Vernetzten" natürlich für die Erfüllung der Arbeitsaufgaben genutzt werden sollen. Dabei wurde keineswegs die Gefahr übersehen, daß das WWW auch zu anderen als den arbeitsmäßigen Zwecken dienen kann.

Neben dem uneingeschränkten Zugang aller “Vernetzten" zum weltweiten Netz wurde ein eigener WWW-Server für die Verwaltung der Humboldt-Universität zu Berlin installiert, der nur für die Verwaltungsmitarbeiter/innen zugänglich ist. Dieser Server, dessen inhaltlicher Aufbau in Abb. 1 zu sehen ist, wurde erforderlich, da datenschutzrechtliche Erfordernisse den weltweiten Zugang zu den dort befindlichen Informationen einschränken. Ein solch beschränkter Zugang zu WWW-Servern ist im übrigen eine durchaus gängige Praxis, die man überall im Netz antrifft.

Die auf diesem Server installierten Informationen verstehen sich insofern als interne Arbeitsinstrumente für die Verwaltung der Humboldt-Universität zu Berlin, wobei im Einzelfall auch Entscheidungen zu einem universitätsweiten Zugang getroffen wurden bzw. noch zu treffen sind.

Es würde den Rahmen dieses Beitrages sprengen, wenn versucht würde, auf alle Informationen dieses Servers einzugehen. Insofern werden im folgenden nur einige Beispiele herausgegriffen, deren Nachahmung an anderen Universitäten und Hochschulen zu empfehlen ist.

Ein solches Beispiel, das sicher auch an anderen Universitäten und Hochschulen ständig Probleme bereitet, ist das Telefonverzeichnis. Die Spezifik der Erneuerung der Humboldt-Universität zu Berlin nach der Wende, die mit Sicherheit auch an allen anderen Hochschuleinrichtungen in den neuen Bundesländern durch eine enorme Dynamik gekennzeichnet ist, führte zu der Überlegung, das Telefonverzeichnis der Universität auf dem WWW-Server der Verwaltung anzubieten. Dieser Dienst wurde zugleich mit einer Suchfunktion ausgestattet, die es innerhalb weniger Sekunden ermöglicht, bei Kenntnis des Namens den jeweiligen Telefonanschluß zu ermitteln. Der Hauptvorteil dieses Dienstes besteht jedoch in der relativ unkompliziert zu gewährleistenden Aktualität des Telefonverzeichnisses. Man muß nunmehr nicht mehr alle Änderungen umständlich in den schriftlich vorliegenden Telefonverzeichnissen selbst vornehmen, sondern kann sich getrost darauf verlassen, daß die zuständige Abteilung die tägliche Aktualität über den WWW-Server der Verwaltung sichert. Hierin liegt zugleich eine Hauptursache für die Akzeptanz oder Nichtakzeptanz durch die zugangsberechtigten Mitarbeiter/innen. Nur wenn auch tatsächlich die tägliche Aktualisierung erfolgt, nutzt man diesen Dienst auch. Im Falle der nicht ausreichenden Aktualität geht man schnell wieder dazu über, das einmal pro Jahr erscheinende Universitätsverzeichnis, das ja alle Mitarbeiter/innen der Universität mit Namen und Telefonnummer enthält, zu benutzen.

Entsprechende Statistiken über die Zugriffszahlen auf diesen und natürlich auf die anderen Dienste liegen vor, und es ist eine erfreulich zunehmende Tendenz erkennbar.

Ein weiteres Beispiel für die Nutzung dieses Servers ist das in diesem Fall zum Teil universitätsweite Angebot von elektronischen Vordrucken und Formularen. Mit diesem Dienst werden nach Zuständigkeiten geordnet eine Reihe elektronischer Formulare angeboten, die, wie gesagt, teilweise universitätsweit genutzt werden können. Ein aus diesem Angebot herausgegriffenes Beispiel sind die an der Universität gebräuchlichen Kopfbögen, die in diesem Falle als Grundmuster mit dem Logo der Universität angeboten werden. Beim klicken auf die entsprechende Datei öffnet sich automatisch Winword, und es erscheint auf dem Bildschirm der gewünschte Kopfbogen. Dieser kann nun auf die Festplatte heruntergeladen und für die tägliche Verwendung gestaltet und genutzt werden. Unter Gestaltung ist hierbei die Hinzufügung der betreffenden Struktureinheit zu verstehen, die vom Bearbeiter bzw. der Bearbeiterin selbständig vorgenommen werden kann. Diese Art und Weise der elektronischen Bereitstellung häufig gebrauchter Vordrucke hat den klaren Vorteil einer schnellen und kostengünstigen Verfügbarkeit. Auch erforderliche Änderungen, die beispielsweise durch den Wechsel von einer Präsidentin zu einem Präsidenten der Humboldt-Universität zu Berlin kürzlich erforderlich wurden, können zentral elektronisch vorgenommen werden, und es ist nicht mehr notwendig, den Neudruck von üblicherweise größeren Mengen von Vordrucken zu veranlassen.

Diese Vorteile elektronischer Formulare führen dazu, daß eine Teilprojektgruppe der Steuerungsgruppe “Verwaltungsnetz" bemüht ist, das Angebot an solchen oft benutzten Vordrucken und Formularen ständig zu erweitern.

Das letzte Beispiel für die WWW-Nutzung in der Verwaltung in diesem Beitrag ist die elektronische Bereitstellung von Leitungsinformationen, auf die an anderer Stelle noch ausführlicher eingegangen wird.

Die Leitung der Universität wurde naturgemäß periodisch mit schriftlichen Informationen aus den Abteilungen der Verwaltung und den Zentraleinrichtungen versorgt. Diese Informationen waren und sind sehr umfangreich, und es wurden in der Regel monatlich erhebliche Papiermengen erzeugt und auf dem Postwege der Universitätsleitung zur Auswertung und Verwendung zugestellt. Dieses recht aufwendige Verfahren führte im Zusammenhang mit der fortschreitenden Vernetzung zu der Überlegung, erstens diese Informationen elektronisch zu standardisieren, d.h. sie in eine nutzerfreundliche und vor allem anschauliche Form zu bringen, und zweitens diese Informationen auf dem WWW-Server der Verwaltung zugänglich zu machen. Die Realisierung dieser Überlegungen mündete in einem Punkt “Leitungsinformationen".

Wie bei der Schilderung der elektronischen Bereitstellung des Telefonverzeichnisses bereits angesprochen, sind alle Vorteile der Nutzung des WWW in der Verwaltung der Humboldt-Universität zu Berlin nur so gut, wie die Informationen aktuell sind.

Die Umsetzung dieser Erkenntnis erfordert deshalb zugleich ein enges Zusammenwirken zwischen den Abteilungen der Verwaltung, den Zentraleinrichtungen und der im Rechenzentrum existierenden Abteilung “EDV-Organisation und Projektierung in der Verwaltung". Weiterhin bringt die Nutzung der elektronischen Dienste im WWW auch Umstellungen in bisher üblichen Arbeitsweisen und zugleich erhebliche Weiterbildungserfordernisse mit sich.

Alles zusammengenommen jedoch zeigt ganz klar, daß eine moderne Universitätsverwaltung heutzutage nicht mehr ohne die Nutzung solcher elektronischen Dienste auskommt.

Frank Eveslage
Vizekanzler und Leiter der Haushaltsabteilung
E-Mail: frank=eveslage@uv.hu-berlin.de


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