LIS - Leitungsinformationen an der HU

Wer die Information hat, hat die Macht. Entscheidungen sind qualifiziert nur auf ausreichender Informationsgrundlage zu treffen. Informationsvergabe schafft Transparenz und Überprüfbarkeit. Informationen werden immer häufiger zeitnah benötigt. Wenn sie erst durch hektische Betriebsamkeit bei bestmöglicher Annäherung an das Problem erhoben werden müssen, kann es für den konkreten Zweck bereits zu spät sein oder das Ziel der Erhebung verfehlt werden.

Unter dem schillernden Mantel des “Leitungsinformationssystems" können sich die verschiedensten Vorstellungen verbergen, einschließlich der Annahme, durch die Darstellung und Verknüpfung aller entscheidungsrelevanten (oder überhaupt aller) Informationen würde sich die einzig mögliche Strategie und Taktik für Problemlösungen ableiten. Dieser idealistische Ansatz wurde aus gutem Grund bei der Diskussion um die Einführung eines Leitungsinformationssystems nicht gewählt. Vielmehr hat sich das Bedürfnis nach seiner Einführung aus der täglichen Erfahrung, dem mühsamen Zusammenklauben von Daten und der Agonie von Erklärungsversuchen über das Zustandekommen unterschiedlicher Antworten auf die (vermeintlich) gleichen Fragen entwickelt.

Die Diskussion um das LIS wurde auf elementarer Ebene begonnen. Die Fachabteilungen der ZUV und die Zentraleinrichtungen der HU wurden gebeten, die Informationen zusammenzustellen, von denen sie annahmen, sie seien für die Leitung und für die Öffentlichkeitsarbeit von Interesse. Dieser Versuch zeitigte einige Ergebnisse, führte jedoch nicht zum Erfolg. Erst in einem zweiten Schritt gelang es, durch die Angebote der Einrichtungen und die Formulierung konkreter Fragen eine Datenstruktur zu entwickeln, die Grundlage für weitere Überlegungen werden konnte.

Im Prozeß dieser Diskussion wurden folgende Prämissen und Anforderungen an das LIS formuliert:

Bei der Entwicklung des LIS gab es durchaus positive Überraschungen. In einzelnen Bereichen wurden und werden einschlägige Daten so regelmäßig erhoben und elektronisch fortgeschrieben, daß sie lediglich in das LIS überzugehen brauchen (Studierendenzahlen mit ihren verschiedenen Zuordnungen, Professorenstellen und ihre Besetzung, Statistiken der Rechtsstelle, Mittelabfluß, Drittmittelstatistiken, Buchbestände und Ausleihen usw.). In anderen Bereichen war es ausgesprochen schwer, das Bewußtsein zu wecken, daß es notwendig ist, die Daten bereitzustellen. Insgesamt zeigten sich große Unterschiede in der DV-Kompetenz zwischen den beteiligten Einrichtungen. Wesentlich wird der Erfolg des Unternehmens davon abhängen, ob es gelingt, die Daten regelmäßig zu aktualisieren. Dazu ist Vorsorge getroffen worden, daß in den Darstellungen selbst die Termine der letzten Aktualisierungen und das Bearbeiterzeichen erscheinen. Der Nutzer soll die Möglichkeit erhalten, unkompliziert mit demjenigen in Kontakt zu treten, der die Daten erhebt (und erklären kann). Davon sollten beide Seiten profitieren.

Obwohl in der Universität weitgehend einheitlich Standardsoftware verwendet wird, machte die Einbeziehung verschiedener Nutzer auch Überlegungen hinsichtlich der zu verwendenden Software erforderlich. Ziel war es, den Zugang zu den Informationen durch möglichst wenige und allgemein verbreitete Programme zu ermöglichen. Die Entscheidung fiel auf HTML und EXCEL. Die Nutzung von HTML und damit der WWW-Plattform bot die Möglichkeit, die Informationen, die im HU-WWW angeboten werden, zu integrieren. Durch das Setzen von Links wird auf bestehende Darstellungen zurückgegriffen, ein Aktualisieren von Daten an mehreren Stellen ist nicht erforderlich. EXCEL war zu verwenden, da unter diesem Programm die meisten statistischen Daten dargestellt werden. Die Statistiken und Übersichten sind bequem über Schaltflächen erreichbar.

Das LIS befindet sich weiterhin in der Erprobungsphase. Nachdem zunächst nur ein kleiner Nutzerkreis Zugang hatte, sind seit wenigen Wochen alle Fachabteilung mit Netzzugang ans LIS angeschlossen. Nach der Präsentation des Systems sollen die für die Datenerhebung und Darstellung Verantwortlichen nun auch durch die Kenntnisnahme anderer Angebote ihre eigene Darstellung kritisch überprüfen können. Sobald dies abgeschlossen ist, folgt eine Präsentation in der Universitätsleitung, nach der die Daten und deren Darstellung verbindlich festgelegt werden.

Die Erfahrungen der Arbeit am LIS zeigen, daß es häufig sehr schwierig ist, von tagesaktuellen Informationsbedürfnissen losgelöst übergreifende Datenstrukturen für eine kontinuierliche Erhebung zu definieren. In diesem Zusammenhang muß akzeptiert werden, daß das LIS nicht in der Lage ist, sämtliche denkbaren Einzelinformationen zu liefern oder beliebige Fragen zu beantworten. Es verschafft schnell grundsätzliche Daten über die Universität, wirft aber wahrscheinlich, zumindest in einer ersten Phase, mehr Fragen auf als es Antworten gibt. Die Verfügbarkeit von Informationen und die abgeleiteten Fragen selbst sollten helfen, die tägliche Arbeit transparenter und bewußter zu gestalten.

Andreas Kreßler
Leiter des Präsidialamts
E-Mail: kressler@uv.hu-berlin.de

Doris Günther, RZ
E-Mail: doris=guenther@rz.hu-berlin.de