Wo bleiben die Fakultätsverwaltungen?

Bei allem, was wir in den vergangenen Jahren erreicht haben, in einem tun wir uns immer noch schwer: Die Unterstützung der Fakultätsverwaltungen entspricht nach wie vor nicht dem, was für uns alle wünschenswert wäre. Dafür gibt es sicher objektive Gründe wie:

Natürlich gibt es erste Ansätze:

Das erste Verfahren, das als Beispiellösung für die Zusammenarbeit zwischen zentraler und dezentraler Verwaltung dienen kann, ist die gemeinsame Erstellung des Geschäftsverteilungsplans.

Gemäß der Forderung der Gemeinsamen Geschäftsordnung für die Berliner Verwaltung (GGO) wird die Humboldt-Universität in den kommenden Wochen einen Gesamt-Geschäftsverteilungsplan erstellen. Abweichend von der sonstigen Bearbeitung von Personaldaten, die üblicherweise ausschließlich in der zentralen Personalabteilung erfolgt, wurde für dieses Verfahren eine Arbeitsteilung vereinbart, die eine Zuarbeit der Fakultätsverwaltungen an die Personalabteilung ermöglicht. Um die Papierform zu vermeiden, beauftragten wir die HIS GmbH, eine DV-Lösung zur dezentralen Komplettierung bereitzustellen. Dieses System wird derzeit an allen Fakultäten installiert. Eine Möglichkeit zum Probedruck und zum Erstellen einer Datenübergabediskette wird ergänzend dazu von uns ausgeliefert.

Im Anschluß an die dezentrale Erfassung werden die Daten gesammelt (dabei von den dezentralen Rechnern entfernt), ausgedruckt und in das Unix-System zurückgespeist.

Zukünftige technische und inhaltliche Schwerpunkte

Die Unterstützung der Fakultätsverwaltungen wird in den kommenden Jahren zu einem Schwerpunkt bei der Erweiterung des Verwaltungsnetzes werden. Um den Erfolg dieser Einbindung zu gewährleisten, bedarf es jedoch zunächst eines Grundkonzeptes.

Abb.1: Informationswege bei der Erstellung des Geschäftsverteilungsplans

Ein Teil dieses Konzeptes wird die technischen Voraussetzungen enthalten müssen, die in Zusammenarbeit mit den DV-Beauftragten vor Ort zunächst geschaffen werden müssen wie:

Die entsprechenden Zuständigkeiten von Rechenzentrum und dezentralen DV-Beauftragten sind in der Computerbetriebsordnung geregelt.

Aber die technische Integration in das Verwaltungsnetz ist nur der erste Schritt.

Gleichzeitig muß über die weitere inhaltliche Anbindung der dezentralen Verwaltung an die zentrale nachgedacht werden.

Hier sind es in erster Linie Überlegungen zur besseren Ausnutzung der bereits vorhandenen Möglichkeiten (z. B. die Versendung von Bestellungen über Mail, die Ablage von Dokumenten auf WWW- und FTP-Servern oder die gemeinsame Bearbeitung des Vorlesungsverzeichnisses der Universität).

Bedenkenswert sind aber auch die Prozesse, die bisher aus rein rechtlichen Gründen ausschließlich zentral durchgeführt werden dürfen. An vielen Stellen ist eine - auch DV-technische! - Zuarbeit der dezentralen Bereiche sinnvoll, wie im oben angeführten Beispiel des Geschäftsverteilungsplans. Das generelle Verbot, Personen-Daten, die in den Fakultätsverwaltungen einfach benötigt werden (also auch Geburtstagskalender), auf dezentralen Rechnern zu verarbeiten, ist bei entsprechenden Vorsichtsmaßnahmen aus meiner Sicht überholt.

Entscheidend für die inhaltliche Integration von Verwaltungsaufgaben wird sein, in wieweit es uns gelingt, die Sicherheitsprobleme bei der Nutzung des öffentlichen Netzes (Internet) für den entfernten Zugriff auf interne Verwaltungsverfahren zu lösen.

Bisher haben wir keine andere Hochschule oder Universität gefunden, die bezogen auf die Kopplung von zentraler und dezentraler Verwaltung mit derart zersplitterter räumlicher Verteilung und einem derart heterogenen Fonds an Hard- und Softwarelösungen vor den gleichen Problemen steht wie wir. Deshalb würden wir uns über Informationen, die uns weiterhelfen, sehr freuen.

Katrin Lányi, RZ
E-Mail: katrin=lanyi@rz.hu-berlin.de


Verwaltungsnetz - ein 3-Phasen-Modell:
1. Phase: Was soll das? So etwas brauche ich nicht.
2. Phase: Ich bin angeschlossen. Das ist eine nette Spielerei.
3. Phase: Warum sind eigentlich nur so wenige angeschlossen? Da kann man doch viel Arbeit sparen!
Und bald?
4. Phase: Wie haben wir eigentlich früher gearbeitet?

Joachim Baeckmann
Leiter Studienabteilung