Bis vor wenigen Monaten ließen sich derartige Anfragen nur mit sehr viel Aufwand vom Webserver der HU ablesen. Eine geschlossene Auflistung aller Forschungsprojekte fand sich nur im von Zeit zu Zeit herausgegebenen Forschungsbericht. Der aber umfasste bei Herausgabe in der Regel nur vergangene Zeiträume und damit abgeschlossene Projekte, denn Erfassung und Zusammenstellung der Daten waren durch den aufwändigen Hin- und Herwechsel von Disketten und die damit verbundenen Probleme der Datenzusammenführung langwierig. So stammte auch zu Beginn des Jahres 2000 der letzte verfügbare Forschungsbericht noch aus dem Jahre 1997.
Flächendeckende Vernetzung – Chance für neue Technologien
Die flächendeckende Vernetzung der Arbeitsplätze macht heute ein von Disketten oder anderen Austauschmedien unabhängiges Verfahren möglich: eine zentrale Forschungsdatenbank mit dezentraler Datenpflege (siehe Abbildung 1).
Abb. 1: „Zugriffsmöglichkeiten auf die Forschungsdatenbank"
Neue Systeme müssen zu den alten passen
Am Beginn vor knapp 2 Jahren stand die Recherche nach einem bereits vorhandenen System, denn noch immer wird das Fahrrad zu häufig neu erfunden. Die an verschiedenen Universitäten entstehenden Systeme sind oft von der Aufgabenstellung her ähnlich, aus Sicht der Umsetzung jedoch zu unterschiedlich, um eine komplikationsarme Übernahme zu ermöglichen. Hinzu kommt eine Fülle kleinerer Systeme an der eigenen Einrichtung, zu denen ein neues Projekt jeweils „passen" muss. In unserem Falle galt:
- Die zu entwickelnde Forschungsdatenbank darf keine Konkurrenz zur bereits existierenden Adressdatenbank (siehe Artikel in diesem Heft) werden, da sonst die Aktualität beider Datenbanken gefährdet wäre.
- Bestehende Schlüsselsysteme wie die Organisationskennzahlen (OKZ) und die Codierung der Mittelgeber müssen in das gesuchte System übernommen werden können, damit jedes Forschungsprojekt eindeutig zugeordnet werden kann.
- Zu bestehenden anderen Systemen, wie z. B. dem Mittelbewirtschaftungssystem HIS-MBS sollen Schnittstellen existieren oder geschaffen werden können.
Die Suche nach einer bereits vorhandenen Software zur Verwaltung der Forschungsprojekte, die ohne viel Anpassungsaufwand übernommen werden konnte, ergab lediglich zwei Systeme nach unseren Vorstellungen. Eines davon existierte an der Charité. Die von der Firma FACT Consulting GmbH entwickelte Software wurde dort hauptsächlich zur Verwaltung der Projekte und Publikationen von Wissenschaftler(inne)n verwendet. Es erschien jedoch flexibel genug, um eine Anpassung an die Bedürfnisse des Hochschulbereiches zuzulassen. Und die Vorstellung, an Charité und Hochschulbereich das gleiche System einzusetzen und damit eine Chance zu eröffnen, die Projekte beider Teileinrichtungen der HU unter einer Oberfläche sichtbar zu machen, war verlockend. Die Anpassung der Software war mit einigen Kosten verbunden, dennoch entschied sich die Forschungsabteilung für FactScience.
Abb. 2: „Erfassungsoberfläche für Forschungsprojekte"
Anpassung von Software heißt nicht „nichts zu tun"
Wer glaubt, „Anpassung" hieße „fast nichts zu tun", der irrt. Eine Vielzahl von Schritten war erforderlich:
- Anpassung der zu erfassenden Datenfelder incl. Gestaltung der Lese- und Bearbeitungsrechte,
- Schaffung einer Weboberfläche, mit deren Hilfe eine Recherche auch im Internet erfolgen kann,
- Übernahme aller Daten zu Forschungsprojekten, die bis zur Einführung des Systems in Excel-Tabellen gehalten wurden, incl. Nachbildung der bestehenden Reports,
- Schaffung einer Schnittstelle zur Übernahme und regelmäßigen Pflege aller dienstlichen Angaben zu den Projektleiter(inne)n aus der zentralen Adressdatenbank,
- Vergabe von Logins und Passwörtern für alle schreibberechtigten Personen,
- Übernahme und Anpassung des OKZ-Schlüssels in das System. Dafür musste das Schlüsselsystem um Suchtexte in Deutsch und Englisch erweitert werden, denn die bisher geschaffenen Texte (z. B. „Institut für Mathematik") waren ungeeignet für eine alphabetische Sortierung,
- Gestaltung eines Manuals als Begleitmaterial zur Software,
- Schulung aller Mitarbeiter(innen) in der Forschungsabteilung,
- Vorstellung des neuen Systems vor Universitätsleitung und Wissenschaftler(inne)n.
Problem Akzeptanz
Einige Monate nach Einführung der Forschungsdatenbank kann man noch nicht von uneingeschränkter Akzeptanz seitens der Wissenschaftler/innen sprechen. Noch immer empfinden manche die neue Datenbank vorwiegend als ein Arbeitsinstrument der Forschungsabteilung. Dennoch bietet sie unübersehbare Vorteile wie:
- Verbesserte Recherchierbarkeit der Forschungsprojekte mit allen relevanten Angaben für alle Interessierten im WWW (in Zeiten steigenden Konkurrenzdrucks ist es wichtig, mit seinen Inhalten in den Weiten des Internets auch gefunden zu werden),
- Wegfall des herkömmlichen Forschungsberichtes in Buchform und Dokumentation der Forschungsleistungen der Universität zukünftig einmal jährlich in Form einer CD-ROM, ansonsten im ständig verfügbaren Archiv des Online-Angebotes,
- Möglichkeit der kurzfristigeren Zusammenstellung von Daten für diverse Anfragen. Über die Erfassungsoberfläche können auch Institutsdirektor(inn)en, Dekaninnen und Dekane sowie Mitglieder der Universitätsleitung Auswertungen vornehmen,
- eigenverantwortliche Pflege der Daten zu Drittmittel- und haushaltsfinanzierten Projekten in Deutsch und Englisch durch die Projektleiter(innen).
Abb. 3: „Rechercheoberfläche für Forschungsprojekte im WWW"
Technische Parameter
Für Interessierte hier noch einige technische Parameter:
- Als Datenbanksystem kommt der Sybase Adaptive Server Enterprise in der Version 12.0 zum Einsatz.
- Als Erfassungsoberfläche steht derzeit eine Java-Applikation (incl. Swing-Bibliothek) für Windows und MacOS zur Verfügung.
- Die Web-Recherche erfolgt mit Hilfe eines Java-Servlets. Sie ist über die URL www.hu-berlin.de/forschung/fdb erreichbar.
Ausblick
Natürlich ist das jetzige System nicht perfekt. Folgende Vorhaben sollen in den kommenden Monaten zur weiteren Verbesserung beitragen:
- Vereinfachung der Drittmittelanzeige, die für jedes in die Forschungsdatenbank eingegebene neue Forschungsprojekt ausgedruckt und an die Forschungsabteilung weitergeleitet werden kann,
- Import von Daten zu den Projektkonten aus dem System der Haushaltsabteilung (HIS-MBS),
- Schaffung eines Portals zur integrierten Darstellung von Forschungsprojekten des Hochschulbereiches und der Charité.
An dieser Stelle ist auch Raum für eine alte Vision: Wenn sich andere Universitäten dazu entschließen könnten, ihre Projektdaten in gleicher Form zu erfassen oder eine vergleichbare Schnittstelle zu schaffen, wäre es möglich, verschiedene Bestände, beispielsweise die aller drei Universitäten von Berlin, über ein gemeinsames Portal recherchierbar und damit auffindbar zu machen.