RZ-Mitteilungen
Nr. 23
Mai 2002
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Konferenz-Management über das WWW

Uwe Müller
u.mueller@rz.hu-berlin.de

Abstract

Der folgende Artikel beschäftigt sich mit einem datenbankbasierten Verwaltungssystem für wissenschaftliche Konferenzen, das seine Funktionalität für sämtliche Benutzergruppen über eine WWW-Schnittstelle zur Verfügung stellt. Das System ist in seiner jetzigen Ausprägung als Prototyp für die Compstat2002 in Berlin entwickelt worden, bietet aber auch weiterreichende Konfigurations- und Einstellungsmöglichkeiten.

Konferenzen und andere über den begrenzten Kreis der eigenen Mitarbeiter- und Studentenschaft hinaus wirkende Veranstaltungen jedweder Art sind ein Aushängeschild für jede Universität. An der Humboldt-Universität finden jährlich Dutzende internationale Tagungen und große Konferenzen sowie ungezählte Workshops, Kolloquien und Symposien statt. Dabei steckt hinter der Organisation und Durchführung jeder einzelnen dieser Veranstaltungen ein zum Teil enormer Verwaltungsaufwand, dem auf die unterschiedlichste Weise begegnet wird. Nicht nur für die Realisierung der Anmeldeformalitäten oder die Planung von Ressourcen wie Räumen oder Vortragstechnik muss das sprichwörtliche Rad immer und immer wieder neu erfunden werden.

Als Anfang 2001 die Vorbereitungen zur Planung der Compstat2002 (http://www.compstat2002.de), die vom 24. bis 28. August 2002 an der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät der Humboldt-Universität stattfinden wird, begannen, reifte innerhalb des Organisationsteams (LOC) die Idee, wesentliche Verwaltungs- und Organisationsaufgaben durch ein – noch zu entwickelndes – integriertes datenbankgestütztes System deutlich zu vereinfachen. Um zumindest Teile dieser komplexen Anwendung für ähnlich gelagerte Tagungen nachnutzen zu können, sollte das System möglichst frei konfigurierbar sein und die Version für die Compstat2002 lediglich einen Prototyp darstellen. Zu den in einem Konzeptentwurf formulierten Anforderungen gehörte es, dass sowohl Teilnehmer als auch Administratoren, Organisatoren, Gutachter und weitere zu spezifizierende Personengruppen über dieselbe von der verwendeten Plattform unabhängige Schnittstelle Zugriff auf die für sie bestimmten Daten erhalten sollen.


Zugriffssteuerung über Rollen

Aus dieser Bedingung ergeben sich bereits die wesentlichen Strukturmerkmale des zu implementierenden Systems: Die Schnittstelle zum Benutzer wird durch einen WWW-Browser und die Zugriffssteuerung durch ein so genanntes Rollenmanagement realisiert. Dabei definiert sich eine Rolle als abstrakte Zusammenfassung bestimmter Rechte und Aufgaben. Beispielsweise beinhaltet die Rolle Gutachter einerseits das Recht, Daten über eingereichte Papers zu lesen, und andererseits die Aufgabe, bestimmte Arbeiten innerhalb einer vorgegebenen Zeit zu bewerten. Eine Rolle kann einem oder mehreren Benutzern zugeordnet werden. Dabei kann ein Benutzer auch mehrere Rollen besitzen. Der Administrator – übrigens selbst eine Rolle in diesem Sinne – kann nun sowohl die zu den vordefinierten Rollen gehörenden Rechte und Aufgaben einstellen als auch die Zuordnung der Rollen zu den einzelnen Benutzern vornehmen. Tab. 1 gibt einen Überblick über die derzeit verwendeten Rollen.

Rolle
Beschreibung
Gast
Diesen Status besitzt jeder Nutzer vor dem Einloggen. Auch für diese Rolle können Rechte vergeben werden (Abb. 1).
Normaler Nutzer
Automatisch eingeräumte Rechte für jeden, der sich am System registriert.
Temporärer Nutzer
Eingeschränkte Zugriffsrechte für als Co-Autoren eines Papers eingetragene Personen
Organisator
Verwaltung von Räumen, Veranstaltungen etc.
Gutachter
Begutachtung von Abstracts und Vollversionen der zugeordneten Papers
Paper Manager
Diese Personengruppe besitzt vollständige Informationen über die eingereichten Papers und ist für die Herstellung des Tagungsbandes verantwortlich.
Moderator
Personen mit dieser Rolle können als Leiter von Sessions eingetragen werden.
Zahlungsbefreiter
Wer diese Rolle besitzt, ist vom Grundbetrag der Registrierungskosten befreit.
Administrator
Weitreichender Zugriff auf die im System gespeicherten Daten und Möglichkeit der Konfigurierung der Anwendung sowie der Rollenverteilung

Tab. 1: Die Zuordnung der Aufgaben zu den einzelnen Rollen entspricht der aktuellen Einstellung und kann dynamisch angepasst werden.

Um mit dem System arbeiten zu können, ist es zunächst erforderlich, sich mit E-Mail-Adresse und Passwort zu authentifizieren (Abb. 1). Während dieses Vorgangs wird nicht nur die Korrektheit der Zugangsdaten überprüft, sondern auch festgestellt, welche Rollen der sich anmeldende Benutzer besitzt. Daraus und über die oben beschriebene Zuordnung ergeben sich die Zugriffsrechte und damit die Auswahl der freigegebenen Funktionen. Letzere wird durch das auf der linken Seite eingeblendete Funktionsmenü zum Ausdruck gebracht. Die Abbildung zeigt auch, dass schon dem noch nicht eingeloggten Benutzer, der die Rolle Gast besitzt, einige Funktionen zur Verfügung stehen.

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Abb. 1: Anmeldedialog mit der Möglichkeit, sich erstmals einen Account für das System einzurichten

Den zur Authentifizierung notwendigen Zugang erhält man erstmals nach Eingabe der persönlichen Daten ebenfalls über die WWW-Schnittstelle (Abb. 1). Bereits danach ist man in der Rolle Normaler Benutzer und besitzt das Ausführungsrecht für einige Funktionen zum Beispiel die Möglichkeit, die persönlichen Daten zu ändern oder sich für die Konferenz anzumelden (Abb. 2).

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Abb. 2: Auswahl der Tarife im ersten Teil des Registrierungsformulars

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Zugriffssteuerung über Ro...

Beispiel: Paper-Managemen...

Weitere Funktionen ...

Anpassung und Nachnutzung...

Systemvoraussetzungen ...

Ein Fazit ...


Beispiel: Paper-Management

Eine der Hauptaufgaben des Konferenzsystems ist es, die Verwaltung der eingereichten Papers zu ermöglichen. Abb. 3 zeigt ein vereinfachtes Modell des Workflows, den ein Paper durchläuft. Angestoßen wird der Prozess in der Regel durch einen der Autoren, der durch Eingabe von Titel und Abstract ein Paper anmeldet (links oben in der Abbildung). Wahlweise zufällig durch das System oder manuell durch den Administrator wird jedes Abstract einem oder mehreren Gutachtern zugeordnet, die es auf einer Skala und optional zusätzlich durch einen verbalen Kommentar bewerten.

Wurden alle Abstracts bewertet, können sie, geordnet nach der durchschnittlichen Punktzahl, ausgegeben und – wiederum automatisch oder manuell – in verschiedene Kategorien eingeordnet werden (typischerweise normaler Vortrag, Kurzvortrag, Poster, abgelehnt). Nun können die Autoren, deren Papers sich in einer der ersten drei Kategorien wiederfinden, die vollständige Version (beispielsweise PDF) hochladen. Es folgt ein weiterer Begutachtungsschritt, in dessen Verlauf die Autoren u. U. mehrmals aufgefordert werden können, ihr Paper an bestimmten Stellen zu verändern.

Der gesamte Prozess kann durch den Administrator jederzeit beeinflusst werden. Außerdem wird er durch automatisch generierte E-Mails an die beteiligten Personen sowie durch konfigurierbare Stichtage gesteuert.

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Abb. 3: Vereinfachtes Workflow-Modell für die Verwaltung der Papers

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Beispiel: Paper-Managemen...

Weitere Funktionen ...

Anpassung und Nachnutzung...

Systemvoraussetzungen ...

Ein Fazit ...


Weitere Funktionen

Um den vorgegebenen Rahmen nicht zu sprengen, wird auf die weiteren Funktionen hier nur im Überblick eingegangen.

Naheliegenderweise bietet das Konferenzsystem auch die Möglichkeit der Anmeldung für die Tagung selbst. Hierbei kann der Teilnehmer zwischen unterschiedlichen Preistarifen wählen, und zwar im Rahmen seiner persönlichen Daten (Mitgliedschaft in Organisationen etc.) sowie der aktuellen Registrierungsperiode. Die Abb. 2 zeigt den ersten Teil des Registrierungsformulars, in dem der Benutzer zwischen den unterschiedlichen Tarifen wählen kann. Da der gerade eingeloggte Benutzer nicht Student ist und die erste Registrierungsphase bereits abgelaufen ist, können die Tarife in der mittleren Zeile und in der linken Spalte nicht gewählt werden. Anschließend kann er sich für zusätzliche Module und Veranstaltungen des Rahmenprogramms anmelden und evtl. spezielle Ermäßigungen beantragen (Zuschüsse für Teilnehmer aus bestimmten Ländern). Nach der Registrierung erhält er eine Rechnung als PDF-Datei. Auf Seiten der Konferenzorganisation können Zahlungseingänge registriert, Ermäßigungen bewilligt oder abgelehnt und Änderungen an den Daten vorgenommen werden.

Für die Planung der Konferenz können Räume verwaltet sowie Sessions mit Vorträgen und Veranstaltungen des Rahmenprogramms eingetragen werden. Dabei werden Konflikte und Inkonsistenzen ständig überprüft. Daraus generiert das System einen Zeitplan für jeden Konferenztag (Abb. 4) und das für die Registrierung der Teilnehmer erforderliche Anmeldeformular.

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Abb. 4: Dynamisch generierter Zeitplan für einen Konferenztag als HTML-Tabelle

Konfigurierbar sind unter anderem sämtliche Stichtage, vorhandene Organisationen und Gruppen, Registrierungsperioden und -tarife (Abb. 2), die Anzahl der Gutachter pro Paper für jede der beiden Begutachtungsstufen (für die automatische Zuordnung) sowie das aktuelle Funktionsmenü für jede Rolle (Tab. 1). Beispielsweise ist es sinnvoll, die Registrierung so lange zu sperren, bis alle anmeldepflichtigen Veranstaltungen feststehen und eingetragen sind. Des Weiteren lassen sich das Layout der Seiten vermittels Cascading Stylesheets (CSS) und in Grenzen auch die HTML-Struktur durch Konfigurationsdateien anpassen. Gleiches gilt für die automatisch durch das System versendeten E-Mails, die aus Vorlagendateien erzeugt werden. Personifizierte E-Mails lassen sich als Serienbriefe auch eigenhändig erzeugen. Damit können beispielsweise alle LOC-Miglieder oder alle Autoren eines akzeptierten Papers angesprochen werden. Zum späteren Nachweis und als Mittel der Überwachung des Systems werden alle durch das System versandten E-Mails gespeichert.

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Weitere Funktionen ...

Anpassung und Nachnutzung...

Systemvoraussetzungen ...

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Anpassung und Nachnutzung

Im Sinne der beschriebenen Konfigurationsmöglichkeiten ist das System ohne Änderung des Quellcodes für andere Tagungen nachnutzbar. Möglichkeiten, die beschreibenden Texte, die E-Mail-Vorlagen und Style-Informationen über die WWW-Schnittstelle anzupassen, sind in Vorbereitung. Gleiches gilt für das Erzeugen einer neuen Instanz des Systems für eine andere Konferenz. Dabei sind Struktur der Datenbank und Anwendung bereits so angelegt, dass auch mehrere Konferenzen damit verwaltet werden können.

Weitaus schwieriger gestaltet sich die Anpassung des Konferenzsystems, wenn sich die Datenstruktur bzw. der Workflow – also zum Beispiel der Prozess der Begutachtung von Papers – von der für die Compstat2002 implementierten Version grundlegend unterscheidet. Hierfür ist die Realisierung eines Konfigurationswerkzeugs nicht absehbar und ohne einen erheblichen Implementationsaufwand auch nicht umsetzbar. In diesen Fällen, die wohl die Regel bleiben werden, sind Anpassungen des eigentlichen Programms sowie u. U. auch des Datenmodells unumgänglich.


Systemvoraussetzungen

Entsprechend der Anforderung nach weitgehender Plattformunabhängigkeit sind die clientseitigen Voraussetzungen sehr gering. Mit den aktuellen Versionen der gängigen WWW-Browser (Netscape 4.x, 6.x; Internet Explorer 5.x, 6.x; Opera 5.x, 6.x) ist das System voll nutzbar. Allerdings müssen sowohl JavaScript als auch Cookies aktiviert sein. Letztere dienen dem in der Version 4 von PHP bereits integrierten Session-Management, das die Definition persistenter Variablen erlaubt und ohne das wesentliche Bestandteile des Systems nicht funktionieren.

Serverseitig kommt der Apache Webserver mit der Programmiererweiterung PHP4 zum Einsatz. Als Datenbanksystem wird die im Rechenzentrum zur Verfügung stehende Sybase-Datenbank verwendet. Für die vollständigen Versionen der Papers sowie für die als PDF gespeicherten Rechnungen steht das Dateisystem zur Verfügung.

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Beispiel: Paper-Managemen...

Weitere Funktionen ...

Anpassung und Nachnutzung...

Systemvoraussetzungen ...

Ein Fazit ...


Ein Fazit

Der für die Compstat2002 implementierte Prototyp läuft für einen Großteil der geplanten – und für alle hier beschriebenen – Funktionen im dauerhaften Produktionsbetrieb. Als Benutzer haben sich mehr als 500 Personen eingetragen, 270 Papers wurden eingereicht, fast 200 Teilnehmer haben sich bereits jetzt für die Konferenz angemeldet. Das System läuft stabil und zur Zufriedenheit des Organisationsteams sowie – soweit sich das beurteilen lässt – der weiteren Anwender. Die Funktionalität muss an etlichen Stellen noch ergänzt und – soweit möglich – konfigurierbar gestaltet werden.

Die Schwierigkeit, das System für Konferenzen und Tagungen anzupassen, die von ihrer grundsätzlichen Organisation her anders strukturiert sind, belegt ein weiteres Mal, dass die Implementierung der Modellierungskomponente eines Workflowmanagementsystems kein triviales Problem ist.

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