Vernetzte Verwaltung: Wie geht es weiter?
Die vorhergehenden Artikel haben einen groben
Überblick zum erreichten Stand der DV-Anwendung in der Verwaltung
der Humboldt-Universität gegeben. Vieles kann man sicher auf der
Habenseite buchen, wie die Zahl der Computerarbeitsplätze, die Zahl
der DV-Anwendungen und die erreichte Akzeptanz bei den Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern. Von besonderem Wert für mich ist der Stellenwert,
der der Datenverarbeitung eingeräumt wird. Sie ist in vielen
Fällen insbesondere bei den Führungskräften anerkanntes
Hilfsmittel und auch eigenes Arbeitsmittel geworden. Natürlich
bleiben genügend Defizite, insbesondere wenn man die
Arbeitsorganisation der Universitätsverwaltung mit anderen
Dienstleistungsunternehmen, wie Banken und Versicherungen, vergleicht. In
den nachfolgenden Thesen soll deshalb in kurzer Form versucht werden, auf
die Defizite hinzuweisen und gleichzeitig Schwerpunkte für die
weitere Entwicklung aufzuzeigen.
- Die Informations- und
Kommunikationstechnik ist kein Selbstzweck, sondern ordnet sich als ein
Hilfsmittel zur Gestaltung einer effizienteren kundenorientierten
Verwaltung ein. Die Gestaltung der Arbeitsprozesse wird bestimmt durch
die Anforderungen aus der Verwaltung, die in enger Wechselwirkung mit den
Möglichkeiten der IuK-Technik stehen. Eine Verwaltungsreform ohne
moderne Methoden der IuK-Technik ist deshalb nicht möglich. Der
bloße Einsatz der Datenverarbeitung bedingt jedoch keineswegs eine
Verwaltungsreform. Wenn man in der HU in der nächsten Zeit an die
vielfach angemahnte Verwaltungsreform geht, sollte man deshalb auf die
Einbeziehung der DV-Spezialisten nicht verzichten.
- Neben dem
weiteren Zurückdrängen von Routinetätigkeit zugunsten von
inhaltlich höherwertigen Aufgaben muß insbesondere die
prozeßorientierte Aufgabenunterstützung verstärkt werden.
Dies verlangt Organisationsuntersuchungen in der Verwaltung als
Voraussetzung für den Einsatz von Workflow-Systemen. Mit der
Computerausstattung der Arbeitsplätze und ihrer Vernetzung wurden in
vielen Bereichen gute technische Voraussetzungen geschaffen, die
inhaltliche Durchdringung der Aufgaben fehlt noch vielfach. Mit den
Arbeiten im Präsidialamt wurden erste gute Ansätze praktiziert,
die jedoch bei weitem noch nicht ausgereizt sind. Gerade hier sind Banken
und Versicherungen den Hochschulverwaltungen um Längen voraus. Wie
ist es möglich, an der HU im Januar 1995 neue Dienstreiseformulare
einzuführen, ob nun von anderen übernommen oder selbst
gestaltet, die weder maschinenlesbar sind, noch eine dv-gestützte
Bearbeitung zulassen.
- In der Wirtschaft, die in der Regel ihre
Verwaltung quantitativ und qualitativ besser mit Computern ausstattet,
wird heute schon häufiger vom Kostenverursacher PC gesprochen. Bei
allem Nachholbedarf in den Universitätsverwaltungen sollten die
entsprechenden Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen deshalb nicht fehlen.
Gerade weil der Meßbarkeit des Nutzens des DV-Einsatzes in einer
Verwaltung Grenzen gesetzt sind und sich z. B. ein qualitativer Sprung in
den Kommunikationsmöglichkeiten nur schwer in Mark und Pfennig
ausdrücken läßt, darf dieses Gebiet nicht
unterschätzt werden. Es sollte der Mühe Wert sein darzulegen,
wieviel Briefportokosten der Universität erspart werden
könnten, wenn alle Möglichkeiten des elektronischen
Kommunizierens ausgenutzt würden.
- An einigen Stellen dieses
Heftes ist es angeklungen, daß die bisherigen Bemühungen zur
Unterstützung der Verwaltungen der Fakultäten in keinem
Verhältnis stehen zu denen der zentralen
Universitätsverwaltung. Es scheint für mich eine der
dringendsten Aufgaben der nächsten Zeit zu sein, für die
Fakultätsverwaltungen entsprechende DV-Anwendungen aufzubereiten und
sie in das Verwaltungsnetz zu integrieren. Es wurde hier bisher
versäumt, die bestehenden Ansätze umzusetzen und einheitliche
Vorgaben für die Entwicklung in diesen Bereichen zu machen.
-
Nach einigen Jahren Datenverarbeitungsanwendungen auch in der Verwaltung
bestehen in der Universität eigentlich keine Zweifel, daß
hierzu neben der Entwicklungs- und Betreuungskapazität des RZ ein
Informationsmanagement in den Abteilungen der ZUV vorhanden sein
muß. Leider war diese Erkenntnis bei der Neustrukturierung der
Verwaltung zu Beginn der 90iger Jahre noch nicht soweit entwickelt, so
daß man sich nicht gegen die Berliner Senatsverwaltungen
durchsetzen konnte und heute keine oder keine vollen Stellen vorhanden
sind. Mit der Erhöhung des Umfanges und der Komplexität der
DV-Anwendungen wird dies ein wachsendes Problem.
- Wenn die
Fakultäten und Institute über weitergehende Formen der
Gestaltung von Forschung und Lehre durch die Einbeziehung von
multimedialen Techniken nachdenken, dann sollte das auch für
Verwaltungsprozesse zutreffen. Insbesondere in Verbindung mit dem Umzug
der Naturwissenschaften der Universität nach Adlershof, aber nicht
nur deshalb, sollten schon jetzt multimediale Formen erprobt werden.
Darunter könnten z. B. das Aufstellen von Selbstbedienungsterminals
oder die Beratungstätigkeit über Computervideokonferenzen
verstanden werden.
- Innerhalb des Projektes Verwaltungsnetz wurde in
den vergangenen zwei Jahren begonnen, ein elektronisches
Informationssystem auf der Basis des WWW für die Universität
und zur Öffentlichkeitsarbeit aufzubauen. Die Potenzen solcher
Systeme werden bei weitem jedoch noch nicht ausgeschöpft und sollten
über die jetzt begonnene Bereitstellung von allgemein nutzbaren
Formularen, Gremienprotokollen u.ä. fortgeführt werden.
Vorderstes Ziel ist dabei jedoch nicht, das Drucken oder gar Kopieren der
im WWW angebotenen Dokumente an den Ort des Empfängers zu verlagern,
sondern eine Reduzierung des Papieraufwandes, indem die Beteiligten sich
nur noch den Teil ausdrucken, den sie auch tatsächlich
benötigen. Voraussetzung für eine solche Arbeitsweise ist
natürlich, daß es ein gewissenhaft gepflegtes und ständig
aktualisiertes elektronisches Archiv gibt, in dem man jederzeit auf die
Dokumente zugreifen kann, für die man eine Zugriffsberechtigung hat.
Eine solche Arbeitsweise gilt es universitätsweit durchzusetzen. Die
Senatskommission für Rechentechnik praktiziert sie seit zwei Jahren.
- Um die Qualität der eingesetzten DV-Systeme hier zu
diskutieren, reicht der Platz nicht. Wesentlich für die Zukunft ist
jedoch, daß sie nicht mehr oder weniger losgelöst
nebeneinander existieren, sondern daß integrierende Plattformen
geschaffen werden, wie es mit dem Projekt
“Leitungsinformationssystem" begonnen wurde. Ein weiteres Beispiel
ist sicherlich das in Vorbereitung befindliche Projekt der Berechnung der
Kosten für einen Studienplatz, in das aus den unterschiedlichsten
Bereichen der Universität Daten eingehen und einer gemeinsamen
Verarbeitung zugeführt werden müssen. Weit mehr als bisher
sollten auch die Ergebnisse anderer Projekte der
Universitätsöffentlichkeit bekannt gemacht werden, so weit
keine eingeschränkten Zugriffsrechte existieren. So sind
Auszüge aus den im Facility-Management-Projekt gespeicherten Daten
zumindest für eine Vielzahl von Verwaltungsleitern von besonderem
Interesse.
- Je umfangreicher die Nutzung der Datenverarbeitung in der
universitären Verwaltung wird, je mehr Bedeutung muß man den
Problemen des Datenschutzes beimessen. Die praktizierte enge
Zusammenarbeit zwischen der datenverarbeitenden Stelle (Abteilungen der
ZUV), dem Rechenzentrum, dem Datenschutzbeauftragten und dem Personalrat
ist mit gleicher Konsequenz fortzuführen. Dabei kommt der Umsetzung
des Drittmittelprojektes “Firewall - Kernstück zur Sicherung
des Verwaltungsnetzes" besondere Bedeutung zu, da hiermit die Gewähr
für die Sicherheit im Netz geschaffen wurde und weiter verbessert
wird.
- Aus DV-Sicht sollte noch stärker als bisher auf
leistungsfähige Datenbanken orientiert werden. Diese Datenbanken
müssen solchen Kriterien genügen, wie der Möglichkeit der
verteilten Verarbeitung im lokalen und im Fernzugriff, einer
ausreichenden Zugriffssicherheit, sie muß große Datenmengen
in hoher Geschwindigkeit verarbeiten können, und es sollten
komfortable Frontend-Werkzeuge zur Verfügung stehen. Im Artikel
über das elektronische Telefonbuch werden die Möglichkeiten und
Probleme beim Aufbau einer solchen Datenbank aufgegriffen.
- Bei aller
Computereuphorie dürfen die Pflege, Betreuung und Wartung der
vorhandenen Systeme nicht außer acht gelassen werden. Der
Erwartungswert an die Technikanwendungen und die Abhängigkeit vom
Computer und dem Computernetz sind gewaltig gestiegen, was u.a. die
Kommentare in diesem Heft belegen. Der Verfügbarkeit des Netzes, der
Stabilität und Zuverlässigkeit der angebotenen Dienste kommt
deshalb eine nicht zu unterschätzende Bedeutung zu. Dieser steigende
Aufwand läßt sich nur bewältigen, wenn ein hoher Grad an
Standardisierung im DV-Bereich erreicht wird, eine Orientierung auf
einheitliche Produktlinien weiterhin zum Tragen kommt und moderne
Werkzeuge für die Administration eingesetzt werden.
Ein wesentliches Problem jeder DV-Einführung wurde
auch in diesem Heft nur mittelbar berührt. Es ist die
Akzeptanzbarriere, vor der jeder Nutzer nach der Einführung eines
neuen Systems steht. DV-Systeme können ihre volle Wirksamkeit nur
erreichen, wenn sie durch den Nutzer auch angenommen werden. Das ist
für eine Verwaltung noch wesentlicher als im Wissenschaftsbetrieb,
wo die Community den Einzelnen treibt. (Wenn E-Mail sich zum Standard
etabliert, dann kann sich keiner ausschließen, der dazugehören
will.) In der Verwaltung ist das anders, hier ist die enge Zusammenarbeit
zwischen dem DV-Team und den Anwendern unabdingbar. Dieses Problem wurde
in der Vergangenheit an der HU recht gut gelöst, was sicher eine
Ursache für das erreichte Niveau ist. Wir sollten gemeinsam
bemüht sein, dieses Klima beizubehalten und an einigen Stellen noch
zu verbessern.
Peter Schirmbacher, RZ
E-Mail: schirmbacher@rz.hu-berlin.de