Elektronisches Publizieren an Hochschulen - Empfehlungen [März 2002]

Abstract

1. Durch die modernen Methoden der Informations- und Kommunikationstechnologie haben sich in den letzten Jahren neue, ergänzende Wege für die Erstellung und Distribution wissenschaftlicher Erkenntnisse herausgebildet. Die Universität in ihrer Gesamtheit als Produzent von Wissen muss sich im weltweiten Wettbewerb der Hochschulen positionieren. Die Deutsche Initiative für Netzwerkinformation (DINI) in der Bibliotheken, Medien- und Rechenzentren sowie die IuK-Initiative der wissenschaftlichen Fachgesellschaften zusammenarbeiten, legt mit dieser Schrift Empfehlungen zum elektronischen Publizieren an Hochschulen vor. 2. Die Hochschulen mit ihren Wissenschaftlern, die sowohl als Produzenten, als Hauptakteure des Refereesystems und als Konsumenten auftreten, können durch eine zielgerichtete Politik ihrer Infrastruktureinrichtungen eine aktive und gestaltende Rolle in der Distribution durch ein Netzwerk von universitätsübergreifenden Dokumentations- und Publikationsservern spielen. Auch in den Hochschulen entstehende Texte und Dokumente wie Abschluss- und Qualifizierungsarbeiten, Forschungsberichte, Preprints, Skripte zu Vorlesungen o. ä., vielfach als "graue Literatur" bezeichnet, von denen nur ein sehr geringer Teil in Verlagen veröffentlicht und durch den Buchhandel vertrieben wurde, können so kostengünstiger produziert, besser verbreitet und systematischer Erschließung und Nutzung zugeführt werden. 3. Das Netzwerk der Dokumenten- und Publikations-Server bildet das technologische Kernstück innerhalb des Publikationsprozesses. Durch die Hochschule ist eine Policy zu erarbeiten, aus der die Grundzüge der technischen und langfristigen Herangehensweise mit den zu publizierenden Dokumenten ablesbar sind. In Anlehnung an die Erwerbungspolitik der jeweiligen Hochschule ist insbesondere festzulegen, welche Dokumente in den Server aufgenommen werden und welchen Kriterien der Behandlung, z. B. der Langzeitarchivierung, sie unterliegen. In der vorliegenden Schrift sind hierzu Empfehlungen gegeben, die sich an internationalen Standards ausrichten: • Sicherung des Zuganges zum Server • Gewährleistung der Authentizität und Integrität der gespeicherten Dokumente • Festlegungen zu den Kriterien der Langzeitarchivierung • Festlegungen der zugelassenen Dateiformate und ihrer Konvertierungstools, wobei insbesondere hier auf langfristige Standards wie SGML und XML orientiert wird • Festlegungen zum Metadatensatz (Ausrichtung nach Dublin Core) und seine Erfassung • Auswahl der Suchmaschine und damit der Retrievalmöglichkeiten 4. Die Nutzung und Bereitstellung wissenschaftlicher Dokumente in digitaler Form über das Internet stellen im Vergleich zur konventionellen Publikation über Printmedien eine verbesserte Form der wissenschaftlichen Kommunikation dar. Notwendig ist dafür jedoch, dass alle Beteiligten ihre Arbeitsweisen diesen neuen Möglichkeiten anpassen. Das beginnt beim Autor, der durch eine gezielte Strukturierung des Textes wesentlich zu einem qualitiativ verbesserten Retrieval beitragen kann und verlangt von den Infrastruktureinrichtungen eine Neuordnung der Arbeitsgänge und der Verantwortlichkeiten. Nötig ist eine neue "Kultur des elektronischen Publizierens". 5. Das elektronische Publizieren steht am Anfang seiner Entwicklung. Gerade deshalb kommt der Entwicklung und der breiten Anwendung von Standards und Prinzipien eine besondere Bedeutung zu. Mit den Spezifikationen des W3C-Konsortiums, den Festlegungen zum Dublin Core Metadatensatz, der Open Archives Initiative u. ä. gibt es weltweit Bemühungen zur Vereinheitlichung. DINI unterstützt diese Aktivitäten und trägt mit seinen Empfehlungspapieren und Veranstaltungen zur Verbreitung in Deutschland bei. Die deutschen Hochschulen sollten alles tun, um ihre schnelle Umsetzung zu gewährleisten. 6. Innerhalb der Hochschule sind die rechtlichen, finanziellen, personellen und materiellen Voraussetzungen zu schaffen, um den elektronischen Publikationsprozess zu unterstützen. • Die rechtlichen Voraussetzungen sind Vereinbarungen zur Wahrung der Urheberrechte und ihrer geregelten Verwertung sowie die Anerkennung ausschließlich elektronisch vorliegender Abschlussarbeiten. • Die finanziellen und materiellen Voraussetzungen werden im Wesentlichen beinflusst durch - Kosten für die Computerhard- und -software, - Kosten für den Personaleinsatz zur Pflege der Systeme und andererseits durch - Einsparungen durch Rationalisierungen gegenüber bisherigen Publikationsmethoden sowie - Einnahmen aus dem Verkauf von Veröffentlichungen an Dritte. • Personelle Aufwendungen innerhalb der Hochschule bestimmen sich in Abhängigkeit von den gewählten Technologien, d. h. durch die Intensität der Betreuung potentieller Autoren, den angestrebten Grad der Aufbereitung der Publikation für eine Langzeitarchivierung und die Integration des elektronischen Publikationsprozesses in den technologischen Ablauf der Infrastruktureinrichtungen Bibliothek und Rechenzentrum. 7. Innerhalb der Hochschulen Deutschlands wurden verschiedene Varianten im Umgang mit elektronischen Hochschulschriften realisiert. Die bestimmenden Ansätze werden in der vorliegenden Schrift dargestellt und in den entscheidenden Punkten vereinheitlicht. Die Spezifikationen der Open Archives Initiative bilden die Grundorientierung.