Mail - mehr als ein Ersatz für die Briefpost

Man kann es sich kaum noch vorstellen, aber es gab Zeiten, da hatten wir noch kein System zum elektronischen Versenden von Nachrichten. Brav schickte man Briefe über die Hauspost, griff zum Telefon oder machte sich gar selbst auf den Weg.

Irgendwann kam die Zeit des Netzwerkes - in unserem Hause Banyan VINES - und damit der integrierten zeichenorientierten Mail, dank derer man die Hälfte aller Telefonate und dreiviertel aller Wege ins Nachbarhaus einsparen konnte. Auf Grund ihrer englischen, nicht Windows-orientierten Oberfläche blieben aber auch hier noch viele Wünsche offen. Manche Funktionen waren nur mit viel (Schulungs-) Aufwand zu nutzen und blieben den “Insidern" vorbehalten. Man denke dabei an das Anfügen und Lesen von Dokumenten als Anlage (Attachment).

Seit dem vergangenen Jahr nun sind wir wieder einen Schritt weiter. Die Verwaltung wurde komplett mit BeyondMail ausgestattet, einer neuen, deutschsprachigen Oberfläche, die von der Firma Banyan als Windows-Aufsatz für das hauseigene Mailsystem bereitgestellt wird und die vieles leichter macht. Verständlichkeit, Austausch von Dokumenten und der Aufbau von eigenen Adreßbüchern sind nun kein Thema mehr.

Deshalb hier noch einmal die Highlights von BeyondMail:

Zur Sortierung von Mails nach verschiedenen Themen können sehr leicht eigene Ordner (Ablagekörbe) angelegt werden.
Die Nutzung von Regeln (Makros) erlaubt die automatische Sortierung von eingehenden Mails in die einzelnen Ordner hinein.
Zur Erleichterung der Urlaubsvertretung kann ein Nutzer einem anderen die Mitbenutzung seiner Mailbox gestatten.
Viel leichter geworden ist der Aufbau von privaten Adreßbüchern und die Benutzung von Internet-Adressen im Adreßbuch mit dem einfachen Zusatz “Internet".
Das Anhängen von Word- oder Excel-Dokumenten als Anlage an eine Mail und das Einsehen erhaltener Dokumente aus dem Mailsystem heraus sind nun für jeden verständlich.
Eine Suchmaschine erleichtert das Wiederauffinden von Mails mit bestimmten Inhalten. Gesucht werden kann nach allen Merkmalen des Eingabeformulars, innerhalb von Ordnern oder über alle Ordner hinweg.
Abgeschickte Mails können mit leicht geändertem Inhalt oder an andere Empfänger über die Funktion “Als Entwurf darstellen" wiederversandt werden.
Ab jetzt ist die Einrichtung von Standard-Kopf- und -Fußzeilen möglich.
Der Mailtext ist nun auch durch Rand-, Font- und Farbeinstellungen attraktiver formatierbar.
Über die Zwischenablage von Windows können Texte aus anderen Windows-Systemen übernommen werden.
Andere Dokumente (z.B. WWW-Seiten) sind direkt aus dem Mailsystem aufrufbar.

Leider gibt es nur wenig Lehrmaterial zur neuen Oberfläche. Wer sich informieren möchte, kann dazu aber beispielsweise die WWW-Seite mit der URL http://www.hu-berlin.de/inside/rz/empfehlg/empf_bm.html nutzen.

Akzeptanz und Nutzung

In vielen Bereichen der Verwaltung ist Mail ganz unstrittig zu einem Hauptkommunikationsmittel geworden. Dennoch ist die Akzeptanz des Mail-Dienstes in den verschiedenen Bereichen unterschiedlich.

Festzustellen ist:

BeyondMail wird überall dort intensiv genutzt, wo der jeweilige Bereichsleiter diesen Dienst als Arbeitsinstrument angenommen hat und durchsetzt.
BeyondMail wird überall dort genutzt, wo mehrere oder alle Mitarbeiter eines Bereiches an das Verwaltungsnetz angeschlossen sind und Daten wie Dokumente auf diesem Wege ausgetauscht werden können.
Internet-Mail wird überall dort verstärkt angewandt, wo Kontakte zu Wissenschaftlern bestehen (z.B. Forschungsabteilung). Die Partner der Verwaltung außerhalb der Universität haben hingegen selten einen Mail-Zugang.
Von der Universitätsleitung wird der Mail-Dienst dann besonders gern genutzt, wenn es um die schnelle, flächendeckende Verbreitung von Informationen geht, beispielsweise zu aktuellen Terminen.

Probleme bei der Lösung von Verwaltungsaufgaben mit dem Mail-Dienst

Mail ist ein äußerst leistungsfähiger Dienst, der in Zukunft für weitaus mehr Verwaltungsvorgänge genutzt werden wird als bisher. Vorstellbar ist ebenso die Abwicklung von Bestellungen mit Hilfe des Mail-Dienstes wie auch der Abschluß von Verträgen, die Weiterleitung von elektronischen Urlaubsscheinen und die Ausübung von WWW-Änderungsdiensten per Mail.

Spätestens hier jedoch treten auch die Probleme des Mail-Dienstes zutage:

1. Identifikation und Sicherheit
Schon in der BeyondMail gibt es das Problem, Mails mit falschem Absender verschicken zu können, dann nämlich, wenn man Mails aus einem Briefkasten heraus versendet, für den man zur “Mitbenutzung" zugelassen ist. Wenigstens können Mails beim Austausch mit BeyondMail-Nutzern verschlüsselt werden und auch Administratoren wird der Zugriff zu den Mails der Nutzer verwehrt.
Viel stärker muß auf diese Probleme geachtet werden, wenn Mails im Internet ausgetauscht werden. Hier treten Forderungen nach der Erhöhung von Sicherheit und Prüfbarkeit der Unterschrift bei sensiblen Vorgängen auf.
Zum Thema "Elektronische Unterschrift" gibt das Landesamt für Informationstechnik Berlin (LIT) in seiner Ausgabe des SPLITTER 3/96 einen Sachstandsbericht. Danach wird es in Kürze ein Signaturgesetz (SigG) geben, das die Bildung einer digitalen Signatur behandeln wird.
Im Rechenzentrum wird dieses Thema im Rahmen eines DFN-Projektes eine Rolle spielen. Dort sollen Möglichkeiten der sicheren Übertragung im Zusammenhang mit Verschlüsselungsverfahren und der Bildung von fälschungssicheren digitalen Signaturen gefunden werden.

2. Dienstwege
Im Gegensatz zum Schriftverkehr gibt es für den Umgang mit Mail bisher kaum Dienstanweisungen in der Verwaltung. Wird im Schriftverkehr streng auf die Einhaltung von Dienstwegen geachtet, kann im Mail-System grundsätzlich jeder mit jedem kommunizieren. Lediglich das Versenden von flächendeckenden Mails wurde im letzten Jahr eingeschränkt. Soll die Nutzung von BeyondMail inhaltlich erweitert werden, beispielsweise auf das Bestellwesen, müssen zeitgleich Organisationsanweisungen erarbeitet werden.

3. Daten- und Dokumentenversand
Dokumente: Das bisherige Versenden von reinen Texten bereitet kaum noch Probleme innerhalb der Verwaltung. Die Problematik des Austausches tritt erst dann verstärkt auf, wenn das hauseigene Mailsystem verlassen wird. Die unterschiedlichen internen Textformate der Mailsysteme können noch nicht reibungsfrei konvertiert werden. Einen Standard für die Umsetzung von 8-Bit-Code gibt es nicht.
Daten: Soll Mail zur Aktualisierung von Datenbanken benutzt werden, muß das Auslesen von Daten aus den Mailtexten technisch realisiert werden. In BeyondMail verlangt das den Einsatz eines Rule-Servers und ein ganzes Stück Programmierung.

Fazit
Der Mail-Dienst hat noch eine große Zukunft vor sich. Seine Möglichkeiten sind mit dem Versenden reiner Texte noch lange nicht ausgeschöpft. Als Übertragungsmedium kann er in zukünftigen Vorgangs- und Workflowsystemen eine Rolle spielen.

Allerdings muß man auch die Grenzen dieses Dienstes sehen und der Euphorie begründete Sicherheitsbedenken entgegensetzen.

Irene Neumann, RZ
E-Mail: irene=neumann@rz.hu-berlin.de

Katrin Lányi, RZ
E-Mail: katrin=lanyi@rz.hu-berlin.de

“Wie schnell man sich doch an technische Neuheiten gewöhnt: Obwohl es das Verwaltungsnetz in der Humboldt-Universität noch gar nicht so lange gibt, kommt mir jede Netz-Unterbrechung wegen Wartung o.ä. wie eine Katastrophe vor.
Im Referat Presse- und Öffentlichkeitsarbeit hat das Verwaltungsnetz inzwischen nicht nur die Arbeit erleichtert, weil vor allem beschleunigt - es wird inzwischen sogar Papier gespart und nicht mehr alles - sicherheitshalber - doch noch einmal ausgedruckt.
Gerade darin liegt aber nach meiner Ansicht noch das Problem: Das Netz sollte nicht als zusätzliche Hilfestellung angesehen werden, sondern - zumindest in einigen Bereichen - herkömmliche Wege ersetzen."

Susann Morgner
Pressestelle