RZ-Mitteilungen
Nr. 23
Mai 2002
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Organisationskennzahlen (OKZ)

Wolfgang Urban
wolfgang.urban@rz.hu-berlin.de

Abstract

Eine komplexe und umfangreiche Einrichtung wie die Humboldt-Universität benötigt eine möglichst exakte und vielseitig verwendbare Strukturbeschreibung, um ihre Verwaltungs- und Repräsentationsprozesse effektiv zu gestalten. Zu diesem Zweck wurden (neue) Organisationskennzahlen entwickelt und zum 1.1.1999 verbindlich eingeführt. Es handelt sich hierbei um ein Schlüsselsystem, das die administrative Struktur der Universität abbildet und die verschiedenen bis dahin gebräuchlichen Systeme abgelöst hat.


Vorgeschichte

Zu Beginn des Jahres 1997 existierte eine Vielzahl unterschiedlicher Schlüsselsysteme, die die Struktur der Universität auf unterschiedliche Weise und in unterschiedlicher Untergliederung nachbildeten. Alle diese Systeme waren weder vollständig noch vergleichbar oder allgemein verbindlich. Mit der Inangriffnahme der Projekte Adressdatenbank und Kennzahlen (nach Haushaltsstrukturgesetz) wurde der Aufbau eines eindeutigen, vollständigen und hierarchisch gegliederten Strukturschlüssels dringend erforderlich. Dazu wurde eine Projektgruppe unter Leitung der Haushaltsabteilung und unter Beteiligung des Rechenzentrums gegründet und mit der Ausarbeitung eines entsprechenden Entwurfes beauftragt. Dieser Entwurf wurde auf breiter Basis diskutiert und anhand kritischer Anmerkungen mehrfach überarbeitet und modifiziert. Die Forschungsabteilung, die sich durch die Einführung dieser neuen OKZ vor erheblichen Änderungsaufwand gestellt sah, legte einen Gegenvorschlag vor, der eine erweiternde Modifikation des bis dahin in der Haushaltsabteilung verwendeten Schlüssels darstellte. Beide Vorschläge wurden wiederum den Teilnehmern der Kanzlerrunde mit der Bitte um kritische Durchsicht zur Verfügung gestellt und dann dem Kanzler zur Entscheidung vorgelegt. Nachdem dieser im August 1998 den Entwurf des Rechenzentrums endgültig bestätigt hatte, konnten die Vorarbeiten zur Einführung der OKZ zum 1.1.1999 anlaufen. Seit Beginn des Haushaltsjahres 1999 sind die 4-stelligen OKZ verbindlicher Abrechnungsschlüssel für den Haushalt der Universität und Grundlage aller (neuen) strukturabhängigen DV-Projekte der Universität.

Inhaltsverzeichnis

Vorgeschichte ...

Schlüssel-Kriterien ...

Schlüssel-Realisierung...

Schlüssel-Beschreibung ...

OKZ-Texte ...

OKZ-Anwendungen ...

Schlüsselpflege und Aktua...

OKZ im Internet ...

Fazit ...


Schlüssel-Kriterien

Ein solches Schlüsselsystem muss

  • alle Struktureinheiten der Universität erfassen und eindeutig sein,
  • die vorhandenen Hierarchien sichtbar widerspiegeln,
  • erkennbar systematisch sein, d. h. gleichartige Unterstrukturen unterschiedlicher Einrichtungen sollten gleichartig in den OKZ abgebildet werden,
  • vielseitig und flexibel einsetzbar sein, insbesondere in DV-Anwendungen,
  • konsistent und invariant gegenüber Änderungen und Erweiterungen sein,
  • durchsetzbar sein, d. h. ein gewisser Zwang zur Anwendung sollte gegeben sein.


Schlüssel-Realisierung

Zunächst war ein passendes Schlüsselkonzept unter den vorgegebenen Bedingungen zu entwickeln. Da die tatsächlichen Strukturen und Einrichtungen der Universität aus den Vorgängersystemen nur sehr vage und unvollständig zu entnehmen waren, musste eine umfangreiche Recherche durchgeführt werden. Das war die schwierigste und aufwändigste Arbeit. Die Gründe hierfür sind vielfältiger Art (Unkenntnis der Befragten, mangelnder Wille zur Offenlegung, unterschiedliche Bezeichnungen und Interpretationen gleichartiger Strukturelemente u. a. m.). Die Zuordnung der konkreten OKZ zu den Einrichtungen war danach weit weniger schwierig.

Der Medizinische Bereich bildete aus vielerlei Gründen eine Ausnahme. Einerseits ist er so umfangreich und komplex wie der gesamte restliche Hochschulbereich, sodass strukturelle Analogien zu anderen Fakultäten schon aus objektiven Gründen nur teilweise in den OKZ wiedergegeben werden konnten. Andererseits war unser Einfluss auf Vergabe und Zuordnung administrativ eingeschränkt, und nicht zuletzt fehlten hier die Durchsetzungszwänge (Haushaltsabrechnung, Adressverzeichnis).

Ansonsten bereitete die Durchsetzung des neuen Schlüssels nicht allzu große Schwierigkeiten. Die Einführung war durch den Kanzler der Universität administrativ festgelegt und außerdem an die Verwendung der 4-stelligen Teilmenge der OKZ als verbindlicher Abrechnungsschlüssel für den Haushalt gekoppelt. Die Vollständigkeit des Schlüssels resultiert aus seiner Verwendung als Basis für die Adressdatenbank. Schließlich muss jeder Angehörige der Universität, wenn er in das Adressverzeichnis aufgenommen werden soll, einer Struktureinheit zuordenbar sein (das gilt selbst für Honorarpersonal, drittmittelfinanzierte Stellen und studentische Funktionsträger).

Inhaltsverzeichnis

Vorgeschichte ...

Schlüssel-Kriterien ...

Schlüssel-Realisierung...

Schlüssel-Beschreibung ...

OKZ-Texte ...

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Schlüsselpflege und Aktua...

OKZ im Internet ...

Fazit ...


Schlüssel-Beschreibung

Der konkrete Aufbau der OKZ kann hier nur kurz skizziert werden, insbesondere kann auf Ausnahmen und Besonderheiten sowie deren Begründung nicht näher eingegangen werden.

  1. Organisationskennzahlen sind numerische Schlüssel von genau 2, 4 oder 6 Stellen Länge.
  2. Sie gliedern sich in maximal drei zweistellige Gruppen, die den Organisationsebenen der Universität entsprechen.
    • Die erste Schlüsselgruppe (Stellen 1 und 2 der Schlüssel, von links) ist den Fakultäten, Zentralinstituten und Zentraleinrichtungen der Universität zugeordnet sowie der zentralen Verwaltung und den zentralen Gremien. Bei den naturwissenschaftlichen und philosophischen Fakultäten gibt die erste Stelle die Fakultätengruppe und die zweite Stelle die konkrete Einzelfakultät wieder.
    • Die zweite Schlüsselgruppe (Stellen 3 und 4 der Schlüssel, von links) ist den Instituten sowie den Verwaltungen und Gremien der Fakultäten zugeordnet, bzw. sie dient der weiteren Untergliederung der Universitätsverwaltung.
    • Die dritte Schlüsselgruppe (Stellen 5 und 6 der Schlüssel, von links) ist den Fachgebieten oder Professuren (fälschlicherweise „Lehrstühlen" im Sprachgebrauch) sowie den Verwaltungen der Institute der Fakultäten zugeordnet bzw. sie dient der weiteren Untergliederung der Universitätsverwaltung sowie der Fakultätsverwaltungen. Fachgebiet ist hier auch als Pseudonym für Forschungsgebiet, Fachinstitut, Fachgruppe, Seminar und Arbeitsgruppe zu betrachten.
  3. Innerhalb einer Schlüsselgruppe sind die Nummern 00 bis 09 den Struktureinheiten der Verwaltungen zugeordnet, der Schlüssel 99 An-Instituten und nicht zur Universität gehörigen Einrichtungen.
    • Innerhalb der dritten Schlüsselgruppe sind die 80er Nummern (außer 89) Sonderforschungsbereichen, Graduiertenkollegs und Forschergruppen vorbehalten, 90er Nummern (außer 99) Diensten und Werkstätten.
    • Institute gemäß Berliner Hochschulgesetz (BerlHG) sind an der dritten Stelle fortlaufend (innerhalb der jeweiligen Fakultät) nummeriert und haben an der vierten Stelle ihres Schlüssels eine Null.
  4. Ein Schlüssel ist einem kürzeren Schlüssel untergeordnet, wenn er sich nur durch seine zusätzlichen Stellen von diesem unterscheidet. Sind die letzten Stellen eines Schlüssels Nullen, so ist dieser allen anderen Schlüsseln übergeordnet, die in den übrigen Stellen mit ihm übereinstimmen. Endet ein Schlüssel mit einer Ziffer ungleich Null, so ist er dem numerisch betrachtet nächst kleineren mit Null endenden Schlüssel untergeordnet.
OKZ
Einrichtung
Hierarchie-Ebene
32
Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät II
(Fakultät)
3230
Institut für Mathematik
(Institut)
323018
Komplexe Analysis
(Professur)
20
Landwirtschaftlich-Gärtnerische Fakultät
(Fakultät)
2020
Institut für Gartenbauwissenschaften
(Institut)
202017
Zierpflanzenbau
(Professur)
02
Universitätsverwaltung
(Verwaltung)
0220
Forschungsabteilung
(Abteilung)
0222
Referat Forschungsvermittlung und -verbreitung
(Referat)
022220
Wissenschaftliche Publikationen
(Sachgebiet)
92
Zentraleinrichtung Universitätsbibliothek
(Zentraleinrichtung)
9220
Abteilung Zweigbibliotheken
(Abteilung)
922120
Zweigbibliothek Asien- und Afrikawissenschaften
(Zweigbibliothek)
922121
Teilbibliothek Japanzentrum
(Teilbibliothek)

Tabelle 1: Demonstrationsbeispiele OKZ-Hierarchie


OKZ-Texte

Jedem OKZ-Schlüssel ist natürlich die Bezeichnung der betreffenden Struktureinheit zugeordnet. Um bei DV-Anwendungen flexibel zu sein, werden zu jeder OKZ verschiedene Texte bereitgestellt, die in einer Sybase-Datenbank allen Programmsystemen zur Verfügung stehen. Diese verschiedenen Texte sind

  • Abkürzung (maximal 8 Zeichen/ohne Duplikate),
  • kurzer Einzel-Text (maximal 16 Zeichen/verkürzbar),
  • langer Einzel-Text (maximal 64 Zeichen),
  • kurzer Komplett-Text (maximal 64 Zeichen/verkürzbar),
  • langer Komplett-Text (maximal 255 Zeichen),
  • Englisch-Text (maximal 128 Zeichen, noch in Arbeit).

Dazu kurz einige Erläuterungen und Beispiele.

Abkürzungen sind eindeutige Kürzel, die i. Allg. nur als Hinweis für Eingeweihte dienen.

Einzel-Texte sind Bezeichnungen der Struktureinheit, die keinen Bezug auf die ihr übergeordnete Struktureinheit enthalten. Sie sind für Anwendungen gedacht, in denen dieser Bezug aus dem Zusammenhang klar ist, z. B. infolge einer Sortierung.

Komplett-Texte sind Bezeichnungen der Struktureinheit, die den Bezug zu der ihr übergeordneten Struktureinheit enthalten. Sie sind für Anwendungen gedacht, in denen dieser Bezug notwendig, aber anderweitig nicht erkennbar ist, insbesondere also bei fehlender Sortierung.

Lange Texte sind die ausgeschriebenen offiziellen Bezeichnungen der Struktureinheit, wobei sich bei überlangen Bezeichnungen ergeben kann, dass nur der Komplett-Text frei von Abkürzungen ist.

Die kurzen Texte sind für Anwendungen, in denen aufgrund vorgegebener Stellenzahl lange Texte nicht verwendet werden können. Sie können von rechts (vom Ende) her mit möglichst geringem Informationsverlust weiter gekürzt werden.

Die Praxis zeigt, dass weitere Texte wie etwa fremdsprachliche Äquivalente oder Suchtexte erforderlich sein können.

OKZ
532044
Abkürzung
PopMusik
Einzel-Text kurz
Populäre Musik
Einzel-Text lang
Theorie und Geschichte der populären Musik
Komplett-Text kurz
Populäre Musik,Kulturwiss.Inst.,3.Phil.Fak.
Komplett-Text lang
Philosophische Fakultät III, Institut für Kultur- und Kunstwissenschaften, Musikwissenschaftliches Seminar, Theorie und Geschichte der populären Musik
Englisch-Text
Theory and History of Popular Music
OKZ
811212
Abkürzung
KosmoCh
Einzel-Text kurz
Kosmo-/Geochemie
Einzel-Text lang
Kosmochemie und Geochemie
Komplett-Text kurz
Kosmo-/Geochemie,Mineralog.Inst.,ZI Naturkundemuseum
Komplett-Text lang
Zentralinstitut Museum für Naturkunde, Institut für Mineralogie, Kosmochemie und Geochemie
Englisch-Text
Cosmochemistry and Geochemistry

Tabelle 2: Demonstrationsbeispiele OKZ-Texte

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OKZ-Texte ...

OKZ-Anwendungen ...

Schlüsselpflege und Aktua...

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OKZ-Anwendungen

Überall, wo Mitarbeiter der Universität als Erzeuger, Lieferanten oder Konsumenten von Informationen in Erscheinung treten, kann deren Zuordnung zur jeweiligen Struktureinheit mittels der zu dieser gehörenden OKZ erfolgen. Einige wichtige DV-Projekte sind daher an die OKZ-Daten gekoppelt. Dazu zählen in erster Linie das Adressverzeichnis, die Benutzerdatenbank (Account-DB), die Forschungsdatenbank sowie die Mittel- und Kassenbewirtschaftungssysteme MBS und KBS der HIS GmbH (siehe betreffende Artikel in diesem Heft). Auch der Elektronische Studienführer, die Kennzahlenermittlung sowie weitere, kleinere Systeme wie Schadstoff-Erfassung oder Chemikalien-Verwaltung bedienen sich der OKZ. Selbst Universitätsverzeichnis und Vorlesungsverzeichnis kommen nicht ohne OKZ aus. Daher ist die OKZ-Ebene auch eine geeignete Schnittstelle, um Querverbindungen zwischen diesen DV-Anwendungen herzustellen und statistische Auswertungen vorzunehmen. Beides wird in Zukunft zunehmend an Bedeutung gewinnen.

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Schlüsselpflege und Aktualisierung

Eine Datenbank ist immer nur so gut, wie sie aktuell ist. Daher gilt der ständigen Aktualisierung der Daten besondere Aufmerksamkeit. Mit der Wartung des OKZ-Schlüssels wurde die Haushaltsabteilung beauftragt. Wegfall oder Neuaufnahme von Professuren sowie Änderungen der Bezeichnung sind durch die zuständigen Verwaltungsleiter(innen) der Fakultäten bei der Leiterin/dem Leiter der Haushaltsabteilung zu beantragen. Bei den Zentralinstituten und Zentraleinrichtungen sind ebenfalls die Verwaltungsleiter(innen), bei den Verwaltungsabteilungen die Sekretariate für die Beantragung der Aktualisierung der Daten zuständig. Darüber hinaus ist jeder, der Fehler oder Unstimmigkeiten gleich welcher Art feststellt, aufgerufen, diese bei der Abteilung „DV in der Verwaltung" des Rechenzentrums anzuzeigen. Nach Prüfung der Sachlage und ggf. einvernehmlicher Regelung von Besonderheiten wird die Aktualisierung dann umgehend zentral (im Rechenzentrum) durchgeführt (eine dezentrale Bearbeitung der Daten verbietet sich aus vielerlei Gründen). Bei erforderlichen Löschungen von OKZ müssen vorher alle Personen des Adressverzeichnisses, die dieser OKZ zugeordnet waren, anderweitig zugeordet werden, damit die betreffende OKZ tatsächlich gelöscht werden kann. Durch die Verwendung der OKZ als verbindlichen Abrechnungsschlüssel für den Haushalt kann es erforderlich sein, die Neuaufnahme, Änderung oder Löschung einer OKZ terminlich mit dem Wechsel des Haushaltsjahres abzustimmen.

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OKZ im Internet

Über die Homepage der Universität und entweder das Zentrale Informationssystem (ZIS ) oder den alphabetischen Index gelangt der Universitätsmitarbeiter zu der OKZ-Darstellung im Internet (für Außenstehende gibt es aus Datenschutzgründen Zugangsbeschränkungen). Hier findet man neben ausführlichen Erläuterungen zu den OKZ auch vielfältige Angebote wie „OKZ-Hierarchie durchblättern" und „OKZ-Übersicht". Außerdem wird eine komfortable Suche einschließlich „Erläuterungen zur Suche" angeboten. In Tabelle 3 soll an wenigen Beispielen der praktische Umgang damit demonstriert werden.

Such-Aufgabe
Eingabefeld
Eingabe
Stellen
alle Frauenbeauftragten der Universität Text
Frauenbeauftragte
alle
die Frauenbeauftragten der Philosophischen Fakultäten derUniversität OKZ Abkürzung
5
frb
alle
Hauptstrukturen der Universität OKZ
??
2-stellig
alle Einrichtungen der Medizin (Charité) OKZ
4
alle
den Präsidialbereich OKZ
01
alle
die Institute der Naturwissenschaftlichen Fakultäten OKZ Text
3??0
Institut
4-stellig
die Forschungsabteilung (1) Text
Forschungsabteilung
alle
die Forschungsabteilung (2) OKZ
022
alle
Sonderforschungsbereiche der Universität OKZ
????81
alle
didaktische Einrichtungen Text
didakt
alle

Tabelle 3: Demonstrationsbeispiele OKZ-Suche im Internet


Fazit

Der Strukurschlüssel OKZ hat sich in der Verwaltung und auch in der Internetdarstellung der Universität weitgehend durchgesetzt und bewährt. Die OKZ-Datenbank ist als Basis des Adressverzeichnisses und der Forschungsrecherche unverzichtbar. Die geplante Einführung der Kosten-Leistungs-Rechnung (siehe Artikel in diesem Heft) wird insbesondere die Akzeptanz der 6-stelligen OKZ – und damit deren Aktualität – noch weiter verbessern. Die nahezu abgeschlossene Erstellung der englischen Text-Versionen wird Eingang in die in Überarbeitung befindliche WWW-Darstellung der Universität finden.

Was kann noch verbessert werden?

Die laufende Aktualisierung der Daten ist keineswegs perfekt. Eine Meldepflicht besteht zwar durchaus, ist aber nur schwer durchsetzbar, insbesondere, wenn sie sich auf nicht haushaltsrelevante Daten erstreckt. Oft werden notwendige OKZ-Änderungen mehr zufällig anderen Informationsquellen entnommen. Andererseits gestaltet sich die Verifizierung beantragter Änderungen bisweilen schwierig. Nicht selten sind die Änderungen eher Wunschvorstellung des Antragstellers denn Realität (z. B. ist die korrekte Bezeichnung einer Professur inhaltlicher Bestandteil der Berufungsurkunde und keine Ermessensfrage des Berufenen). Echte Strukturänderungen bedürfen immer auch einer offiziellen Sanktionierung (z. B. Senatsbeschluss, gesetzliche Regelung), die es zu berücksichtigen gilt.

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