Vernetztes Präsidialamt - Erfahrungsbericht und Ausblick

Das Präsidialamt war der erste Verwaltungsbereich der Humboldt-Universität, der komplett vernetzt wurde. Neben Mitgliedern der Universitätsleitung sind 30 Mitarbeiter am Netz, damit 90% des Personalbestandes. Dies war kostenintensiv im Hinblick auf Hardware, Software und die erforderliche Weiterbildung der Mitarbeiter. Es war, da die Umsetzung schrittweise erfolgte und von sehr unterschiedlichen Voraussetzungen der Mitarbeiter ausging, eine Investition in die Zukunft, deren Nutzen bereits jetzt erkennbar ist. Die Vernetzung ermöglichte allgemeine Kommunikation durch E-Mail, gemeinsame Vorgangsbearbeitung, gemeinsame Nutzung von Datenbanken und Nutzung von Dateien im Netz. Die Vorteile der praktischen Arbeit liegen im wesentlichen auf drei Ebenen: Entlastung von unproduktiven Tätigkeiten, Zeit- und Materialersparnis. Der eigentliche Fortschritt besteht jedoch in der Umstellung von Arbeitsabläufen. Mit der Vernetzung wurden Aufgabenprofile verändert, wurden Teamlösungen eingeführt, die perspektivisch hin zu Arbeitsstrukturen führen können, in denen hierarchische Ordnungen hinter gemeinsamer Arbeit zurücktreten. Dies meint nicht nur ganz augenfällig die manuelle Schreibarbeit aller, die ihre Mails beantworten, sondern die Schaffung von DV-Lösungen, bei denen die inhaltliche Verantwortung des Vorgesetzten nicht losgelöst von der praktischen Durchführung des Bearbeiters denkbar ist.

Die größten Fortschritte wurden gemacht, wenn die DV-Nutzungen mit einer ziel- und anwenderorientierten Aufgabe für einen definierten Nutzerkreis eingeführt wurden. In der Phase der Projektierung ergab sich die Notwendigkeit, Arbeitsprozesse und DV-Möglichkeiten aufeinander abzustimmen. Bei der Einführung von Lösungen konnten die fortgeschrittenen DV-Nutzer im Rahmen ihrer Möglichkeiten den anderen Hilfestellungen geben. Eine regelmäßige Unterstützung durch die Kompetenz des Rechenzentrums ist unverzichtbar, weil auch der Mitarbeiter mit durchschnittlichen DV-Kenntnissen kaum so weit in die Tiefe der Programme eindringen kann, daß er auftretende Probleme schnell zu lösen vermag. Die Zusammenarbeit mit dem Rechenzentrum war auch an anderer Stelle unverzichtbar: Nur die Kommunikation zwischen dem späteren Anwender und den DV-Experten ermöglicht es, zu sinnvollen Lösungen zu kommen.

Im folgenden sollen kurz die Hauptanwendungen und einzelne spezifische Probleme benannt werden.

Die Verbesserung der Möglichkeiten und der Effizienz der Kommunikation innerhalb des Bereichs und mit anderen Netznutzern durch E-Mail liegt auf der Hand. Dies ist wahrscheinlich die elementarste Form der Netznutzung, wobei jedoch schon hier nicht übersehen werden kann, daß die Einführung des neuen Mediums nur schrittweise bisherige Verfahren ablöst. Es besteht das Bedürfnis fort, Nachrichten entweder ausgedruckt aufzuheben oder in größerem Umfang zu speichern.

Obwohl die elektronische Vorgangsbearbeitung leichter handhabbar zu sein scheint als die gemeinsame Arbeit beispielsweise an Datenbanken, wird sie vergleichsweise weniger genutzt. Anwendung findet sie beispielsweise bei “Mitzeichnungsverfahren". Neben dem traditionellen Umlauf von Papier werden Dateien im Entwurfsstadium ausgetauscht und bis zur Unter-schriftsreife fertiggestellt. Der gemeinsamen Vorgangsbearbeitung sind Grenzen gesetzt, wenn nicht alle Beteiligten am Verfahren selbst ans Netz angeschlossen sind.

Große Fortschritte wurden durch die gemeinsame Erstellung und Nutzung von Datenbanken gemacht. Mit erheblicher Unterstützung des Rechenzentrums wurden Programme und Datenbankmodelle installiert, welche es ermöglichen, Datenbanken mit einer gemeinsamen Verantwortung zu bearbeiten und diese auch an verschiedenen Stellen zu nutzen. Nachdem zunächst erhebliche Mehrarbeiten bei der Definition der Datenbankstruktur und der folgenden Aufarbeitung der Daten, zurück bis ins Jahr 1990, angefallen waren, beginnen sich die Ergebnisse der Arbeit nun deutlich auszuzahlen. Persönliche Gedächtnisleistungen und intensives Suchen werden durch zielgerichtete Recherche ersetzt. Die fortlaufende Pflege der Datenbank steht in keinem Verhältnis zu der ansonsten anfallenden Arbeit bei der Suche oder der ständig neuen Erhebung dieser Daten. Bei der Erstellung der Datenbanken wurde darauf geachtet, daß Daten nach Möglichkeit nur einmal eingegeben werden und dann in verschiedenen Anwendungen, z.B. in Textverarbeitung für Serienbriefe, genutzt werden können. Dies entlastet von viel einfacher Arbeit und sichert, daß die verwendeten Daten auch korrekt sind. Folgende Datenbanken wurden aufgebaut: “Wissenschaftler und ihre Forschungsgebiete" (150 Datensätze) und Zentraler Adreßpool (2500 Datensätze) im Referat Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, “Professorenstellen und ihre Besetzung" (520 Datensätze) sowie “Gremienbeschlüsse" (2300 Datensätze) im Gremienreferat. Eine Datenbank für das Akademische Auslandsamt ist in der Erprobungsphase.

Neben der unmittelbaren Verbesserung der eigenen Arbeit besteht ein Ziel verschiedener Anwendungen darin, vorhandene Informationen perspektivisch auch für weitere Nutzer zu öffnen. Die Datenbank “Professorenstellen und ihre Besetzung" wird in Teilen im Leitungsinformationssystem genutzt, Teile der Datenbank “Beschlüsse zentraler Gremien" sollen perspektivisch auch in Fakultäten und Fachabteilungen und Zentraleinrichtungen abrufbar sein. Informationen sollen so gesammelt, aufbereitet und anderen angeboten werden, daß Nutzer sich - bis zu einer im Einzelfall zu definierenden Grenze - selbst Zugang zu ihnen verschaffen können. Beispielsweise heißt das, nicht nur der Überblick über Gremienbeschlüsse ist an verschiedenen Stellen vorhanden, sondern die Texte sind bereits jetzt elektronisch abrufbar. Die langfristig vorbereitete Verfügbarkeit von Texten im WWW, beispielsweise der Protokolle des Akademischen Senats seit Anfang 1991, ist eine wesentliche Voraussetzung dafür (und könnte in manchem Büro auch den Umfang der Ablage reduzieren).

Um den Papier- und Kopieraufwand weiter zu reduzieren, sollen perspektivisch bestimmte Dokumente für definierte Nutzerkreise nur noch in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden, insbesondere wenn es sich um Routineversendungen handelt, die für den Empfänger von geringem Interesse sind. Aber auch wenn der Kopieraufwand sinkt, es werden neue Anforderungen an die DV gestellt.

Die technischen Voraussetzungen waren erfreulich schnell geschaffen, Umstellungen in der Arbeitsweise nehmen - einschließlich der notwendigen Weiterbildungen - offensichtlich mehr Zeit in Anspruch. Die größten Probleme ergaben sich aus dem unterschiedlichen Kenntnisstand der Anwender sowie der unterschiedlichen Einbindung in gemeinsame Arbeit im Netz. Es ist zu früh, um umfassende Erfahrungen darzustellen. Eine offene Frage bleibt beispielsweise, ob überquellende Mailboxen möglicherweise als schwächeres Druckmittel wirken als sich türmende Aktenberge. Doch die bereits jetzt bestehende Abhängigkeit vom Netz zeigt sich besonders plastisch, wenn Probleme auftauchen, was glücklicherweise selten geschieht.

Andreas Kreßler
Leiter des Präsidialamts
E-Mail: kressler@uv.hu-berlin.de


Was habe ich vom Verwaltungsnetz - vielleicht mehr als von Fax und Telefon: Es schickt Nachrichten und Dokumente blitzschnell (so es die “Knoten" wollen) an den Adressaten und schont gleichzeitig dessen und meine Nerven, indem es viele lästige Telefonate überflüssig macht. Und wenn es sein muß, lassen sich hunderte von Leuten gleichzeitig erreichen. Auch der Baumbestand dürfte viel vom Verwaltungsnetz haben: Bei der Abstimmung von Papieren fast jedweder Art und der laufenden Aktualisierung verschiedener Datenbestände spart das Verwaltungsnetz Unmengen an Papier. Vielleicht gibt es auch bald ein “Gremiennetz", aus dem die Unterlagen für jedes Gremienmitglied sofort und in der aktuellen Version verfügbar wären?

Manuela Urban
Referentin des Präsidenten