Vernetzte Verwaltung: Wie geht es weiter?

Die vorhergehenden Artikel haben einen groben Überblick zum erreichten Stand der DV-Anwendung in der Verwaltung der Humboldt-Universität gegeben. Vieles kann man sicher auf der Habenseite buchen, wie die Zahl der Computerarbeitsplätze, die Zahl der DV-Anwendungen und die erreichte Akzeptanz bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Von besonderem Wert für mich ist der Stellenwert, der der Datenverarbeitung eingeräumt wird. Sie ist in vielen Fällen insbesondere bei den Führungskräften anerkanntes Hilfsmittel und auch eigenes Arbeitsmittel geworden. Natürlich bleiben genügend Defizite, insbesondere wenn man die Arbeitsorganisation der Universitätsverwaltung mit anderen Dienstleistungsunternehmen, wie Banken und Versicherungen, vergleicht. In den nachfolgenden Thesen soll deshalb in kurzer Form versucht werden, auf die Defizite hinzuweisen und gleichzeitig Schwerpunkte für die weitere Entwicklung aufzuzeigen.

  1. Die Informations- und Kommunikationstechnik ist kein Selbstzweck, sondern ordnet sich als ein Hilfsmittel zur Gestaltung einer effizienteren kundenorientierten Verwaltung ein. Die Gestaltung der Arbeitsprozesse wird bestimmt durch die Anforderungen aus der Verwaltung, die in enger Wechselwirkung mit den Möglichkeiten der IuK-Technik stehen. Eine Verwaltungsreform ohne moderne Methoden der IuK-Technik ist deshalb nicht möglich. Der bloße Einsatz der Datenverarbeitung bedingt jedoch keineswegs eine Verwaltungsreform. Wenn man in der HU in der nächsten Zeit an die vielfach angemahnte Verwaltungsreform geht, sollte man deshalb auf die Einbeziehung der DV-Spezialisten nicht verzichten.
  2. Neben dem weiteren Zurückdrängen von Routinetätigkeit zugunsten von inhaltlich höherwertigen Aufgaben muß insbesondere die prozeßorientierte Aufgabenunterstützung verstärkt werden. Dies verlangt Organisationsuntersuchungen in der Verwaltung als Voraussetzung für den Einsatz von Workflow-Systemen. Mit der Computerausstattung der Arbeitsplätze und ihrer Vernetzung wurden in vielen Bereichen gute technische Voraussetzungen geschaffen, die inhaltliche Durchdringung der Aufgaben fehlt noch vielfach. Mit den Arbeiten im Präsidialamt wurden erste gute Ansätze praktiziert, die jedoch bei weitem noch nicht ausgereizt sind. Gerade hier sind Banken und Versicherungen den Hochschulverwaltungen um Längen voraus. Wie ist es möglich, an der HU im Januar 1995 neue Dienstreiseformulare einzuführen, ob nun von anderen übernommen oder selbst gestaltet, die weder maschinenlesbar sind, noch eine dv-gestützte Bearbeitung zulassen.
  3. In der Wirtschaft, die in der Regel ihre Verwaltung quantitativ und qualitativ besser mit Computern ausstattet, wird heute schon häufiger vom Kostenverursacher PC gesprochen. Bei allem Nachholbedarf in den Universitätsverwaltungen sollten die entsprechenden Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen deshalb nicht fehlen. Gerade weil der Meßbarkeit des Nutzens des DV-Einsatzes in einer Verwaltung Grenzen gesetzt sind und sich z. B. ein qualitativer Sprung in den Kommunikationsmöglichkeiten nur schwer in Mark und Pfennig ausdrücken läßt, darf dieses Gebiet nicht unterschätzt werden. Es sollte der Mühe Wert sein darzulegen, wieviel Briefportokosten der Universität erspart werden könnten, wenn alle Möglichkeiten des elektronischen Kommunizierens ausgenutzt würden.
  4. An einigen Stellen dieses Heftes ist es angeklungen, daß die bisherigen Bemühungen zur Unterstützung der Verwaltungen der Fakultäten in keinem Verhältnis stehen zu denen der zentralen Universitätsverwaltung. Es scheint für mich eine der dringendsten Aufgaben der nächsten Zeit zu sein, für die Fakultätsverwaltungen entsprechende DV-Anwendungen aufzubereiten und sie in das Verwaltungsnetz zu integrieren. Es wurde hier bisher versäumt, die bestehenden Ansätze umzusetzen und einheitliche Vorgaben für die Entwicklung in diesen Bereichen zu machen.
  5. Nach einigen Jahren Datenverarbeitungsanwendungen auch in der Verwaltung bestehen in der Universität eigentlich keine Zweifel, daß hierzu neben der Entwicklungs- und Betreuungskapazität des RZ ein Informationsmanagement in den Abteilungen der ZUV vorhanden sein muß. Leider war diese Erkenntnis bei der Neustrukturierung der Verwaltung zu Beginn der 90iger Jahre noch nicht soweit entwickelt, so daß man sich nicht gegen die Berliner Senatsverwaltungen durchsetzen konnte und heute keine oder keine vollen Stellen vorhanden sind. Mit der Erhöhung des Umfanges und der Komplexität der DV-Anwendungen wird dies ein wachsendes Problem.
  6. Wenn die Fakultäten und Institute über weitergehende Formen der Gestaltung von Forschung und Lehre durch die Einbeziehung von multimedialen Techniken nachdenken, dann sollte das auch für Verwaltungsprozesse zutreffen. Insbesondere in Verbindung mit dem Umzug der Naturwissenschaften der Universität nach Adlershof, aber nicht nur deshalb, sollten schon jetzt multimediale Formen erprobt werden. Darunter könnten z. B. das Aufstellen von Selbstbedienungsterminals oder die Beratungstätigkeit über Computervideokonferenzen verstanden werden.
  7. Innerhalb des Projektes Verwaltungsnetz wurde in den vergangenen zwei Jahren begonnen, ein elektronisches Informationssystem auf der Basis des WWW für die Universität und zur Öffentlichkeitsarbeit aufzubauen. Die Potenzen solcher Systeme werden bei weitem jedoch noch nicht ausgeschöpft und sollten über die jetzt begonnene Bereitstellung von allgemein nutzbaren Formularen, Gremienprotokollen u.ä. fortgeführt werden. Vorderstes Ziel ist dabei jedoch nicht, das Drucken oder gar Kopieren der im WWW angebotenen Dokumente an den Ort des Empfängers zu verlagern, sondern eine Reduzierung des Papieraufwandes, indem die Beteiligten sich nur noch den Teil ausdrucken, den sie auch tatsächlich benötigen. Voraussetzung für eine solche Arbeitsweise ist natürlich, daß es ein gewissenhaft gepflegtes und ständig aktualisiertes elektronisches Archiv gibt, in dem man jederzeit auf die Dokumente zugreifen kann, für die man eine Zugriffsberechtigung hat. Eine solche Arbeitsweise gilt es universitätsweit durchzusetzen. Die Senatskommission für Rechentechnik praktiziert sie seit zwei Jahren.
  8. Um die Qualität der eingesetzten DV-Systeme hier zu diskutieren, reicht der Platz nicht. Wesentlich für die Zukunft ist jedoch, daß sie nicht mehr oder weniger losgelöst nebeneinander existieren, sondern daß integrierende Plattformen geschaffen werden, wie es mit dem Projekt “Leitungsinformationssystem" begonnen wurde. Ein weiteres Beispiel ist sicherlich das in Vorbereitung befindliche Projekt der Berechnung der Kosten für einen Studienplatz, in das aus den unterschiedlichsten Bereichen der Universität Daten eingehen und einer gemeinsamen Verarbeitung zugeführt werden müssen. Weit mehr als bisher sollten auch die Ergebnisse anderer Projekte der Universitätsöffentlichkeit bekannt gemacht werden, so weit keine eingeschränkten Zugriffsrechte existieren. So sind Auszüge aus den im Facility-Management-Projekt gespeicherten Daten zumindest für eine Vielzahl von Verwaltungsleitern von besonderem Interesse.
  9. Je umfangreicher die Nutzung der Datenverarbeitung in der universitären Verwaltung wird, je mehr Bedeutung muß man den Problemen des Datenschutzes beimessen. Die praktizierte enge Zusammenarbeit zwischen der datenverarbeitenden Stelle (Abteilungen der ZUV), dem Rechenzentrum, dem Datenschutzbeauftragten und dem Personalrat ist mit gleicher Konsequenz fortzuführen. Dabei kommt der Umsetzung des Drittmittelprojektes “Firewall - Kernstück zur Sicherung des Verwaltungsnetzes" besondere Bedeutung zu, da hiermit die Gewähr für die Sicherheit im Netz geschaffen wurde und weiter verbessert wird.
  10. Aus DV-Sicht sollte noch stärker als bisher auf leistungsfähige Datenbanken orientiert werden. Diese Datenbanken müssen solchen Kriterien genügen, wie der Möglichkeit der verteilten Verarbeitung im lokalen und im Fernzugriff, einer ausreichenden Zugriffssicherheit, sie muß große Datenmengen in hoher Geschwindigkeit verarbeiten können, und es sollten komfortable Frontend-Werkzeuge zur Verfügung stehen. Im Artikel über das elektronische Telefonbuch werden die Möglichkeiten und Probleme beim Aufbau einer solchen Datenbank aufgegriffen.
  11. Bei aller Computereuphorie dürfen die Pflege, Betreuung und Wartung der vorhandenen Systeme nicht außer acht gelassen werden. Der Erwartungswert an die Technikanwendungen und die Abhängigkeit vom Computer und dem Computernetz sind gewaltig gestiegen, was u.a. die Kommentare in diesem Heft belegen. Der Verfügbarkeit des Netzes, der Stabilität und Zuverlässigkeit der angebotenen Dienste kommt deshalb eine nicht zu unterschätzende Bedeutung zu. Dieser steigende Aufwand läßt sich nur bewältigen, wenn ein hoher Grad an Standardisierung im DV-Bereich erreicht wird, eine Orientierung auf einheitliche Produktlinien weiterhin zum Tragen kommt und moderne Werkzeuge für die Administration eingesetzt werden.

Ein wesentliches Problem jeder DV-Einführung wurde auch in diesem Heft nur mittelbar berührt. Es ist die Akzeptanzbarriere, vor der jeder Nutzer nach der Einführung eines neuen Systems steht. DV-Systeme können ihre volle Wirksamkeit nur erreichen, wenn sie durch den Nutzer auch angenommen werden. Das ist für eine Verwaltung noch wesentlicher als im Wissenschaftsbetrieb, wo die Community den Einzelnen treibt. (Wenn E-Mail sich zum Standard etabliert, dann kann sich keiner ausschließen, der dazugehören will.) In der Verwaltung ist das anders, hier ist die enge Zusammenarbeit zwischen dem DV-Team und den Anwendern unabdingbar. Dieses Problem wurde in der Vergangenheit an der HU recht gut gelöst, was sicher eine Ursache für das erreichte Niveau ist. Wir sollten gemeinsam bemüht sein, dieses Klima beizubehalten und an einigen Stellen noch zu verbessern.

Peter Schirmbacher, RZ
E-Mail: schirmbacher@rz.hu-berlin.de