Das Telefonbuch der HU - Papier oder Mausklick

Stellen Sie sich vor, Sie suchen die Telefonnummer, die E-Mail-Anschrift oder den Sitz eines Professors der HU. Dann haben Sie folgende Möglichkeiten:

- und wenn Sie Pech haben, verfügen Sie am Ende über sieben verschiedene Telefonnummern und drei verschiedene Anschriften, zwischen denen Sie sich dann entscheiden müssen.
Jeder Außenstehende wird meinen, daß es überflüssig sei, mehrere Verzeichnisse akribisch, mit viel persönlichem Engagement und natürlich viel dv-technischer Unterstützung zu pflegen.
Das ist richtig, aber wie baut man ein einheitliches Verzeichnis für die gesamte Universität auf und verändert dabei langsam gewachsene organisatorische Strukturen? Wie überführt man die einsame Datensammelei in wirkungsvolle Team-Arbeit? Wie teilt man die Pflege von Teildatenbeständen zwischen zentraler und dezentraler Verwaltung sinnvoll auf? Wie realisiert man organisatorisch und technisch den gemeinsamen Zugriff auf einen zentralen Datenbestand? Wie schützt man einen zentralen Datenbestand mit dezentralen Zugriffen vor Mißbrauch?
Eine durchdachte organisatorische Lösung ist die wichtigste Voraussetzung für ein solches Unternehmen.

Zugleich ist in der Verwaltung nichts schwieriger durchzusetzen als die Umstellung der Organisation.

Die Rolle des Rechenzentrums

Viele der obengenannten Verzeichnisse werden mit Hilfe von DV-Lösungen gepflegt. Das Rechenzentrum als zentrale Einrichtung mischt bei der Betreuung fast jeder dieser Lösungen mit. Der Gedanke, eine solch uneffektive Arbeitsweise selbst zu unterstützen, bereitete uns soviel Unbehagen, daß sich eine interne Arbeitsgruppe gründete, die zunächst Ideen sammelte, wie ein Prozeß der Verzeichnisreduzierung in Gang kommen könnte. (Es sei daran erinnert, daß es auch Verzeichnisse anderer Art an der Universität gibt, über die es sich nachzudenken lohnt.)

Im Ergebnis entstand ein Diskussionspapier, das zunächst mit einigen Verzeichnisbearbeitern besprochen wurde. Hierin wird von einer zentralen Datenbank ausgegangen, die in ihrem Aufbau alle für die verschiedenen Auskunftsverzeichnisse erforderlichen Angaben aufnimmt. Über Masken kann auf diese Daten von verschiedenen Arbeitsplätzen aus zugegriffen werden. So wird garantiert, daß jeder Bearbeiter genau die Angaben sieht, die er für seine Arbeit unbedingt benötigt. Gleichzeitig kann so das Prinzip verfolgt werden, daß die Pflege der Daten auf breite Schultern verteilt werden kann. Theoretisch kann jede Fakultätsverwaltung genau ihre Telefondaten vor Ort bearbeiten.

Abb. 1: Die Eingabemaske der Telefonzentrale

Nach außen (Internet und Intranet) sollen die Daten über den zentralen WWW-Server der HU einsehbar sein. Natürlich muß beim Grad der Veröffentlichung zwischen universitätsweiter und darüber hinausgehender Darstellung unterschieden werden.
Für die entsprechenden Ausdrucke (Universitätsverzeichnis, E-Mail-Übersicht etc.) können verschiedene Tools (z.B. WinWord) genutzt werden, die über ODBC-Treiber Daten aus der zentralen Datenbank einlesen und in die zur Gewohnheit gewordene Form bringen.
Selbst der Telefoncomputer der Telefonzentrale wird so über eine Netzkarte regelmäßig mit den Änderungen im Datenbestand versorgt werden können.
Um seine Umsetzbarkeit zu demonstrieren, entstand parallel zu diesem Konzept der erste Ansatz der DV-Lösung.
Die zentrale Datenbank entstand auf der Basis des Datenbanksystems SYBASE. Für die Telefonzentrale wurde eine Zugriffsmaske auf der Basis von "Powerbuilder" programmiert.
Die Darstellung über den WWW-Server (URL: http://webmania.rz.hu-berlin.de/stat/telhub.html) erfolgt mit Hilfe von C-Programmen, die mittels SQL-Abfragen dynamisch HTML-Dokumente erstellen, die dann mit einem WWW-Browser angezeigt werden können.
Die bisher parallel dazu gepflegte Datenbank der Zentralen Universitätsverwaltung wurde aufgelöst.
In Kürze wird auch die Übertragung der Daten zum Auskunftscomputer der Telefonzentrale realisiert sein.

Die Rolle der Verwaltung

Die Mühlen der Verwaltung mahlen nur langsam. Bisher gibt es keine offizielle Arbeitsgruppe, die über den Rahmen einer Abteilung hinaus operiert. Der universitätsweite Blick ist aber gerade an dieser Stelle notwendig, wenn ein solches Konzept der universitätsweiten Zusammenarbeit Erfolg haben soll.
Gefragt sind vor allem organisatorische Festlegungen zur Änderungsmeldung, die derzeit entweder über ein standardisiertes Fax oder eine E-Mail an die Bauabteilung erfolgen können:

Wer ist befugt bzw. verpflichtet, eine Änderungsmeldung an die Bauabteilung zu versenden?

Welche Vorkehrungen sind im Sinne des Datenschutzes erforderlich?

Welche Informationen dürfen in welcher Form veröffentlicht werden?

Dazu gibt es durchaus unterschiedliche Standpunkte, die im Sinne der Universität geklärt werden müssen.

Ausblick

Erstrebenswert ist aus Sicht des Rechenzentrums eine zentrale Datenbank, in der jeder Verwaltungsleiter einer Fakultät/Zentraleinrichtung genau für seinen Bestand verantwortlich zeichnet.
Von dieser Datenbank aus werden alle schriftlichen und elektronischen Verzeichnisse (Universitätsverzeichnis, Telefonverzeichnis der Zentralen Universitätsverwaltung, WWW-Telefon- und -E-Mail-Listen, Auskunftscomputer der Telefonzentrale, Listen in den Fakultäten und Instituten usw.) abgeleitet. Dabei liegt der Vorteil eines elektronischen Verzeichnisses auf der Hand: Es ist im Augenblick des Zugriffs aktuell. (Allerdings lassen sich gedruckte Verzeichnisse leichter in die Tasche stecken.)

Abb. 2: Recherche im Telefonbuch über den WWW-Browser

Bisher enthält die erstellte Datenbank fast ausschließlich Rufnummern, die die Einwahl 2093 haben. Das wird sich zweifellos im Laufe des Jahres ändern. Datenbanken, die z. B. in der Universitätsbibliothek separat bestehen, sollten schrittweise in der zentralen Datenbank aufgehen. Und wenn die Telefonverzeichnisse zur Jahresmitte in der richtigen Bahn sind, kann vielleicht endlich auch eine äquivalente Lösung für das Vorlesungsverzeichnis der Universität gefunden werden.

Katrin Lányi, RZ
E-Mail: katrin=lanyi@rz.hu-berlin.de